Zo gebruik je de diligence-tracker

Meer informatie over het gebruik van de diligence-tracker in Dropbox DocSend om documenten van bezoekers op te vragen, te verzamelen en bij te houden tijdens due diligence of andere gestructureerde werkprocessen. Je kunt taken toewijzen, einddatums instellen en de voortgang bijhouden zonder afhankelijk te zijn van spreadsheets of e-mailthreads.
 

Zo maak je taken aan in je Space (gegevensruimte)

Gebruik de diligence-tracker om specifieke bestanden, formulieren of informatie van bezoekers op te vragen en de uploads rechtstreeks in je gegevensruimte te ordenen. Elke taak bevat een toegewezen persoon, een optionele einddatum en een doelmap waar de geüploade documenten terechtkomen. Je kunt ook een controlelogboek bekijken met alle taakupdates of wijzigingen die in je Space plaatsvinden.

Zo maak je handmatig een taak aan:

1. Meld je aan op docsend.com. 
2. Klik op 'Spaces' (gegevensruimtes) in de balk aan de linkerkant.
3. Ga naar de Space (gegevensruimte) waarvoor je een taak wilt aanmaken.
4. Klik op diligence-tracker in de balk aan de linkerkant.
5. Klik op Taak aanmaken.
6. Typ een taaknaam in het titelvak. 
7. Typ het e-mailadres of de e-mailadressen van de persoon aan wie je taken wilt toewijzen.
8. Stel een einddatum in.
9. Typ een taakbeschrijving.
10. Kies de maplocatie in je Space waar bestanden moeten worden geüpload. 
11. Voeg vanuit je Space eventuele bijlagen voor de toegewezen persoon toe. 
12. Klik op Opslaan.

Zo stel je toegewezen personen die nog niet voor je Space zijn uitgenodigd op de hoogte van de aan hen toegewezen taken:

1. Klik op Toegang verlenen op de beginpagina van de diligence-tracker.
2. Klik op Nu uitnodigen.
3. Klik op Gereed.

Toegewezen taken worden per e-mail naar de ontvangers gestuurd, de toewijzer ontvangt meldingen zodra elke taak is voltooid.

Zo maak je meerdere taken aan met behulp van een CSV-bestand:

1. Meld je aan op docsend.com. 
2. Klik op 'Spaces' (gegevensruimtes) in de balk aan de linkerkant.
3. Ga naar de Space (gegevensruimte) waarvoor je een taak wilt aanmaken.
4. Klik op diligence-tracker in de balk aan de linkerkant.
5. Klik op Taken importeren. 
6. Klik op Het CSV-sjabloon downloaden.
   • Opmerking: Het CSV-sjabloon moet worden gebruikt zodat de taakvelden correct worden geüpload.
7. Vul het CSV-sjabloon in.
8. Klik op Taken importeren.
9. Klik op Bestand kiezen. 
10. Upload het ingevulde CSV-sjabloon. 
11. Klik op Opslaan.
     

Taken beheren (beheerder)

De diligence-tracker biedt beheerders een gecentraliseerd overzicht van alle taken met de toegewezen personen, einddatums en voltooiingsstatus, evenals ingebouwde tools om deze te beheren.

Op de pagina van de diligence-tracker kunnen beheerders en accounteigenaren het volgende doen:

• Lopende, voltooide, geweigerde taken of taken die te laat zijn bekijken.
• Een taak openen om geüploade bestanden of opmerkingen te bekijken.
• De toegewezen persoon, einddatum of status van de taak bijwerken.
• De bestandslocatie in de Space bijwerken waar toegewezen personen documenten uploaden.
• Een taak opnieuw openen als de inzending onjuist is en een opmerking toevoegen waarin wordt uitgelegd wat er moet worden verbeterd.
• Bulkacties uitvoeren om meerdere taken tegelijk bij te werken.
• Taken filteren op toegewezen persoon, status of einddatum. 

Zo beheer je een taak:

1. Selecteer de gewenste taak.
2. Klik op   (meer opties).
3. Klik op Bewerken, Verwijderen of Markeren als voltooid.

Zo beheer je individuele taken:

1. Klik op  (meer opties) naast de taak die je wilt bewerken.
2. Handmatig de taaknaam, de toegewezen persoon, de einddatum, de beschrijving, de bestandslocatie in de Space of de bijlagen wijzigen. 
3. Klik op Opslaan.

Zo wijzig je handmatig de status van een taak:

1. Vink het vakje aan naast de taak die je wilt bijwerken. 
2. Klik op (bewerken). 
3. Werk de status bij.
4. Klik op Opslaan.

Zo beheer je meerdere taken tegelijk:

1. Vink het vakje aan naast Taaknaam om alle beschikbare taken te beheren, of vink de afzonderlijke vakjes aan naast de taken die je in bulk wilt beheren.
2. Klik op (bewerken). 
3. Werk de gewenste velden bij. 
4. Klik op Opslaan.

Alle taken worden in bulk bijgewerkt en gewijzigd. 

Zo open je een taak die is geweigerd opnieuw:

1. Selecteer de gewenste taak.
2. Klik op   (meer opties).
3. Klik op Wijzigingen aanvragen.
4. Geef feedback over de gevraagde wijzigingen. 
5. Klik op Verzoek verzenden. 

Er wordt een e-mail verzonden om de ontvanger op de hoogte te stellen van de gevraagde wijzigingen, de taak wordt opnieuw geopend.
 

Taken voltooien als bezoeker

Wanneer beheerders taken aan je toewijzen, ontvang je een e-mailmelding met een link om je aan te melden bij de diligence-tracker. Nadat je je hebt aangemeld, zie je een gerichte lijst met taken die aan jou zijn toegewezen. Hier kun je documenten uploaden, informatie verstrekken of andere gevraagde acties uitvoeren.

Zo open je de aan jou toegewezen taken:

1. Klik op de uitnodigingsmail in je inbox.
2. Klik op Materiaal bekijken.
3. Typ je e-mailadres.
4. Klik op Bevestigen.
5. Ga terug naar je inbox. 
6. Klik op de verificatie-e-mail.
7. Klik op E-mailadres verifiëren.

Je wordt doorgestuurd naar de beginpagina van de diligence-tracker. 

Zo voltooi je een taak:

1. Selecteer de betreffende taak om de toegewezen details te bekijken.
2. Upload het gevraagde bestand of de gevraagde bestanden binnen de taak.
3. Klik op Indienen ter beoordeling.

Een taak weigeren

Als een bezoeker vindt dat een taak niet op hem/haar van toepassing is:

1. Selecteer de betreffende taak om de toegewezen details te bekijken.
2. Selecteer Taak weigeren.
3. Geef feedback over de weigering.
4. Klik op Weigeren om te bevestigen.

Als een inzending wordt afgewezen

Als een beheerder een taak opnieuw opent, ziet de bezoeker een opmerking waarin de reden wordt uitgelegd. De bezoeker kan een nieuw bestand uploaden en de taak opnieuw indienen.

E-mailherinneringen voor taken

Je ontvangt herinneringsmails wanneer taken moeten worden voltooid en in wekelijkse overzichtse-mails wanneer taken te laat zijn.

E-mailherinneringen beheren

Je kunt e-mailherinneringen voor je taken beheren:

1. Meld je aan op docsend.com. 
2. Klik op (instellingen).
3. Vink de gewenste meldingen aan of uit.

Instellingen voor meldingen

Beheerders kunnen de instellingen voor e-mailmeldingen voor de diligence-tracker wijzigen. Meer informatie over het wijzigen van de instellingen voor e-mailmeldingen.