Cara menguruskan simpanan Dropbox pasukan anda

Pentadbir pasukan mempunyai akses kepada alat yang membantu memantau, mengawal dan mengoptimumkan ruang simpanan pasukan Dropbox anda.

Apa yang dikira terhadap ruang simpanan pasukan anda?

Apa-apa sahaja dalam ruang yang dikongsi pasukan anda, termasuk folder pasukan, folder yang dikongsi yang dimiliki oleh pasukan, dan kandungan yang disimpan dalam folder ahli pasukan anda dikira terhadap ruang simpanan pasukan anda yang tersedia. Folder berkelakuan berbeza bergantung pada pemilikan dan keahlian mereka.

Contohnya:

• Folder pasukan menggunakan ruang simpanan pasukan anda dan tidak dikira terhadap had simpanan ahli pasukan.
• Folder kongsian luar menggunakan ruang simpanan pasukan anda jika ditambah kepada Dropbox pasukan anda.
• Folder kongsian yang dimiliki oleh ahli pasukan menggunakan ruang simpanan pasukan anda dan dikira terhadap had simpanan ahli individu.
• Kandungan Replay dan Sandaran yang dimiliki oleh ahli menggunakan ruang simpanan pasukan anda dan dikira terhadap had simpanan ahli individu.

Ketahui bagaimana folder kongsian memberi kesan kepada ruang simpanan anda.

Cara melihat ruang simpanan yang digunakan oleh pasukan anda

Pentadbir boleh mencipta, melihat dan memuat turun laporan simpanan pasukan yang menunjukkan cara pasukan dan ahli individu mereka menggunakan ruang simpanan mereka.

Laporan simpanan pasukan

Laporan simpanan pasukan memberitahu anda perkara yang menggunakan ruang simpanan pasukan anda, termasuk:

• Folder pasukan dan subfolder pasukan yang layak
• Folder peribadi daripada ahli (aktif, digantung, atau dibuang)
• Folder yang diarkibkan dan dicipta oleh aplikasi
• Paparan folder kongsian tahap tinggi
• Penggunaan daripada Dropbox Replay dan Sandaran (jika berkenaan)

Ketahui cara mencipta laporan simpanan pasukan.
 

Laporan Folder Pasukan

Laporan folder pasukan menyediakan paparan perkara yang menggunakan ruang simpanan pasukan dalam folder dan subfolder pasukan—baik yang aktif mahupun yang diarkibkan. Ia juga menunjukkan ahli pasukan dan pengguna luar yang mempunyai akses kepada folder, dan tarikh terakhir folder tersebut diubah suai.

Untuk mengakses laporan folder pasukan:

1. Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
3. Di bawah Produk, klik juntai bawah di sebelah Dropbox.
4. Klik Kandungan.
5. Pilih Eksport Laporan Folder Pasukan.
6. Tunggu fail CSV dijana.
7. Buka laporan tersebut daripada folder Laporan Dropbox Business anda.
    

Laporan Folder Kongsian

Laporan ini memberi tumpuan kepada simpanan yang digunakan oleh folder kongsian yang menyumbang kepada kuota anda, tetapi dengan butiran perkongsian dan akses yang lebih terperinci, termasuk:

• Ahli pasukan mana yang mempunyai folder kongsian yang dipasang (termasuk laluan pemasangan)
• Ahli pasukan dan pengguna luar yang mempunyai akses kepada folder
• Tarikh terakhir diubah suai
• Sama ada folder adalah dalaman, luaran atau terbiar

Untuk mengakses laporan folder kongsian:

1. Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
3. Di bawah Produk, klik juntai bawah di sebelah Dropbox.
4. Klik Kandungan.
   
5. Klik Eksport laporan folder kongsian.
6. Pilih Laporan Folder Kongsian daripada tindakan laporan yang tersedia.
7. Tunggu fail CSV dijana.
8. Buka laporan tersebut daripada folder Laporan Dropbox Business anda.
    

Laporan ahli

Laporan ahli menunjukkan perkara yang boleh diakses oleh setiap ahli pasukan, dan jumlah simpanan yang mereka gunakan.

Laporan yang tersedia termasuk:

• Laporan data ahli: Menunjukkan penggunaan, had, dan akses fail untuk setiap ahli.
• Laporan akses ahli: Menunjukkan folder yang boleh diakses oleh setiap ahli.

Laporan ini boleh membantu mengenal pasti lebihan simpanan atau corak akses yang luar biasa.

Butiran simpanan

Bahagian Butiran simpanan pada papan pemuka konsol pentadbir menunjukkan gambaran keseluruhan masa nyata tentang cara simpanan digunakan merentasi folder pasukan dan ahli pasukan anda.

