Materiaal in een Dropbox DocSend Space (gegevensruimte) beheren

Voeg materiaal toe aan je Space (gegevensruimte) om deze klaar te maken voor delen door bestanden te uploaden, materiaal uit je bibliotheek toe te voegen of apps te koppelen om materiaal te importeren. 

Je kunt materiaal in je Space op elk gewenst moment bijwerken, verwijderen en herstellen, zelfs nadat je het hebt gedeeld, en bezoekers informeren wanneer materiaal is bijgewerkt. Meer informatie over Space-meldingen.

Materiaal toevoegen aan een Space

Je kunt materiaal aan een Space toevoegen vóór of nadat je het met externe bezoekers deelt. De map Thuisbibliotheek kan maximaal 200 bestanden bevatten. 

Om materiaal vanaf een apparaat toe te voegen aan een Space:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Tik op Spaces.
3. Maak een Space aan of selecteer een bestaande.
4. Tik op Materiaal toevoegen.
5. Tik op Bestanden of Map om materiaal vanuit je apparaat toe te voegen.
   • Je kunt ook materiaal toevoegen vanuit gekoppelde cloudopslagaccounts zoals Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte en SharePoint.
6. Tik op Openen of Uploaden.
7. Tik nogmaals op Uploaden om te bevestigen.

Je zojuist geüploade bestanden zijn nu toegevoegd aan je Space. 

Materiaal vanuit je bibliotheek uploaden naar een Space

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Maak een Space aan of selecteer een bestaande.
4. Klik op Materiaal toevoegen.
5. Selecteer Toevoegen uit materiaalbibliotheek in het vervolgkeuzemenu.
6. Klik op Toevoegen aan Space of Uploaden. 

Je kunt ook materiaal verplaatsen door het naar lege Spaces te slepen.

Uploaden van materiaal ongedaan maken

Als je het verkeerde materiaal hebt geüpload en die actie ongedaan wilt maken, klik je op X (verwijderen) naast het materiaal dat je wilt verwijderen, of klik je op Annuleren.

Bestanden aanvragen in een Space

Maak een bestandsaanvraag aan om bezoekers toe te staan bestanden rechtstreeks naar je Space te uploaden. Geüploade bestanden zijn meteen zichtbaar voor collega's. Meer informatie over bestandsaanvragen. 

Om een bestandsaanvraag aan te maken:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Selecteer de Space waarvan je bestanden wilt aanvragen.
4. Selecteer Bestanden aanvragen.
5. Selecteer Bestanden aanvragen van iedereen of Bestanden aanvragen van een specifieke persoon.
6. Vul de velden voor de bestandsaanvraag in.
7. Klik op Map wijzigen om bij te werken waar de geüploade bestanden moeten worden geüpload.
8. Klik op Bestandsaanvraag aanmaken.
9. Klik op Een Space-link selecteren om de Space-link te delen, zodat je kunt beginnen met het verzamelen van uploads.

Bestandsaanvragen zijn gekoppeld aan de Space en kunnen op elk gewenst moment rechtstreeks vanuit je Space worden beheerd of verwijderd. Het verwijderen van een aanvraag kan niet ongedaan worden gemaakt.

Toegankelijkheid van materiaal in een Space

Je kunt de toegankelijkheid van materiaal in een Space op elk gewenst moment beheren, zelfs nadat je de Space hebt gedeeld.

Zo beheer je de toegankelijkheid van een Space:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Zet Actief op Ja of Nee naast de Space waarvoor je de toegankelijkheid wilt beheren.

Zo beheer je de toegankelijkheid van materiaal:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op je Space. 
4. Zet Zichtbaar op Ja of Nee naast het materiaal waarvoor je de toegankelijkheid wilt beheren.

Je kunt bestaand materiaal in een Space bijwerken vanuit de Materiaalbibliotheek. Wanneer je materiaal bijwerkt, worden alle bijbehorende links automatisch bijgewerkt naar de nieuwste versie. Meer informatie over het bijwerken van materiaal.

Materiaal in een Space verwijderen of herstellen

Verplaats materiaal naar de prullenbak om het te archiveren. Materiaal dat naar de Prullenbak is verplaatst, wordt gearchiveerd en niet verwijderd. Het kan op elk gewenst moment worden hersteld, maar gearchiveerd materiaal is niet zichtbaar voor bezoekers.

Zo werkt archiveren

• Gearchiveerd materiaal telt niet mee voor je limiet voor het aantal items.
• Je kunt materiaal op elk gewenst moment herstellen, waarna het weer doorzoekbaar wordt.
• Het verwijderen van materiaal uit een Space heeft geen invloed op historische bezoekgegevens. Het verwijderen van materiaal uit de pagina Materiaal is echter permanent en onomkeerbaar. Meer informatie over het verwijderen van materiaal.
• Je kunt een Space-map niet verplaatsen als deze meer dan 200 objecten bevat.
• Bezoekers worden niet op de hoogte gebracht van wijzigingen, tenzij automatische meldingen zijn ingeschakeld.

Om materiaal te verwijderen:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op Spaces.
4. Selecteer je Space. 
5. Klik op (meer opties) naast het gewenste materiaal.
   • Opmerking: Materiaal kan ook in en uit de Prullenbak worden gesleept.
6. Selecteer Verplaatsen naar prullenbak.

