Hvordan bruke skrivebordsappen for Dropbox Business

Høsten 2019 lanserte Dropbox en ny skrivebordsopplevelse, som består av et nytt skrivebordsprogram, forbedringer av Dropbox i systemfeltet/menylinjen, og Dropbox-mappen i Filutforsker/Finder.

Finn ut mer om Dropbox-skrivebordsopplevelsen.

Dropbox-skrivebordsopplevelsen er tilgjengelig for Linux, macOS og Windows. ( heller til denne artikkelen hvis du bruker Windows 10 i S-modus). 

Når det er installert, vil du ha Dropbox-skrivebordsappen, et Dropbox-ikon i systemfeltet/menylinjen og en Dropbox-mappe på datamaskinen din. Eventuelle endringer du gjør i Dropbox-skrivebordsappen blir automatisk synkronisert med kontoen din på dropbox.com.

1. Opprett Dropbox Business-kontoen din

Du skal ha mottatt en e-post med en invitasjon om å bli med i Dropbox Business-teamet. Det er bare å klikke på koblingen i denne e-posten og følge meldingene du får, så kommer du i gang. Hvis du ikke har mottatt en e-post, eller du ønsker å få den tilsendt igjen, kan du spørre IT-avdelingen hos dere eller Dropbox Business-administratoren om hjelp.

Eksperttips: Synkronisering

Du vil ofte se ordet «synkronisering» når du bruker Dropbox. Synkronisering betyr at du vil se den samme versjonen av en fil på hvilken som helst enhet der du har logget deg inn på Dropbox-kontoen din. Filer du drar inn i Dropbox-mappen vil automatisk synkroniseres med Dropbox på nett. Endringer og redigeringer i filene i denne mappen synkroniseres også med Dropbox.

2. Åpne Dropbox-skrivebordsappen

Nå som du har opprettet en konto, er det neste trinnet å starte (eller «kjøre») Dropbox-skrivebordsappen. I noen tilfeller kan appen allerede være installert på datamaskinen din. Hvis den ikke er det, må du laste ned og installere appen.

Hvis skrivebordsappen allerede er installert

Hvis skrivebordsprogrammet allerede er installert på datamaskinen, vil du se en Dropbox-mappe i Start-menyen, Finder-visningen eller i en annen filviser. Du burde også kunne se Dropbox-ikonet i systemfeltet eller menylinjen

Klikk på appen for å starte den – du vil da bli bedt om å logge deg inn.

Hvis skrivebordsappen ikke er installert

Hvis skrivebordsappen ikke er installert på datamaskinen din ennå, må du laste ned den. Det er to måter å gjøre dette på:

  • Installer fra selskapets egen appbutikk eller programvarearkiv
  • Gå til dropbox.com/downloading for å laste ned og installere appen selv

Når appen er lastet ned, vil du se en Dropbox-mappe på Start-menyen, Finder-visningen eller i en annen filviser. Du burde også kunne se Dropbox-ikonet i systemfeltet eller menylinjen.  Klikk på appen for å starte den – du vil da bli bedt om å logge deg inn.

Eksperttips: Automatisk handling

Skrivebordsappen kjører i bakgrunnen og sørger automatisk for at filene er synkronisert (så lenge datamaskinen din er på nett). Dette betyr at du ikke trenger å laste filer opp eller ned manuelt.

Et Dropbox Business-team kan legge til en administrator fra et annet team som administrator for teamet. Den nye administratoren blir deretter en «multiteam-administrator». Den nye administratoren, eller «multiteam-administratoren», vil ha de samme mulighetene som en administrator fra ditt eget team, med unntak av følgende:

  • Administratoren har ikke tilgang til Fakturering- eller Hjelp-siden i Administratorverktøyet
  • Administratoren kan ikke logge seg inn på et teammedlems konto

Vil du gi administratortillatelser til noen på ditt eget team i stedet?Finn ut hvordan.

Hvordan legge til (eller fjerne) en administrator fra et annet team

Hvis du er teamadministrator, kan du sende en administratorforespørsel til noen på et annet team. Slik gjør du det:

  1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
  2. Klikk på Administratorverktøy i sidestolpen til venstre.
  3. Klikk på Innstillinger.
  4. Klikk på Betrodde team.
  5. Klikk på Legg til team.
  6. Under Legg til en teamadministrator fra det betrodde teamet, skriver du inn e-postadressen til administratoren du vil legge til.
  7. Klikk på La det betrodde teamet få tilgang til administratorverktøyet mitt.
  8. Klikk Fortsett.
  9. Godta vilkårene ved å merke av i boksen.
  10. Klikk på Send forespørsel.

