Beheerders: Hoe gebruik je de teammapbeheer
In dit artikel wordt een functie beschreven die beschikbaar is voor bepaalde typen beheerders van Dropbox-teamaccounts. Als je een teamlid bent en op zoek bent naar informatie over het beheren van een teammap, lees dan dit artikel.
De teammapbeheerder is een tool voor het ordenen van de teammapstructuur. Bepaalde typen beheerders kunnen ook het lidmaatschap van teammappen en eventuele gedeelde submappen beheren.
Je krijg als volgt toegang tot het teammapbeheer:
- Meld je aan op dropbox.com met je aanmeldgegevens als teambeheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Materiaal.
Een teammap maken
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Inhoud.
- Klik aan de rechterkant op Teammap maken .
- Hiermee wordt een teammap op het hoogste niveau gemaakt. Je kunt er ook voor kiezen om een teammap te maken binnen een teammap. Klik om dit te doen op een map en vervolgens op Nieuwe map.
- In het vak onder Naam typ je een naam voor je nieuwe teammap.
- Selecteer of je de nieuwe teammap wilt delen met Iedereen in [Teamnaam] of alleen met Specifieke mensen.
- Schakel het selectievakje naast Deze map automatisch synchroniseren met computers van leden uit om automatische synchronisatie te voorkomen.
- Klik op Maken.
- Als je ervoor kiest de map met specifieke mensen te delen, verschijnt er een pop-upvenster. Voer de namen in van de groepen of individuen waarmee je de teammap wilt delen en klik op de vervolgkeuzelijst om te selecteren of je mensen toegang wilt geven tot bewerken of alleen-lezen.
- Je kunt ook groepen uitnodigen voor de teammap door een groepsnaam in te voeren. Meer informatie over het instellen van groepen.
- Klik op Toevoegen.
- Let op: De teammap wordt alleen gedeeld met mensen nadat je hun naam of e-mailadressen hebt ingevoerd en op toevoegen hebt geklikt. Als je dit scherm annuleert zonder iemand toe te voegen, wordt de teammap met niemand anders gedeeld en is deze alleen zichtbaar voor de beheerder vanuit de beheerconsole.
Opmerkingen:
- Beheerders kunnen ook de toegang tot mappen beheren als ze nieuwe leden uitnodigen voor een team.
- Beheerders kunnen teammappen ook verwijderen, archiveren, kopiëren en de naam ervan wijzigen.
- Teamleden met toegang tot het hoogste niveau van een teamruimte kunnen gedeelde mappen in hun persoonlijke ruimte converteren naar teammappen. Ze kunnen teammappen ook converteren naar persoonlijke mappen. Meer informatie over het beheren van een teamruimte vind je hier.
De naam van een teammap wijzigen
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Inhoud.
- Klik op het '...' (drie puntjes) pictogram naast de teammap die je wilt wijzigen.
- Klik op Naam wijzigen.
- Wijzig de naam van de teammap in het tekstvak.
- Klik op Naam wijzigen.
Deze naam wordt voor alle leden van de teammap gewijzigd.
De naam van een submap in een teammap wijzigen
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Ga naar de submap waarvan je de naam wilt wijzigen.
- Markeer de submap en kies Naam wijzigen.
- Kies een nieuwe naam voor de submap.
- Druk op Enter.
De naam wordt gewijzigd voor alle leden van de bovenliggende map van de submap. Als je geen lid bent van de bovenliggende map, wordt de oude naam weergegeven.
Submappen uit de teammap verplaatsen
Teamleden zien een pop-up waarin ze worden gewaarschuwd dat bestaande gebruikers geen toegang meer hebben wanneer ze submappen uit de teammap verplaatsen.
Hoe je een teammap verwijdert
Opmerking: Afhankelijk van het hoogste niveau van de materiaalbeheerinstellingen van je team kunnen teamleden mogelijk teammappen op het hoogste niveau verwijderen. Beheerders kunnen deze instelling beheren vanuit de beheerconsole. Alleen beheerders kunnen verwijderde teammappen terugzetten.
Een teammap verwijderen:
- Meld je aan op dropbox.com.
