Dropbox Paper: beheerinstellingen voor Dropbox Business-teams

Dropbox Business-teambeheerders kunnen de instellingen voor delen en privacy configureren voor het team.

Opmerking: Als je team de 2020-release van Dropbox Paper gebruikt, volg je de instructies in het eerste vak hieronder. Als je team de oude release van Paper gebruikt, volg je de instructies in het tweede vak hieronder.

Zo kom je erachter welke release je team gebruikt:

  1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
  2. Klik op Nieuw bestand maken.
  • Zie je Dropbox Paper niet in het vervolgkeuzemenu, dan betekent dit dat je de oude release van Paper gebruikt.
  • Zie je Dropbox Paper wel in het vervolgkeuzemenu, dan betekent dit dat je de nieuwe 2020-release van Dropbox Paper gebruikt.

De 2020-release wordt in de komende maanden uitgerold naar alle Dropbox-gebruikers. Je ontvangt binnenkort een e‑mail van Dropbox waarin staat wanneer je de release ontvangt.

Bekijk de veelgestelde vragen van teambeheerders over de 2020-release van Paper voor meer informatie.

Beheerders met de 2020-release van Dropbox Paper

Dit vak is voor beheerders van Dropbox Business-teams die de 2020-release van Dropbox Paper gebruiken. Volg de instructies bovenaan dit artikel om erachter te komen welke release je gebruikt.

In de 2020-release van Paper werken Paper-documenten als gewone Dropbox-bestanden. Dat betekent dat de beheerinstellingen van Paper-documenten hetzelfde zijn als die van gewone Dropbox-bestanden. Hieronder lees je hoe je de instellingen voor delen en privacy beheert voor gewone Dropbox-bestanden (en nu dus ook voor Paper-documenten):

Sommige beheerfuncties voor Paper zijn niet gewijzigd in de 2020-release, waaronder:

2020-release: de mogelijkheid uitschakelen om Paper-documenten te maken en te bewerken

In de 2020-release kun je Paper-documenten niet volledig uitschakelen voor je team (wat in de oude release wel kon), maar je kunt wel de mogelijkheid voor teamleden uitschakelen om Paper-documenten te maken en te bewerken. Houd er rekening mee dat bestaande Paper-documenten nog steeds door teamleden kunnen worden geopend en bekeken.

De mogelijkheid voor teamleden uitschakelen om Paper-documenten te maken en te bewerken:

  1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
  2. Klik op Beheerconsole.
  3. Klik op Instellingen
  4. Klik op Apps voor bestandsbewerking.
  5. Kies naast Dropbox Paper de optie Maken en bewerken of Alleen-lezen.

Aanvullende bronnen

Meer informatie over de 2020-release van Dropbox Paper:

Beheerders met de oude release van Dropbox Paper

Dit vak is voor beheerders van Dropbox Business-teams die de oude release van Dropbox Paper gebruiken. Volg de instructies bovenaan dit artikel om erachter te komen welke release je gebruikt.

Paper inschakelen of uitschakelen

Dropbox Paper voor je team in- of uitschakelen:

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open het tabblad Instellingen.
  4. Kies Paper onder Aanvullende instellingen.
  5. Zet Paper inschakelen aan of uit.
  6. Accepteer de voorwaarden van Dropbox voordat je Paper inschakelt.
  7. Klik op Wijzigingen toepassen.

Opmerking: Paper is standaard ingeschakeld voor alle Standard en Advanced Dropbox Business-teams die na 7 augustus 2017 zijn gemaakt. 

Alle Paper-documenten exporteren

Wanneer je Paper uitschakelt, kun je je Paper-documenten exporteren naar Word- of Markdown-bestanden. Je documenten exporteren:

  1. Klik op [aantal] documenten exporteren nadat je Paper hebt uitgeschakeld. 
  2. Kies een bestandsindeling en klik op Downloaden.
  3. Nadat de export is voltooid, ontvang je een e‑mail met je Paper-documenten in de gekozen indeling. Klik op Documenten downloaden in deze e‑mail.

Alle actieve documenten die het bezit zijn van teamleden, worden geëxporteerd. Verwijderde documenten worden niet geëxporteerd.

Alleen met het team delen

Beheerders van een Dropbox Business-team kunnen kiezen met wie teamleden Paper-documenten kunnen delen. Beheerders kunnen ervoor kiezen om delen buiten het team of alleen binnen het Dropbox-team toe te staan. Delen beperken tot binnen je team:

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open het tabblad Instellingen.
  4. Kies Paper onder Aanvullende instellingen.
  5. Schakel Paper-documenten extern delen in of uit.
  6. Klik op Wijzigingen toepassen.

Deze instelling geldt niet met terugwerkende kracht en is alleen van toepassing op documenten die zijn gedeeld nadat de instelling is gewijzigd. In het activiteitenrapport kun je de documenten bekijken die zijn gedeeld met mensen buiten je team.

Opmerking: wanneer je deze instelling wijzigt in Uit, voorkom je ook dat teamleden documenten kunnen maken in externe mappen die met ze worden gedeeld.

Standaardprivacy van Paper-documenten

Beheerders kunnen de standaardprivacy kiezen voor links naar Paper-documenten. De standaardprivacy van Paper-documenten instellen:

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open het tabblad Instellingen.
  4. Kies Paper onder Aanvullende instellingen.
  5. Kies naast Standaardinstellingen voor delen de optie Iedereen met de link, Leden met de link of Extern delen uitschakelen.
    • Iedereen met de link biedt iedereen met de link (of ze nu wel of niet een teamlid zijn) de mogelijkheid om het document te openen.
    • Wanneer Alleen leden met de link is ingeschakeld, kunnen alleen teamleden met de link het document openen. Mensen die geen teamlid zijn, kunnen het document niet openen, ook niet als ze de link hebben.
    • Met Extern delen uitschakelen voorkom je dat teamleden documenten delen met niet-teamleden.

