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Seu guia para ser um administrador do Dropbox

Seu guia para ser um administrador do Dropbox

30 Leitura de minutos

O Dropbox Business é um lar para todo o trabalho da sua equipe. Com um painel de administração intuitivo, espaço da equipe e recursos avançados de segurança, o Dropbox oferece as ferramentas necessárias para deixar sua equipe pronta para trabalhar.

Este guia apresenta os recursos, as permissões e os controles de segurança que você irá gerenciar como novo administrador. Para saber mais sobre os princípios básicos do Dropbox, como a sincronização e o compartilhamento, confira o guia para membros da equipe.

Para começar, vamos ver como configurar sua equipe.

Como acessar sua conta do Dropbox como administrador

Você pode acessar sua conta do Dropbox de três maneiras diferentes: no site dropbox.com, no aplicativo do Dropbox para desktop e no aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis.

Como acessar sua conta de administrador do Dropbox no site dropbox.com

Ao fazer uma assinatura de uma conta do Dropbox Business, você deve configurar uma conta como administrador no site dropbox.com. Para usar o Dropbox, você precisa acessar sua conta com as credenciais selecionadas nessa configuração inicial.

  1. Abra um navegador web.

  2. Acesse www.dropbox.com.

  3. Selecione uma das seguintes opções de acesso:

    • Clique em Acesse sua conta pelo Google.

    • Clique em Fazer login com a Apple.

  4. Clique em Acessar sua conta.

  5. Insira seu endereço de e‑mail e senha.

Em seguida, instale os aplicativos do Dropbox no seu computador, tablet e celular para aproveitar ao máximo a sua conta. 

Saiba mais sobre os aplicativos no guia para membros da equipe.

Veja como acessar sua conta do Dropbox com login pelo Google

Como acessar sua conta do Dropbox usando o recurso Fazer login com a Apple

Como acessar sua conta do Dropbox usando o SSO

Está com problemas para acessar sua conta do Dropbox?

Como acessar a seção de Administração

A seção de Administração é seu núcleo central de visibilidade e controle. Você pode acessá‑la em dois passos simples:

  1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

Dependendo da sua função como administrador, você verá diferentes abas que ajudarão você a supervisionar os membros, verificar o fluxo de trabalho da sua equipe e convidar os membros da equipe a criarem contas.

Como configurar uma estrutura de pastas para a sua equipe

Com o Dropbox Business, sua equipe tem um espaço de trabalho que funciona como um disco rígido compartilhado. O Dropbox Business funciona melhor quando a estrutura do espaço da equipe reflete a estrutura da sua organização. 

Antes de convidar colegas para entrar na equipe, os administradores geralmente configuram uma estrutura de pastas e criam os grupos de usuários que pretendem atribuir a essas pastas.

Como criar uma pasta da equipe

Uma pasta da equipe é como um arquivo on‑line, mas sem a papelada. Você define a estrutura da pasta e o sistema de organização; assim, fica mais encontrar o que você precisa, quando precisa. 

Na página de conteúdo, você pode organizar a estrutura das pastas do seu novo espaço da equipe. Nessa página, certos tipos de administradores também podem gerenciar os membros que têm acesso ao conteúdo compartilhado.

Como criar uma pasta da equipe

  1. Acesse o dropbox.com usando sua conta de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

  3. Clique em Conteúdo na barra lateral esquerda.

  4. Clique em Nova pasta.

  5. Escolha se todos os membros da equipe devem ter acesso a essa pasta ou apenas membros específicos.

  6. Escolha o tipo de acesso que os membros devem ter ao conteúdo da pasta através das opções Pode visualizar ou Pode editar.

    • Pode visualizar: os membros podem somente visualizar

      (e baixar) o conteúdo da pasta.

    • Pode editar: os membros podem visualizar, editar e gerenciar o acesso ao conteúdo da pasta.

  7. Clique em Criar.

Observação: Por padrão, qualquer pessoa que tiver permissão para editar uma pasta também terá permissão para editar todas as subpastas que estiverem dentro dela. Por exemplo, se os membros de um grupo puderem editar a pasta “Design”, também poderão editar todas as subpastas que estiverem dentro da pasta “Design”.

Como criar um grupo

Um grupo é um conjunto de colegas de equipe que precisam ter acesso às mesmas informações, sejam elas divididas por equipe, por departamento ou por projeto. Você pode usar esses grupos para definir quem tem acesso às pastas da equipe. Somente certos tipos de administradores podem criar grupos gerenciados pela empresa.

