Zo verwijder je documenten in bulk in Dropbox Sign

Beheerders kunnen de documenten van hun teams in bulk verwijderen vanuit de Beheerconsole. Voordat je bulkverwijdering gebruikt, raden we je aan om teamcloudsynchronisatie te activeren. Meer informatie over het gebruik van teamcloudsynchronisatie.

Bulkverwijdering is inbegrepen bij Premium-abonnementen.

Beheerders kunnen documenten op 2 manieren in bulk verwijderen.

Eenmalige verwijdering gebruiken

Eenmalig verwijderen is een handmatige optie voor bulkverwijdering, waarmee alle documenten die tot op heden zijn voltooid (ondertekend of geweigerd) uit je Dropbox Sign-account worden verwijderd. Deze optie is onomkeerbaar en heeft een bewaartermijn van 72 uur waarmee jij en andere beheerders alle documenten die jullie willen bewaren kunnen downloaden voordat ze worden verwijderd. 

Volg de onderstaande stappen om een eenmalige verwijdering uit te voeren: 

1. Meld je aan op hellosign.com met je beheerdersgegevens.
2. Plaats de muisaanwijzer op je initialen in de rechterbovenhoek.
3. Klik op Beheerconsole.
4. Klik op Instellingen in de linkerzijbalk.
5. Klik op Documenten en sjablonen in de linkerzijbalk.
6. Klik op Configureren rechts van Documenten verwijderen.
7. Zoek Eenmalig verwijderen en klik op Documenten verwijderen naast de beschrijving.
8. Controleer de voorwaarden en tekst en vink de selectievakjes aan om akkoord te gaan.
9. Klik op Documenten verwijderen.

Doorlopende verwijdering gebruiken

Met doorlopend verwijderen kunnen beheerders ervoor kiezen om alle toekomstige documenten automatisch uit hun Dropbox Sign-account te laten verwijderen na voltooiing. Als je deze functie activeert, worden alle documenten 72 uur na voltooiing verwijderd. Als de functie voor doorlopend verwijderen wordt uitgeschakeld, wordt het verwijderen van documenten (die binnen de bewaartermijn van 72 uur vallen) geannuleerd, en worden die documenten niet verwijderd.

Volg deze stappen om doorlopende verwijdering in te schakelen:

1. Meld je aan op hellosign.com met je beheerdersgegevens.
2. Plaats de muisaanwijzer op je initialen in de rechterbovenhoek.
3. Klik op Beheerconsole.
4. Klik op Instellingen in de linkerzijbalk.
5. Klik op Documenten en sjablonen in de linkerzijbalk.
6. Klik op Configureren rechts van Documenten verwijderen.
7. Ga naar Doorlopende verwijdering en klik op Activeren naast de beschrijving. 
8. Controleer de voorwaarden en tekst en vink de selectievakjes aan om akkoord te gaan.

9. Klik op Toekomstige documenten verwijderen. Er verschijnt een melding dat de functie is geactiveerd.

Bulkverwijdering gebruiken in combinatie met cloudsynchronisatie

We raden beheerders aan om teamcloudsynchronisatie te activeren voordat de opties voor bulkverwijdering worden gebruikt. 

Eenmalige verwijdering + synchronisatie

We raden je aan te controleren of al je bestaande documenten zijn gesynchroniseerd met je standaard cloudopslagservice voordat je de functie Eenmalige verwijdering gebruikt. Deze functie controleert namelijk niet of een document wel correct is gesynchroniseerd voordat het wordt verwijderd.

Doorlopende verwijdering + synchronisatie

Als je organisatie zowel cloudsynchronisatie als doorlopend verwijderen gebruikt, worden documenten 72 uur na een succesvolle synchronisatie verwijderd uit Dropbox Sign. Als een document niet wordt gesynchroniseerd met de geïntegreerde cloudopslagoplossing, stuurt Dropbox Sign de organisatiebeheerder een melding, en wordt het document niet in de wachtrij geplaatst voor verwijdering. Als dat gebeurt en je het document toch uit Dropbox Sign wilt verwijderen, kun je de eenmalige verwijderfunctie gebruiken om dit te doen. 

Meer informatie over bulkverwijdering

Meldingen

Dropbox Sign stuurt alle andere beheerders en managers van je organisatie een melding wanneer je een van de bovenstaande opties voor bulkverwijdering gebruikt. Dit geeft je teamgenoten zichtbaarheid en de mogelijkheid om een back-up te maken van alle documenten waartoe ze toegang willen behouden.

Welke documenten worden verwijderd?

• Beide opties voor bulkverwijdering zijn van toepassing op alle voltooide documenten in je Dropbox Sign-organisatie, niet alleen op de documenten die jij bezit. 
• Actieve handtekeningaanvragen en conceptdocumenten worden niet verwijderd met Eenmalige verwijdering. Je kunt deze documenten afzonderlijk verwijderen door een handtekeningaanvraag te annuleren of door het concept te verwijderen in het gedeelte Documenten. Als je Doorlopende verwijdering hebt geactiveerd, worden deze documenten automatisch verwijderd nadat ze zijn voltooid.
• Documenten die buiten je Dropbox Sign-organisatie zijn opgeslagen, zoals documenten die zijn gesynchroniseerd met je cloudopslagoplossing of kopieën van ondertekenaars die geen deel uitmaken van je organisatie, worden niet verwijderd.