Den andre administratoren mottar et varsel via e-post, og dette varselet sender vedkommende til Betrodde team-siden, hvor forespørselen kan godtas.

Hvis du vil fjerne administratoren fra teamet ditt, går du til Betrodde team-siden og klikker på Tilbakekall tilgang ved siden av navnet til administratoren.

Hvordan legge til (eller fjerne) deg selv som en administrator for et annet team

Av sikkerhetshensyn kan du ikke legge til deg selv som administrator for et annet team. Kontakt det andre teamets administrator, og be vedkommende følge trinnene for å legge deg til. 

Slik fjerner du deg selv som et annet teams administrator:

  1. Logg deg inn på det andre teamets administratorverktøy.
  2. Klikk på Innstillinger.
  3. Klikk på Betrodde team.
  4. Klikk på Fjern team ved siden av teamet du vil fjerne deg selv fra.

3. Logg deg inn på kontoen

Når appen er lastet ned, vil du se en Dropbox-mappe på harddisken din (du finner den i Start-menyen, Finder-visningen eller i annen filviser). Du burde også kunne se Dropbox-ikonet i systemfeltet eller menylinjen. Klikk på appen for å starte den – du vil da bli bedt om å logge deg inn.

Husk å logge du inn med samme e-post og passord som du brukte til å bli med i Dropbox Business-teamet. Ved å logge deg inn, vil du «koble» datamaskinen direkte til Dropbox-kontoen din. Hvis du får logget deg inn, går du videre til trinn 4 i denne veiledningen.

  • Tips: Du kan også bli bedt om å oppgi en to-trinns verifiseringskode. Kontakt IT-teamet eller Dropbox Business-administratoren din hvis du ikke er sikker på hva du skal gjøre videre.

Eksperttips: Hurtiginstallering

Hvis du allerede bruker Dropbox, kan du også fullføre oppsettet på datamaskinen ved hjelp av en QR-kodeleser på telefonen din.

Dette gjør du hvis du ikke ser passordvinduet

Hvis du ikke ser vinduet der du skal skrive inn passordet ditt, har sannaynligvis teamets administrator aktivert Single Sign-On (SSO). Hvis dette er tilfelle, følger du trinnene nedenfor for å få tilgang til Dropbox. Du bruker samme brukernavn og passord som du brukte til å logge inn på bedriftsnettverket eller andre bedriftsverktøy (som Active Directory).

  1. Åpne Dropbox-skrivebordsappen.
  2. Velg Jeg har allerede en Dropbox-konto og klikk på Fortsett.
  3. Skriv inn e-postadressen din, men la passordfeltet stå tomt.
  4. Klikk på Fortsett.
  5. Klikk på Hent koblingskoden.
  6. Hvis du ikke allerede har logget deg på selskapets SSO-side, vil det komme frem et nettleservindu og du blir bedt om å logge deg på. Skriv inn e-postadressen din, jobbpassordet (ikke Dropbox-passordet) og eventuell annen informasjon bedriften din krever.
  7. Du vil se en Dropbox-side som viser en spesiell kode. Klikk på Kopier koblingskode.
  8. Gå tilbake til Dropbox-appen og klikk på Lim inn.
  9. Klikk på Fortsett, og følg instruksjonene for å fullføre koblingen til Dropbox-kontoen din.

4. Legg filer i Dropbox-mappen

Når du logger deg inn på Dropbox på datamaskinen din, vil du kanskje se at det allerede er noen mapper på kontoen din. De har forskjellige ikoner for å hjelpe deg med å forstå hva de betyr. Du kan jobbe med disse mappene akkurat som alle andre mapper på harddisken din.

Det er fire forskjellige typer mapper du kan se:

Blå mappe med et bygning-ikon

 

Teammappe (eller en mappe i teamområdet). Disse mappene er delt med alle eller deler av Dropbox Business-teamet ditt, og de administreres av administratoren din. De kan også være delt med noen som er utenfor teamet ditt.

Lilla mappe med person-ikon

 

Privat mappe (eller teammedlem-mappe ). Som standard er ikke teammedlem-mappen delt med noen andre. Men du kan dele den, hvis du ønsker det.

Blå mappe

 

Vanlig mappe. En vanlig mappe fungerer akkurat som alle andre mapper på datamaskinen din: Den er et fint sted for organisering av filene dine, men er ikke delt med noen.

