Delen met Dropbox

Je kunt alles delen wat je opslaat in Dropbox en zelf bepalen of anderen je bestanden mogen bewerken of alleen maar mogen bekijken.

Krijg elke dag meer gedaan door eenvoudig en veilig te delen. In plaats van bestanden als e‑mailbijlagen heen en weer te sturen, kun je je werk ook rechtstreeks delen vanuit je Dropbox-account. Alle bestandswijzigingen die je aanbrengt, worden automatisch in real time bijgewerkt voor iedereen die het bestand deelt. Gebruik Dropbox om je workflow te vereenvoudigen, van het samenwerken met collega's tot het delen met klanten.

In dit hoofdstuk leggen we uit hoe je materiaal kunt delen, een groep kunt uitnodigen voor een gedeelde map en bepaalde bestanden kunt aanvragen bij wie je maar wilt, zelfs bij mensen die geen Dropbox-account hebben.

Delen met Dropbox

Delen met alleen‑lezen machtigingen

Als iemand je bestanden moet kunnen zien, maar ze niet mag bewerken, kun je ze via Dropbox op twee manieren delen. Je kunt mensen rechtstreeks uitnodigen vanuit een bestand of map, maar je kunt ook een unieke link maken die je via e‑mail of je favoriete berichtenapp verzendt.

Wanneer je iemand rechtstreeks uitnodigt met de alleen-lezen machtiging, krijgt de ontvanger een e‑mail met een link naar je materiaal. De ontvanger heeft dan via het eigen Dropbox-account toegang tot het bestand of de map, maar kan het materiaal niet bewerken. Voor extra beveiliging kun je de machtiging weer wijzigen of het item weer privé maken.

Wanneer je een item deelt met een alleen-lezen link, kunnen de ontvangers een voorbeeldweergave van het bestand of de map zien op dropbox.com en het materiaal bekijken of downloaden. 

Delen met alleen‑lezen machtigingen

Zo werkt het: Een bestand of map delen met alleen‑lezen machtigingen

Delen met een e‑mailuitnodiging:

1. Selecteer het item dat je wilt delen.
2. Klik op
Delen rechts in het venster van de desktopapp.
3. Klik op
Uitnodigen via e‑mail.
4. Typ naast
Aan het e‑mailadres of de naam van een of meer mensen met wie je het item wilt delen.
5. Selecteer
Kan weergeven in het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant.
6. Klik op
Delen. Er wordt een e‑mail met een link naar het bestand of de map verzonden naar de ontvangers.

Delen met een link:

1. Selecteer het item dat je wilt delen.
2. Klik op Delen rechts in het venster van de desktopapp.
3. Klik op
Link kopiëren.
4. Plak de link (die nu naar is gekopieerd het klembord) in een e-mail-, chat- of ander bericht.

Delen met een e‑mailuitnodiging:

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Klik op Alle bestanden in de linkerzijbalk.
3. Wijs het item aan dat je wilt delen.
4. Klik op
Delen.
5. Typ naast
Aan het e‑mailadres of de naam van een of meer mensen met wie je het item wilt delen.
6. Selecteer
Kan weergeven in het vervolgkeuzemenu rechts.
7. Klik op
Delen. De ontvangers krijgen een e‑mail met een link naar het item dat je hebt gedeeld.

Delen via een link:
1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Klik op Alle bestanden in de linkerzijbalk.
3. Wijs het item aan dat je wilt delen.
4. Klik op
Delen. (Als er geen link wordt gemaakt, klik je op Een link maken.)
5. Klik op
Linkinstellingen om aan te passen wie toegang heeft of om downloads uit te schakelen.
6. Klik op
Link kopiëren.
7. Plak de link (die nu naar is gekopieerd het klembord) in een e-mail-, chat- of ander bericht.

1. Klik met de rechtermuisknop (of klik met Control ingedrukt) op het bestand en klik op Link kopiëren.
2. Plak de link (die nu naar is gekopieerd het klembord) in een e‑mail-, chat- of ander bericht.

