Je teamruimte

Met Dropbox Business heeft je team een werkruimte die functioneert als gedeelde schijf. Begin onmiddellijk met het stroomlijnen van de workflow van je team door mappen en groepen zo in te delen dat bestanden optimaal worden beheerd.

In dit gedeelte gaan we in op de soorten mappen die beheerders in de teamruimte maken en bekijken we hoe we machtigingen kunnen instellen voor het hele team.

Als je de beheerder bent van een Dropbox Business-team met meer dan 250 leden, lees je de handleiding Aan de slag voor grote teams.

Teammappen en groepen

Dropbox Business werkt het beste wanneer de structuur van de teamruimte de structuur van de organisatie weerspiegelt. Voordat collega's worden uitgenodigd om lid te worden van een team, zetten beheerders meestal een mappenstructuur op en maken ze de gebruikersgroepen die ze aan die mappen willen toewijzen. Laten we de begrippen teammappen en gebruikersgroepen eens nader bekijken.

Gebruikersgroepen

Een gebruikersgroep is precies wat het woord zegt: een groep teamgenoten die toegang moeten hebben tot dezelfde informatie, of ze nou ingedeeld zijn per team, per afdeling of zelfs per project. Je gebruikt deze groepen om toegang toe te wijzen aan teammappen.

Zo werkt het: Gebruikersgroepen

Alleen Dropbox Business-beheerders kunnen een door het bedrijf beheerde groep maken.

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op
Groepen in de linkerzijbalk.
4. Klik op
Groep maken.
5. Geef een naam op voor de groep.
- Dit is de naam die zichtbaar is voor alle teamleden. Als
groepsbeheerder kun je op elk moment de naam van de groep wijzigen
6. Kies of de groep door het bedrijf wordt beheerd of door gebruikers wordt beheerd.
7. Klik op
Groep maken.

Alleen beheerders kunnen leden toevoegen aan een door het bedrijf beheerde groep. Teamleden kunnen niet vragen lid te worden van een door het bedrijf beheerde groep.

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op
Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op
Groepen in de linkerzijbalk.
4. Selecteer de naam van de groep waaraan je leden wilt toevoegen.
5. Klik op
Leden toevoegen.
6. Geef de naam op van de persoon die je wilt uitnodigen en klik op
Leden toevoegen.

Meer informatie over hoe je leden in een groep kunt toevoegen en verwijderen 

Teammappen

Zie een teammap als hub voor het delen van materiaal. Wanneer je een bestand toevoegt aan een teammap, is het automatisch beschikbaar voor alle leden van de groep die toegang hebben tot de map. Alleen beheerders kunnen teammappen instellen en beheren. Beheerders kunnen ook anderen buiten de groep uitnodigen om specifieke bestanden en mappen in een teammap te bekijken of te bewerken.

Iedereen kan extra gedeelde mappen instellen. Dit biedt je collega's de mogelijkheid om samen te werken met specifieke mensen.

Zo werkt het: Een teammap maken

In de contentmanager kun je de mappenstructuur in je nieuwe teamruimte organiseren. Teambeheerders kunnen hier ook het lidmaatschap van gedeeld materiaal beheren.

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op 
Beheerconsole in de linkerzijbalk.
3. Klik op 
Inhoud in de linkerzijbalk.
4. Klik op 
Nieuwe map.
5. Kies of je iedereen in je team of alleen specifieke groepen of leden toegang wilt geven tot deze map.
6. Geef aan of leden toegang van het type 
Kan bewerken of Kan weergeven hebben tot de inhoud van de map.
Kan bewerken: leden kunnen de inhoud van de map weergeven, bewerken en de toegang ervan beheren.
Kan weergeven: leden kunnen de inhoud van de map alleen weergeven (en downloaden).
7. Klik op 
Maken.

Opmerking: Iemand met bewerkingsmachtigingen voor een map heeft standaard bewerkingsmachtigingen voor alle submappen in die map. Als leden van een groep bijvoorbeeld de map Ontwerpen kunnen bewerken, kunnen ze ook alle mappen in Ontwerpen bewerken, tenzij de toegang tot een map is beperkt.

De mappen van je team ordenen

Maak bijvoorbeeld een initiële mappenstructuur door teammappen toe te voegen voor afdelingen als Accounting, Sales en Marketing. Wanneer je een teammap hebt toegewezen aan een groep, verschijnt de map automatisch in het Dropbox-account van de leden.

Volgende: Teaminstellingen

Nu we het organiseren en delen in de teamruimte hebben besproken, kunnen we de tools en instellingen gaan bekijken die zorgen dat je teamleden eenvoudig kunnen samenwerken en materiaal kunnen delen.