De informatie in dit artikel is van toepassing op klanten met DocSend Standard, Advanced en Advanced Data Rooms.
Nadat je een Space hebt aangemaakt, is het tijd om materiaal toe te voegen. Afhankelijk van het abonnement dat je hebt kun je tot 4.000 objecten toevoegen aan één Space. Als je het abonnement Advanced, Advanced Data Rooms of Enterprise hebt, kun je Space-mappen gebruiken om je materiaal verder te organiseren. Meer informatie over beperkingen voor het uploaden van bestanden.
Je kunt je bezoekers iedere keer als je materiaal bijwerkt een melding sturen, zodat ze altijd op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen aan de Space die je wilt delen. Meer informatie over Space-meldingen.
Belangrijk:
Nieuw materiaal kan worden toegevoegd aan een Space zowel voor- als nadat de Space is gedeeld met externe bezoekers.
Belangrijk: Je thuisbibliotheek is een map die maximaal 200 bestanden kan bevatten.
Materiaal vanaf je apparaat uploaden naar een Space
Om ervoor te zorgen dat alle bestanden standaard worden toegevoegd aan Gedeelde mappen > Gedeelde Space-uploads:
Je zojuist geüploade bestanden zijn nu toegevoegd aan je Space.
Opmerking: Je kunt automatische meldingen voor bezoekers instellen zodat ze een melding krijgen wanneer een nieuwe documentversie of nieuw materiaal wordt toegevoegd aan een Space. Meer informatie over Space-meldingen.
Materiaal vanuit je bibliotheek uploaden naar een Space
Je kunt ook materiaal verplaatsen door het naar lege Spaces te slepen.
Belangrijk: Standaard zijn alle Spaces die je aanmaakt zichtbaar voor je teamleden, inclusief de naam van de Space en de mappenstructuur. Accounteigenaars, teambeheerders en collega’s kunnen al het materiaal bekijken dat aan een Space is toegevoegd, zelfs als het zich in een persoonlijke map bevindt of als ze geen toegang hebben tot het materiaal in de materiaalbibliotheek. Meer informatie over samenwerken in een Space.
Uploaden van materiaal ongedaan maken
Als je het verkeerde materiaal hebt geüpload en die actie ongedaan wilt maken, klik je op X (verwijderen) naast het materiaal dat je wilt verwijderen, of klik je op Annuleren.
Je kunt een bestandsaanvraag instellen in je Space, zodat je bezoekers bestanden rechtstreeks naar je Space kunnen uploaden. Alle geüploade bestanden zijn onmiddellijk zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot je Space. Meer informatie over bestandsaanvragen.
Opmerking: Een bestandsaanvraag in een Space heeft geen eigen link omdat deze direct gekoppeld is aan de Space. Bestandsaanvragen in een Space kunnen uit de Space worden verwijderd en in de prullenbak van de Space worden geplaatst.
Om een bestandsaanvraag aan te maken:
Zodra je dit hebt gedaan, kun je je Space-bestandsaanvragen rechtstreeks vanuit je Space of via de pagina Bestandsaanvragen beheren. Als je een Space-bestandsaanvraag uit je Space wilt verwijderen, volg dan de stappen die worden vermeld in Materiaal uit Spaces verwijderen. Als je de aanvraag wilt verwijderen, kun je dat doen via de pagina Bestandsaanvragen.
Opmerking: Het verwijderen van een bestandsaanvraag kan niet ongedaan worden gemaakt.
Materiaal in Spaces kan worden uitgeschakeld of bijgewerkt, zelfs nadat de Space-link is gedeeld. Zo werkt het:
Om de toegankelijkheid van een Space bij te werken, zet je Actief op Ja of Nee.
Je kunt bestaand materiaal in de Space bijwerken met een nieuwe versie door deze bij te werken vanaf de pagina Materiaal. Wanneer je materiaal bijwerkt, worden alle bijbehorende links automatisch bijgewerkt naar de nieuwste versie. Meer informatie over het bijwerken van een bestaand document.
Je kunt materiaal en mappen uit een Space verwijderen door ze naar het archief te verplaatsen. Het archief is zo ontworpen dat je materiaal binnen een Space gemakkelijk kunt beheren en stroomlijnen.
Belangrijk: Materiaal dat in het archief is geplaatst wordt gearchiveerd en niet verwijderd. Het kan op elk gewenst moment naar de oorspronkelijke staat in de Space worden hersteld. Het archief is niet zichtbaar of toegankelijk voor bezoekers.
Je kunt materiaal op twee manieren van een Space naar het archief verplaatsen:
Materiaal uit het archief kan terug naar de Space worden verplaatst door deze vanuit de Prullenbak naar Start te slepen in de linkerzijbalk of door rechts van het bestand op (meer opties) te klikken en vervolgens Terugzetten naar Start te selecteren.
Belangrijke opmerkingen:
Opmerking: Deze functie is beperkt tot klanten met de abonnementen Advanced, Advanced Data Rooms en Enterprise.
Net als Space-secties kun je met Space-mappen materiaal organiseren in submappen. Dit kun je ook gebruiken om documenten in verschillende stadia of onderwerpen te markeren en zorgt voor een leeservaring met betere navigeerbaarheid voor bezoekers.
Opmerking: De naam van de map ‘Start’ kan niet worden aangepast.
Om meerdere mappen te importeren:
Opmerking: Wanneer je een .csv importeert, moet de indeling de indexeringsgegevens in kolom A en de mapnamen in kolom B weergeven.
Downgraden van Advanced naar Standard schakelt alle Spaces uit waarin Space-mappen worden gebruikt. Om de Space opnieuw te activeren, kun je het volgende doen:
Opmerking: Je kunt een Space-map niet verplaatsen als deze meer dan 200 objecten bevat.
Opmerking: Deze functie is beperkt tot klanten met Advanced Data Rooms.
Met indexering kun je bestanden efficiënt vinden en verwijzen zonder de bestandsnaam te hoeven onthouden. Eigenaars en collega’s kunnen op elk gewenst moment indexering inschakelen voor een Space (gegevensruimte). Indexwaarden moeten hetzelfde zijn voor elke gebruiker die de Space (gegevensruimte) bekijkt, zelfs als ze geen toegang hebben tot bepaalde bestanden binnen die Space.
Om indexering in te schakelen voor een Space (gegevensruimte):
Gebruikers zouden nu een kolom Index moeten zien naast elk object in hun gegevensruimte. Documenten worden automatisch geïndexeerd wanneer ze worden geüpload.
Om een index te downloaden:
De gedownloade index bevat materiaalnummers, bestandsnamen, URL’s, typen, beschrijvingen, ingeschakelde status en de datum van de meest recente update.
Opmerking: Een bezoekersindex toont alleen materiaal dat is ingeschakeld voor de persoon die de index downloadt.
Je kunt een hele Space downloaden, een map downloaden of specifieke bestanden uit een Space downloaden.
Om mappen uit een Space te downloaden:
Om een specifiek bestand uit een Space te downloaden:
Je materiaal verschijnt in je map ‘Downloads’.
Ja, bedankt!
Niet echt
Laat ons weten waarom het niet hielp:
Bedankt voor je feedback!
Bedankt voor je feedback.