1. Ga naar het item (bestand of map) dat je wilt delen.
2. Tik op  (drie puntjes).
3. Tik op
Delen.
4. Tik op
Een link maken.
5. Als er al een link is gemaakt voor dit materiaal, tik je op
Delen naast Iedereen met de link kan weergeven.
6. Selecteer een van de opties om de link te delen.

Een Dropbox-link 'breekt' nooit, zelfs niet als je bestanden of mappen in je Dropbox-account een andere naam geeft of verplaatst. Als de ontvanger van een gedeelde link het materiaal downloadt naar de eigen computer en vervolgens wijzigingen aanbrengt, worden deze niet bijgewerkt in je Dropbox-account.

Je kunt op elk moment een wachtwoord of vervaldatum instellen en downloads uitschakelen voor een gedeelde link.

Delen met bewerkingsrechten

Als je wilt dat anderen wijzigingen kunnen aanbrengen in het materiaal dat je met hen deelt, kun je ze rechtstreeks uitnodigen vanuit een bestand of map.

  • De ontvangers moeten zijn aangemeld bij een Dropbox-account om je gedeelde materiaal te bekijken en te bewerken.
  • Wanneer mappen worden gedeeld, worden de ontvangers lid van deze mappen.
  • Wijzigingen in de inhoud van een gedeelde map worden onmiddellijk gesynchroniseerd met de leden van de map. 
  • Je kunt je materiaal in één keer met een groep mensen delen en de hele groep rechten geven om het materiaal te bewerken.

Meer informatie over gedeelde mappen

Zo werkt het: Delen met bewerkingsrechten

1. Selecteer het item dat je wilt delen.

2. Klik op Delen rechts in het venster van de desktopapp.

3. Klik op Uitnodigen via e‑mail.

4. Typ naast Aan het e‑mailadres of de naam van een of meer personen met wie je het item wilt delen.

5. Selecteer Kan bewerken in het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant.

6. Klik op Delen. De ontvangers krijgen een e‑mail met een link naar het bestand of de map.

1. Meld je aan op dropbox.com.

2. Klik op Alle bestanden in de linkerkolom.

3. Wijs het item aan dat je wilt delen.

4. Klik op Delen.

5. Typ naast Aan het e‑mailadres of de naam van een of meer mensen met wie je het item wilt delen.

6. Selecteer Kan bewerken in het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant.

7. Klik op Delen. De ontvangers krijgen een e‑mail met een uitnodiging voor het item dat je hebt gedeeld.

Teamleden kunnen door gebruikers beheerde groepen maken als hun beheerder dit toestaat:

1. Meld je aan op dropbox.com met je aanmeldgegevens voor Dropbox Business.

2. Klik op je teamnaam linksonder op de pagina.

3. Klik op de knop naast je teamnaam: Groepen en leden.

4. Klik op Groep maken.

5. Voer een naam in voor je groep.

- Dit is de naam die alle teamleden zien. Als groepsbeheerder kun je de naam van de groep op elk moment wijzigen.

6. Klik op Groep maken.

Meer informatie over hoe je leden in eeng roep kunt toevoegen en verwijderen

Bestandsaanvragen

Gebruik bestandsaanvragen om bestanden (tot 20 GB) te verzamelen en te ontvangen van wie je maar wilt, rechtstreeks in je Dropbox-account. Iemand die op de link van je bestandsaanvraag klikt, hoeft alleen maar de gewenste bestanden op de eigen computer te kiezen, naam en e‑mailadres in te voeren en op Uploaden te klikken. Dat is alles. Aanmelden is niet nodig, dus iedereen kan bestanden toevoegen, zelfs als ze geen eigen Dropbox-account hebben. Dit is een heel gemakkelijke manier om bestanden op te vragen, bijvoorbeeld offertes van leveranciers, zonder mensen door een heel proces te hoeven leiden.