Como criar um grupo

  1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

  3. Clique em Grupos na barra lateral esquerda.

  4. Clique em Criar grupo.

  5. Digite um nome para seu grupo.

  6. Escolha se o grupo será gerenciado pela empresa ou pelo usuário.

  7. Clique em Criar.

Adicionar membros a um grupo

Somente administradores podem adicionar membros a um grupo gerenciado pela empresa. Os membros da equipe não podem pedir para entrar em um grupo gerenciado pela empresa.

  1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

  3. Clique em Grupos na barra lateral esquerda.

  4. Selecione o nome do grupo ao qual gostaria de adicionar membros.

  5. Clique em Adicionar membros.

  6. Insira o nome da pessoa que deseja convidar.

  7. Clique em Adicionar membros.

Saiba mais sobre como adicionar e remover membros de um grupo

Saiba mais sobre as pastas do espaço da equipe

Descubra o que os ícones das pastas significam

Saiba como transferir arquivos e pastas para o espaço da equipe e do espaço da equipe para outro local

Como definir as configurações de compartilhamento de equipes do Dropbox para empresas

Os administradores podem configurar e gerenciar o compartilhamento automático através das pastas da equipe. Também é possível personalizar regras para toda a equipe que sejam válidas para todas as pastas compartilhadas criadas pela equipe.

  1.  Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

  3. Clique em Configurações.

  4. Clique em Compartilhamento.

Observação: As alterações feitas nessas configurações não são aplicadas retroativamente.

Como evitar que os membros compartilhem conteúdo com pessoas que não fazem parte da equipe

Dependendo de como sua equipe usa o Dropbox para empresas, pode ser necessário restringir o que pode ser compartilhado externamente.

  1. Acesse a aba Configurações e desça até a opção Conteúdo.

  2. Selecione a opção Compartilhamento.

  3. Ao lado de Compartilhar links externamente, selecione a opção Desativado.

    • Isso garante que os membros da equipe só possam compartilhar arquivos e pastas com outros membros.

Saiba mais sobre como configurar as permissões de compartilhamento para toda a equipe em nosso curso de treinamento de administradores.

Como configurar o Dropbox Paper para a sua equipe

O Dropbox Paper é uma ótima forma de sua equipe escrever opiniões, colaborar e compartilhar ideias.

Saiba mais sobre como usar o Dropbox Paper

Como convidar membros da equipe para o Dropbox para empresas

A menos que você tenha dado aos membros permissão para convidar, apenas certos tipos de administradores podem convidar membros para a conta da equipe. Cada membro convidado usa uma das licenças do plano.

Você pode convidar membros por meio da seção de Administração ou do Dropbox Active Directory Connector. Recomendamos que você use a seção de Administração para fazer isso.

Convidar membros para a equipe através da seção de Administração

  1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

  3. Clique em Membros na barra lateral esquerda.

  4. Clique em Convidar membros.

  5. Insira os endereços de e‑mail das pessoas que deseja convidar.

  6. Clique em Enviar convites.

Os membros da equipe que já usam uma conta do Dropbox para trabalhar podem converter suas contas pessoais em uma conta do Dropbox para empresas. Outra opção é criar uma nova conta.

Convidando os membros da equipe através de uma integração

Se você já tiver um SSO ou se estiver planejando implementar um, recomendamos convidar os membros da equipe usando o Active Directory Connector.

Como adicionar outro administrador à sua conta do Dropbox Business

Recomendamos que todas as equipes tenham pelo menos dois administradores que possam ajudar com tarefas específicas, como o gerenciamento da segurança das contas e a integração de novos membros. 

Para adicionar novos administradores pela seção de Administração:

  1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

  3. Clique em Membros na barra lateral esquerda.

  4. Encontre o membro que deseja tornar administrador.

  5. Selecione a engrenagem à direita do nome dele.

  6. Selecione Adicionar função de administrador.

Você pode alterar essas permissões a qualquer momento. Existem oito funções pré‑estabelecidas para os administradores, cada uma com um conjunto diferente de permissões. 

  • Os administradores de equipe têm acesso a todas as permissões.

  • Os administradores de gerenciamento de usuários podem adicionar, remover e gerenciar as contas dos membros da equipe.

  • Os administradores de atendimento podem ajudar os membros da equipe a realizar tarefas simples, incluindo a redefinição de senhas.

  • Os administradores de faturamento podem efetuar pagamentos e renovar contratos.

  • Os administradores de conteúdo podem definir permissões e gerenciar conteúdo.

  • Os administradores de conformidade* podem gerenciar as políticas de retenção e as retenções legais. *Esta função de administrador está disponível apenas para equipes que adquiriram o Add‑on de governança de dados.

  • Administradores de relatórios

    podem criar relatórios sobre a atividade da equipe e os dados dos membros.

