Hvordan begynne å bruke Dropbox-skrivebordsprogrammet

Ja, Dropbox er et trygt tilholdssted for bedriftens viktigste ting. Men med Dropbox sparer alle teammedlemmer, også du, tid. Dropbox-funksjonene reduserer rot og meningsløst arbeid, slik at jobben din blir enklere.

En av de viktigste av disse funksjonene, er Dropbox-skrivebordsappen.

Skrivebordsappen kan brukes i Windows, macOS og Linux (nesten som en mobilapp på telefonen din). I tillegg til en rekke andre flotte funksjoner, installerer skrivebordsappen en Dropbox-mappe på harddisken din. Denne mappen fungerer som en hvilken som helst annen mappe på datamaskinen din, men det er to viktig forskjeller:

  • Filer som er lagret i Dropbox-mappen, sikkerhetskopieres i Dropboxen din
  • Disse filene blir automatisk tilgjengelig på datamaskiner, telefoner og nettbrett som er koblet til Dropbox-kontoen din

Klar til å komme i gang?

1. Opprett Dropbox Business-kontoen din

Du skal ha mottatt en e-post med en invitasjon om å bli med i Dropbox Business-teamet. Det er bare å klikke på koblingen i denne e-posten og følge meldingene du får, så kommer du i gang. Hvis du ikke har mottatt en e-post, eller du ønsker å få den tilsendt igjen, kan du spørre IT-avdelingen hos dere eller Dropbox Business-administratoren om hjelp.

Eksperttips: Synkronisering

Du vil ofte se ordet «synkronisering» når du bruker Dropbox. Synkronisering betyr at du vil se den samme versjonen av en fil på hvilken som helst enhet der du har logget deg inn på Dropbox-kontoen din. Filer du drar inn i Dropbox-mappen vil automatisk synkroniseres med Dropbox på nett. Endringer og redigeringer i filene i denne mappen synkroniseres også med Dropbox.

2. Åpne Dropbox-skrivebordsappen

Nå som du har opprettet en konto, er det neste trinnet å starte (eller «kjøre») Dropbox-skrivebordsappen. I noen tilfeller kan appen allerede være installert på datamaskinen din. Hvis den ikke er det, må du laste ned og installere appen.

Hvis skrivebordsappen allerede er installert

Hvis skrivebordsappen allerede er installert på datamaskinen din, vil du enten se den i Programmer-listen på datamaskinen din, eller som et ikon på datamaskinens skrivebord. Hvis du ser Dropbox på et av disse stedene, er det bare å dobbeltklikke for å starte appen, og deretter gå videre til trinn 3 i denne veiledningen.

Hvis skrivebordsappen ikke er installert

Hvis skrivebordsappen ikke er installert på datamaskinen din ennå, må du laste ned den. Det er tre måter å gjøre dette på:

Når appen er lastet ned, vil du enten se den i Programmer-listen på datamaskinen eller på datamaskinens skrivebord. Dobbeltklikk for å starte appen, og gå deretter videre til trinn 3 i denne veiledningen.

Eksperttips: Automatisk handling

Skrivebordsappen kjører i bakgrunnen og sørger automatisk for at filene er synkronisert (så lenge datamaskinen din er på nett). Dette betyr at du ikke trenger å laste filer opp eller ned manuelt.

3. Logg deg inn på kontoen

Når appen er lastet ned, vil du se en Dropbox-mappe på harddisken din (du finner den i Start-menyen, Finder-visningen eller i annen filviser). Du burde også kunne se Dropbox-ikonet i systemfeltet eller menylinjen. Klikk på appen for å starte den – du vil da bli bedt om å logge deg inn.

Husk å logge du inn med samme e-post og passord som du brukte til å bli med i Dropbox Business-teamet. Ved å logge deg inn, vil du «koble» datamaskinen direkte til Dropbox-kontoen din. Hvis du får logget deg inn, går du videre til trinn 4 i denne veiledningen.

  • Tips: Du kan også bli bedt om å oppgi en to-trinns verifiseringskode. Kontakt IT-teamet eller Dropbox Business-administratoren din hvis du ikke er sikker på hva du skal gjøre videre.

Eksperttips: Hurtiginstallering

Hvis du allerede bruker Dropbox, kan du også fullføre oppsettet på datamaskinen ved hjelp av en QR-kodeleser på telefonen din.

Dette gjør du hvis du ikke ser passordvinduet

Hvis du ikke ser vinduet der du skal skrive inn passordet ditt, har sannaynligvis teamets administrator aktivert Single Sign-On (SSO). Hvis dette er tilfelle, følger du trinnene nedenfor for å få tilgang til Dropbox. Du bruker samme brukernavn og passord som du brukte til å logge inn på bedriftsnettverket eller andre bedriftsverktøy (som Active Directory).

  1. Åpne Dropbox-skrivebordsappen.
  2. Velg Jeg har allerede en Dropbox-konto og klikk på Fortsett.
  3. Skriv inn e-postadressen din, men la passordfeltet stå tomt.
  4. Klikk på Fortsett.
  5. Klikk på Hent koblingskoden.
  6. Hvis du ikke allerede har logget deg på selskapets SSO-side, vil det komme frem et nettleservindu og du blir bedt om å logge deg på. Skriv inn e-postadressen din, jobbpassordet (ikke Dropbox-passordet) og eventuell annen informasjon bedriften din krever.
  7. Du vil se en Dropbox-side som viser en spesiell kode. Klikk på Kopier koblingskode.
  8. Gå tilbake til Dropbox-appen og klikk på Lim inn.
  9. Klikk på Fortsett, og følg instruksjonene for å fullføre koblingen til Dropbox-kontoen din.

