Aan de slag gaan als beheerder van een Dropbox Business-team

Gefeliciteerd met je keuze voor Dropbox Business! In deze handleiding doorloop je acht eenvoudige stappen om je account in te stellen. De overgang naar Dropbox Business zal je team helpen georganiseerd te blijven, gemakkelijker samen te werken en alle informatie veilig te houden.

Als beheerder kun je gemakkelijk leden toevoegen en verwijderen, bijhouden wat er gedeeld wordt en de bedrijfsinformatie beschermen. We raden je aan om deze stappen binnen de eerste 30 dagen af te ronden, zodat je team zo snel mogelijk en zo succesvol mogelijk kan beginnen met samenwerken.

Is er iemand anders die je kan helpen met het opzetten van je team? Meer informatie over het toevoegen of wijzigen van een beheerder

Voordat je begint

1. Je team een plek geven waar het kan samenwerken

Met een goed georganiseerde teamruimte kan je team meteen aan de slag om alles uit Dropbox Business te halen. Je team heeft een gedeelde werkruimte die werkt als gedeelde schijf. Maak mappen voor bepaalde mensen of voor het hele team. De standaardinstelling geeft iedereen toegang, maar je kunt dit voor elke map naar wens aanpassen. Je hebt ook een eigen map voor persoonlijke bestanden.

Deel mappen in de teamruimte en bewaar je persoonlijke werk in de ruimte voor leden.
Deel mappen in de teamruimte en bewaar je persoonlijke werk in de ruimte voor leden.

Aan de slag met je teamruimte:

  • Maak een eerste indeling van de mappen (je kunt deze altijd later bijwerken en mappen toevoegen). Teamruimten werken het beste wanneer de mappen duidelijk zijn georganiseerd op basis van de structuur van je organisatie. Je kunt beginnen door mappen voor elk subteam toe te voegen, zoals Financiën, Verkoop en Marketing.
  • Voeg een aantal werkbestanden toe. Zet je team aan het werk door documenten, pdf's of spreadsheets toe te voegen. Moedig de teamleiders aan om dit verder aan te vullen.
  • Als je toch bezig bent, kun je overwegen de gebruikers in te delen in groepen, op basis van de subteams of van de afdelingen in je organisatie.

keuzevak met vinkje Je teamruimte configureren

2. Communiceren met je team

Voor een succesvolle uitrol is het essentieel om iedereen op de hoogte te houden. Om het toevoegen van teamleden zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben we een aantal e‑mailsjablonen gemaakt met de belangrijkste punten. Bekijk hier de lijst met berichtsjablonen of maak je eigen sjabloon.

keuzevak met vinkje De sjablonen bekijken

gloeilamp Wist je dat...

Als een lid van je team het zakelijke e‑mailadres heeft gebruikt om een afzonderlijk Dropbox-account te maken, kan dat account gemigreerd worden naar je Dropbox Business-team.

3. Mensen toevoegen aan je team

Afhankelijk van de omvang van je bedrijf kun je ervoor kiezen de tools van Dropbox te testen met een aantal testgebruikers voordat de uitrol naar het hele team plaatsvindt. Als je minder dan 50 werknemers hebt, is het waarschijnlijk geen probleem om iedereen tegelijk te laten beginnen.

Er zijn twee manieren waarop je gebruikers kunt uitnodigen voor je team:

keuzevak met vinkje E‑mailadressen invoeren via de beheerconsole (eenvoudig en aan te bevelen voor de meeste teams)

keuzevak met vinkje Via de Active Directory-connector of een partner voor identiteitsbeheer (minder gebruikelijk, maar handig voor bedrijven die al veel toepassingen hebben geïntegreerd)

4. Het gebruik van Dropbox nog gemakkelijker maken met de desktopapp

Als deze app is geïnstalleerd, werkt Dropbox op dezelfde manier als elke andere map op je computer. Sleep bestanden (of klik met de rechtermuisknop) om ze te verplaatsen naar je Dropbox-map. De toegevoegde bestanden worden automatisch geüpload naar Dropbox. Vervolgens kun je ze overal openen met onze desktopapp en mobiele app of door naar de website van Dropbox te gaan.

keuzevak met vinkje De app voor Mac, Windows of Linux downloaden en installeren

gloeilamp Wist je dat...

