Beheerders: Hoe gebruik je de teammapbeheer

De teammapbeheerder is een tool voor het ordenen van de teammapstructuur. Bepaalde typen beheerders  kunnen ook het lidmaatschap van teammappen en eventuele gedeelde submappen beheren.

Je krijg als volgt toegang tot het teammapbeheer:

1. Meld je aan op dropbox.com met je aanmeldgegevens als teambeheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Materiaal.
    

Een teammap maken

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Inhoud.
4. Klik aan de rechterkant op Teammap maken .
   • Hiermee wordt een teammap op het hoogste niveau gemaakt. Je kunt er ook voor kiezen om een teammap te maken binnen een teammap. Klik om dit te doen op een map en vervolgens op Nieuwe map.
5. In het vak onder Naam typ je een naam voor je nieuwe teammap.
6. Selecteer of je de nieuwe teammap wilt delen met Iedereen in [Teamnaam] of alleen met Specifieke mensen. 
   • Schakel het selectievakje naast Deze map automatisch synchroniseren met computers van leden uit om automatische synchronisatie te voorkomen.
7. Klik op Maken.
8. Als je ervoor kiest de map met specifieke mensen te delen, verschijnt er een pop-upvenster. Voer de namen in van de groepen of individuen waarmee je de teammap wilt delen en klik op de vervolgkeuzelijst om te selecteren of je mensen toegang wilt geven tot bewerken of alleen-lezen. 
   • Je kunt ook groepen uitnodigen voor de teammap door een groepsnaam in te voeren. Meer informatie over het instellen van groepen.
9. Klik op Toevoegen.
   • Let op: De teammap wordt alleen gedeeld met mensen nadat je hun naam of e-mailadressen hebt ingevoerd en op toevoegen hebt geklikt. Als je dit scherm annuleert zonder iemand toe te voegen, wordt de teammap met niemand anders gedeeld en is deze alleen zichtbaar voor de beheerder vanuit de beheerconsole.

De naam van een teammap wijzigen

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Inhoud.
4. Klik op het '...' (drie puntjes) pictogram naast de teammap die je wilt wijzigen.
5. Klik op  Naam wijzigen.
6. Wijzig de naam van de teammap in het tekstvak.
7. Klik op  Naam wijzigen.

Deze naam wordt voor alle leden van de teammap gewijzigd.

De naam van een submap in een teammap wijzigen

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Ga naar de submap waarvan je de naam wilt wijzigen.
3. Markeer de submap en kies Naam wijzigen.
4. Kies een nieuwe naam voor de submap.
5. Druk op  Enter.

De naam wordt gewijzigd voor alle leden van de bovenliggende map van de submap. Als je geen lid bent van de bovenliggende map, wordt de oude naam weergegeven.

Submappen uit de teammap verplaatsen

Teamleden zien een pop-up waarin ze worden gewaarschuwd dat bestaande gebruikers geen toegang meer hebben wanneer ze submappen uit de teammap verplaatsen.

Hoe je een teammap verwijdert

Een teammap verwijderen: 

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Navigeer naar de teammap die je wilt verwijderen. 
3. Klik op “...” (drie puntjes) naast de teammapnaam.
4. Klik op Verwijderen.
5. Klik nog een keer op Verwijderen om de actie te bevestigen.

Wanneer een teammap wordt verwijderd, wordt deze verwijderd uit de teamruimte. Iedereen die er eerder toegang toe had, behoudt echter de toegang. Om toegang te krijgen tot een verwijderde teammap, navigeer je naar de Startpagina in de linker zijbalk en klik je op Verwijderde bestanden weergeven in de linker zijbalk.

Een teammap archiveren

Een teammap archiveren:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Inhoud.
4. Klik op het '...' (drie puntjes)  pictogram  naast de teammap die je wilt wijzigen.
5. Klik op Archiveren.

Klik in het tabblad Archief op het tandwielpictogram naast een gearchiveerde teammap om een van de volgende acties uit te voeren:

• De map terugzetten.
• Permanent de teammap verwijderen.

Een verwijderde teammap terugzetten

Een verwijderde teammap terugzetten:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Inhoud in de linkerzijbalk.
4. Klik op Verwijderde bestanden weergeven in de rechterzijbalk. 
5. Selecteer de teammap die je wilt terugzetten. 
6. Klik op Terugzetten. 

Iedereen die voorheen toegang had, ziet nu de teruggezette teammap in de teamruimte. Om te voorkomen dat mensen toegang blijven krijgen tot deze teammap, zal een beheerder deze definitief moeten verwijderen.

Een teammap definitief verwijderen

Je kunt een teammap op het hoogste niveau alleen definitief verwijderen als deze al in het archief aanwezig is. Bestanden of mappen die definitief verwijderd zijn, kunnen niet worden teruggezet. 

Een teammap definitief verwijderen:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Inhoud.
4. Klik op Gearchiveerd.
5. Klik op het selectievakje naast de gearchiveerde map die je definitief wilt verwijderen.
6. Klik op Definitief verwijderen aan de rechterkant.
7. Klik nog een keer op Definitief verwijderen om de actie te bevestigen.
   

Je account downgraden

Wanneer je je Dropbox-teamaccount opzegt, raak je de toegang tot het teammapbeheer kwijt. Dat betekent dus ook dat je geen toegang meer hebt tot je gearchiveerde teammappen. Als je de toegang tot bepaalde teammappen niet wilt kwijtraken, raden we je aan elke teammap in je account te delen met de groep Iedereen bij [TEAMNAAM].

Je Dropbox-teamaccount annuleren of downgraden:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Inhoud.
4. Klik op Archiveren en zet alle teammappen terug waarvan je de toegang niet wilt kwijtraken.
5. Klik, nadat je de teammappen hebt teruggezet, op het tandwielpictogram naast een teammap.
6. Klik op Toegang beheren.
7. Voeg de groep Iedereen bij [TeamsNAAM] toe.
8. Herhaal deze actie voor alle teammappen die je hebt teruggezet.

Als je wilt dat bepaalde teamleden geen toegang meer hebben tot teammappen nadat je je account hebt opgezegd, deel je de teammap met een andere groep dan Iedereen bij [TEAMNAAM] (dus met een groep die alleen teamleden bevat die wel toegang tot de teammap mogen hebben). Deze stap is belangrijk omdat groepen die zijn uitgenodigd voor een teammap niet meer kunnen worden gewijzigd nadat je je account hebt opgezegd.