Dropbox Paper: beheerinstellingen voor Dropbox-teams

Bijgewerkt Mar 27, 2024

De informatie in dit artikel is van toepassing op bepaalde typen beheerders van een van de Dropbox-abonnementen Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus en Enterprise.

Beheerders op Dropbox-teamaccounts kunnen de instellingen voor delen en privacy van Dropbox Paper configureren voor hun team.

Opmerking: Als je team de 2020-release van Dropbox Paper gebruikt, volg je de instructies in het eerste vak hieronder. Als je team de oude release van Paper gebruikt, volg je de instructies in het tweede vak hieronder.

Zo kom je erachter welke release je team gebruikt:

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Maken.
Wijs Document aan met de muisaanwijzer.

Zie je Dropbox Paper niet staan in de lijst met documenttypen, dan betekent dit dat je de oude release van Paper gebruikt.
Zie je Dropbox Paper wel staan in de lijst met documenttypen, dan betekent dit dat je de nieuwe 2020-release van Dropbox Paper gebruikt.

Bekijk de veelgestelde vragen van teambeheerders over de 2020-release van Paper voor meer informatie.

Beheerders met de 2020-release van Dropbox Paper

Dit vak is bedoeld voor de beheerders van Dropbox-teamaccounts wiens teams de 2020-release van Dropbox Paper gebruiken. Volg de instructies bovenaan dit artikel om erachter te komen welke release je gebruikt.

In de 2020-release van Paper werken Paper-documenten als gewone Dropbox-bestanden. Dat betekent dat de beheerinstellingen van Paper-documenten hetzelfde zijn als die van gewone Dropbox-bestanden. Hieronder lees je hoe je de instellingen voor delen en privacy beheert voor gewone Dropbox-bestanden (en nu dus ook voor Paper-documenten):

Sommige beheerfuncties voor Paper zijn niet gewijzigd in de 2020-release, waaronder:

Aanvullende bronnen

Meer informatie over de 2020-release van Dropbox Paper:

Beheerders met de oude release van Dropbox Paper

Dit vak is voor beheerders van Dropbox-teamaccounts die de oude release van Dropbox Paper gebruiken. Volg de instructies bovenaan dit artikel om erachter te komen welke release je gebruikt.

Paper inschakelen of uitschakelen

Dropbox Paper voor je team in- of uitschakelen:

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Beheerconsole.
Klik op Instellingen.
Klik op Paper onder Aanvullende instellingen.
Zet Paper inschakelen aan of uit.
Accepteer de voorwaarden van Dropbox voordat je Paper inschakelt.
Klik op Wijzigingen toepassen.

Let op: Paper wordt standaard ingeschakeld voor alle Standard en Advanced Dropbox-teams die na 7 augustus 2017 zijn gemaakt.

Alle Paper-documenten exporteren

Wanneer je Paper uitschakelt, kun je je Paper-documenten exporteren naar Word- of Markdown-bestanden. Je documenten exporteren:

Nadat je Paper hebt uitgeschakeld, klik je op # documenten exporteren.
Kies een bestandsindeling en klik op Downloaden.
Nadat de export is voltooid, ontvang je een e‑mail met je Paper-documenten in de gekozen indeling. Klik op Documenten downloaden in deze e‑mail.

Alle actieve documenten die het bezit zijn van teamleden, worden geëxporteerd. Verwijderde documenten worden niet geëxporteerd.

Alleen met het team delen

Beheerders van een Dropbox-team kunnen kiezen met wie teamleden Paper-documenten kunnen delen. Beheerders kunnen ervoor kiezen om delen buiten het team of alleen binnen het Dropbox-team toe te staan. Delen beperken tot binnen je team:

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Beheerconsole.
Klik op Instellingen.
Klik op Paper onder Aanvullende instellingen.
Schakel Paper-documenten extern delen in of uit.
Klik op Wijzigingen toepassen.

Deze instelling geldt niet met terugwerkende kracht en is alleen van toepassing op documenten die zijn gedeeld nadat de instelling is gewijzigd. In het activiteitenrapport kun je de documenten bekijken die zijn gedeeld met mensen buiten je team.

Opmerking: wanneer je deze instelling wijzigt in Uit,voorkom je ook dat teamleden documenten kunnen maken in externe mappen die met ze worden gedeeld.

Standaardprivacy van Paper-documenten

Beheerders kunnen de standaardprivacy kiezen voor links naar Paper-documenten. De standaardprivacy van Paper-documenten instellen:

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Beheerconsole.
Klik op Instellingen.
Klik op Paper onder Aanvullende instellingen.
Kies naast Standaardinstellingen voor delen de optie Iedereen met de link, Leden met de link of Extern delen uitschakelen.
- Iedereen met de link biedt iedereen met de link (of ze nu wel of niet een teamlid zijn) de mogelijkheid om het document te openen.
- Wanneer Alleen leden met de link is ingeschakeld, kunnen alleen teamleden met de link het document openen. Niet-teamleden kunnen het document niet openen, ook niet als ze de link hebben.
- Met Extern delen uitschakelen voorkom je dat teamleden documenten delen met niet-teamleden.

