Wettelijke bewaarplichten beheren voor jouw Dropbox Business-team

Door een wettelijke bewaarplicht in te stellen voor een teamlid, kunnen beheerders al het materiaal bekijken en exporteren dat door dat lid is gemaakt of gewijzigd. Leden met een wettelijke bewaarplicht worden hier niet van op de hoogte gesteld en behouden nog steeds hun machtigingen om bestanden te maken, te bewerken en te verwijderen.

Een wettelijke bewaarplicht maken

Zo maak je een wettelijke bewaarplicht:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Gegevensbeheer.
4. Klik op Wettelijke bewaarplichten.
5. Klik op Nieuwe bewaarplicht.
6. Vul de naam en details van de bewaarplicht in en klik op Doorgaan.
7. Voer de naam of het e-mailadres in van het lid of de leden waarvoor je een bewaarplicht wilt instellen en klik vervolgens op Doorgaan.
8. Selecteer een begin- en einddatum voor de bewaarplicht.
   • Voor de begindatum kun je een datum tot die van vandaag instellen, maar geen datum in de toekomst.
   • Voor de einddatum kun je een datum in het verleden, van vandaag of in de toekomst opgeven of Geen einddatum instellen aanvinken.
9. Klik op Activeren.

Als je een bewaarplicht maakt met een begindatum in het verleden, kan het even duren voordat de bewaarplicht is geactiveerd. Je krijgt per e-mail bericht als de bewaarplicht is geactiveerd. Je kunt de status van een bewaarplicht bekijken op de pagina Wettelijke bewaarplicht in de beheerconsole.

Opmerking: Een wettelijke bewaarplicht wordt als actief beschouwd totdat een beheerder de bewaarplicht vrijgeeft, zelfs als de einddatum is verstreken. Na de einddatum worden nieuwe bestandsversies niet meer gekopieerd. Bestaande versies zijn echter beschikbaar tot je de bewaarplicht vrijgeeft.

Voor welke bestandstypen kan ik een bewaarplicht instellen?

Wanneer je een wettelijke bewaarplicht instelt, worden kopieën bewaard van alle bestanden die een lid tussen de begin- en einddatum heeft gemaakt of bewerkt, met uitzondering van:

• Clouddocumenten, waaronder Dropbox Paper-documenten en Google-documenten, -spreadsheets en -presentaties
• Bestanden waarvan het lid alleen een voorbeeld heeft bekeken
• Bestanden waartoe het lid toegang heeft maar die het lid niet heeft bewerkt
• Bestanden die zijn gemaakt en gewijzigd voordat de gebruiker bij het team kwam
• Bestanden waartoe het lid geen toegang meer heeft op het moment dat de bewaarplicht wordt ingesteld
• Bestanden die zijn gemaakt of bewerkt door een beheerder die is aangemeld als een teamlid

Opmerking: in zeldzame gevallen kunnen bestanden niet worden bewaard als een lid de toegang tot deze bestanden verliest kort nadat ze zijn gemaakt of bewerkt. Om dit te voorkomen, raden we aan te controleren of de wettelijke bewaarplicht volledig is geactiveerd voordat je leden verwijdert.

Voor wie kan ik een wettelijke bewaarplicht instellen?

Je kunt een bewaarplicht instellen voor actieve, uitgenodigde en geschorste leden van je team, plus voor andere beheerders en jijzelf.

Je kunt geen bewaarplichten instellen voor verwijderde leden, hele groepen of hele teams. Je kunt echter wel een lid verwijderen terwijl hiervoor een bewaarplicht actief is.

Een wettelijke bewaarplicht bekijken

Je kunt op elk gewenst moment een actieve of vrijgegeven wettelijke bewaarplicht bekijken. Zo bekijk je een wettelijke bewaarplicht:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Gegevensbeheer.
4. Klik op Wettelijke bewaarplichten.
5. Schakel tussen de tabbladen Actief en Vrijgegeven om alle wettelijke bewaarplichten van je team te zien.

Een wettelijke bewaarplicht bewerken

Je kunt de naam en details van een bewaarplicht bewerken of leden toevoegen of verwijderen. De datum van een bewaarplicht kun je echter niet bewerken. Zo bewerk je een wettelijke bewaarplicht:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Gegevensbeheer.
4. Klik op Wettelijke bewaarplichten.
5. Klik op het selectievakje dat verschijnt wanneer je de naam aanwijst van de wettelijke bewaarplicht die je wilt bewerken.
6. Klik op Bewaarplicht bewerken.
7. Bewerk de naam of details van de bewaarplicht.
8. Klik op Doorgaan.
9. Voeg leden toe of verwijder ze.
10. Klik op Doorgaan.
11. Controleer je wijzigingen.
12. Klik op Opslaan.

Een wettelijke bewaarplicht vrijgeven

Als je een bewaarplicht niet meer nodig hebt, kun je de bewaarplicht vrijgeven. Hiermee worden alle bestanden verwijderd die bij die bewaarplicht horen. Je kunt dit niet ongedaan maken. Zo geef je een wettelijke bewaarplicht vrij:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Gegevensbeheer.
4. Klik op Wettelijke bewaarplichten.
5. Klik op het selectievakje dat verschijnt wanneer je de naam aanwijst van de wettelijke bewaarplicht die je wilt vrijgeven.
6. Klik op Bewaarplicht vrijgeven.

Een wettelijke bewaarplicht exporteren

Je kunt alle bestanden van een wettelijke bewaarplicht in één keer exporteren of eerst selecteren welke bestanden je wilt exporteren door bestanden te filteren op naam van het lid, datumbereik, bestandstype en bestandsversie. De export kan in elke map in je Dropbox-account opgeslagen worden.

Exporteer het .csv-bestand met de samenvatting om te zien welke bestanden worden bewaard, zonder dat je de bewaarplicht volledig hoeft te exporteren. 

Opmerkingen:

• Bestanden die binnen 24 uur voorafgaand aan de export zijn gemaakt, worden mogelijk niet opgenomen.
• Namen van bestanden en mappen in de export zijn in kleine letters.
• In zeldzame gevallen worden namen van bestanden en mappen in de export afgekapt vanwege tekenlimieten voor bestands- en mappaden .

Zo exporteer je een wettelijke bewaarplicht:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Gegevensbeheer.
4. Klik op Wettelijke bewaarplichten.
5. Klik op de  “…” (ellipsis) aan de rechterkant van de wettelijke bewaarplicht die je wilt exporteren.
6. Klik op Nieuwe export maken.
7. Selecteer de bestandsfilters die je in je export wilt gebruiken.
   • Opmerking: selecteer Bestanden van iedereen, Alle data, Alle types en Elke beschikbare versie om alle bestanden te exporteren. 
8. (Optioneel) Klik op Map uitsluiten om bepaalde mappen niet mee te nemen in de export. Als je de map hebt geselecteerd, klik je op Selecteren.
   • Opmerking: je kunt maximaal 100 mappen uitsluiten.
9. Klik op Doorgaan.
10. Typ de naam van de export en eventueel een beschrijving in de daarvoor bestemde velden.
11. Klik op Doorgaan.
12. Het kan even duren voordat de export verwerkt is en je deze kunt downloaden. Zodra het verwerken voltooid is, klik je op Downloaden.