Centralizacja firmowych danych przy użyciu folderów zespołu

Niektóre zespoły mają dostęp do nowej struktury folderów zespołu. Jeśli w witrynie dropbox.com widzisz fioletową ikonę folderu z jedną osobą, masz dostęp do nowego obszaru zespołu. Dowiedz się więcej o obszarze zespołu.

Jeśli nie masz tego fioletowego folderu, Twój zespół ma zwykłe foldery zespołu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Foldery zespołu to sposób na budowę głównej struktury firmowych danych w Dropbox. Foldery zespołu są tworzone przez administratora, należą do firmy oraz stanowią miejsce umożliwiające udostępnianie plików członkom zespołu i współpracownikom zewnętrznym pracującym nad tymi samymi projektami.

W tym artykule poznasz sposoby wykonywania następujących czynności:

  • Tworzenie folderów zespołu
  • Zarządzanie ustawieniami synchronizacji folderu zespołu
  • Ustawianie uprawnień dostępu konkretnych użytkowników

Najpierw foldery zespołu są udostępniane grupom Dropbox, które obejmują członków wykonujących podobne funkcje (np. dział finansowy). Następnie administrator, który utworzył folder zespołu, określa właściwy poziom dostępu każdej grupy (wyświetlanie lub edycja).

Każdy podfolder utworzony w folderze zespołu jest automatycznie udostępniany tym grupom. Podfoldery można także udostępniać pojedynczym członkom zespołu i osobom spoza zespołu. Podobnie jak w przypadku grup administrator może ustawić dla poszczególnych członków podfolderów uprawnienia do wyświetlana lub edycji.

Jeśli widzisz kartę Zawartość, a nie kartę Foldery zespołu, w Twoim zespole obowiązuje nowa struktura folderów zespołu. Tym obszarem zespołu możesz zarządzać w menedżerze zawartości.

Aby rozpocząć korzystanie z grup, wykonaj poniższe kroki:

  1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu poświadczeń administratora.
  2. Kliknij Konsola administratora.
  3. Kliknij Foldery zespołu.
  4. Kliknij Utwórz folder zespołu.
  5. Określ nazwę folderu zespołu.
  6. Dodaj grupę lub grupy, które potrzebują dostępu do folderu zespołu, i zdecyduj, czy mają mieć dostęp do wyświetlania, czy do edycji.
    • Możesz przejść na stronę grup, aby utworzyć grupy.
    • Wszyscy członkowie grupy mają dostęp do folderu zespołu i jego całej zawartości.
    • Pamiętaj, że foldery zespołu muszą być udostępniane grupom w Dropbox, a nie pojedynczym użytkownikom. Następnie omówimy udostępnianie podfolderów folderu zespołu osobom z firmy lub spoza firmy.
  7. Aby utworzyć podfolder (czyli folder znajdujący się w folderze zespołu), przez kliknięcie wejdź do folderu zespołu.
  8. Kliknij prawym przyciskiem myszki i wybierz Nowy folder.
  9. Określ nazwę podfolderu.
  10. Po utworzeniu podfolderu najedź na niego i kliknij Zarządzaj dostępem.
    • Możesz udostępniać podfoldery pojedynczym osobom lub innym grupom oraz zmieniać ich uprawnienia na Może edytować lub Może wyświetlać.
  11. Sprawdź, czy uprawnienia dostępu są poprawne.
  12. Aby scentralizować firmowe dane, zachęcaj członków zespołu, by przenieśli należące do nich foldery udostępnione do folderu zespołu.
    • Każdy właściciel folderu udostępnionego może przenieść ten folder do folderu zespołu. Przez wykonanie tej czynności właściciel folderu udostępnionego przenosi własność plików z siebie na firmę.

Foldery zespołu w akcji

Aby nadać folderom zespołu bardziej konkretny wymiar, wyjaśnimy ich możliwe zastosowanie w hipotetycznej firmie. Wyobraźmy sobie menedżera zespołu marketingowego, do którego obowiązków należy planowanie wydarzeń w ciągu całego roku. Każde wydarzenie wymaga zaangażowania innych osób i zespołów. Jednocześnie wszystkie pliki związane z wydarzeniami mają się znajdować w jednym miejscu. Właśnie w takiej sytuacji przydaje się folder zespołu.

W naszym przykładzie zostaje utworzony folder zespołu pod nazwą „Zespół ds. wydarzeń”, który następnie zostaje udostępniony tylko grupie Zespół ds. wydarzeń.

Firma planuje wydarzenie sprzedażowe, więc menedżer marketingu tworzy w folderze zespołu „Zespół ds. wydarzeń” podfolder pod nazwą „Wydarzenie sprzedażowe III kw.”. Udostępnia podfolder „Wydarzenie sprzedażowe III kw.” grupie Zespół sprzedaży. Grupa Zespół sprzedaży widzi tylko podfolder „Wydarzenie sprzedażowe III kw.” – nie widzi żadnej innej zawartości znajdującej się w folderze zespołu „Zespół ds. wydarzeń”. Spójrz na tę ilustrację:

Na zakończenie menedżer zespołu marketingowego sprawdza, jakie zespoły mają dostęp do jakich plików w folderze zespołu „Zespół ds. wydarzeń”. Na poniższej ilustracji podfolder „Wydarzenie sprzedażowe III kw.” jest automatycznie udostępniany grupie Zespół ds. wydarzeń. Dlaczego? Ponieważ grupa Zespół ds. wydarzeń jest członkiem folderu zespołu, w którym znajduje się folder „Wydarzenie sprzedażowe III kw.”. Grupa Zespół ds. wydarzeń dziedziczy dostęp do folderu „Wydarzenie sprzedażowe III kw.”. Ponadto Zespół sprzedaży ma dostęp tylko do odczytu do folderu „Wydarzenie sprzedażowe III kw.”.

Jak przydatny był ten artykuł?

Przykro nam to słyszeć.
Daj nam znać, co możemy poprawić:

Dziękujemy za przesłanie opinii.
Daj nam znać, jak pomógł ten artykuł:

Dziękujemy za przesłanie opinii.

Odpowiedzi społeczności