Anda boleh melihat penggunaan simpanan anda mengikut:

• Folder pasukan: Lihat simpanan yang digunakan oleh setiap folder pasukan anda. Carta interaktif menunjukkan folder yang menggunakan simpanan paling banyak dan menghimpunkan yang selebihnya di bawah Lain-lain. Anda boleh melihat semua folder pasukan anda yang disenaraikan di sebelah carta. Untuk mendapatkan maklumat yang lebih terperinci mengenai simpanan yang digunakan oleh setiap folder pasukan, klik nama folder pada carta, atau pada senarai di sebelahnya.
• Sejarah penggunaan: Lihat jumlah simpanan yang digunakan oleh pasukan anda dari semasa ke semasa. Untuk melihat jumlah tepat TB yang digunakan, peratusan simpanan yang digunakan, serta tarikh dan masa khusus untuk data tersebut, layangkan tetikus ke atas trend Dari semasa ke semasa.
• Ahli pasukan: Lihat simpanan yang digunakan oleh setiap ahli pasukan anda. Bahagian Ahli pasukan menunjukkan 10 ahli pasukan teratas mengikut penggunaan simpanan. Klik Lihat semua ahli untuk melihat semua orang dalam pasukan anda. Untuk melihat jumlah tepat TB yang digunakan oleh ahli pasukan, had simpanan mereka, serta tarikh dan masa khusus untuk data tersebut, layangkan tetikus ke atas nama ahli pasukan.

Cara menguruskan had simpanan

Pentadbir pasukan boleh menetapkan had simpanan tersuai untuk ahli individu. Had ini hanya terpakai kepada folder milik ahli sendiri dan membantu mencegah lebihan penggunaan yang tidak disengajakan tanpa menyekat kerjasama.

Had simpanan setiap pengguna

• Terpakai hanya kepada folder yang dimiliki oleh ahli pasukan tersebut.
• Tidak menjejaskan folder pasukan, folder kongsian atau kandungan yang dimiliki di luar pasukan.
• Bantu pentadbir menguruskan simpanan tanpa hanya bergantung pada satu kumpulan simpanan pasukan kongsian.

Tetapkan had simpanan tersuai untuk semua ahli pasukan

1. Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
3. Di bawah Produk, klik juntai bawah di sebelah Dropbox.
4. Klik Tetapan.
5. Di bawah Kandungan, tatal ke Simpanan.
6. Togol Had simpanan ahli kepada Hidup (Terus menyelaras) atau Hidup (Berhenti menyelaras).
7. Masukkan nilai had tersuai menggunakan juntai bawah di sebelah Had simpanan setiap ahli.
8. Klik Save.

Ketahui cara menetapkan had simpanan untuk folder pasukan.

Edit had simpanan untuk ahli pasukan

Pentadbir pasukan boleh mengemas kini had simpanan ahli pasukan individu daripada tab Ahli. Sebelum anda bermula, pastikan Had simpanan ahli ditetapkan kepada Dihidupkan (Terus menyelaras) atau Dihidupkan (Berhenti menyelaras) dalam konsol pentadbir.

1. Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik Konsol Pentadbir dalam bar sisi di sebelah kiri.
3. Klik Ahli.
4. Pilih ahli pasukan yang anda ingin kemas kini.
5. Dalam lajur Simpanan digunakan, klik ☑ (edit).
6. Masukkan had tersuai baharu.

Anda juga boleh mengemas kini had simpanan ahli dengan memilih ahli pasukan terus dalam tab Ahli dan mengklik Edit had ruang.

Ketahui cara mengehadkan jumlah ruang simpanan yang boleh digunakan oleh ahli pasukan Dropbox.

Cara mengoptimumkan ruang simpanan untuk pasukan anda

Pembersihan ruang simpanan

Jika pasukan anda menghampiri had simpanan, gunakan alat pembersihan Urus simpanan untuk menyemak penggunaan simpanan dan mengenal pasti peluang tentang cara untuk menjimatkan ruang simpanan.

Daripada alat pembersihan Urus simpanan , anda boleh melihat fail dan folder, melihat jumlah simpanan yang mereka gunakan dan mengambil tindakan jika perlu.

Untuk menguruskan pembersihan simpanan:

1. Log masuk ke dropbox.com dengan kelayakan pentadbir anda.
2. Klik ☑ (pilihan tambahan) di sebelah folder yang anda ingin uruskan.
3. Klik Lagi.
4. Klik Urus simpanan.
5. Tapis kandungan mengikut Aktiviti Terbesar atau Terakhir.
6. Layangkan tetikus ke atas kandungan untuk mengambil tindakan:
   • Untuk menghapuskan kandungan, klik Hapus.
   • Untuk membuka kandungan dalam tab baharu, klik ☑ (buka).

Ketahui cara memulihkan fail dan folder yang dihapuskan.

Urus simpanan daripada ahli yang dibuang

Menghapuskan ahli pasukan tidak mengosongkan ruang serta-merta. Fail dan sandaran kekal melainkan dibuang, jadi anda disyorkan untuk:

• Pindahkan pemilikan kandungan pengguna sebelum menghapuskan.
• Hapuskan kandungan peribadi dan sandaran yang dibuang secara kekal.

Ketahui cara menguruskan fail ahli pasukan yang dihapuskan.

Naik taraf atau tambah lebih banyak ruang simpanan

Jika pasukan anda menghampiri had simpanan, pentadbir boleh:

• Naik taraf pelan pasukan.
• Beli ruang simpanan tambahan.

Ketahui cara mendapatkan lebih banyak ruang simpanan.

Cara menyelesaikan masalah ruang simpanan

Untuk menyelesaikan masalah penyelarasan atau ruang pemacu keras, anda boleh menggunakan:

• Penyelarasan terpilih: Pilih folder yang diselaraskan secara setempat.
• Fail dalam talian sahaja: Simpan fail dalam awan sahaja.

Ketahui cara menyelesaikan masalah ruang pemacu keras.