Informasjonen i denne artikkelen gjelder for kunder med DocSend Standard, Advanced og Advanced Data Rooms.
Når du har opprettet et Space, er det på tide å legge til innhold. Avhengig av hvilket abonnement du har, kan du legge til opptil 4000ressurser i ett område. Hvis du har Advanced-, Advanced Data Rooms- eller Enterprise-abonnement, kan du bruke Space-mapper til å organisere innholdet ditt ytterligere. Finn ut mer om begrensninger for filopplasting.
Du kan varsle besøkende når du oppdaterer innhold, slik at de får vite om eventuelle endringer i det virtuelle rommet du vil dele. Finn ut mer om varsler for virtuelle rom.
Viktig:
Nytt innhold kan legges til i et Space før og etter at Space har blitt delt med eksterne besøkende.
Viktig: Hjemmebiblioteket er en mappe som kan inneholde opptil 200 filer.
Last opp innhold til et Space fra enheten
For å sikre at alle filer legges til i Delt mapper > Opplastinger til delt virtuelt datarom som standard:
De nylig opplastede filene skal nå legges til i området.
Merk: Du kan konfigurere automatiske varsler for besøkende som varsler dem når en ny dokumentversjon eller nytt innhold legges til i et Space. Finn ut mer om Space-varsler.
Last opp innhold til et Space fra biblioteket
Du kan også flytte innhold ved å dra og slippe det i tomme virtuelle datarom.
Viktig: Som standard er alle virtuelle datarom du oppretter synlige for teammedlemmene dine, inkludert det virtuelle datarommets navn og mappestruktur. Kontoeiere, teamadministratorer og samarbeidspartnere kan se alt innhold som er lagt til i et Space, selv om det er i en personlig mappe, eller de ikke har tilgang til hvor innholdet er lagret i innholdsbiblioteket. Finn ut mer om å samarbeide i et Space.
Angre opplasting av innhold
Hvis du lastet opp feil innhold og ønsker å angre denne handlingen, klikker du på X (fjern) ved siden av innholdet du ønsker å fjerne, eller klikker på Avbryt.
Du kan konfigurere en filforespørsel i området, slik at besøkende kan laste opp filer direkte til et Space. Alle opplastede filer blir umiddelbart synlige for alle som har tilgang til det virtuelle datarommet. Finn ut mer om filforespørsler.
Merk: En Space-filforespørsel har ikke sin egen lenke, siden den er direkte knyttet til Space. Forespørsler om Space-filer kan fjernes fra et virtuelt datarom og plasseres i papirkurven.
Slik oppretter du en filanmodning:
Når du er ferdig, kan du administrere filanmodningene i Space direkte fra Space eller via siden for filanmodninger. For å fjerne en filanmodning fra Space kan du følge trinnene som er oppført i Fjern innhold fra Spaces. Hvis du vil slette anmodningen, kan du gjøre det via siden for filanmodninger.
Merk: Sletting av en filanmodning kan ikke angres.
Innhold i Spaces kan deaktiveres eller oppdateres selv etter at Space-lenken er delt. Slik fungerer det:
For å oppdatere tilgjengeligheten til et Space endrer du skyveknappen medAktiv til Ja eller Nei.
Du kan oppdatere eksisterende innhold i Space med en ny versjon ved å oppdatere det fra siden Innhold. Når du oppdaterer innhold, oppdateres alle tilknyttede lenker automatisk for å gjenspeile den nyeste versjonen. Finn ut mer om hvordan du oppdaterer et eksisterende dokument.
Du kan fjerne innhold og mapper fra et Space ved å flytte dem til arkivet. Papirkurven er utformet for at du skal kunne administrere og effektivisere innhold i et Space på en enkel måte.
Viktig: Innhold som flyttes til arkivet, arkiveres, det slettes ikke, og det kan gjenopprettes til sin opprinnelige tilstand i Space når som helst. Arkivet er ikke synlig eller tilgjengelig for besøkende.
Du kan flytte innhold fra et Space til arkivet på to måter:
Innhold fra arkivet kan flyttes tilbake til Space ved å dra og slippe det fra papirkurven til Hjem i venstre sidestolpe, eller ved å klikke på (flere alternativer) til høyre for filen og deretter velge Gjenopprett til Hjem.
Viktige merknader:
Merk: Denne funksjonen er begrenset til kunder med Advanced-, Advanced Data Rooms- og Enterprise-abonnement.
På samme måte som med Space-seksjoner kan du organisere innhold i undermapper med Space-mapper. Dette kan også brukes til å fremheve dokumenter gjennom ulike faser eller emner, og gir en mer navigerbar visningsopplevelse for besøkende.
Merk: Navnet på «Hjem»-mappen kan ikke redigeres.
Slik importerer du flere mapper:
Merk: Når du importerer en .csv, bør formatet vise indekseringsinformasjonen i kolonne A og mappenavnene i kolonne B.
Nedgradering fra Advanced til Standard deaktiverer alle områder som bruker Space-mapper. For å reaktivere området kan du enten
Merk: Du kan ikke flytte en Space-mappe hvis den inneholder mer enn 200 ressurser.
Merk: Denne funksjonen er begrenset til Advanced Data Rooms-kunder.
Indeksering lar deg effektivt finne og referere til filer uten å måtte huske filnavnet. Eiere og samarbeidspartnere kan når som helst slå på indeksering for et Spaces (datarom). Indeksverdier bør være de samme for alle brukere som ser på området (datarom), selv om de ikke har tilgang til visse filer i det området.
Slik aktiverer du indeksering for et Space (datarom):
Brukere bør nå se en indekskolonne ved siden av hver ressurs i datarommet. Dokumenter indekseres automatisk når de lastes opp.
Slik laster du ned en indeks:
Den nedlastede indeksen inneholder innholdsnumre, filnavn, URL-adresser, typer, beskrivelser, aktivert status og dato for siste oppdatering.
Merk: En besøksindeks viser bare innhold som er aktivert for personen som laster det ned.
Du kan laste ned et helt Space, laste ned en mappe eller laste ned bestemte filer fra et Space.
Slik laster du ned mapper fra et Space:
Slik laster du ned en bestemt fil fra et Space:
Innholdet ditt finnes i mappen «Nedlastinger».
Ja, takk!
Ikke egentlig
Fortell oss hvorfor det ikke hjalp:
Takk for at du gir oss beskjed!
Takk for tilbakemeldingen!
