Jak zbiorczo usuwać dokumenty w Dropbox Sign

Administratorzy mogą zbiorczo usuwać dokumenty swoich zespołów z poziomu konsoli administratora. Przed użyciem funkcji zbiorczego usuwania zalecamy aktywowanie zespołowej synchronizacji z chmurą. Więcej informacji na temat korzystania z zespołowej synchronizacji z chmurą.

Usuwanie masowe dostępne jest w taryfach Premium.

Administratorzy mogą masowo usuwać dokumenty na 2 sposoby.

Jak używać jednorazowego usunięcia?

Usunięcie jednorazowe to ręczna opcja usuwania zbiorczego, która powoduje usunięcie z Twojego konta Dropbox Sign wszystkich dokumentów zakończonych do tej pory (podpisanych lub odrzuconych). Ta opcja jest nieodwracalna i obejmuje 72-godzinny okres przechowywania, który pozwala Tobie i innym administratorom pobrać wszystkie dokumenty, które chcecie zachować, zanim zostaną usunięte. 

Aby wykonać usunięcie jednorazowe, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami: 

1. Zaloguj się na stronie hellosign.com za pomocą danych logowania administratora.
2. Najedź wskaźnikiem na swoje inicjały w prawym górnym rogu.
3. Kliknij Konsola administratora.
4. Kliknij Ustawienia na lewym pasku bocznym.
5. Kliknij Dokumenty i szablony na lewym pasku bocznym.
6. Kliknij Konfiguruj po prawej stronie opcji Usuń dokumenty.
7. Odszukaj opcję Usunięcie jednorazowe i kliknij Usuń dokumenty obok opisu.
8. Przejrzyj warunki i tekst, a następnie kliknij pola wyboru, aby wyrazić zgodę.
9. Kliknij Usuń dokumenty.

Jak używać bieżącego usuwania?

Administratorzy mogą również skorzystać z funkcji usuwania w trybie ciągłym, aby wszystkie przyszłe dokumenty były automatycznie usuwane z konta Dropbox Sign po ich zakończeniu. Aktywacja tej funkcji oznacza, że od tej chwili wszystkie dokumenty będą usuwane 72 godziny po ich zakończeniu. Jeśli funkcja usuwania w trybie ciągłym zostanie wyłączona, dokumenty oczekujące na usunięcie (te, które są znajdują się w 72-godzinnym okresie przechowywania) nie zostaną usunięte.

Aby włączyć bieżące usuwanie:

1. Zaloguj się na stronie hellosign.com za pomocą danych logowania administratora.
2. Najedź wskaźnikiem na swoje inicjały w prawym górnym rogu.
3. Kliknij Konsola administratora.
4. Kliknij Ustawienia na lewym pasku bocznym.
5. Kliknij Dokumenty i szablony na lewym pasku bocznym.
6. Kliknij Konfiguruj po prawej stronie opcji Usuń dokumenty.
7. Znajdź Bieżące usuwanie i kliknij Włącz obok opisu. 
8. Przejrzyj warunki i tekst, a następnie kliknij pola wyboru, aby wyrazić zgodę.

9. Kliknij Usuń przyszłe dokumenty. Wyświetlone zostanie powiadomienie o pomyślnym aktywowaniu tej funkcji.

Jak używać usuwania masowego z synchronizacją w chmurze?

Zachęcamy administratorów, aby przed skorzystaniem z opcji usuwania masowego aktywowali synchronizację zawartości zespołu z chmurą. 

Jednorazowe usunięcie + synchronizacja

W celu zapewnienia bieżącego dostępu do dokumentów zalecamy, aby przed skorzystaniem z funkcji jednorazowego usunięcia sprawdzić, czy wszystkie istniejące dokumenty zostały zsynchronizowane z magazynem w chmurze. Funkcja jednorazowego usunięcia nie sprawdza przed usunięciem dokumentu, czy został on pomyślnie zsynchronizowany.

Bieżące usuwanie + synchronizacja

Jeśli Twoja organizacja korzysta zarówno z synchronizacji z chmurą, jak i usuwania w trybie ciągłym, dokumenty zostaną usunięte z Dropbox Sign 72 godziny po ich pomyślnej synchronizacji. Jeśli dokument nie zostanie zsynchronizowany ze zintegrowanym rozwiązaniem do przechowywania w chmurze, Dropbox Sign powiadomi administratora organizacji i nie umieści dokumentu w kolejce do usunięcia. Jeśli tak się stanie, a nadal będziesz chcieć usunąć dokument z Dropbox Sign, możesz skorzystać z funkcji usunięcia jednorazowego. 

Więcej informacji na temat usuwania masowego

Powiadomienia

Dropbox Sign powiadomi wszystkich innych administratorów i menedżerów w Twojej organizacji, gdy skorzystasz z jednej z powyższych opcji usuwania zbiorczego. Dzięki temu członkowie zespołu będą wiedzieć, co się dzieje, i będą mogli utworzyć kopie zapasowe dokumentów, do których chcą zachować dostęp.

Dokumenty, na które wpływa ta funkcja

• Obie opcje usuwania zbiorczego mają zastosowanie do wszystkich zakończonych dokumentów w Twojej organizacji w Dropbox Sign, a nie tylko do tych, których jesteś właścicielem. 
• Opcja jednorazowego usunięcia nie powoduje usunięcia aktywnych próśb o podpis i wersji roboczych dokumentów. Te dokumenty możesz usuwać indywidualnie, anulując odpowiednią prośbę o podpis lub usuwając wersję roboczą w sekcji Dokumenty. Jeśli aktywujesz bieżące usuwanie, dokumenty te zostaną automatycznie usunięte po wypełnieniu.
• Dokumenty przechowywane poza Twoją organizacją w Dropbox Sign, takie jak te zsynchronizowane z usługą do przechowywania w chmurze lub kopie dla osób podpisujących, które nie należą do Twojej organizacji, nie zostaną usunięte.