Materiaal in een Dropbox DocSend Space (gegevensruimte) beheren

Voeg materiaal toe aan je Space (gegevensruimte) om deze klaar te maken voor delen door bestanden te uploaden, materiaal uit je bibliotheek toe te voegen of apps te koppelen om materiaal te importeren. 

Je kunt materiaal in je Space op elk gewenst moment bijwerken, verwijderen en herstellen, zelfs nadat je het hebt gedeeld, en bezoekers informeren wanneer materiaal is bijgewerkt. Meer informatie over Space-meldingen.

Uploaden van materiaal ongedaan maken

Als je het verkeerde materiaal hebt geüpload en die actie ongedaan wilt maken, klik je op X (verwijderen) naast het materiaal dat je wilt verwijderen, of klik je op Annuleren.

Je kunt ook een bestandsaanvraag aanmaken om bezoekers toe te staan bestanden rechtstreeks naar je Space te uploaden. Geüploade bestanden zijn meteen zichtbaar voor collega’s. Meer informatie over bestandsaanvragen. 

Toegankelijkheid van materiaal in een Space

Je kunt de toegankelijkheid van materiaal in een Space op elk gewenst moment beheren, zelfs nadat je de Space hebt gedeeld.

Om de toegankelijkheid van een Space te beheren

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Zet Actief op Ja of Nee naast de Space waarvoor je de toegankelijkheid wilt beheren.

 

Om de toegankelijkheid van materiaal te beheren

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op je Space. 
4. Zet Zichtbaar op Ja of Nee naast het materiaal waarvoor je de toegankelijkheid wilt beheren.

Je kunt bestaand materiaal in een Space bijwerken vanuit de Materiaalbibliotheek. Wanneer je materiaal bijwerkt, worden alle bijbehorende links automatisch bijgewerkt naar de nieuwste versie. Meer informatie over het bijwerken van materiaal.

Zo werkt archiveren

• Gearchiveerd materiaal telt niet mee voor je limiet voor het aantal items.
• Je kunt materiaal op elk gewenst moment herstellen, waarna het weer doorzoekbaar wordt.
• Het verwijderen van materiaal uit een Space heeft geen invloed op historische bezoekgegevens. Als je klikt op de optie Verwijderen in de Materiaalbibliotheek, wordt het materiaal verplaatst naar de map ‘Verwijderd materiaal’, niet naar de Prullenbak. Het wordt na 30 dagen definitief verwijderd. Meer informatie over het verwijderen van materiaal.
• Bezoekers worden niet op de hoogte gebracht van wijzigingen, tenzij automatische meldingen zijn ingeschakeld.

Materiaal in een Space verplaatsen

Om een of meer items in een Space te verplaatsen: 

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op je Space. 
4. Vink het selectievakje aan naast het item of de items die je wilt verplaatsen.
5. Klik op Verplaatsen.
6. Klik op Wijzigen om een doelmap te kiezen.
7. Klik op Verplaatsen.

Materiaal organiseren met Space-mappen

Organiseer materiaal in je Space met behulp van mappen, mappenstructuren, secties, sjablonen of AI Organize. Meer informatie over AI Organize voor klanten met het abonnement Advanced Data Rooms.

Space-mappen en -mappenstructuren

Met Space-mappen kun je materiaal groeperen in submappen op basis van fase, onderwerp of workflow.

Je kunt op verschillende manieren een mappenstructuur aanmaken:

• Mappen handmatig aanmaken.
• Importeren vanuit een andere Space.
• Een sjabloon gebruiken.
• Een CSV-bestand uploaden.
• AI Organize gebruiken om een structuur te genereren.

Elke Space kan het volgende bevatten: 

• 2.000 items (Advanced, Enterprise)
• 4.000 items (Advanced Data Rooms)

Elke map kan maximaal 200 objecten bevatten. Submappen tellen mee voor de totale limiet voor het aantal objecten in uw Space. Mappen kunnen niet afzonderlijk worden gedeeld, maar de Space-link kan wel worden gedeeld. Meer informatie over beperkingen voor het uploaden van bestanden.

Handmatig een map in een Space aanmaken

Om één map aan te maken:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op een bestaande Space of maak een nieuwe Space aan.
4. Klik op Map aanmaken.
   •  Om de map voor bezoekers te verbergen, klik je op Wijzigen naast De map is zichtbaar voor Space-bezoekers en gebruik je de schakelaar om Verborgen voor Space-bezoekers te kiezen.
5. Geef je map een naam en klik op Aanmaken.

Je kunt nu op de nieuwe map klikken en materiaal toevoegen.

Om een mappenstructuur uit een andere Space te importeren:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op Space aanmaken.
4. Klik op Een andere Space naast Of importeer een mappenstructuur uit, onder het promptvak. 
5. Typ de naam van de Space in het zoekvak.
6. Klik op je Space. 
7. Klik op Toevoegen aan Space om het toevoegen van de mappenstructuur aan je nieuw aangemaakte Space af te ronden.

 

Om een mappenstructuur uit een sjabloon te importeren:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op Space aanmaken.
4. Klik op Een andere Space naast Of importeer een mappenstructuur uit, onder het promptvak. 
5. Typ de naam van de sjabloon in het zoekvak of klik op Meer weergeven om alle beschikbare sjablonen te zien. 
6. Kies het sjabloon.
7. Klik op Toevoegen aan Space om het toevoegen van de mappenstructuur aan je nieuw aangemaakte Space af te ronden.

 

Om meerdere mappen vanuit CSV te importeren:

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces.
3. Klik op een bestaande Space of maak een nieuwe Space aan.
4. Klik op Map aanmaken.
5. Klik op Importeren vanuit CSV.
   • Opmerking: Wanneer je een .csv importeert, moet de indeling de indexeringsgegevens in kolom A en de mapnamen in kolom B weergeven.

Materiaal filteren (bezoeker)

Zo filter je materiaal:

1. Klik aan de rechterkant op Onlangs toegevoegd. 
2. Klik onder Beginpagina op het vervolgkeuzemenu om bestanden te filteren op de dagen waarop ze zijn toegevoegd. 
   • Opmerking: Deze functie wordt niet weergegeven als de beheerder deze heeft uitgeschakeld. 

 

Materiaalfilter beheren (beheerder)

Zo beheer je het materiaalfilter:

1. Klik op de Space die je wilt beheren. 
2. Klik op ☑(meer opties) naast Voorbeeld, aan de rechterkant. 
3. Klik op Filter voor recent toegevoegd materiaal uitschakelen onder Bezoekerservaring. 

Belangrijke overwegingen

• Mappen zijn niet doorzoekbaar binnen een Space.
• Het groeperen van mappen in secties kan de navigatie verbeteren.
• Bij het dupliceren van een Space worden de mappen met het materiaal gekopieerd.
• Het verplaatsen van materiaal tussen mappen geldt niet voor secties.
• Bij downgraden van een abonnement dat Space-mappen ondersteunt, worden die Spaces uitgeschakeld. Om de toegang tot de mappen te herstellen, verplaats je ze naar Archief. 

Zo download je mappen, bestanden of een index uit een Space

Je kunt een hele Space downloaden, een map downloaden of specifieke bestanden uit een Space downloaden. Klanten met Advanced Data Rooms kunnen ook de index van een Space downloaden. Meer informatie over het downloaden van een Space of het downloaden van items uit een Space.