Je Dropbox-teamruimte

Met Dropbox Business beschik je over een nieuwe plek om je team op één lijn te houden. We noemen dit je teamruimte. Dit is waar je bestanden, mappen en Dropbox Spaces kunt opslaan, openen, bewerken en delen met je collega's, waar je om feedback kunt vragen en meer.

In dit gedeelte gaan we in op hoe je teamruimte eruitziet en hoe je aan de slag kunt gaan met handige tools zoals slimme synchronisatie en Dropbox Paper.

Je Dropbox-teamruimte

Dropbox-teammappen

Wanneer je bent aangemeld, is het mogelijk dat je blauwe mappen met een gebouwpictogram ziet in je teamruimte. Dit zijn teammappen die zijn ingesteld door je beheerder. Als je al eerder Dropbox Basic hebt gebruikt, bieden deze teammappen een nieuwe mogelijkheid om je Dropbox te organiseren.

Zie teammappen als hubs voor het delen van materiaal met je collega's. Wanneer je een bestand toevoegt aan een teammap, is het automatisch beschikbaar voor alle leden van de groep of groepen die toegang hebben tot de map. Beheerders kunnen anderen buiten de groep uitnodigen om bepaalde bestanden en submappen te bekijken of te bewerken, of de toegang tot de inhoud beperken. Hoewel teammappen worden ingesteld en beheerd door je beheerder, kun je zelf ook je eigen gedeelde mappen maken.

Meer informatie over teammappen

Ledenmappen van een team

Bestanden die zijn opgeslagen in een Dropbox Business-teammap, worden automatisch gedeeld met alle teamleden die bij de map horen. Als je het bestand nog niet wilt delen, voeg je het in plaats daarvan toe aan je eigen ledenmap. Deze map is alleen voor jou en je eigen zakelijke bestanden. En of een bestand zich nu in een teammap bevindt of in een van je eigen mappen, je kunt in beide gevallen het delen aanpassen om te beperken wie je materiaal kan bekijken en bewerken.

Opmerking: hoewel je eigen ledenmap niet automatisch wordt gedeeld, kunnen beheerders hier wel toegang toe krijgen via de beheerconsole of door zich aan te melden met jouw account.

Ledenmappen van een team

Slimme synchronisatie

Met slimme synchronisatie van Dropbox kun je ruimte op de harde schijf van je computer vrijmaken door bestanden en mappen te verplaatsen naar de cloud (alleen-online).

Bestanden en mappen die zijn opgeslagen met slimme synchronisatie worden weergegeven in de Dropbox-map op je computer, in de mobiele Dropbox-app en op dropbox.com, zodat ze gemakkelijk kunnen worden beheerd. Je kunt eenvoudig toegang krijgen tot een bestand dat is opgeslagen met slimme synchronisatie door erop te dubbelklikken. Het bestand wordt dan meteen gedownload en geopend. 

Slimme synchronisatie kan ook automatisch ruimte besparen door weinig gebruikte bestanden en mappen op te sporen en te verplaatsen naar de cloud.

Hoewel je beheerder standaardsynchronisatie-instellingen voor het team kan kiezen, kun je slimme synchronisatie altijd inschakelen voor specifieke bestanden en mappen en ervoor kiezen om deze lokaal of alleen‑online op te slaan. Met slimme synchronisatie en andere functies zoals selectieve synchronisatie ben je minder tijd kwijt aan het beheren van je opslagruimte en kun je meer tijd besteden aan werk dat ertoe doet.

Zo werkt het: Slimme synchronisatie

1. Open de desktopapp.
2. Zoek het materiaal dat je alleen‑online of lokaal wilt maken.
3. Klik met de rechtermuisknop (of met Control ingedrukt) op het bestand of de map.
4. Kies Slimme synchronisatie.
5. Kies Alleen‑online of Lokaal.
1. Open de Dropbox-map op de harde schijf van je computer.
2. Zoek het materiaal dat je alleen‑online of lokaal wilt maken.
3. Klik met de rechtermuisknop (of houd Control ingedrukt en klik) op het item.
4. Kies Slimme synchronisatie.
5. Kies Alleen‑online of Lokaal.
 

Open een bestand op de gebruikelijke manier in de Dropbox-desktopapp, in het bijbehorende programma, in Finder (Mac) of in Verkenner (Windows). Het bestand wordt onmiddellijk gedownload naar je computer. Dit bestand wordt dan nog steeds gesynchroniseerd met je Dropbox-account, maar het neemt ook ruimte op de harde schijf in beslag.

Selectieve synchronisatie is nog een Dropbox-functie waarmee je kunt kiezen welke bestanden je wilt verwijderen van de harde schijf. Je hebt dan nog steeds toegang tot deze verwijderde bestanden op dropbox.com, maar ze worden niet weergegeven op je computer. Met selectieve synchronisatie kun je ruimte besparen op de harde schijf zonder ook maar iets te verwijderen uit je Dropbox-account.

Veelvoorkomende problemen met selectieve synchronisatie oplossen

Materiaal offline openen

Dropbox werkt anders op een telefoon dan op een computer. De mobiele apps slaan namelijk geen bestanden op je apparaten op, maar geven je bestanden in de cloud weer, net als op dropbox.com. Ook wanneer je een bestand op je telefoon opent en bewerkt, werk je met het bestand in de cloud. Het bestand wordt dus niet rechtstreeks op je apparaat gedownload.

Als je zonder wifiverbinding of mobiele verbinding toegang wilt hebben tot je bestanden, kun je de bestanden offline beschikbaar maken door de optie Offline beschikbaar in te schakelen. Wil je nog een stap verder gaan? Tag een hele map om de volledige inhoud offline beschikbaar te maken op je telefoon of tablet.

Zo werkt het: Materiaal offline beschikbaar maken

1. Blader in de mobiele Dropbox-app naar het bestand dat je offline beschikbaar wilt maken.
2. Tik op ... (drie puntjes) naast de bestandsnaam.
3. Tik op de wisselknop
Offline beschikbaar.

Als je de offline bestanden wilt openen, tik je op Offline in het menu (Android) of het Dropbox-tabblad (iOS) in de mobiele Dropbox-app.

1. Blader in de mobiele Dropbox-app naar de map die je offline beschikbaar wilt maken.
2. Tik op ... (drie puntjes) onder de naam van het item.
3. Tik op de wisselknop
Offline beschikbaar.

Als je de offline mappen wilt openen, tik je op Offline in het menu (Android) of het Dropbox-tabblad (iOS) in de mobiele Dropbox-app.

Volgende: Coördineren en materiaal maken

Dropbox kan je mappen veranderen in verbonden werkruimten. Hierna bespreken we hoe je orde op zaken stelt met behulp van de mapoverzichten en samenwerkingsfuncties in de desktopapp. Daarna leggen we uit hoe je verschillende typen materiaal kunt maken en beheren.