Instellingen voor e-mailmeldingen in Dropbox DocSend

Overzicht

Ontvang meldingen over je linkactiviteit door e-mailmeldingen in te stellen. Schakel eenvoudig de soorten bezoekmeldingen in die je wilt ontvangen om de betrokkenheid van bezoekers in realtime te zien. De voorkeuren voor e-mailmeldingen worden afzonderlijk geconfigureerd voor elke gebruiker binnen een account.

E-mailmeldingen configureren

1. Meld je aan op docsend.com. 
2. Klik op je avatar (profielfoto of initialen) in de rechterbovenhoek.
3. Klik op Instellingen.
4. Klik op Meldingen.
5. Vink de gewenste meldingen aan of uit.
6. Klik op Wijzigingen opslaan. 

Soorten e-mailmeldingen

Bij bezoeken

Deze e-mailmelding wordt onmiddellijk geactiveerd zodra een bezoeker een van je gemaakte links opent.  Zo kun je contact opnemen met je bezoeker tijdens het bezoek. De e-mailmelding bevat de volgende bezoekgegevens: 

• Identiteit van de bezoeker: gebruikt apparaat, geolocatie.
• Bekeken materiaal: hoeveel van het document de bezoeker heeft bekeken (%)
• Bestede tijd: snelle momentopname van de tijd die aan het document is besteed. Houd er rekening mee dat het bezoek mogelijk nog bezig is, dus bekijk de documentgegevens in het gedeelte Materiaal voor nauwkeurigere bezoekgegevens.

Wanneer een uitgeschakelde link wordt geopend

Deze e-mailmelding wordt geactiveerd wanneer een bezoeker een uitgeschakelde link opent die je hebt aangemaakt.  Dit is een geweldige manier om de interesse in uitgeschakeld materiaal te peilen. Bezoekers die je uitgeschakelde link proberen te openen, kunnen het materiaal niet zien, en er worden geen bezoekersgegevens vastgelegd. De e-mailmelding bevat de volgende bezoekgegevens:

• Anonieme bezoeker
• Documentnaam en -link
• Mogelijkheid om de link opnieuw in te schakelen (zie Hier opnieuw inschakelen)

Wanneer uitnodigingen worden geaccepteerd

Je ontvangt een e-mail wanneer je uitnodiging wordt geaccepteerd. Deze melding kan je helpen:

• Je factureringsinstellingen te beheren
• Beheer je teamleden via de pagina Gebruikersinstellingen

Wanneer er handtekeningen worden gezet (Standard, Advanced)

Je ontvangt een e-mailmelding wanneer een bezoeker een van je ondertekenbare documenten ondertekent. De melding bevat de volgende gegevens:

• Naam van de ondertekenaar
• E-mailadres van de ondertekenaar
• Documentnaam
• Optie om een kopie van het ondertekende document te downloaden

Wanneer een kijker probeert te openen met een ongeautoriseerd e-mailadres (Advanced)

Je ontvangt deze e-mailmelding wanneer een onbevoegde bezoeker je link met ‘Toegestane kijkers’ ingeschakeld probeert te openen. Als je deze melding ontvangt, kun je actie ondernemen door de link uit te schakelen of toegang te verlenen aan onbevoegde bezoekers die je vertrouwt. Meer informatie over hoe je deze functie inschakelt vind je in ons Helpcentrum-artikel Toegestane kijkers. 

De volgende gegevens worden opgenomen in de e-mailmelding: 

• Documentlink en -naam.
• Optie om een onbevoegde bezoeker toegang te geven tot het document.
  

Als er updates van diligence-trackertaken plaatsvinden

Je ontvangt een e-mailmelding wanneer een taak in de diligence-tracker wordt bijgewerkt, bijvoorbeeld wanneer deze wordt toegewezen, voltooid of gewijzigd, zodat je op de hoogte blijft van de voortgang van de taak zonder de tracker handmatig te hoeven controleren.

De melding kan het volgende bevatten:

• Naam en beschrijving van de taak
• Statusupdates (bijv. toegewezen, voltooid, bijgewerkt)
• Bijbehorende einddatum
• Link om de taak in de diligence-tracker te bekijken

Samenvattingen van binnenkort vervallen diligence-trackertaken

Een dagelijks of wekelijks overzicht van taken waarvan de einddatum nadert, zodat aankomend werk prioriteit krijgt en taken op tijd af zijn.

Het overzicht kan het volgende bevatten:

• Lijst met taken die binnenkort vervallen
• Einddatums
• Toegewezen gebruikers
• Links om taken te bekijken en te voltooien

Samenvattingen van diligence-trackertaken die te laat zijn

Je ontvangt per e-mail een overzicht van taken waarvan de einddatum is verstreken, zodat je kunt zien welk werk te laat is en er actie op kunt ondernemen.

Het overzicht kan het volgende bevatten:

• Lijst met taken die te laat zijn
• Oorspronkelijke einddatums
• Links om taken te beoordelen of bij te werken

Overzichts-e-mails

Dagelijks overzicht

Deze e-mailmelding is een dagelijkse samenvatting van alle bezoekactiviteiten die plaatsvonden via je aangemaakte links. Zo blijf je op de hoogte zonder dat je meerdere e-mailmeldingen hoeft te ontvangen wanneer er bezoeken plaatsvinden. Het overzicht bevat:

• Aantal bezoeken: het opgetelde aantal bezoeken dat per dag is ontvangen
• Gemiddeld kijkpercentage: cumulatief gemiddelde van hoeveel van het document of de documenten de bezoeker(s) heeft/hebben bekeken (%)
• Samenvatting van bezoeken
  • Bezoeker: contactpersoon die het document opende
  • Materiaal: naam van het document
  • Kijkpercentage: hoeveel van het document de bezoeker heeft bekeken (%)
  • Duur: tijd besteed aan het bekijken van het document

Wekelijks teamupdate-overzicht

Dit is een wekelijkse samenvatting van alle bezoekactiviteiten die plaatsvonden binnen de Teammap. Voor minimale e-mailmeldingen is dit een ideale optie. Het overzicht bevat het volgende:

• Drukste dag: markeert de dag(en) van de week waarop je de meeste bezoeken hebt ontvangen.
• Samenvatting van bezoeken: alleen inbegrepen voor leden. Dit is een overzicht van bezoeken aan je eigen aangemaakte links. 
  • Datum: de dag waarop de bezoeker het document heeft bezocht
  • Bezoeker: contactpersoon die het document opende
  • Materiaal: naam van het document
  • Kijkpercentage: hoeveel van het document de bezoeker heeft bekeken (%)
  • Duur: tijd besteed aan het bekijken van het document
• Nieuws van je team
  • Bijgewerkt materiaal: bestaand materiaal dat in de afgelopen week is bijgewerkt
  • Meest gebruikt materiaal: materiaal met de meeste aangemaakte links
  • Meest bezochte materiaal: materiaal dat de meeste bezoeken heeft ontvangen