In Dropbox Business kunnen teamleden een persoonlijk en een zakelijk account 'koppelen', wat inhoudt dat ze op hetzelfde apparaat toegang hebben tot beide accounts.

Je kunt teamleden helpen om een persoonlijk account te koppelen of te ontkoppelen.

5. Ruimte op de harde schijf besparen met Slimme synchronisatie

Slimme synchronisatie is een functie van Dropbox waarmee je teamleden alle bestanden en mappen in hun Dropbox rechtstreeks vanaf hun desktop kunnen weergeven en openen, terwijl deze nauwelijks ruimte in beslag nemen op de harde schijf. Het is de perfecte manier om gigaveel opslagruimte terug te winnen, terwijl je team op dezelfde manier kan blijven werken. Hieronder kun je kiezen of nieuwe bestanden automatisch worden gedownload op de computers van je team, of dat ze in eerste instantie alleen-online zijn.

keuzevak met vinkje Instellingen voor Slimme synchronisatie controleren

6. Je team beschermen met extra beveiligingsinstellingen

Ook al volgt Dropbox enkele van de meest algemeen aanvaarde normen voor versleuteling en beveiliging, we raden je toch ten zeerste aan om deze aanvullende maatregelen te nemen om je team en gegevens zo veilig mogelijk te houden.

keuzevak met vinkje Tweestapsverificatie (2FA) inschakelen voor het hele team

keuzevak met vinkje Machtigingen voor delen voor het hele team instellen

keuzevak met vinkje Eenmalige aanmelding inschakelen (alleen teams met het Advanced-abonnement)

gloeilamp Wist je dat...

Je Dropbox Business kunt gebruiken om bedrijfsinformatie van een server te migreren naar Dropbox

7. Dropbox koppelen aan je favoriete productiviteitsapps

Zorg dat je werk zo min mogelijk wordt onderbroken en koppel Dropbox aan de apps die je al kent en graag gebruikt. Of je nu Google Apps, Microsoft Office, Adobe, Slack of Salesforce gebruikt, we kunnen dit vast integreren zodat je team niet tussen tools hoeft te wisselen en dubbel werk wordt voorkomen. Bekijk de volledige lijst met partners en probeer in deze introductie ten minste één app van derden te koppelen.

keuzevak met vinkje Apps van derden koppelen

8. Meer informatie over Dropbox

Dropbox is meer dan het synchroniseren van bestanden en mappen. Hoewel je in deze handleiding de belangrijkste stappen doorloopt om aan de slag te gaan, kunnen jij en je team nog meer leren met onze zelfgestuurde trainingscursussen:

keuzevak met vinkje Zelf een training bijwonen of andere startershandleidingen bekijken

keuzevak met vinkje Je team uitnodigen voor een training

Dat was het! Nu je deze stappen hebt afgerond, ben je helemaal ingericht en voorbereid om Dropbox met je team te gaan gebruiken. Hieronder nog enkele links als je nog aanvullend informatiemateriaal wilt lezen:

keuzevak met vinkje Meer informatie over Dropbox in het helpcentrum

keuzevak met vinkje Contact opnemen met Dropbox Support

keuzevak met vinkje Controleren of Dropbox is ingeschakeld

 

Nieuw bij Dropbox?

Of je nu een beginnende Dropbox-gebruiker bent of alleen je kennis wat wilt opfrissen, je kunt meer uit je Dropbox-account halen door gebruik te maken van onze zelfgestuurde training of virtuele training onder leiding van een instructeur

Hoe nuttig was dit artikel?

Het spijt ons dat te horen.
Laat ons weten hoe we het volgende kunnen verbeteren:

Bedankt voor je feedback.
Laat ons weten hoe dit artikel je heeft geholpen:

Bedankt voor je feedback.