Sentraliser bedriftsdata med teammapper

Noen team har tilgang til den nye teammappestrukturen. Hvis du ser et lilla mappe-ikon med en person på i dropbox.com, har du tilgang til det nye teamområdet. Finn ut mer om teamområdet.

Hvis du ikke har denne lilla mappen, har teamet ditt standard teammapper. Les videre hvis du vil finne ut mer.

Du kan bruke teammapper til å bygge opp kjernestrukturen for bedriftsdata i Dropbox. Teammapper opprettes av en administrator, og disse mappene er et bedriftseid sted som kan brukes til å dele filer med teammedlemmer og eksterne bidragsytere som jobber på de samme prosjektene.

I denne artikkelen kan du lese om hvordan du kan:

  • Opprette teammapper
  • Administrere innstillinger for synkronisering av teammapper
  • Angi tilgangstillatelser for bestemte brukere

Teammapper deles først med Dropbox-grupper, som inneholder medlemmer som utfører lignende funksjoner (f.eks. en finansgruppe). Administratoren som opprettet teammappen angir deretter riktig tilgangsnivå (vise eller redigere) for hver gruppe.

Alle undermapper som er opprettet i en teammappe, deles automatisk med disse gruppene. Undermapper kan også deles med individuelle teammedlemmer og personer som ikke er en del av teamet. I likhet med grupper, kan administratoren angi tillatelser for å vise eller redigere for individuelle medlemmer i undermapper.

Hvis du ser Innhold-fanen i stedet for Teammapper-fanen, har teamet den nye teammappestrukturen. Du kan administrere teamområdet i innholdshåndtering.

Følg denne fremgangsmåten for å komme i gang med grupper:

  1. Logg på dropbox.com med administratorbrukernavnet og -passordet.
  2. Klikk på Administratorverktøy.
  3. Klikk på Teammapper.
  4. Velg Opprett en teammappe.
  5. Gi teammappen et navn.
  6. Legg til en gruppe (eller grupper) som trenger tilgang til teammappen, og avgjør om gruppen skal ha tilgang til å vise eller redigere.
    • Du kan gå til gruppesiden for å opprette grupper.
    • Alle gruppemedlemmer har tilgang til teammappen og alt innholdet i den.
    • Husk at teammapper må deles med Dropbox-grupper, ikke enkeltpersoner. Vi vil nå ta for oss deling av undermapper i teammapper med enkeltpersoner som befinner seg i eller utenfor bedriften.
  7. For å opprette en undermappe (en mappe som ligger i en teammappe), klikker du på enter for å gå inn i teammappen.
  8. Høyreklikk og velg Ny mappe.
  9. Navngi undermappen.
  10. Når undermappen er opprettet, holder du musepekeren over undermappen og klikker på Administrer tilgang.
    • Du kan dele undermapper med enkeltpersoner eller andre grupper, og du kan endre tillatelsene deres til Kan redigere eller Kan vise.
  11. Bekreft at tilgangstillatelsene er riktige.
  12. For å sentralisere bedriftens data oppmuntrer du teammedlemmer til å flytte delte mapper de eier til en teammappe.
    • Alle som eier en delt mappe, kan flytte denne mappen inn i teammappen. I dette trinnet vil de som eier delte mapper, overføre eierskap av filer fra seg selv til bedriften.

Teammapper i bruk

For å gjøre teammapper mer konkrete forklarer vi hvordan en hypotetisk bedrift kan bruke dem. Tenk deg at en sjefen for markedsføring har til oppgave å planlegge arrangement gjennom hele året. Hvert eneste arrangement krever at flere forskjellige personer og grupper er involvert. De ønsker imidlertid likevel at alle filer forbundet med arrangementene skal være organisert på ett sted. Det de trenger er en teammappe!

I eksempelet vårt ville de opprette en teammappe kalt «Arrangementsteam» og kun dele denne med med Arrangementsteam-gruppen.

Selskapet planlegger et salgsarrangement, så sjefen for markedsføring oppretter en undermappe som heter «K3 salgsarrangement» i teammappen «Arrangementteamet». De deler undermappen «K3 salgsarrangement» med Salgsteam-gruppen. Sales Team-gruppen kan kun se undermappen «K3 salgsarrangement», og ikke noe annet innhold i teammappen «Events Team».

Til slutt vurderer lederen for markedsføringsteamet hvilke team som skal ha tilgang til hvilke filer i teammappen «Arrangementsteam». I følgende illustrasjon deles undermappen «K3 salgsarrangement» automatisk med Arrangementsteam-gruppen. Hvorfor? Fordi Arrangementsteam-gruppen er medlem av teammappen som mappen «K3 salgsarrangement» ligger i. Arrangementsteam-gruppen arver tilgang til «K3 salgsarrangement». Salgsteam-gruppen har også tilgang til «K3 salgsarrangement».

Hvor nyttig var denne artikkelen?

Vi beklager at du ikke er fornøyd med dette.
Fortell oss hvordan vi kan bli bedre:

Takk for tilbakemeldingen!
Fortell oss hvordan denne artikkelen har hjulpet:

Takk for tilbakemeldingen!