Aan de slag
Beheerdershandleiding van Dropbox
Dropbox Business is de plek voor alle materiaal van je team. Dankzij de intuïtieve beheerconsole, teamruimte en geavanceerde beveiligingsfuncties van Dropbox heb je alles tot je beschikking om je team aan de slag te laten gaan.
Als beheerder voor het account van je bedrijf heb je speciale machtigingen. Je kunt teamleden toevoegen en verwijderen, bijhouden wat er wordt gedeeld, overzicht houden op de factureringsgegevens en de bedrijfsinformatie beschermen.
In deze handleiding krijg je een inleiding op de functies, machtigingen en beveiligingsfuncties die je als nieuwe beheerder gaat beheren. Meer informatie over de basisfuncties van Dropbox, zoals synchroniseren en delen, vind je in de Handleiding voor teamleden.
Laten we beginnen met het opzetten van je team.
Dropbox in de cloud
Dropbox bewaart je werk veilig online, in de cloud. Dat betekent dus dat je je belangrijke materialen altijd en overal en vanaf elk apparaat kunt opslaan, openen en delen.
Wanneer een bestand is opgeslagen in de cloud, is het niet alleen toegankelijk vanaf je harde schijf of één enkel apparaat. Alles wat je toevoegt aan je Dropbox-account wordt bijgewerkt op dropbox.com en op elke computer, telefoon of tablet waarop je bent aangemeld. Wijzig of verwijder je een document? Ook dat wordt bijgewerkt. Je kunt altijd rekenen op Dropbox en dat is een geruststellend idee.
Toegang tot je account
Je kunt op drie manieren toegang krijgen tot je Dropbox-account: op dropbox.com, via de Dropbox-desktopapp en via de mobiele Dropbox-app. Begin door je aan te melden bij je account op dropbox.com. Installeer vervolgens de apps op je computer, tablet en telefoon om alles uit je account te halen. Meer informatie over de apps vind je in de Handleiding voor teamleden.
dropbox.com
In deze handleiding richten we ons op dropbox.com. Meld je aan bij je Dropbox-account om materialen toe te voegen en te delen, teamupdates te ontvangen, teaminstellingen en accountvoorkeuren te beheren, toegang te krijgen tot functies zoals Paper en je eigen accountinstellingen te beheren.
Meld je aan op dropbox.com.
Wanneer je je aanmeldt voor een Dropbox Business-account, krijg je de melding dat je op dropbox.com een account als teambeheerder moet instellen. Om Dropbox te gebruiken moet je je aanmelden bij je account met de aanmeldgegevens die je tijdens deze eerste installatie hebt gekozen.
Aanmelden bij je Dropbox-account
Secundaire beheerders
Je hoeft niet fulltime voor de helpdesk van je bedrijf te werken om een goede beheerder te zijn. Je hoeft zelfs niet je team alleen op te zetten. Ons advies is dat alle teams ten minste twee beheerders hebben die kunnen helpen met specifieke taken, zoals het beheren van accountbeveiliging of het instrueren van nieuwe gebruikers. Als er iemand anders is die je helpt met het onboarden van je team, vind je hier hoe je een beheerder toevoegt of wijzigt.
Beheerconsole van Dropbox
De beheerconsole op dropbox.com is je centrale plek voor inzicht en controle. Afhankelijk van je beheerdersrol en Dropbox Business-account zie je verschillende tabbladen waarmee je toezicht kunt houden op gebruikers en de workflow van je team. Ook kun je teamleden uitnodigen om een account te maken.
