Aby utworzyć wiele zadań za pomocą pliku CSV:
- Zaloguj się na stronie docsend.com.
- Kliknij Przestrzenie Space (pokoje danych) na pasku po lewej stronie.
- Przejdź do przestrzeni Space (pokoju danych), dla której chcesz utworzyć zadanie.
- Kliknij Narzędzie do śledzenia analiz due diligence na pasku po lewej stronie.
- Kliknij Importuj zadania.
- Kliknij Pobierz szablon CSV.
- Uwaga: aby pola zadań zostały przesłane prawidłowo, należy użyć szablonu CSV.
- Wypełnij szablon CSV.
- Kliknij Importuj zadania.
- Kliknij Wybierz plik.
- Prześlij wypełniony szablon CSV.
- Kliknij Zapisz.
Jak zarządzać zadaniami (administrator)
Narzędzie do śledzenia analizy due diligence zapewnia administratorom scentralizowany widok wszystkich zadań, w tym informacji o osobach, do których zostały one przypisane, terminach oraz statusie realizacji, a także wbudowane narzędzia do zarządzania tymi zadaniami.
Na stronie narzędzia do śledzenia analizy due diligence administratorzy i właściciele kont mogą:
- przeglądać oczekujące, wykonane, odrzucone lub zaległe zadania;
- otworzyć zadanie, aby wyświetlić przesłane pliki lub komentarze;
- zaktualizować osobę przypisaną do zadania, termin lub status zadania;
- zaktualizować lokalizację pliku w przestrzeni Space, do której osoby przypisane przesyłają dokumenty;
- ponownie otworzyć zadanie, jeśli przesłane dokumenty są nieprawidłowe, i dodać notatkę wyjaśniającą, co należy poprawić;
- stosować działania zbiorcze, aby aktualizować wiele zadań jednocześnie;
- filtrować zadania według osoby przypisanej, statusu lub terminu.
Aby zarządzać zadaniem:
- Wybierz zadanie.
- Kliknij
(więcej opcji).
- Wybierz Edytuj, Usuń lub Oznacz jako ukończone.
Aby zarządzać poszczególnymi zadaniami:
- Kliknij (więcej opcji) obok zadania, które chcesz edytować.
- Ręcznie zmień nazwę zadania, osobę przypisaną, termin, opis, lokalizację pliku w przestrzeni Space lub załączniki.
- Kliknij Zapisz.
Aby ręcznie zmienić status zadania:
- Zaznacz pole wyboru obok zadania, które chcesz zaktualizować.
- Kliknij
(edytuj).
- Zaktualizuj status.
- Kliknij Zapisz.
Aby zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie:
- Zaznacz pole wyboru obok opcji Nazwa zadania, aby zarządzać wszystkimi dostępnymi zadaniami, lub zaznacz poszczególne pola wyboru obok zadań, którymi chcesz zarządzać zbiorczo.
- Kliknij (edytuj).
- Zaktualizuj odpowiednie pola.
- Kliknij Zapisz.
Wszystkie zadania zostaną zaktualizowane zbiorczo i będą odzwierciedlać wprowadzone przez Ciebie zmiany.
Aby ponownie otworzyć zadanie, które zostało odrzucone:
- Wybierz zadanie.
- Kliknij (więcej opcji).
- Kliknij Poproś o zmiany.
- Przekaż informację na temat żądanych zmian.
- Kliknij Wyślij prośbę.
Odbiorca otrzyma wiadomość e-mail z informacją o żądanych zmianach, a zadanie zostanie ponownie otwarte.
Jak wykonywać zadania jako osoba odwiedzająca
Gdy administratorzy przydzielą Ci zadania, otrzymasz wiadomość e-mail z powiadomieniem zawierającą łącze do logowania w narzędziu do śledzenia analizy due diligence. Po zalogowaniu zobaczysz listę przypisanych do Ciebie zadań, gdzie możesz przesyłać dokumenty, przekazywać informacje lub wykonywać inne wymagane działania.
Aby uzyskać dostęp do przydzielonych Ci zadań:
- Kliknij e-mail z zaproszeniem w swojej skrzynce odbiorczej.
- Kliknij Wyświetl zawartość.
- Wpisz swój adres e-mail.
- Kliknij Potwierdź.
- Wróć do swojej skrzynki odbiorczej.
- Kliknij e-mail dotyczący weryfikacji tożsamości.
- Kliknij Zweryfikuj adres e-mail.
Nastąpi przekierowanie na stronę główną narzędzia do śledzenia analizy due diligence.
Aby oznaczyć zadanie jako wykonane:
- Wybierz zadanie, aby wyświetlić przypisane szczegóły.
- Prześlij pliki wymagane w ramach zadania.
- Kliknij Prześlij do sprawdzenia.
Odrzuć zadanie
Jeśli odwiedzający uważa, że zadanie go nie dotyczy:
- Wybierz zadanie, aby wyświetlić przypisane szczegóły.
- Wybierz Odrzuć zadanie.
- Przekaż informację na temat powodu odrzucenia zadania.
- Kliknij Odrzuć, aby potwierdzić.
Jeśli przesłane pliki zostaną odrzucone
Jeśli administrator ponownie otworzy zadanie, odwiedzający zobaczy notatkę z wyjaśnieniem. Przypisana osoba może przesłać nowy plik.
Przypomnienia e-mail dotyczące zadań
Otrzymasz e-maile z przypomnieniem zarówno wtedy, gdy zbliża się termin wykonania zadań, jak i z cotygodniowym podsumowaniem, gdy termin wykonania zadań już minął.
Zarządzaj przypomnieniami e-mail
Możesz zarządzać przypomnieniami e-mail dotyczącymi swoich zadań:
- Zaloguj się na stronie docsend.com.
- Kliknij
(Ustawienia).
- Zaznacz lub odznacz żądane powiadomienia.
Ustawienia powiadomień
Administratorzy mogą zmieniać ustawienia powiadomień e-mail dla narzędzia do śledzenia analizy due diligence. Więcej informacji o tym, jak zmienić ustawienia powiadomień e-mail