Om materiaal terug te zetten:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Selecteer je Space. 
4. Klik op  (meer opties) naast je materiaal.
5. Selecteer Terugzetten naar start.

Materiaal organiseren met Space-mappen

Space-mappen en -mappenstructuren

Met Space-mappen kun je materiaal groeperen in submappen op basis van fase, onderwerp of workflow.

Je kunt op verschillende manieren een mappenstructuur aanmaken:

• Mappen handmatig aanmaken.
• Importeren vanuit een andere Space.
• Een sjabloon gebruiken.
• Een CSV-bestand uploaden.
• AI Organize gebruiken om een structuur te genereren.

Elke Space kan het volgende bevatten: 

• 2.000 items (Advanced, Enterprise)
• 4.000 items (Advanced Data Rooms)

Elke map kan maximaal 200 objecten bevatten. Submappen tellen mee voor de totale limiet voor het aantal objecten in uw Space. Mappen kunnen niet afzonderlijk worden gedeeld, maar de Space-link kan wel worden gedeeld. Meer informatie over beperkingen voor het uploaden van bestanden.

Handmatig een map in een Space aanmaken

Om één map aan te maken:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op een bestaande Space of maak een nieuwe Space aan.
4. Klik op Map aanmaken.
5. Geef je map een naam en klik op Aanmaken.

Je kunt nu op de nieuwe map klikken en materiaal toevoegen.

Om een mappenstructuur uit een andere Space te importeren:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op Space aanmaken.
4. Klik op Een andere Space naast Of importeer een mappenstructuur uit, onder het promptvak. 
5. Typ de naam van de Space in het zoekvak.
6. Selecteer je Space. 
7. Klik op Toevoegen aan Space om het toevoegen van de mappenstructuur aan je nieuw aangemaakte Space af te ronden.

Om een mappenstructuur uit een sjabloon te importeren:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op Space aanmaken.
4. Klik op Een andere Space naast Of importeer een mappenstructuur uit, onder het promptvak. 
5. Typ de naam van de sjabloon in het zoekvak of klik op Meer weergeven om alle beschikbare sjablonen te zien. 
6. Selecteer het sjabloon.
7. Klik op Toevoegen aan Space om het toevoegen van de mappenstructuur aan je nieuw aangemaakte Space af te ronden.

Om meerdere mappen vanuit CSV te importeren:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op een bestaande Space of maak een nieuwe Space aan.
4. Klik op Map aanmaken.
5. Klik op Importeren vanuit CSV.
   • Opmerking: Wanneer je een .csv importeert, moet de indeling de indexeringsgegevens in kolom A en de mapnamen in kolom B weergeven.

Belangrijke overwegingen

• Mappen zijn niet doorzoekbaar binnen een Space.
• Het groeperen van mappen in secties kan de navigatie verbeteren.
• Bij het dupliceren van een Space worden de mappen met het materiaal gekopieerd.
• Het verplaatsen van materiaal tussen mappen geldt niet voor secties.
• Bij downgraden van een abonnement dat Space-mappen ondersteunt, worden die Spaces uitgeschakeld. Om de toegang tot de mappen te herstellen, verplaats je ze naar Archief. 

Zo download je de index van een Space

Door indexeren worden nummers aan bestanden toegewezen, zodat je deze eenvoudig kunt vinden en ernaar kunt verwijzen zonder dat je bestandsnamen hoeft te onthouden. Eigenaars en collega's kunnen indexeren op elk moment inschakelen voor een Space. Indexwaarden blijven consistent voor alle kijkers, ook als ze niet tot elk bestand toegang hebben.

Om indexeren in te schakelen voor een Space:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Maak een nieuwe Space aan of klik op een bestaande Space.
4. Klik op Organiseren.
5. Klik op Indexering inschakelen. 

Gebruikers zouden nu een kolom Index moeten zien naast elk object in hun gegevensruimte. Documenten worden automatisch geïndexeerd wanneer ze worden geüpload.

Om een index te downloaden (beheerders of collega's):

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Selecteer je Space.
4. Klik op  (meer opties) in de rechterbovenhoek.
5. Klik op Index downloaden.

De gedownloade index bevat materiaalnummers, bestandsnamen, URL’s, typen, beschrijvingen, ingeschakelde status en de datum van de meest recente update.

Om een index te downloaden (bezoekers):

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Selecteer je Space.
4. Klik rechtsboven op Index exporteren.

De gedownloade index bevat materiaalnummers, bestandsnamen, URL’s, typen en beschrijvingen.

Een Space, een map of specifieke bestanden downloaden

Je kunt een hele Space downloaden, een map downloaden of specifieke bestanden uit een Space downloaden. 

Om een hele Space te downloaden:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Selecteer je Space. 
4. Klik op  (meer opties).
5. Selecteer Space downloaden.

Je mappen worden gedownload als ZIP-bestand. Een melding onderaan je scherm laat je weten wanneer de download is voltooid.

Om mappen uit een Space te downloaden:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Selecteer je Space. 
4. Klik op  (meer opties) rechts van de map die je wilt downloaden.
5. Klik op Map downloaden. 

Een ZIP-bestand van je map verschijnt in je map ‘Downloads’. 

Om een specifiek bestand uit een Space te downloaden:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Selecteer je Space. 
4. Klik op het gewenste bestand.
5. Klik op  (meer opties).
6. Klik op Downloaden. 

Je materiaal verschijnt in je map ‘Downloads’.