 

Blå mapper med to personer på

 

Delt mappe. Du kan gjøre en vanlig mappe om til en delt mappe når som helst. Medlemmer av en delt mappe (personene du deler den med) kan se, kommentere på og redigere filene i mappen.

  • Obs! Delte mapper i en teammappe har et ikon av en bygning på seg.

Obs! Hvordan disse mappeikonene ser ut, avhenger av hvor du ser dem. Ikonene ovenfor er hentet fra Dropbox-nettstedet (dropbox.com).

Det er to metoder du kan benytte for å legge til filer i disse mappene:

  • Dra og slipp fra et annet sted på datamaskinen din (eller fra en annen mappe i Dropbox)
  • Åpne en fil, klikk på «Lagre som», og lagre i Dropbox-plasseringen

5. Koble kontoen til din mobile enhet

Filer i Dropbox-mappen er tilgjengelig på alle andre datamaskiner, telefoner eller nettbrett du har koblet til Dropbox-kontoen din. Hvis du allerede har Dropbox-appen på telefonen eller nettbrettet ditt, er det bare å logge inn med jobbkontoen din. Hvis du ikke har appen på de andre enheten dine, kan du laste ned den:

Eksperttips: Tilgang til flere enheter

Synkronisering fungerer på tvers av enhetene du har koblet til kontoen din. Logg deg ganske enkelt inn på Dropbox med samme brukernavn og passord på alle datamaskiner, telefoner og nettbrett, så vil du alltid se de samme filene.

Hvis du bruker mobilappen for første gang, er det bare å åpne den og logge inn med brukernavnet og passordet til jobbkontoen din. Hvis du allerede er en Dropbox-bruker, følger du trinnene nedenfor:

  1. Åpne Dropbox-appen.
  2. Trykk Jeg er allerede en Dropbox-bruker.
  3. Skriv inn e-postadressen din, men la passordfeltet stå tomt. Trykk Logg på Dropbox.
  4. Hvis du allerede har logget deg inn på selskapets enhetsadministrasjon-side, bør appen starte automatisk. Hvis du ikke har gjort det, vil det komme frem et nettleservindu som ber deg om å fortsette. Skriv inn e-postadressen din, jobbpassordet (ikke Dropbox-passordet) og eventuell annen nødvendig informasjon.
  5. Hvis selskapet bruker SSO, vil en ny side åpnes i nettleseren din, der du blir bedt om å godkjenne at appen kan bruke SSO. Trykk på Tillat.
  6. Følg de gjenværende trinnene i oppsettet av appen for å fullføre.

6. Koble til den private Dropbox-kontoen din

Administratoren for Dropbox Business-teamet ditt lar deg kanskje koble en privat Dropbox-konto til jobbmaskinen din. Dette betyr at du kan få tilgang til både private filer og jobbfiler på samme enhet.

  • Tips: Hvis administratoren din ikke tillater dette, får du når som helst tilgang til både din private konto og jobbkonto på Dropbox-nettstedet (dropbox.com).

Når du har koblet sammen din private konto og jobbkonto, vil du se to separate Dropbox-mapper på harddisken din eller i mobilappen. Jobbkontoen din vises som Dropbox (Navn på bedriften), mens den private kontoen vises som Dropbox (Privat).

Eksperttips: Frakoblet tilgang

Du kan få tilgang til filer i Dropbox-mappen på datamaskinen din selv når du er frakoblet. Det er fordi kopier av disse filene også lagres på harddisken din. Hvis du endrer en fil mens du er offline, vil Dropbox synkronisere disse endringene neste gang du er på nett.

7. Begynn å bruke Dropbox

OK. Du er ferdig med å installere Dropbox og har logget deg inn på alle enhetene dine og du har lagt til de viktigste filene. Du er klar til å bruke Dropbox.

Trenger du noe annet? Administratoren for Dropbox Business-teamet er der for deg, og vedkommende er den beste ressursen når det gjelder å komme med ideer eller stille spørsmål.

Finn administratoren på Dropbox Business-teamet ditt.

 

Er Dropbox noe nytt for deg?

Enten du ikke har prøvd Dropbox før eller bare trenger en liten oppfrisking, får du mest mulig ut av Dropbox-kontoen din ved å benytte deg av vår selvstyrte opplæring eller med virtuell opplæring med instruktør

Hvor nyttig var denne artikkelen?

Vi beklager at du ikke er fornøyd med dette.
Fortell oss hvordan vi kan bli bedre:

Takk for tilbakemeldingen!
Fortell oss hvordan denne artikkelen har hjulpet:

Takk for tilbakemeldingen!