Dropbox Paper: beheerinstellingen voor Dropbox Business-teams

Dropbox Paper: een eenvoudige en effectieve manier om samen te werken.

Maak en deel moeiteloos bestanden, houd het team probleemloos op één lijn en bescherm je bedrijf met de krachtige beheerfuncties.

Paper inschakelen of uitschakelen

Paper voor je team in- of uitschakelen:

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open het tabblad Instellingen.
  4. Kies Paper onder Aanvullende instellingen.
  5. Zet Paper inschakelen aan of uit.
  6. Accepteer de voorwaarden van Dropbox voordat je Paper inschakelt.
  7. Klik op Wijzigingen toepassen.

Opmerking: Paper is standaard ingeschakeld voor alle Standard en Advanced Dropbox Business-teams die na 7 augustus 2017 zijn gemaakt. 

Alle Paper-documenten exporteren

Wanneer je Paper uitschakelt, kun je je Paper-documenten exporteren naar Word- of Markdown-bestanden. Je documenten exporteren:

  1. Nadat je Paper hebt uitgeschakeld, klik je op # documenten exporteren
  2. Kies een bestandsindeling en klik op Downloaden.
  3. Nadat de export is voltooid, ontvang je een e‑mail met je Paper-documenten in de gekozen indeling. Klik op Documenten downloaden in deze e‑mail.

Alle actieve documenten die het bezit zijn van teamleden, worden geëxporteerd. Verwijderde documenten worden niet geëxporteerd.

Alleen met het team delen

Beheerders van een Dropbox Business-team kunnen kiezen met wie teamleden Paper-documenten kunnen delen. Beheerders kunnen ervoor kiezen om delen buiten het team of alleen binnen het Dropbox-team toe te staan. Delen beperken tot binnen je team:

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open het tabblad Instellingen.
  4. Kies Paper onder Aanvullende instellingen.
  5. Schakel Paper-documenten extern delen in of uit.
  6. Klik op Wijzigingen toepassen.

Deze instelling geldt niet met terugwerkende kracht en is alleen van toepassing op gedeelde documenten nadat de instelling is gewijzigd. Je kunt documenten die zijn gedeeld met mensen buiten je team, bekijken in het activiteitenrapport.

Opmerking: wanneer je deze instelling wijzigt in Uit, voorkom je ook dat teamleden documenten kunnen maken in externe mappen die met ze worden gedeeld.

Standaardprivacy van Paper-documenten

Beheerders kunnen de standaardprivacy kiezen voor links naar Paper-documenten. De standaardprivacy van Paper-documenten instellen:

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open het tabblad Instellingen.
  4. Kies Paper onder Aanvullende instellingen.
  5. Kies naast Standaardinstellingen voor delen de optie Iedereen met de link, Leden met de link of Extern delen uitschakelen.
    • Iedereen met de link biedt iedereen met de link (of ze nu wel of niet een teamlid zijn) de mogelijkheid om het document te openen.
    • Wanneer Alleen leden met de link is ingeschakeld, kunnen alleen teamleden met de link het document openen. Mensen die geen teamlid zijn, kunnen het document niet openen, ook niet als ze de link hebben.
    • Met Extern delen uitschakelen voorkom je dat teamleden documenten delen met niet-teamleden.

Opmerking: de privacyinstellingen voor individuele Paper-documenten kunnen worden aangepast als de instelling voor delen dit toestaat.

Functies voor definitieve verwijdering

De maker kan standaard een document of map definitief verwijderen nadat het document of de map is gearchiveerd.

Teambeheerders van een Dropbox Business-team kunnen ervoor zorgen dat alleen teambeheerders Paper-documenten definitief kunnen verwijderen. Teambeheerders kunnen de instelling voor verwijdering voor het team op Uit zetten om definitieve verwijdering te voorkomen.

Opmerking: als Verwijderingen zijn ingesteld op Uit, kunnen teambeheerders bestanden definitief verwijderen door zich aan te melden als een gebruiker.

Opmerking: de instelling is van toepassing op Dropbox-bestanden en Paper-documenten.

Mobiele apparaten ontkoppelen

Beheerders kunnen apparaten ontkoppelen vanuit een teamlidaccount in de mobiele Paper-app.

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open de pagina Leden.
  4. Klik op de naam van het teamlid van wie je het apparaat wilt ontkoppelen.
  5. Klik onder Mobiele Paper-apparaten om alle mobiele apparaten van Paper te ontkoppelen.

Opmerking: Aangezien Paper-documenten niet lokaal worden opgeslagen, wordt bij het ontkoppelen van mobiele Paper-apparaten de toegang tot alle Paper-documenten op je telefoon of tablet verwijderd. Dit werkt op dezelfde manier als extern verwijderen.

Aanmelden als een gebruiker

Teambeheerders van een Dropbox Business-team kunnen zich aanmelden als een teamlid. Wanneer beheerders 'Aanmelden als' gebruiken, kunnen ze:

  • Paper-documenten en -mappen weergeven.
  • Documenten en mappen delen met andere gebruikers.
  • Paper-documenten en -mappen verplaatsen.
  • Gearchiveerde Paper-documenten terugzetten.
  • Paper-documenten archiveren en definitief verwijderen.

Beheerders kunnen geen documenten maken, bewerken of erop reageren.

Aanmelden als een teamlid en toegang krijgen tot het Paper-account:

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open de pagina Leden.
  4. Klik op het tandwielpictogram van het teamlid met wiens account je je wilt aanmelden.
  5. Klik op Aanmelden als gebruiker.
  6. Klik op Aanmelden om te bevestigen dat je je wilt aanmelden als de geselecteerde gebruiker.
  7. Klik op het tabblad Paper.
  8. Klik op Afmelden wanneer je klaar bent.

Opmerking: alle acties die worden uitgevoerd door de beheerder, worden opgeslagen in het activiteitenlogboek.

Het activiteitenlogboek van Paper

Op de pagina Activiteit staat een overzicht van de recente activiteiten van een team. Beheerders kunnen een type Paper-activiteit selecteren op de pagina Activiteit of een volledig activiteitenrapport downloaden.

De volgende Paper-gebeurtenissen worden opgeslagen:

  • Maken en bewerken van documenten
  • Maken en oplossen van opmerkingen
  • Delen van documenten met teamleden en niet‑teamleden
  • Archiveren van documenten en definitief verwijderen van documenten
  • Aanvragen van toegang tot documenten door teamleden en niet‑teamleden
  • Weergeven van documenten door teamleden en niet‑teamleden
  • Wijzigen van het beleid voor delen

Het activiteitenlogboek weergeven:

  1. Meld je aan op dropbox.com met je beheerdersaccount.
  2. Open de Beheerconsole.
  3. Open de pagina Activiteit.
Hoe nuttig was dit artikel?

Het spijt ons dat te horen.
Laat ons weten hoe we het volgende kunnen verbeteren:

Bedankt voor je feedback.
Laat ons weten hoe dit artikel je heeft geholpen:

Bedankt voor je feedback.