Alle bestanden die je verzamelt, worden automatisch in één Dropbox-map geplaatst. Alleen jij kunt de bestanden bekijken die door anderen zijn geüpload, tenzij je besluit ze te delen.

Zo werkt het: Een bestandsaanvraag maken

 

  1. Meld je aan op dropbox.com.
  2. Klik op Bestandsaanvragen in de linkerzijbalk.
  3. Klik op Een nieuwe bestandsaanvraag maken.
  4. Geef onder Wat vraag je aan? een naam op voor de map waarin alle verzamelde bestanden worden opgeslagen.
  5. Controleer onder Waar wil je deze bestanden opslaan in je Dropbox? het pad naar de nieuwe map. Wil je de locatie van de map wijzigen, klik dan op Map wijzigen. Klik eventueel op Een deadline toevoegen als je een deadline wilt instellen voor de bestandsaanvraag. Of selecteer Late uploads toestaan als je een periode wilt kiezen.
  6. Klik op Volgende.
  7. Kopieer de link van de bestandsaanvraag of verzend uitnodigingen rechtstreeks vanuit je Dropbox-account:
    - Klik op Link kopiëren om de link van de bestandsaanvraag te kopiëren en te verzenden naar mensen aan wie je bestanden wilt aanvragen.
    - Of voer de e‑mailadressen in van de mensen aan wie je bestanden wilt aanvragen om de uitnodigingen rechtstreeks te verzenden vanuit je Dropbox-account. Klik op Gereed om de e‑mailuitnodigingen te verzenden en terug te keren naar het scherm Bestandsaanvragen.

Je ontvangt een e‑mail wanneer mensen bestanden hebben geüpload naar je bestandsaanvraag.

 

Dropbox Transfer

Met Dropbox Transfer kun je eenvoudig grote bestanden verzenden en bij de uiteindelijke ontvanger afleveren, ook als die geen Dropbox-account heeft. Je kunt afzonderlijke bestanden verzenden, maar ook meerdere bestanden en mappen in één overdracht opnemen, een vervaldatum, wachtwoord of logo toevoegen aan een overdracht, en de downloadactiviteit van elke gemaakte overdracht controleren.

Dropbox Transfer biedt een eenvoudige manier om op veilige wijze voorstellen, contracten en voltooid werk af te leveren. 

Aan de slag met Dropbox Transfer

Zo werkt het: Dropbox Transfer

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Klik op Transfer in de linkerzijbalk.
3. Klik op Overdracht maken.
4. Kies bestanden of mappen op je computer of uit je Dropbox-account.
5. Klik op het tandwielpictogram om de vervaldatum aan te passen of een wachtwoord toe te voegen.
6. Klik op Volgende.
7. Klik op Link kopiëren of Verzenden via e‑mail.

Opmerking: de opties om wachtwoorden toe te voegen en vervaldatums te verlengen zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een Dropbox Professional-, Business Advanced-, Enterprise- of Education-abonnement.

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Klik op Transfer in de linkerzijbalk.
3. Klik op Ontwerp aanpassen.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu naast Achtergrond kiezen of Logo kiezen om een achtergrondkleur, achtergrondafbeelding of logo toe te voegen.
5. Klik op Opslaan.

Opmerking: de optie om een overdracht aan te passen is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Dropbox Professional-, Business Advanced-, Enterprise- of Education-abonnement.

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Klik op Transfer in de linkerzijbalk.
3. Klik op de overdracht die je wilt wijzigen.
4. Klik onder Instellingen op de pijl onder Vervaldatum en kies de gewenste vervaldatum.
5. Klik op Opslaan.

Opmerking: Overdrachten vervallen automatisch na zeven dagen. De optie om de vervaldatum te verlengen is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Dropbox Professional-, Business Advanced-, Enterprise- of Education-abonnement.

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Klik op Transfer in de linkerzijbalk.
3. Bekijk Weergaven en Downloads naast elke overdracht.