Zo werkt het: Toegang tot de beheerconsole
In de beheerconsole kun je functies en machtigingen voor het hele team instellen, gegevens over accounts zoeken en ondersteuning krijgen. Bekijk elk onderdeel van de beheerconsole voordat je je team instelt:
Inzichten: Verzamel belangrijke inzichten in de activiteiten van je team, open snelkoppelingen naar belangrijke beheeracties en vind snel leden om hun accounts te beheren. Meer informatie over het dashboard Inzichten (alle beheerders)
Leden: Voeg teamleden toe of verwijder ze, volg hun activiteit en voer snel acties uit (bijv. wachtwoord opnieuw instellen of een ander lid toevoegen als beheerder). (alle beheerders)
Activiteit: Bewaak de workflow van je team door specifieke gebeurtenissen te bekijken of volledige rapporten te maken. Je krijgt toegang tot meer gedetailleerde informatie door op de naam van een teamlid te klikken. (Teambeheerders en beheerders van gebruikersbeheer)
- Materiaal: Beheer en controleer teammappen, gedeelde mappen en gedeelde Spaces. Beheerders kunnen gedeelde mappen en teammappen toevoegen, verwijderen en kopiëren en het lidmaatschap van mappen beheren. (Teambeheerders*)
Groepen: Met groepen kunnen zowel beheerders als teamleden lijsten maken van mensen die toegang moeten hebben tot dezelfde bestanden, mappen en Dropbox Spaces (op basis van afdelingen, teams of projecten). (alle beheerders)
Account: Voeg meer licenties toe aan je abonnement, werk factureringsgegevens bij en bekijk de factureringsgeschiedenis. (Teambeheerders)
- Help: Krijg toegang tot bronnen zoals het helpcentrum en deze handleiding, of neem contact op met je accountteam voor extra hulp. (alle beheerders)
*Beschikbaar voor alle beheerders van Enterprise-teams.
Meer informatie over de verschillende soorten beheerders
Woordenlijst
- @vermelding: een manier om iemand te laten weten dat er een opmerking of taak is toegevoegd aan een bestand, Paper-document of overzicht
- beheerconsole: een gedeelte op dropbox.com waar beheerders workflows kunnen monitoren en gebruikers en instellingen voor hun teams kunnen beheren
- beheerdersrollen: de verschillende machtigingen die een beheerder kan hebben, zoals supportbeheerder, beheerder van gebruikersbeheer of teambeheerder
- avatar: een afbeelding die staat voor de gebruiker of het account, weergegeven als profielfoto, initialen of persoonpictogram
- cloud: een netwerk van opslaglocaties dat via internet toegang biedt tot materiaal, in plaats van via een lokale harde schijf of verwisselbaar opslagapparaat
- cloudopslag: een online opslagruimte die toegankelijk is voor verschillende, gekoppelde apparaten
- materiaal: alle soorten bestanden en mappen die je maakt of opslaat op je apparaten
- cloudmateriaal: bestanden die online zijn gemaakt en opgeslagen, zoals Dropbox Paper-documenten en G Suite- of Microsoft Online-bestanden
- dashboard Inzichten: een scherm in de beheerconsole waar beheerders verschillende taken kunnen uitvoeren, zoals uitnodigingen van teamleden beheren, licenties toevoegen, activiteiten van leden bewaken en gebruiksstatistieken controleren
- Dropbox App Center: een plek op dropbox.com waar je apps van derden kunt vinden, koppelen en beheren
- Dropbox Business: Dropbox-abonnementen voor bedrijven met meerdere gebruikers; de vier versies (Standard, Advanced, Enterprise en Education) bieden verschillende functies om te voldoen aan specifieke behoeften van klanten
- Dropbox Paper: een online werkruimte voor documenten met gebruiksvriendelijke tools voor schrijven, delen en samenwerken
- Dropbox Transfer: een functie voor het afleveren van bestanden en mappen die erg groot zijn of waarvoor geen samenwerking is vereist
- bewerkingsrechten: een manier om anderen toestemming te geven bestanden en mappen te bewerken die je met hen deelt