- Navigeer naar de teammap die je wilt verwijderen.
- Klik op “...” (drie puntjes) naast de teammapnaam.
- Klik op Verwijderen.
- Klik nog een keer op Verwijderen om de actie te bevestigen.
Wanneer een teammap wordt verwijderd, wordt deze verwijderd uit de teamruimte. Iedereen die er eerder toegang toe had, behoudt echter de toegang. Om toegang te krijgen tot een verwijderde teammap, navigeer je naar de Startpagina in de linker zijbalk en klik je op Verwijderde bestanden weergeven in de linker zijbalk.
Een teammap archiveren
Opmerkingen:
- Als je een teammap archiveert, worden alle leden verwijderd en wordt de teammap in het tabblad Archief geplaatst.
- Beheerders hebben nog steeds toegang tot gearchiveerde teammappen via het teammateriaalbeheer. Gearchiveerde teammappen zijn niet beschikbaar voor teamleden.
- Alleen beheerders kunnen een teammap archiveren.
- Gearchiveerde mappen tellen nog steeds mee voor de opslagruimte van je team.
Een teammap archiveren:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Inhoud.
- Klik op het '...' (drie puntjes) pictogram naast de teammap die je wilt wijzigen.
- Klik op Archiveren.
Klik in het tabblad Archief op het tandwielpictogram naast een gearchiveerde teammap om een van de volgende acties uit te voeren:
- De map terugzetten.
- Permanent de teammap verwijderen.
Een verwijderde teammap terugzetten
Let op: Alleen beheerders kunnen een teammap terugzetten of permanent verwijderen nadat deze is verwijderd.
Een verwijderde teammap terugzetten:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Inhoud in de linkerzijbalk.
- Klik op Verwijderde bestanden weergeven in de rechterzijbalk.
- Selecteer de teammap die je wilt terugzetten.
- Klik op Terugzetten.
Iedereen die voorheen toegang had, ziet nu de teruggezette teammap in de teamruimte. Om te voorkomen dat mensen toegang blijven krijgen tot deze teammap, zal een beheerder deze definitief moeten verwijderen.
Een teammap definitief verwijderen
Je kunt een teammap op het hoogste niveau alleen definitief verwijderen als deze al in het archief aanwezig is. Bestanden of mappen die definitief verwijderd zijn, kunnen niet worden teruggezet.
Een teammap definitief verwijderen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Inhoud.
- Klik op Gearchiveerd.
- Klik op het selectievakje naast de gearchiveerde map die je definitief wilt verwijderen.
- Klik op Definitief verwijderen aan de rechterkant.
- Klik nog een keer op Definitief verwijderen om de actie te bevestigen.
Let op: Als je een teammap permanent verwijdert, kan die zelfs door Dropbox Support niet meer worden teruggezet.
Je account downgraden
Wanneer je je Dropbox-teamaccount opzegt, raak je de toegang tot het teammapbeheer kwijt. Dat betekent dus ook dat je geen toegang meer hebt tot je gearchiveerde teammappen. Als je de toegang tot bepaalde teammappen niet wilt kwijtraken, raden we je aan elke teammap in je account te delen met de groep Iedereen bij [TEAMNAAM].
Je Dropbox-teamaccount annuleren of downgraden:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Inhoud.
- Klik op Archiveren en zet alle teammappen terug waarvan je de toegang niet wilt kwijtraken.
- Klik, nadat je de teammappen hebt teruggezet, op het tandwielpictogram naast een teammap.
- Klik op Toegang beheren.
- Voeg de groep Iedereen bij [TeamsNAAM] toe.
- Herhaal deze actie voor alle teammappen die je hebt teruggezet.
Als je wilt dat bepaalde teamleden geen toegang meer hebben tot teammappen nadat je je account hebt opgezegd, deel je de teammap met een andere groep dan Iedereen bij [TEAMNAAM] (dus met een groep die alleen teamleden bevat die wel toegang tot de teammap mogen hebben). Deze stap is belangrijk omdat groepen die zijn uitgenodigd voor een teammap niet meer kunnen worden gewijzigd nadat je je account hebt opgezegd.