Functies voor definitieve verwijdering

De maker kan standaard een document of map definitief verwijderen nadat het document of de map is gearchiveerd.

Teambeheerders van een Dropbox-team kunnen ervoor zorgen dat alleen teambeheerders Paper-documenten definitief kunnen verwijderen. Teambeheerders kunnen de instelling voor verwijdering voor het team op Uitzetten om definitieve verwijdering te voorkomen.

Opmerking: Als de optie voor verwijderingen is ingesteld op Uit, kunnen teambeheerders bestanden definitief verwijderen door zich aan te melden als een gebruiker. In het gedeelte hieronder wordt uitgelegd hoe je je kunt aanmelden als een gebruiker.

Opmerking: De instelling is van toepassing op Dropbox-bestanden en Paper-documenten.

Aanmelden als gebruiker

Teambeheerders van een Dropbox-team kunnen zich aanmelden als een teamlid. Wanneer beheerders Aanmelden als gebruiken, kunnen ze:

Paper-documenten en -mappen weergeven.
Documenten en mappen delen met andere gebruikers.
Paper-documenten en -mappen verplaatsen.
Gearchiveerde Paper-documenten terugzetten.
Paper-documenten archiveren en definitief verwijderen.

Beheerders kunnen geen documenten maken, bewerken of erop reageren.

Aanmelden als een teamlid en toegang krijgen tot het Paper-account:

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Beheerconsole.
Klik op Leden.
Klik op de “…” (ellips) naast de naam van het teamlid waarvoor je je wilt aanmelden.
Klik op Aanmelden als lid.
Klik op Aanmelden om te bevestigen dat je je wilt aanmelden als de geselecteerde gebruiker.
Klik op het tabblad Paper.
Klik op Afmelden wanneer je klaar bent.

Opmerking: Alle acties die worden uitgevoerd door de beheerder, worden opgeslagen in het activiteitenlogboek.

De activiteit van je team in Paper-documenten bekijken

Op het tabblad Ledenactiviteiten wordt een samenvatting weergegeven van de meest recente activiteit van een team. Beheerders kunnen een type Paper-activiteit selecteren op het tabblad Ledenactiviteiten of een volledig activiteitenrapport downloaden.

De volgende Paper-gebeurtenissen worden opgeslagen:

Maken en bewerken van documenten
Maken en oplossen van opmerkingen
Delen van documenten met teamleden en niet‑teamleden
Archiveren van documenten en definitief verwijderen van documenten
Aanvragen van toegang tot documenten door teamleden en niet‑teamleden
Weergeven van documenten door teamleden en niet‑teamleden
Wijzigen van het beleid voor delen

Meer informatie over hoe je de activiteit van je team kunt bekijken

Beperkingen op de beveiliging van Paper voor Dropbox-teams

Bij sommige beveiligingsopties voor Dropbox-teams is Dropbox Paper nog niet inbegrepen. Lees verder om te zien welke opties niet beschikbaar zijn voor teams die Dropbox Paper gebruiken.

Normen en voorschriften die niet beschikbaar zijn voor Dropbox Paper

Dropbox Paper valt niet binnen het toepassingsgebied van de volgende normen en voorschriften:

BSI C5 Duitsland

Meer informatie over de naleving van deze normen door Dropbox.

Apparaatgoedkeuringen wordt niet ondersteund door de mobiele Paper-app

Apparaatgoedkeuringen is een beveiligings- en toegangsfunctie voor Dropbox-teams op het Advanced- en Enterprise-abonnement. Met apparaatgoedkeuringen kunnen beheerders het apparaat beheren dat teamleden gebruiken om toegang te krijgen tot hun Dropbox-teamaccounts. De mobiele Dropbox Paper-app biedt geen ondersteuning voor apparaatgoedkeuringen.

Enterprise Mobility Management wordt niet ondersteund door de mobiele Paper-app

Enterprise Mobility Management (EMM) helpt Dropbox-teams met het Enterprise-abonnement bij het beheren van het gebruik van mobiele apparaten op bedrijfsapps, netwerken en apparaten. De mobiele Dropbox Paper-app kan niet worden beheerd met EMM.

Netwerkbeheer is niet beschikbaar voor Paper

Netwerkbeheer is een beveiligings- en toegangsfunctie die beschikbaar is voor Dropbox-teams met het Enterprise-abonnement. Met deze functie kunnen IT-beheerders bepalen welke Dropbox-accounts kunnen worden gebruikt in hun bedrijfsnetwerk. Dropbox Paper kan op dit moment niet worden beheerd via netwerkbeheer.

Teamleden op afstand afmelden bij de mobiele Paper-app

Beheerders kunnen teamleden op afstand op alle apparaten afmelden bij de mobiele Paper-app, zodat ze geen toegang meer hebben tot Paper-documenten van het team.

Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
Klik op Beheerconsole.
Klik op Leden.
Klik op de naam van het lid dat je op alle apparaten wilt afmelden bij de mobiele Paper-app.
Klik onder Mobiele Paper-apparaten op Klik hier om het teamlid op alle apparaten af te melden bij Paper.