Slik bruker du rapporter i Dropbox' administratorverktøy

Dropbox' administratorverktøy gir Dropbox for teams-kunder en omfattende pakke med rapporter til å overvåke teamaktivitet, administrere lagring, håndheve sikkerhetsretningslinjer og bidra til å opprettholde samsvar. 

Slik ser du hva brukerne gjør i organisasjonen

Teamets aktivitetsrapport i administratorverktøyet registrerer hva medlemmene gjør og når de gjør det. Administratorer har detaljert innsikt i disse aktivitetene ved hjelp av det interaktive kontrollpanelet i sanntid. 

Aktivitet

• Rapporten inneholder følgende: 
  • Det gir en detaljert logg som kan filtreres, over alle handlinger som utføres på tvers av Dropbox-teamet. 
  • Det gjør det mulig for administratorer å filtrere etter hendelsestype, teammedlem og datointervall for å undersøke bestemte hendelser eller gjennomgå teamets aktivitetshistorikk.

• Dette får du:
  • En eksporterbar CSV-fil lagret i mappen «Dropbox Business-rapporter». 
    • Et e-postvarsel som sendes når rapporten er klar.
  • Hver rad inneholder datoen, hvem som utførte handlingen, aktivitetsopplysningene og det aktuelle innholdet.
  • Rapporten kan filtreres etter tidsperiode, bruker, aktivitet med mer.

Finn ut mer om hvordan teamaktivitet vises i administratorverktøyet.

Kontrollpanel 

• Hva det gjør:  
  • Det gir administratorer en rask oversikt over teamets tilstand, inkludert lisensbruk, lagringsforbruk, sikkerhet og faktureringsstatus. 
  • Det viser ventende invitasjoner og handlingselementer. 
  • Det gir Advanced- og Enterprise-administratorer et sammendrag på kontrollpanelet om ekstern deling.

• Dette får du:
  • Et interaktivt kontrollpanel i sanntid i administratorverktøyet (ikke en nedlastbar rapport).
  • En startrampe for grundigere undersøkelser via de dedikerte rapportene nedenfor.

• Slik bruker team det:    
  • Til å undersøke sikkerhetshendelser (for eksempel «Hvem brukte denne filen?»)
  • Til sporing av mistenkelig atferd (massenedlastinger, uvanlige pålogginger)
  • Til å støtte kontroll av samsvar med retningslinjene (SOC 2, HIPAA osv.)
  • Til feilsøking av problemer rapportert av brukere

Finn ut mer om Dropbox-teamets kontrollpanel.

Slik ser du hvem som bruker Dropbox og hvordan de bruker det

Brukerrapporter i Medlemmer gir en oversikt over hvordan hvert teammedlem bruker Dropbox. De analyserer individuell databruk, tilgangsinformasjon og medlemsatferd. 

Medlemsdatarapport

• Hva det gjør: 
  • En komplett liste over alle teammedlemmene og deres rolle, status, bruk av lagringsplass, gruppemedlemskap og tilgangsfotavtrykk. 
  • Den hjelper med lisenskontroller, gjennomganger ved oppstart eller avslutning og forståelse av lagringsforbruk per bruker.

• Dette får du:
  • En CSV-fil med én rad per teammedlem inkluderer følgende:
    • Fornavn, etternavn, e-postadresse
    • Rolle (for eksempel teamadministrator, samsvarsadministrator, medlem)
    • Status (aktiv, invitert, slettet, suspendert)
    • Lagringsbruk (i MB), plassgrense og datoer for påmelding/invitasjon
    • Bedriftsstyrte og brukeradministrerte gruppemedlemskap
    • Status for to-faktorgodkjenning
    • Datavolum medlemmet har tilgang til
    • Totalt antall tilgjengelige filer, antall personlige filer, antall teammapper på rotnivå og antall eksterne/interne delte mapper

• Slik bruker team rapporten: 
  • Utføring av lisenskontroller 
  • Gjennomføring av gjennomganger ved oppstart og avslutning 
  • Til å forstå databruk per bruker

Finn ut mer om hvordan du oppretter en medlemsdatarapport.

Medlemstilgangsrapport

• Rapporten inneholder følgende: 
  • Brukes for å vise alle mappebanene hvert enkelt teammedlem har tilgang til, inkludert teammapper, interne/eksterne delte mapper og hens private området. 
  • Hjelper administratorer med å identifisere overflødige tilgangstillatelser, undersøke lagringsmønstre og støtte avslutning.

• Dette får du:
  • En CSV-fil med én rad per mappe som inkluderer følgende:
    • Bane, mappetype (teammappe, delt mappe, privat mappe)
    • Internt versus eksternt eierskap
    • Mappeeier (e-post eller «Eies av teamet»)
    • Størrelse (i MB) og antall filer

• Slik bruker team rapporten: 
  • Identifisering av mønstre med brukerens lagringsplass 
  • Forståelse av hva individuelle brukere har tilgang til

Finn ut hvordan du oppretter en medlemstilgangsrapport.