- e‑mailsjablonen: standaard e‑mailberichten die beheerders kunnen gebruiken om teamleden uit te nodigen en te onboarden
- bestandsaanvraag: een uitnodiging die je naar anderen stuurt om ze te vragen bestanden te uploaden naar je Dropbox-account
- mappenstructuur: de manier waarop teammappen zijn georganiseerd in de teamruimte (gedeeld met het hele team of met specifieke groepen)
- groepen: groepen teamleden die zijn ingesteld door beheerders of gebruikers om het delen van materiaal binnen het team te vereenvoudigen
- leden: elke gebruiker van een Dropbox Business-account die geen beheerder is
- meerstapsverificatie: een beveiligingsfunctie die extra bescherming toevoegt door bij het aanmelden niet alleen om een wachtwoord maar ook om een code te vragen
- pilot: een testperiode waarin een beheerder een klein aantal gebruikers kan selecteren om Dropbox-tools te testen voordat het hele team toegang krijgt
- vastmaken: een functie waarmee je een specifiek bestand bovenaan een map kunt weergeven, zodat je het gemakkelijk kunt terugvinden
- herstellen: een item (bestand of map) terugzetten dat was verwijderd uit je Dropbox-account
- terugzetten: een bestand terugzetten naar een vorige versie die is opgeslagen in je Dropbox-account
- secundaire beheerder: een beheerder die ondersteuning biedt en taken deelt met de primaire teambeheerder
- selectieve synchronisatie: een functie waarmee je ruimte op de harde schijf kunt besparen door materiaal te verplaatsen naar een alleen-online opslagruimte die toegankelijk is vanaf dropbox.com
- slimme synchronisatie: een functie waarmee je bestanden en mappen online kunt opslaan, maar ze nog steeds kunt zien en openen vanaf je computer of mobiele apparaat
- SSO: afkorting van 'single sign-on' (eenmalige aanmelding), een aanmeldmethode die een beheerder kan instellen om teamleden toe te staan zich via één serviceprovider (bijvoorbeeld Google) aan te melden
- ster toevoegen: een functie waarmee je bestanden gemakkelijker kunt terugvinden door ze in één lijst weer te geven, ongeacht in welke map ze zijn opgeslagen
- supportbeheerder: een gebruiker die bevoegd is om bepaalde instellingen voor groepen en leden te beheren
- synchronisatie: het proces waarmee je materiaal lokaal en in de cloud wordt bijgewerkt, zodat altijd de nieuwste versie beschikbaar is op elk apparaat
- teamactiviteit: overzicht in de beheerconsole met gebruiksgegevens over leden, zoals actieve leden, gebruikte opslagruimte, opgeslagen links, actieve mappen en actieve apparaten
- teambeheerder: een gebruiker die bevoegd is om een teamaccount of bedrijfsaccount en de gebruikersinstellingen te beheren
- teammappen: mappen die het delen vereenvoudigen door het materiaal in de mappen beschikbaar te maken voor alle leden die toegang hebben
- teaminstellingen: instellingen waarmee beheerders kunnen bepalen hoe het team functies en tools gebruikt, zoals synchronisatie en app-integraties
- teamruimte: een map of set mappen die zijn gemaakt door de beheerder van het team om het delen en ordenen van materiaal te vereenvoudigen
- teamregels: instellingen waarmee beheerders kunnen bepalen hoe het team materiaal kan delen, zowel binnen als buiten het team
- beheerder van gebruikersbeheer: een gebruiker die bevoegd is om de meeste instellingen voor leden te beheren
- alleen-lezen machtigingen: een manier om bestanden en mappen met anderen te delen waarbij het materiaal alleen kan worden bekeken en geen wijzigingen kunnen worden aangebracht
Volgende: Teamruimte in Dropbox
De teamruimte in Dropbox is de plek waar je team materiaal kan delen en kan samenwerken. Hierna leggen we uit hoe je je team kunt onboarden, mappen in de teamruimte kunt ordenen, machtigingen voor delen kunt instellen, apps van derden kunt koppelen en standaardinstellingen voor beveiliging, synchronisatie en Dropbox Paper kunt beheren.
Bedankt voor je feedback.