Z tego przewodnika dowiesz się, jak:
- Organizować właściwości kontaktów w HubSpot CRM
- Formatować szablony Dropbox Sign, korzystając z tagów „Nazwa wewnętrzna” z systemu CRM HubSpot
- Poproś o podpis na swoim koncie HubSpot CRM
- Dostosowywanie etykiet Dropbox Sign w HubSpot CRM
Organizowanie właściwości kontaktów w HubSpot CRM
Integracja HubSpot i Dropbox Sign umożliwia automatyczne wprowadzanie informacji kontaktu HubSpot do wstępnie sformatowanych szablonów Dropbox Sign. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do szybkiego i dokładnego wprowadzania informacji do często używanych dokumentów lub umów.
Zanim zaczniesz formatować szablony Dropbox Sign pod kątem integracji z HubSpot, konieczne będzie odpowiednie uporządkowanie żądanych właściwości kontaktu. W tych właściwościach przechowywane są informacje, które będziesz przekierowywać do szablonów Dropbox Sign. Przegląd właściwości kontaktu znajduje się w sekcji „Informacje o kontakcie” w systemie CRM HubSpot.
W HubSpot CRM dostępnych jest około 50 domyślnych pól informacji kontaktowych lub „właściwości”. Możesz dodawać i usuwać te właściwości, wybierając łącze „View all properties (Wyświetl wszystkie właściwości)” w stopce sekcji „About the contact (Informacje o kontakcie)”.
Po kliknięciu łącza nastąpi przekierowanie na inną stronę. Użyj paska wyszukiwania lub gotowych list w sekcji „Wszystkie właściwości”, aby dodać nowe właściwości do sekcji „Informacje o kontakcie”.
Powszechnie używane właściwości to:
- Nazwa
- Adres
- Data zamknięcia
- Firma
- ETC
Po wybraniu żądanych właściwości kliknij niebieski przycisk „Wstecz” nad nazwą kontaktu.
Teraz możesz wypełnić nowe pola właściwości odpowiednimi informacjami.
Po zakończeniu wpisywania informacji można rozpocząć formatowanie szablonów Dropbox Sign za pomocą poprawnych tagów „nazw wewnętrznych”.
Formatowanie szablonów Dropbox Sign do wykorzystania w systemie CRM HubSpot
Aby przygotować dokumenty do tego, żeby były automatycznie wypełniane przy użyciu właściwych danych z właściwości kontaktu, musisz sformatować szablony przy użyciu odpowiednich tagów HubSpot „nazwa wewnętrzna”. Tagi „nazwa wewnętrzna” działają jak flagi wskazujące, które dane zostaną automatycznie pobrane z profilu kontaktu HubSpot.
Aby rozpocząć formatowanie szablonów przy użyciu właściwych tagów „nazwa wewnętrzna”:
- Zaloguj się na swoje konto Dropbox Sign.
- Kliknij Szablony.
- Kliknij Utwórz szablon.
- Kliknij Prześlij plik i wybierz umowę lub dokument, który chcesz sformatować, lub wybierz jedną z naszych ikon integracji (Dropbox, Dysk itp.).
- Kliknij Otwórz.
- Kliknij Dalej.
- Wypełnij odpowiednią rolę podpisującego. Wypełnij również inne odpowiednie role, jeśli podpisujących jest więcej.
- Kliknij Dalej.
- Kliknij „Pole tekstowe” na lewym pasku bocznym i przeciągnij je do dokumentu.
- Uwaga: będzie ono wykorzystane do sformatowania dokumentu za pomocą tagów HubSpot „nazwa wewnętrzna”.
- Kliknij pole tekstowe w dokumencie i w menu rozwijanym Przypisz do wybierz opcję Nadawca.
- Następnie kliknij sekcję Scal pole i dodaj tag HubSpot „nazwa wewnętrzna”, który odpowiada etykiecie właściwości na Twoim koncie CRM HubSpot. (Pełny wykaz znajduje się na końcu posta).
- Kliknij niebieski przycisk Dalej, aby zapisać formatowanie i zamknąć okno dokumentu.
- Na koniec możesz dodać tytuł roli odbiorcy DW, tytuł szablonu i wypełnić opcjonalną domyślną wiadomość, która zostanie wysłana do odbiorcy wraz z prośbą o podpis.
- Zapisz szablon, wybierając przycisk Zapisz szablon.
Nowo sformatowany szablon automatycznie pojawi w menu rozwijanym „Szablon” w systemie CRM HubSpot. Możesz teraz używać szablonów Dropbox Sign, aby wysyłać do kontaktów prośby o podpis z poziomu systemu CRM HubSpot.
Prośba o podpis na koncie HubSpot CRM za pomocą szablonów Dropbox Sign
Użytkownicy Dropbox Sign korzystający z taryfy Essentials i wyższych mogą synchronizować szablony Dropbox Sign z systemem CRM HubSpot. Nowe i istniejące szablony Dropbox Sign będą się automatycznie synchronizować między Twoim kontem Dropbox Sign a systemem CRM HubSpot. Dostęp do tych szablonów można uzyskać z poziomu systemu CRM HubSpot, korzystając z menu rozwijanego „Dropbox Sign” na prawym dolnym pasku bocznym na stronie kontaktu.
Aby poprosić o podpis za pomocą swojego konta w systemie CRM HubSpot, przejdź do menu szablonów, wybierz „Działania” i kliknij „Wybierz szablon”. Pojawi się wyskakujące okno Dropbox Sign z dostępnymi szablonami. Możesz wybrać szablon, przejrzeć szczegóły i potwierdzić wysłanie prośby o podpis.
W nowym oknie należy sprawdzić, czy informacje pobrane z profilu kontaktu HubSpot są aktualne i poprawić wszelkie błędy. Ponadto można edytować personalizowaną wiadomość do prośby o podpis.
Po wysłaniu dokumentu do osoby podpisującej oś czasu w systemie CRM HubSpot doda zdarzenie cyklu życia kontaktu do pulpitu tego kontaktu.
Po podpisaniu dokumentu działanie to zostanie zarejestrowane, a kopia zakończonego dokumentu zostanie automatycznie pobrana w formacie PDF i umieszczona w sekcji załączników na stronie kontaktu.
