Slik administrerer du innholdsmapper i Dropbox DocSend

I innholdsbiblioteket kan du bruke mapper til å organisere innholdet. Du kan opprette mapper for å skille innhold etter team, potensiell kunder eller kunder, eller til og med dokumenttype.

• Teammapper kan brukes til å lagre og organisere offentlig innhold som teamet har tilgang til. Når filer i teammapper legges til i et Space, er de synlige for alle i teamet som har tilgang til det. Teammapper er plassert under Teammapper på siden Innholdsbibliotek.

• Personlige mapper er perfekte for lagring av private eller sensitive dokumenter. Denne delen er privat for alle brukere og er ikke synlig eller tilgjengelig for andre brukere på kontoen.
  • Når innhold som er lagret i en personlig mappe legges til i et Space, ser teammedlemmene bare filnavnet med et låseikon, som indikerer begrenset tilgang.

Lag en mappe

Du kan enkelt opprette en ny mappe eller undermappe i innholdsbiblioteket:

Slik oppretter du en ny mappe:

1. Klikk på Innholdsbibliotek i venstre sidepanel.
2. Klikk på Teammapper eller Personlige mapper.
3. Klikk på Opprett mappe.
4. Gi mappen et navn.
5. Klikk på Legg til mappe.
6. Klikk på Bekreft.

Du kan nå laste opp innhold til den nye mappen eller dra og slippe eksisterende innhold i mappen.

Innholdsbiblioteket viser det samlede antallet nylige besøk til hver fil i mappen, og gjenspeiler både selskapets og eksterne besøkendes aktivitet.

Slik oppretter du en mappe i et Space:

1. Klikk på det Space-området du vil opprette en mappe i.
2. Klikk på mappeikonet (legg til mappe) øverst til høyre.
3. Gi mappen et navn.
4. Klikk på Opprett eller Importer fra CSV.

Du kan se hvor mange elementer det er i en mappe og hvilke filtyper det er i et Space.

Administrer mapper

På siden Innhold kan du utføre flere handlinger for å administrere innholdsmapper. Når du holder markøren over en mappe og klikker på «…» (flere alternativer), kan du gjøre følgende:

• Dele: Opprett en Space-lenke som inneholder alle dokumentene i mappen.
• Legge til mappe: Opprett en ny mappe eller undermappe.
• Gi nytt navn: Gi et nytt navn til en mappe.
• Be om filer:Bruk skjemaet for å be om filer fra en konto.
• Slette: Slett en mappe. Når du gjør det, vises en bekreftelsesmelding før mappen slettes.

Du kan også flytte innhold ved å dra og slippe det i en annen mappe. Her er noen ting du må huske på når du flytter innhold til forskjellige mapper:

• Å flytte innhold fra en teammappe til en annen teammappe har vanligvis ingen effekt på innholdet eller synligheten.
• Hvis duflytter innhold fra en personlig mappe til en teammappe, deles innholdet umiddelbart med teamet ditt, og andre brukere kan se det.
• Å flytte innhold fra en teammappe til en personlig mappe fjerner umiddelbart eventuelle lagkameraters lenker og hindrer andre brukere i å få tilgang til innholdet. En bekreftelsesmelding vises før innholdet flyttes.
  
  

Last ned indeksen til et område

En dataromindeks inneholder et innholdstre som inkluderer en oversikt over alle mapper og filer i et område. Administratorer, samarbeidspartnere og eksterne besøkende kan laste ned indeksen til et område i en CSV-fil, som inkluderer metadata for hvert element den inneholder. Finn ut mer om nedlasting av indeksen til et område.

• For å legge til rette for samarbeid, bruk teammapper for dokumenter som krever gjennomgang fra flere teammedlemmer.
• For dokumenter som er konfidensielle eller i utkastform, kan du bruke personlige mapper for å opprettholde kontroll over hvem som har tilgang til dem.
• Kontroller innholdet i både personlige mapper og teammapper regelmessig for å sikre at de riktige filene er tilgjengelige for brukerne som virkelig trenger dem.
• Du kan dra og slippe filer fra en teammappe til en personlig mappe, og omvendt. Finn ut mer om innholdsmapper.
  • Merk: Personvern- og tilgangsinnstillinger endres hvis du flytter filer fra en teammappe til en personlig mappe og omvendt.