4. Legg filer i Dropbox-mappen

Når du logger deg inn på Dropbox på datamaskinen din, vil du kanskje se at det allerede er noen mapper på kontoen din. De har forskjellige ikoner for å hjelpe deg med å forstå hva de betyr. Du kan jobbe med disse mappene akkurat som alle andre mapper på harddisken din.

Det er fire forskjellige typer mapper du kan se:

Blå mappe med et bygning-ikon

 

Teammappe (eller en mappe i teamområdet). Disse mappene er delt med alle eller deler av Dropbox Business-teamet ditt, og de administreres av administratoren din. De kan også være delt med noen som er utenfor teamet ditt.

Lilla mappe med person-ikon

 

Privat mappe (eller teammedlem-mappe ). Som standard er ikke teammedlem-mappen delt med noen andre. Men du kan dele den, hvis du ønsker det.

Blå mappe

 

Vanlig mappe. En vanlig mappe fungerer akkurat som alle andre mapper på datamaskinen din: Den er et fint sted for organisering av filene dine, men er ikke delt med noen.

 

Blå mapper med to personer på

 

Delt mappe. Du kan gjøre en vanlig mappe om til en delt mappe når som helst. Medlemmer av en delt mappe (personene du deler den med) kan se, kommentere på og redigere filene i mappen.

  • Obs! Delte mapper i en teammappe har et ikon av en bygning på seg.

Obs! Hvordan disse mappeikonene ser ut, avhenger av hvor du ser dem. Ikonene ovenfor er hentet fra Dropbox-nettstedet (dropbox.com).

Det er to metoder du kan benytte for å legge til filer i disse mappene:

  • Dra og slipp fra et annet sted på datamaskinen din (eller fra en annen mappe i Dropbox)
  • Åpne en fil, klikk på «Lagre som», og lagre i Dropbox-plasseringen

5. Koble kontoen til din mobile enhet

Filer i Dropbox-mappen er tilgjengelig på alle andre datamaskiner, telefoner eller nettbrett du har koblet til Dropbox-kontoen din. Hvis du allerede har Dropbox-appen på telefonen eller nettbrettet ditt, er det bare å logge inn med jobbkontoen din. Hvis du ikke har appen på de andre enheten dine, kan du laste ned den:

Eksperttips: Tilgang til flere enheter

Synkronisering fungerer på tvers av enhetene du har koblet til kontoen din. Logg deg ganske enkelt inn på Dropbox med samme brukernavn og passord på alle datamaskiner, telefoner og nettbrett, så vil du alltid se de samme filene.

Hvis du bruker mobilappen for første gang, er det bare å åpne den og logge inn med brukernavnet og passordet til jobbkontoen din. Hvis du allerede er en Dropbox-bruker, følger du trinnene nedenfor:

  1. Åpne Dropbox-appen.
  2. Trykk Jeg er allerede en Dropbox-bruker.
  3. Skriv inn e-postadressen din, men la passordfeltet stå tomt. Trykk Logg på Dropbox.
  4. Hvis du allerede har logget deg inn på selskapets enhetsadministrasjon-side, bør appen starte automatisk. Hvis du ikke har gjort det, vil det komme frem et nettleservindu som ber deg om å fortsette. Skriv inn e-postadressen din, jobbpassordet (ikke Dropbox-passordet) og eventuell annen nødvendig informasjon.
  5. Hvis selskapet bruker SSO, vil en ny side åpnes i nettleseren din, der du blir bedt om å godkjenne at appen kan bruke SSO. Trykk på Tillat.
  6. Følg de gjenværende trinnene i oppsettet av appen for å fullføre.

6. Koble til den private Dropbox-kontoen din

Administratoren for Dropbox Business-teamet ditt lar deg kanskje koble en privat Dropbox-konto til jobbmaskinen din. Dette betyr at du kan få tilgang til både private filer og jobbfiler på samme enhet.

  • Tips: Hvis administratoren din ikke tillater dette, får du når som helst tilgang til både din private konto og jobbkonto på Dropbox-nettstedet (dropbox.com).

Når du har koblet sammen din private konto og jobbkonto, vil du se to separate Dropbox-mapper på harddisken din eller i mobilappen. Jobbkontoen din vises som Dropbox (Navn på bedriften), mens den private kontoen vises som Dropbox (Privat).

Eksperttips: Frakoblet tilgang

Du kan få tilgang til filer i Dropbox-mappen på datamaskinen din selv når du er frakoblet. Det er fordi kopier av disse filene også lagres på harddisken din. Hvis du endrer en fil mens du er offline, vil Dropbox synkronisere disse endringene neste gang du er på nett.

7. Begynn å bruke Dropbox

OK. Du er ferdig med å installere Dropbox og har logget deg inn på alle enhetene dine, og du har lagt til de viktigste filene dine. Du er klar til å begynne å bruke Dropbox, og ikke minst til å slippe løs den kreative energien din.

Trenger du noe annet? Administratoren for Dropbox Business-teamet er der for deg, og vedkommende er den beste ressursen når det gjelder å komme med ideer eller stille spørsmål.

Finn administratoren på Dropbox Business-teamet ditt.

 

Er Dropbox noe nytt for deg?

Enten du ikke har prøvd Dropbox før eller bare trenger en liten oppfrisking, får du mest mulig ut av Dropbox-kontoen din ved å benytte deg av vår selvstyrte opplæring eller med virtuell opplæring med instruktør

Hvor nyttig var denne artikkelen?

Vi beklager at du ikke er fornøyd med dette.
Fortell oss hvordan vi kan bli bedre:

Takk for tilbakemeldingen!
Fortell oss hvordan denne artikkelen har hjulpet:

Takk for tilbakemeldingen!