Slik oppretter du rapporter om teamets lagringsplass

Teamlagringsrapporter hjelper team med å forstå hvilket innhold som tar opp teamets lagringskvote. Rapporten viser hvor mye informasjon som er lagret i:

• Teammapper
• Delte mapper (interne eller eksterne)
• Private mapper

Hvem kan lage rapporter om teamets lagringsplass?

Følgende administratorer kan generere denne typen rapport: 

• Teamadministratorer 
• Administratorer for brukerbehandling
• Rapporteringsadministratorer 
• Sikkerhetsadministratorer

Hva er inkludert i en rapport om teamets lagringsplass?

Rapporten inkluderer én enkelt rad for hver mappe. Den viser følgende: 

• Bane: Dette er banen til mappen i hver rad. Detaljnivået du ser, varierer etter mappetype.
• Mappetype: Denne kolonnen beskriver de forskjellige typene mapper:
  • Teammapper: Dette er mapper inkludert i teamområdet. Du ser bare rotbanen til en teammappe.
  • Undermapper i teammapper: Dette er undermappene som tilhører en spesifikk teammappe som deles med en annen gruppe mennesker.
  • Begrensede mapper: Dette er mapper du har gitt bestemte personer tilgang til.
  • Delte mapper: Disse delte mappene kan eies internt eller eksternt. Eksternt eide delte mapper inkluderes bare i denne rapporten hvis de er lagt til i teamets Dropbox-konto. Hvis en eksternt eid mappe ikke ble lagt til i teamets Dropbox-konto, teller den ikke mot lagringsplassen din og er ikke inkludert. Du vil se det overordnede rotnivået for mappen som ble delt. 
    • Merk: Hver undermappe i en delt teammappe har sin egen rad. Dette betyr at disse mappene og innholdet i dem ikke er i raden til rotteammappen i rapporten. En teammappes totale størrelse inkluderer alt som ligger i den mappen og alle dens delte undermapper.
  • Privat innhold: Dette er teammedlemmenes personlige områder. Banen vil få navn etter teammedlemmet. Dette inkluderer alle filene de har lagt til deres personlige område og eventuell lagringsplass fra Dropbox Backup, hvis de har aktivert den funksjonen.
  • Suspendert privat innhold: Disse private områdene tilhører suspenderte teammedlemmer.
  • Appsandkassemapper: Disse mappene er opprettet av tredjepartsintegrasjoner eller ved å bruke Dropbox API.
  • Arkiverte teammapper: Disse mappene er arkiverte, men teller fortsatt mot lagringsplassen din. 
  • Fjernet privat innhold: Disse private mappene tilhører slettede medlemmer med lagring som ennå ikke er overført til et annet teammedlem. Dette innholdet opptar fremdeles teamets lagringsplass.
• Størrelse (i MB): Dette er mengden data som finnes i denne banen. Ved å legge sammen hver rad i denne mappen vil du se hvor mye av lagringsplassen som brukes.
• Mappeeier: Denne kolonnen beskriver hvem som eier mappen i denne raden. 
  • For private mapper viser den e-postadressen til teammedlemmet. Rapporten viser kun den private mappen til medlemmet du har kjørt rapporten for. 
  • For teammapper viser den «Eid av teamet».
  • For delte mapper i teammapper vises også «Eid av teamet». 
  • For delte mapper som er eksternt for teamet, viser det e-postadressen til personen som delte mappen med teamet ditt. 
• Antall filer: Denne kolonnen viser antall filer som i denne banen. 

Slik oppretter du rapporter om teamets lagringsplass

Slik eksporterer du lagringsdata for medlemmer som en .csv-fil direkte fra administratorverktøyet:

1. Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
2. Klikk Administratorverktøy.
3. Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Dropbox under Produkter.
4. Klikk på innhold i venstre sidestolpe.
5. Klikk eksportere lagringsplass rapport på høyre side. 
6. Klikk på Start eksportering.

Etter at rapporten er generert, vises den i Dropbox-mappen med tittelen «Dropbox Business-rapporter». Den får navnet «ÅÅÅÅ-MM-DD/Teamnavn/Lagringsplassrapport team». Ingen andre får tilgang, med mindre du deler den. Du mottar også en e-post når rapporten er klar.
 

Hvorfor er lagringsplasstallene forskjellige for administratorverktøyet og andre visninger? Er det forsinkelser i rapporten?

Målinger av lagringsplass kan variere på tvers av ulike deler av administratorverktøyet på grunn av synkroniseringsintervaller og databehandlingstider. Rapporter som genereres i administratorverktøyet, gjenspeiler for eksempel kanskje ikke sanntidsdata, noe som fører til midlertidige avvik.

Slik får du den mest nøyaktige og oppdaterte informasjonen om lagringsplass:

• Oppdater administratorverktøyet regelmessig før du genererer rapporter.
• La det gå litt tid etter betydelige dataendringer (som store filopplastinger eller -slettinger) slik at systemet kan gi en oppdatert beregning.