Domeneinnsiktsrapport

• Rapporten inneholder følgende: 
  • Viser administratorer hvor mange private Dropbox-kontoer som finnes på det verifiserte bedriftsdomenet. 
    • Merk: Denne funksjonen er bare tilgjengelig for Dropbox Enterprise.

• Dette får du:
  • En visning i administratorverktøyet som viser antall personlige (ikke-administrerte) Dropbox-kontoer per verifisert domene. Den kobles til arbeidsflyten for kontoinnhenting for å overføre eller fjerne disse kontoene.

• Slik bruker team rapporten: 
  • Støtte for kontoinnhenting
  • Hjelp organisasjonen med å konsolidere all Dropbox-bruk under ett enkelt administrert team.

Finn ut mer om domeneinnsikt og kontoinnhenting.

Slik ser du hvordan teamet bruker Dropbox 

Teamlagringsrapporter i Content gir en oversikt over teamets atferd for å hjelpe deg med å forstå bruken av lagringsplass og administrere kvoter. 

Bruksrapport om teamets lagringsplass

• Rapporten inneholder følgende: 
  • Viser nøyaktig hvilket innhold som bruker teamets lagringskvote, organisert etter mappe. 

• Dette får du:
  • En CSV-fil med én rad per mappe som inkluderer følgende:
    • Bane og mappetype (teammappe, teamundermappe, begrenset mappe, delt mappe, privat innhold, suspendert privat innhold, app-sandbox-mappe, arkivert teammappe, fjernet privat innhold).
    • Mappeeier.
    • Størrelse (i MB) og antall filer.

• Slik bruker team rapporten: 
  • Få tilgang til informasjon som er avgjørende for lagringsoptimalisering. 
  • Forstå bruk av lagringsplass og analyse av teamkvoter.
  • Samle inn data for å støtte administrasjon av lagringsplass og initiativer for opprydding av data.

Finn ut hvordan du oppretter en rapport om teamets lagringsplass.

Slik ser du hvilke data som deles

Rapporter om deling og ekstern tilgang analyserer hva som deles utenfor organisasjonen, for å gi deg oversikt og hjelpe deg med å håndtere risiko. 

Ekstern delingsrapport

• Hva det gjør: 
  • Gir en omfattende oversikt over alle filer, mapper og delte lenker som er delt med personer utenfor organisasjonen. 
  • Genererer målrettede underrapporter for ubeskyttede lenker (uten passord) og lenker som er mer enn tre måneder gamle, uten utløpsdato og unike visninger. Det kan brukes til datastyring og til å redusere ekstern eksponering.

• Dette får du:
  • En CSV-fil som inneholder følgende:
    • Elementtype, navn og filbane.
    • Hvem som delte innholdet, når de delte det og med hvem.
    • Tilgangsnivå (redigering, skrivebeskyttet) og delingsmetode (lenke eller direkte deling).
    • Mottakerdomene.
    • Passordbeskyttelse, utløp og nedlastingsinnstillinger.
    • Type og dato for siste aktivitet.
    • Hvem som åpnet innholdet.
  • Rapportundertyper som inkluderer følgende:
    • Alle delte koblinger og alt innhold som deles via e-post.
    • Unike visninger av lenker uten utløpsdato, opprettet for mer enn tre måneder siden.
    • Unike visninger av lenker uten passord.

• Slik bruker team rapporten: 
  • Overvåking av ekstern eksponering av bedriftens informasjon.
  • Identifiser risikabel delingsatferd.
  • Utfør sikkerhetsgjennomganger og -kontroller.
  • Forstå brukernes eksterne delingsmønstre.

Finn ut hvordan du overvåker Dropbox-teamdelingsaktivitet.

Slik kontrollerer du om miljøet er sikkert 

Sikkerhets- og samsvarsrapporter hjelper deg med å administrere personlig identifiserbar informasjon (PII) og å oppfylle organisasjonens krav til regelverk og samsvar.  

Dataklassifiseringsrapport 

• Hva den gjør: 
  • Skanner automatisk teamfiler for personlig informasjon (kredittkortnumre, passnumre, bankkontonumre, personnummer og annen regionspesifikk PII).
  • Oppretter en rapport over alle merkede filer. 

• Dette får du:
  • En CSV-fil som viser alle filer som er merket som filer med personlig informasjon, inkludert følgende:
    • Filnavn, filtype og fil-ID.
    • Filplassering.
    • Type personopplysninger som er oppdaget.
    • Ekstern delingsstatus.
    • Delingsmetode, avsendere, mottakere og datoer.

• Slik bruker team rapporten: 
  • Støtter overholdelse av bedrifts- og myndighetsforskrifter for data.
  • Driver DLP-varsler i sanntid når klassifiserte filer deles eksternt.

Finn ut mer om Dropbox' dataklassifisering.

Veiledning til rapportsammendrag