Slik lager du rapporter om medlemstilgang

Rapporter om medlemstilgang kan hjelpe administratorer med å identifisere mønstre knyttet til medlemslagring ved å vise hvilke baner individuelle teammedlemmer har tilgang til. Denne rapporten kjøres på ett enkelt medlem.

Hvem kan opprette rapporter om medlemstilgang?

Visse typer administratorer kan eksportere rapporter om medlemstilgang som en .csv-fil direkte fra administratorverktøyet. Følgende administratorer kan generere denne typen rapport: 

• Teamadministratorer 
• Administratorer for brukerbehandling
• Rapporteringsadministratorer 
• Sikkerhetsadministratorer

Hva består en rapport om medlemstilgang av?

Rapporten har en kolonne for hvert av følgende: 

• Bane: Dette er banen til mappen i hver rad. Detaljnivået du ser i banen, varierer etter mappetype.
• Mappetype: Denne kolonnen beskriver hva slags type mappe det er. Dette er de forskjellige mappetypene:
  • Teammapper: for teammapper ser du bare rotbanen til den aktuelle teammappen.
  • Delte mapper: Disse delte mappene kan eies internt eller eksternt. Eksternt eide delte mapper inkluderes bare i denne rapporten hvis de er lagt til i teamets Dropbox-konto. Du ser rotmappen på overordnet nivå for mappen som ble delt.
  • Private mapper: Dette er teammedlemmenes personlige områder. Banen er teammedlemmets navn.
• Internt eller eksternt: Dette beskriver om mappen eies internt eller eksternt. Eksternt eide mapper eies av noen utenfor Dropbox-teamet ditt.

• Mappeeier: Denne kolonnen beskriver hvem som eier mappen i denne raden. 
  • Private mapper viser e-postadressen til teammedlemmet som eier mappen. Den eneste av disse som vises i denne rapporten, er den private mappen for teammedlemmet du har kjørt rapporten for. 
  • Teammapper og internt eide delte mapper vises som eid av teamet. 
  • Eksternt eide delte mapper viser e-postadressen til personen som delte mappen med teamet ditt. 
• Størrelse (i MB): Dette er mengden data som finnes i denne banen.

Hvorfor er lagringsplasstallene forskjellige for administratorverktøyet og andre visninger? Er det forsinkelser i rapporten?

Målinger av lagringsplass kan variere på tvers av ulike deler av administratorverktøyet på grunn av synkroniseringsintervaller og databehandlingstider. Rapporter som genereres i administratorverktøyet, gjenspeiler for eksempel kanskje ikke sanntidsdata, noe som fører til midlertidige avvik.

Slik får du den mest nøyaktige og oppdaterte informasjonen om lagringsplass:

• Oppdater administratorverktøyet regelmessig før du genererer rapporter.
• La det gå litt tid etter betydelige dataendringer (som store filopplastinger eller -slettinger) slik at systemet kan gi en oppdatert beregning.

• Antall filer: Denne kolonnen viser antall filer som finnes i denne banen. 

Slik lager du rapporter om medlemstilgang

Slik eksporterer du data om medlemstilgang som en .csv-fil:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk på Administratorverktøy.
3. Klikk på Medlemmer i venstre sidestolpe. 
4. Klikk på “…” (ellipsis) Neste til en individuell bruker.
5. Klikk på Opprett tilgangsrapport. 
6. Klikk på Start eksportering.

Når rapporten er generert, vises den i Dropbox-mappen din med tittelen «Dropbox Business-rapporter». Den får navnet «DD/MM/ÅÅÅÅ/Medlemsnavn/Tilgangsrapport». Ingen andre har tilgang til rapporten, med mindre du deler den med noen. Du får en e-post når rapporten er klar.