Functies voor definitieve verwijdering

De maker kan standaard een document of map definitief verwijderen nadat het document of de map is gearchiveerd.

Teambeheerders van een Dropbox Business-team kunnen ervoor zorgen dat alleen teambeheerders Paper-documenten definitief kunnen verwijderen. Teambeheerders kunnen de instelling voor verwijdering voor het team op Uit zetten om definitieve verwijdering te voorkomen.

Opmerking: Als de optie voor verwijderingen is ingesteld op Uit, kunnen teambeheerders bestanden definitief verwijderen door zich aan te melden als een gebruiker. In het gedeelte hieronder wordt uitgelegd hoe je je kunt aanmelden als een gebruiker.

Opmerking: de instelling is van toepassing op Dropbox-bestanden en Paper-documenten.

Aanmelden als gebruiker

Teambeheerders van een Dropbox Business-team kunnen zich aanmelden als een teamlid. Wanneer beheerders 'Aanmelden als' gebruiken, kunnen ze:

  • Paper-documenten en -mappen weergeven.
  • Documenten en mappen delen met andere gebruikers.
  • Paper-documenten en -mappen verplaatsen.
  • Gearchiveerde Paper-documenten terugzetten.
  • Paper-documenten archiveren en definitief verwijderen.

Beheerders kunnen geen documenten maken, bewerken of erop reageren.

Aanmelden als een teamlid en toegang krijgen tot het Paper-account:

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open de pagina Leden.
  4. Klik op het tandwielpictogram van het teamlid met wiens account je je wilt aanmelden.
  5. Klik op Aanmelden als gebruiker.
  6. Klik op Aanmelden om te bevestigen dat je je wilt aanmelden als de geselecteerde gebruiker.
  7. Klik op de tab Paper.
  8. Klik op Afmelden wanneer je klaar bent.

Opmerking: alle acties die worden uitgevoerd door de beheerder, worden opgeslagen in het activiteitenlogboek.

De activiteit van je team in Paper-documenten bekijken

Op de pagina Activiteit staat een overzicht van de recente activiteiten van een team. Beheerders kunnen een type Paper-activiteit selecteren op de pagina Activiteit of een volledig activiteitenrapport downloaden.

De volgende Paper-gebeurtenissen worden opgeslagen:

  • Maken en bewerken van documenten
  • Maken en oplossen van opmerkingen
  • Delen van documenten met teamleden en niet‑teamleden
  • Archiveren van documenten en definitief verwijderen van documenten
  • Aanvragen van toegang tot documenten door teamleden en niet‑teamleden
  • Weergeven van documenten door teamleden en niet‑teamleden
  • Wijzigen van het beleid voor delen

Meer informatie over hoe je de activiteit van je team kunt bekijken

Beperkingen op de beveiliging van Paper voor Dropbox Business-teams

Sommige beveiligingsopties van Dropbox Business-teams zijn nog niet van toepassing op Dropbox Paper. Lees verder om te zien welke opties niet beschikbaar zijn voor teams die Dropbox Paper gebruiken.

Normen en voorschriften die niet beschikbaar zijn voor Dropbox Paper

Dropbox Paper valt niet binnen het toepassingsgebied van de volgende normen en voorschriften:

  • BSI C5 Duitsland

Meer informatie over de naleving van deze normen door Dropbox

Apparaatgoedkeuringen wordt niet ondersteund door de mobiele Paper-app

Apparaatgoedkeuringen is een beveiligings- en toegangsfunctie voor Dropbox Business-teams met een Advanced- of Enterprise-abonnement. Met deze functie kunnen beheerders de apparaten beheren die teamleden gebruiken om toegang te krijgen tot hun Dropbox Business-account. De mobiele Dropbox Paper-app biedt geen ondersteuning voor apparaatgoedkeuringen.

Enterprise Mobility Management wordt niet ondersteund door de mobiele Paper-app

Met Enterprise Mobility Management (EMM) kunnen Dropbox Business-teams met een Enterprise-abonnement het gebruik van mobiele apparaten met apps, netwerken en apparaten van het bedrijf beheren. De mobiele Dropbox Paper-app kan niet worden beheerd met EMM.

Netwerkbeheer is niet beschikbaar voor Paper

Netwerkbeheer is een beveiligings- en toegangsfunctie voor Dropbox Business-teams met een Enterprise-abonnement. Met deze functie kunnen IT-beheerders bepalen welke Dropbox-accounts kunnen worden gebruikt in hun bedrijfsnetwerk. Dropbox Paper kan op dit moment niet worden beheerd via netwerkbeheer.

Accounts van teamleden op afstand ontkoppelen via de mobiele Paper-app

Teambeheerders kunnen op afstand de apparaten van teamleden ontkoppelen van de Paper-accounts van teamleden, zodat ze geen toegang meer hebben tot teambestanden.

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Klik op Beheerconsole.
  3. Klik op Leden.
  4. Klik op de naam van het teamlid van wie je het apparaat wilt ontkoppelen.
  5. Klik onder Mobiele Paper-apparaten om alle mobiele apparaten van Paper te ontkoppelen.
Hoe nuttig was dit artikel?

Het spijt ons dat te horen.
Laat ons weten hoe we het volgende kunnen verbeteren:

Bedankt voor je feedback.
Laat ons weten hoe dit artikel je heeft geholpen:

Bedankt voor je feedback.