Cara menggunakan AI Organize di Dropbox DocSend

Susunan AI ialah pembantu pintar terbina dalam yang boleh merangka pokok folder dan mengelaskan fail untuk membantu memastikan Ruang anda tersusun, boleh dicari dan sedia untuk dikongsi. 

Ketahui cara mengurus dan menyesuaikan Ruang anda (bilik data).

Ciri-ciri AI Organize

Penjana pokok folder

Penjana pokok folder mencipta struktur folder yang disyorkan berdasarkan jenis bilik data yang anda bina.  Selepas menjana pokok folder, anda boleh pratontonnya sebelum membuat sebarang perubahan. Jika perlu, anda boleh membuat penyuntingan sebaris seperti menamakan semula folder dalam versi semasa.

Pengisihan dan pengelasan

Pengisihan dan pengelasan menggunakan AI untuk menyemak nama dan metadata fail anda, kemudian mencadangkan tempat setiap fail perlu diletakkan. Ia mengumpulkan dokumen berkaitan seperti kewangan, bahan undang-undang dan fail SM secara automatik. Sebelum sebarang perubahan dibuat, anda boleh menyemak dan mengesahkan penyusunan yang dicadangkan. Bagi setiap fail, anda akan melihat dari mana ia dipindahkan supaya anda boleh menjejak kemas kini dengan mudah. Fail yang tidak diketahui atau tidak dikenali dikendalikan secara berasingan supaya tiada apa-apa yang hilang.

Semua perubahan yang dibuat direkodkan dalam log audit, yang boleh anda rujuk untuk tujuan audit atau penyelesaian masalah.

Cara menggunakan AI Organize 

Gunakan gesaan AI Organize untuk mencipta struktur folder dalam Ruang kosong

1. Log masuk ke docsend.com.
2. Klik Ruang. 
3. Klik Cipta Ruang. 
4. Taipkan gesaan di dalam kotak di bawah Apa yang anda bina yang menerangkan bilik data yang anda ingin cipta.
   • Perhatian: Pastikan keterangan anda terperinci dan senaraikan ciri-ciri yang diperlukan.
5. Klik   (hantar) untuk menghantar gesaan. 
6. Untuk membuat perubahan, sunting struktur folder secara langsung.
7. Klik Tambah ke Ruang untuk memuktamadkan.

Cara menggunakan AI Organize untuk mencipta struktur folder dalam Ruang sedia ada.

1. Log masuk ke docsend.com.
2. Klik Space yang anda ingin atur.
3. Klik Atur.
4. Pilih Atur dengan AI.
5. Pilih Benarkan AI menyunting dan mencipta folder.

6. Edit mengikut keperluan anda, kemudian klik Gunakan.

• Nota: Klik Buang perubahan dan minta ia menjana semula cadangan untuk struktur fail untuk mendapatkan pilihan tambahan. 

Cara menggunakan AI Organize untuk menyusun folder sedia ada.

1. Log masuk ke docsend.com.
2. Klik Space yang anda ingin atur.
3. Klik Atur.
4. Pilih Atur dengan AI.
5. Pilih Gunakan folder sedia ada.

AI Organize akan mengisih fail anda ke dalam folder yang sudah wujud dalam ruang anda. 

Menyunting struktur folder yang dicadangkan

Selepas AI Organize menjana struktur folder, anda boleh menyemak dan menyesuaikannya sebelum menggunakan sebarang perubahan.

Anda boleh mengubah suai struktur dengan beberapa cara:

• Menyunting folder secara langsung dengan menamakan semula, menambah, membuang atau menyusun semula folder dan subfolder.
• Tambah folder baharu untuk mengembangkan struktur.
• Kuncupkan atau kembangkan folder untuk menyemak pelbagai peringkat struktur.
• Jana semula cadangan dengan mengklik Buang perubahan dan menjana struktur baharu.

Anda juga boleh memberikan konteks tambahan untuk menambah baik hasil carian, seperti: 

• Menerangkan tujuan Ruang.
• Merujuk cara Ruang yang serupa disusun.
• Menggunakan templat atau mengimport struktur folder daripada fail CSV.

Semua perubahan boleh disemak sebelum menerapkannya kepada Ruang anda.

Perkara yang tidak dilakukan oleh AI Organize

AI Organize membantu anda mencipta struktur dan ketertiban dalam bilik data anda, tetapi ia tidak pernah membuat perubahan tanpa kelulusan anda. 

Untuk memastikan kandungan anda selamat dan aliran kerja anda boleh diramalkan, terdapat beberapa perkara yang tidak akan dilakukannya:

• Ia tidak menggunakan perubahan secara automatik, anda sentiasa akan dapat menyemak dan mengesahkan sebarang perubahan.
• Ia tidak menghapuskan atau membuang fail daripada akaun anda.
• Ia tidak akan dipaparkan jika ciri AI dimatikan dalam tetapan anda.