Opmerkingen toevoegen en samenwerken

Je werkt makkelijker samen als je weet dat belangrijke feedback niet ergens begraven ligt in je postvak. In plaats van opmerkingen heen en weer te mailen, kun je rechtstreeks suggesties toevoegen aan het bestand waaraan je werkt. Deel feedback over tekst, afbeeldingen en video's, of tag je collega's om ze te laten weten dat je een opmerking hebt toegevoegd. Afhankelijk van je machtigingen kun je misschien ook tekst rechtstreeks bewerken in het document.

Zo werkt het: Opmerkingen maken en samenwerken

Iedereen die toegang heeft tot een Dropbox-bestand, kan een opmerking toevoegen en andere opmerkingen bekijken, tenzij de bestandseigenaar of beheerder deze functie heeft uitgeschakeld.

Opmerkingen toevoegen aan een bestand via de Dropbox-desktopapp:

1. Ga naar het bestand waaraan je een opmerking wilt toevoegen.
2. Klik aan de rechterkant van het scherm in het tekstvak Typ een opmerking
- Je kunt een opmerking typen, iemand @vermelden of zelfs een emoji toevoegen.
3. Klik op
Plaatsen.

Opmerkingen toevoegen aan een bestand via dropbox.com of de mobiele app:

1. Open het bestand waaraan je een opmerking wilt toevoegen.2. Klik of tik op het tekstvak Typ een opmerking om een opmerking over de hele pagina of een afbeelding toe te voegen.
- Je kunt een opmerking typen, iemand @vermelden of zelfs een emoji toevoegen.
3. Klik of tik op
Plaatsen.

Je kunt ook een opmerking toevoegen aan een specifiek gedeelte van een bestand als je op dropbox.com werkt aan een ondersteund bestandstype.

Opmerking: wanneer je een opmerking toevoegt, wordt er een melding gestuurd naar de bestandseigenaar, iedereen die is geabonneerd op het bestand, iedereen die een opmerking heeft toegevoegd aan de opmerkingendiscussie en iedereen die is @vermeld in de opmerkingendiscussie.

Meer informatie over het bewerken of verwijderen van een opmerking, het verbergen van het deelvenster Opmerkingen en het wijzigen van meldingsvoorkeuren

In Dropbox Paper kun je als volgt samenwerken met mensen:
- Vermeld mensen op een tekstregel en in opmerkingen. Je kunt overal in je Paper-document of opmerking een collega of vriend vermelden door @ (apenstaartje) te typen gevolgd door zijn of haar naam. Dropbox stuurt je collega of vriend dan een melding zodat deze meteen kan reageren.
- Maak
takenlijsten van dingen die moeten worden gedaan. Je kunt deze taken vervolgens toewijzen aan een vriend of collega en einddatums toevoegen.

Opmerkingen toevoegen aan tekst en afbeeldingen:

1. Markeer een tekstregel om de opmaakwerkbalk te activeren.
2. Klik op het opmerkingenpictogram (een tekstballon) in het menu dat wordt geopend.

Opmerkingen toevoegen aan een gedeelte van een afbeelding:

1. Klik op de afbeelding waaraan je een opmerking wilt toevoegen.
2. Klik op het cirkelpictogram met het plusteken om een opmerking over een bepaald gedeelte van een afbeelding toe te voegen.
3. Klik op het gedeelte van de afbeelding waarover je de opmerking wilt toevoegen.
4. Typ je opmerking en klik op
Plaatsen.

Meer informatie over samenwerken aan materiaal met Dropbox Paper

Volgende: Dropbox-beveiliging

Nu je weet hoe je met Dropbox bestanden en mappen kunt delen en kunt samenwerken met anderen, gaan we zaken bespreken die met beveiliging te maken hebben. Denk aan instellingen aanpassen, toezicht houden op gekoppelde apparaten, actieve websessies en apps van derden met toegang tot je account, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie instellen en bestanden terugzetten en herstellen.