Gebruikersbeheer in Dropbox DocSend

Overzicht

Gebruikersbeheer is van cruciaal belang om documenten veilig en facturering up-to-date te houden. Eigenaren en beheerders van DocSend kunnen op de pagina Gebruikersinstellingen van het bedrijf onder andere nieuwe gebruikers toevoegen en bestaande gebruikers verwijderen. 

Een gebruiker uitnodigen

Een nieuwe gebruiker uitnodigen voor je team:

1. Open de pagina Gebruikersinstellingen van het bedrijf.
2. Klik op Gebruikers toevoegen.
3. Voer het e-mailadres van de gebruiker in en selecteer een gebruikersrol. Als je meerdere gebruikers toevoegt, scheid de e-mailadressen van de gebruikers dan met een komma.
4. Klik op Uitnodiging verzenden.

Een gebruiker deactiveren

Als iemand in je team geen toegang meer tot DocSend hoeft te hebben, kun je de gebruiker eenvoudig deactiveren op de pagina Gebruikersinstellingen van het bedrijf. 

Dit is wat er gebeurt wanneer het account van een gebruiker wordt gedeactiveerd:

• De gebruiker kan zich niet meer aanmelden.
• De links van de gebruiker zijn uitgeschakeld.
• De teamdocumenten van de gebruiker zijn nog steeds toegankelijk.
• De Spaces van de gebruiker zijn niet langer toegankelijk, tenzij de Space wordt gedeeld met een actieve collega.
• De historische bezoekersgegevens van de gebruiker zijn nog steeds zichtbaar voor eigenaren/beheerders.
• De gebruiker wordt verwijderd uit je DocSend-abonnement.

Een gebruiker deactiveren:

1. Open de pagina Gebruikersinstellingen van het bedrijf.
2. Klik op  ☑ (beletselteken) naast de naam van de gebruiker die je wilt deactiveren. 
3. Klik op Deactiveren.
4. Klik op Deactiveren om te bevestigen.

Een gebruiker schorsen

Je kunt gebruikers ook schorsen als je niet wilt dat ze zich kunnen aanmelden, hun documenten en links blijven dan actief.

Dit is wat er gebeurt wanneer het account van een gebruiker wordt geschorst:

• De gebruiker kan zich niet meer aanmelden; er wordt een nieuw wachtwoord ingesteld en dat kan niet worden gereset.
• Alle documenten, links en Spaces van de gebruiker blijven actief.
• De teamdocumenten van de gebruiker zijn nog steeds toegankelijk.
• De historische bezoekersgegevens van de gebruiker zijn nog steeds toegankelijk.
• De gebruiker maakt nog steeds deel uit van je DocSend-abonnement.

Een gebruiker schorsen:

1. Open de pagina Gebruikersinstellingen van het bedrijf.
2. Klik op ... (beletselteken) naast de naam van de gebruiker die je wilt deactiveren.
3. Klik op Account schorsen. 
4. Klik op Ja, schorsen… om te bevestigen.
5. Voer een nieuw wachtwoord in en klik op Wachtwoord wijzigen.

Een gebruiker opnieuw activeren

Je kunt een gedeactiveerde of geschorste gebruiker op elk moment opnieuw activeren door de onderstaande stappen te volgen. Als je gedeactiveerd of geschorst bent en weer toegang tot DocSend nodig hebt, neem dan contact op met de eigenaar of beheerder van je bedrijf om je DocSend-account opnieuw te laten activeren.

Een gebruiker opnieuw activeren:

1. Open de pagina Gebruikersinstellingen van het bedrijf.
2. Ga naar het tabblad Inactief.
3. Klik op ... (beletselteken) naast de naam van de gebruiker die je opnieuw wilt activeren.
4. Klik op Opnieuw activeren.
5. Klik op Opnieuw activeren om te bevestigen.

Goed om te weten

• Gebruikers van beheerde accounts kunnen contact opnemen met hun klantsuccesmanager (CSM) voor ondersteuning bij het toevoegen en verwijderen van gebruikers. 
• Als je bedrijf SSO heeft ingeschakeld, werkt het gebruikersbeheer mogelijk net wat anders dan wordt beschreven in de stappen hierboven.
• Je kunt er ook voor kiezen om gebruikers te deactiveren en hun gegevens over te zetten naar je eigen account in plaats van ze te schorsen. Kijk hieronder voor meer informatie over dit proces.