Cara menguruskan simpanan Dropbox pasukan anda

Pentadbir pasukan boleh mengakses pelbagai alat dan ciri yang membolehkan anda memantau, mengawal dan mengoptimumkan ruang storan pasukan Dropbox anda.  

Apa yang dikira terhadap ruang simpanan pasukan anda?

Apa-apa sahaja dalam ruang yang dikongsi pasukan anda, termasuk folder pasukan, folder yang dikongsi yang dimiliki oleh pasukan, dan kandungan yang disimpan dalam folder ahli pasukan anda akan dikira terhadap ruang simpanan pasukan anda yang tersedia. Folder berkelakuan berbeza bergantung pada pemilikan dan keahlian mereka. 

Contohnya:

• Folder pasukan menggunakan ruang simpanan pasukan anda dan tidak dikira terhadap had simpanan ahli pasukan.
• Folder kongsian luar menggunakan ruang simpanan pasukan anda jika ditambah kepada Dropbox pasukan anda.
• Folder kongsian yang dimiliki oleh ahli menggunakan ruang simpanan pasukan anda dan dikira terhadap had simpanan ahli individu.
• Kandungan Replay dan Sandaran yang dimiliki oleh ahli menggunakan ruang simpanan pasukan anda dan dikira terhadap had simpanan ahli individu.

Ketahui bagaimana folder kongsian memberi kesan kepada ruang simpanan anda.

Cara melihat ruang simpanan yang digunakan oleh pasukan anda 

Pentadbir boleh mencipta, melihat dan memuat turun laporan yang menunjukkan cara pasukan dan ahli individu mereka menggunakan ruang simpanan mereka.

Laporan simpanan pasukan

Laporan ini memberitahu anda apa yang menggunakan ruang simpanan pasukan, termasuk:

• Folder dan subfolder pasukan
• Folder kongsian (dalaman dan luaran)
• Folder peribadi daripada ahli (aktif, digantung, atau dibuang)
• Folder yang diarkibkan dan dicipta oleh aplikasi

Ketahui cara mencipta laporan simpanan pasukan.


Laporan ahli 

Lihat perkara yang boleh diakses oleh setiap ahli pasukan, dan jumlah ruang simpanan yang mereka gunakan: 

• Laporan data ahli: Menunjukkan penggunaan, had, dan akses fail untuk setiap pengguna
• Laporan akses ahli: Menunjukkan folder yang boleh diakses oleh setiap pengguna

Ini boleh membantu anda menyiasat lebihan atau corak akses yang luar biasa.


Trend simpanan

Anda boleh mendapatkan gambaran keseluruhan masa nyata yang jelas tentang cara ahli pasukan anda menggunakan simpanan mereka. Dalam bahagian Trend simpanan pemuka konsol pentadbir, anda boleh:

• Lihat jumlah simpanan yang digunakan oleh pasukan anda dari semasa ke semasa. 
• Lihat simpanan yang digunakan oleh setiap ahli pasukan anda.
  • Nota: Bahagian Trend simpanan menunjukkan 10 ahli pasukan teratas mengikut penggunaan simpanan. Untuk melihat semua ahli pasukan anda, klik Lihat semua ahli.
• Kesan dengan cepat siapa yang menggunakan simpanan terbanyak dan siapa yang mungkin hampir mencapai had mereka.

Cara menguruskan had simpanan

Admin tim dapat menetapkan batas penyimpanan individu untuk anggota guna mencegah kelebihan penggunaan yang tidak disengaja. Ketahui cara mengehadkan jumlah ruang simpanan yang boleh digunakan oleh ahli pasukan Dropbox.

Cara mengoptimumkan ruang simpanan untuk pasukan anda

Pembersihan ruang simpanan

Jika pasukan anda menghampiri had simpanan, anda boleh menggunakan alat pembersihan Urus simpanan untuk mendapatkan gambaran keseluruhan penggunaan simpanan dan cadangan tentang cara untuk menjimatkan ruang simpanan.

Daripada alat pembersihan Urus simpanan, anda boleh melihat fail dan folder, melihat jumlah simpanan yang mereka gunakan dan mengambil tindakan jika perlu:

1. Klik ☑ (pilihan tambahan) di sebelah folder yang anda ingin uruskan.
2. Klik Lagi.
3. Klik Urus simpanan.
4. Tapis kandungan mengikut Aktiviti Terbesar atau Terakhir.
5. Layangkan tetikus ke atas kandungan yang anda ingin ambil tindakan:
   • Untuk menghapuskan kandungan, klik Hapus.
   • Untuk membuka kandungan dalam tab baharu, klik ☑ (buka).

Ketahui cara memulihkan fail dan folder yang dihapuskan.

Urus simpanan ahli yang dibuang

Menghapuskan pengguna tidak mengosongkan ruang serta-merta. Fail dan sandaran kekal melainkan dibuang, jadi anda disyorkan untuk: 

• Pindahkan pemilikan kandungan pengguna sebelum penghapusan
• Hapuskan kandungan peribadi dan sandaran yang dibuang secara kekal

Ketahui cara menguruskan fail ahli pasukan yang dihapuskan.

Naik taraf atau tambah lebih banyak ruang simpanan

Jika anda menghampiri had untuk pasukan anda, pentadbir boleh:

• Menaik taraf pelan
• Membeli ruang simpanan tambahan

Ketahui cara mendapatkan lebih banyak ruang simpanan.

Cara menyelesaikan masalah ruang simpanan 

Untuk menyelesaikan masalah ruang penyelarasan atau cakera keras, anda boleh menggunakan:

• Penyelarasan terpilih: Pilih folder yang diselaraskan secara setempat
• Fail dalam talian sahaja: Simpan fail dalam awan sahaja

Ketahui cara menyelesaikan masalah ruang pemacu keras.