Dropbox Business is de plek voor alle materiaal van je team. Dankzij de intuïtieve beheerconsole, teamruimte en geavanceerde beveiligingsfuncties van Dropbox heb je alles tot je beschikking om je team aan de slag te laten gaan.
Als beheerder voor het account van je bedrijf heb je speciale machtigingen. Je kunt teamleden toevoegen en verwijderen, bijhouden wat er wordt gedeeld, overzicht houden op de factureringsgegevens en de bedrijfsinformatie beschermen.
In deze handleiding krijg je een inleiding op de functies, machtigingen en beveiligingsfuncties die je als nieuwe beheerder gaat beheren. Meer informatie over de basisfuncties van Dropbox, zoals synchroniseren en delen, vind je in de Handleiding voor teamleden.
Laten we beginnen met het opzetten van je team.
Dropbox bewaart je werk veilig online, in de cloud. Dat betekent dus dat je je belangrijke materialen altijd en overal en vanaf elk apparaat kunt opslaan, openen en delen.
Wanneer een bestand is opgeslagen in de cloud, is het niet alleen toegankelijk vanaf je harde schijf of één enkel apparaat. Alles wat je toevoegt aan je Dropbox-account wordt bijgewerkt op dropbox.com en op elke computer, telefoon of tablet waarop je bent aangemeld. Wijzig of verwijder je een document? Ook dat wordt bijgewerkt. Je kunt altijd rekenen op Dropbox en dat is een geruststellend idee.
Je kunt op drie manieren toegang krijgen tot je Dropbox-account: op dropbox.com, via de Dropbox-desktopapp en via de mobiele Dropbox-app. Begin door je aan te melden bij je account op dropbox.com. Installeer vervolgens de apps op je computer, tablet en telefoon om alles uit je account te halen. Meer informatie over de apps vind je in de Handleiding voor teamleden.
dropbox.com
In deze handleiding richten we ons op dropbox.com. Meld je aan bij je Dropbox-account om materialen toe te voegen en te delen, teamupdates te ontvangen, teaminstellingen en accountvoorkeuren te beheren, toegang te krijgen tot functies zoals Paper en je eigen accountinstellingen te beheren.
Wanneer je je aanmeldt voor een Dropbox Business-account, krijg je de melding dat je op dropbox.com een account als teambeheerder moet instellen. Om Dropbox te gebruiken moet je je aanmelden bij je account met de aanmeldgegevens die je tijdens deze eerste installatie hebt gekozen.
Aanmelden bij je Dropbox-account
Je hoeft niet fulltime voor de helpdesk van je bedrijf te werken om een goede beheerder te zijn. Je hoeft zelfs niet je team alleen op te zetten. Ons advies is dat alle teams ten minste twee beheerders hebben die kunnen helpen met specifieke taken, zoals het beheren van accountbeveiliging of het instrueren van nieuwe gebruikers. Als er iemand anders is die je helpt met het onboarden van je team, vind je hier hoe je een beheerder toevoegt of wijzigt.
De beheerconsole op dropbox.com is je centrale plek voor inzicht en controle. Afhankelijk van je beheerdersrol en Dropbox Business-account zie je verschillende tabbladen waarmee je toezicht kunt houden op gebruikers en de workflow van je team. Ook kun je teamleden uitnodigen om een account te maken.
In de beheerconsole kun je functies en machtigingen voor het hele team instellen, gegevens over accounts zoeken en ondersteuning krijgen. Bekijk elk onderdeel van de beheerconsole voordat je je team instelt:
Inzichten: Verzamel belangrijke inzichten in de activiteiten van je team, open snelkoppelingen naar belangrijke beheeracties en vind snel leden om hun accounts te beheren. Meer informatie over het dashboard Inzichten (alle beheerders)
Leden: Voeg teamleden toe of verwijder ze, volg hun activiteit en voer snel acties uit (bijv. wachtwoord opnieuw instellen of een ander lid toevoegen als beheerder). (alle beheerders)
Activiteit: Bewaak de workflow van je team door specifieke gebeurtenissen te bekijken of volledige rapporten te maken. Je krijgt toegang tot meer gedetailleerde informatie door op de naam van een teamlid te klikken. (Teambeheerders en beheerders van gebruikersbeheer)
Groepen: Met groepen kunnen zowel beheerders als teamleden lijsten maken van mensen die toegang moeten hebben tot dezelfde bestanden, mappen en Dropbox Spaces (op basis van afdelingen, teams of projecten). (alle beheerders)
Account: Voeg meer licenties toe aan je abonnement, werk factureringsgegevens bij en bekijk de factureringsgeschiedenis. (Teambeheerders)
*Beschikbaar voor alle beheerders van Enterprise-teams.
Meer informatie over de verschillende soorten beheerders
De teamruimte in Dropbox is de plek waar je team materiaal kan delen en kan samenwerken. Hierna leggen we uit hoe je je team kunt onboarden, mappen in de teamruimte kunt ordenen, machtigingen voor delen kunt instellen, apps van derden kunt koppelen en standaardinstellingen voor beveiliging, synchronisatie en Dropbox Paper kunt beheren.