  • Administradores de segurança

    podem gerenciar os alertas e os riscos de segurança, além do compartilhamento externo.

Para saber mais sobre o que cada administrador pode fazer, explore nosso curso de treinamento de administradores

Como acessar uma conta como membro de uma equipe do Dropbox para empresas

O recurso “acessar conta como usuário” permite que você acesse a conta de qualquer membro da sua equipe. 

Como certos tipos de administradores podem “acessar a conta como usuário”

  1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração.

  3. Abra a página Membros.

  4. Clique no ícone de engrenagem ao lado do nome do membro da equipe para acessar o Dropbox como se você fosse esse membro.

  5. Clique em Acessar como usuário.

  6. Clique em Acessar para confirmar que você quer fazer login como o usuário selecionado.

Você acessará a conta do usuário selecionado e poderá agir em nome dele.

Esse acesso permite que você realize as seguintes ações:

  • Visualizar a estrutura de pastas de um membro da equipe.

  • Compartilhar arquivos e pastas com outros usuários.

  • Visualizar, abrir e baixar arquivos.

  • Excluir arquivos ou restaurar arquivos excluídos.

Quando terminar, não se esqueça de clicar em Sair no banner vermelho que fica na parte superior da página. Isso ajudará a evitar posteriores alterações acidentais na conta errada.

Observação: Esse recurso está disponível apenas para equipes do Dropbox para empresas dos planos Advanced ou Enterprise.

Saiba mais sobre o recursoacessar como usuário

Como suspender ou excluir um membro de uma equipe do Dropbox para empresas

Você pode usar a seção Administração para suspender ou remover alguém da sua equipe.

Como suspender um membro da equipe do Dropbox para empresas

  1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

  3. Selecione a guia Membros.

  4. Encontre o membro que deseja suspender.

  5. Selecione o ícone de engrenagem. 

  6. No menu, selecione Suspender membro.

Se você quiser cancelar a suspensão de um membro suspenso

  1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

  3. Selecione a guia Membros.

  4. Encontre o membro cuja suspensão deseja cancelar.

  5. Selecione o ícone de engrenagem. 

  6. No menu, selecione a opção Cancelar a suspensão do membro.

Como excluir um membro de uma equipe do Dropbox para empresas

  1. Faça login no dropbox.com usando suas credenciais de administrador.

  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.

  3. Selecione a guia Membros.

  4. Encontre o membro que deseja excluir.

  5. Selecione o ícone de engrenagem. 

  6. No menu, selecione a opção Excluir.

O membro excluído deixará imediatamente de ter acesso à sua conta do Dropbox para empresas e a tudo o que houver nela. Os administradores poderão reutilizar a licença do usuário excluído e convidar outra pessoa para fazer parte da equipe. 

Como transferir contas do Dropbox para empresas para novos membros da equipe

Se alguém estiver assumindo a função de um ex‑funcionário, é importante dar a esse novo funcionário tudo o que ele precisa de forma fácil e rápida. A transferência de conta permite que você escolha uma destas opções: 

  • Transferir todo o conteúdo da conta antiga para o novo membro (incluindo arquivos, pastas e relações de compartilhamento).

  • Transferir o conteúdo para sua conta de administrador e escolher o que deve ser encaminhado ao novo funcionário.

Descubra como transferir os arquivos de um membro excluído

Como treinar sua equipe a usar o Dropbox

A capacitação e o apoio aos membros da equipe durante a transição para o Dropbox é fundamental para o sucesso da implementação. 

Recomendamos que você convide sua equipe a acessar o guia de introdução rápida do Dropbox elaborado para membros de equipe. Esse guia ajuda os novos usuários do Dropbox Business a adicionar e compartilhar arquivos, encontrar recursos para resolução de problemas e muito mais.

Outros treinamentos

Em nossa biblioteca de aprendizado autoguiado, os membros da sua equipe podem escolher os tópicos e explorar os recursos do Dropbox em seus próprios ritmos, levando em conta seus próprios trabalhos. Como administrador, você pode atribuir tópicos específicos no treinamento para criar a melhor jornada de aprendizado possível para a sua equipe.

Aulas virtuais

Sua equipe também pode participar de uma sessão gratuita de aprendizado ao vivo do Dropbox. Essas sessões mostram aos novos membros as principais funções do Dropbox com a interatividade de uma sala de aula virtual.

Como usar integrações de aplicativos com o Dropbox

Os administradores podem gerenciar integrações de aplicativos na seção de Administração e os membros da equipe podem se conectar e gerenciar aplicativos de terceiros nas configurações da conta, a menos que os administradores bloqueiem a capacidade de conexão.

Os membros da equipe também podem usar o Dropbox App Center para encontrar e conectar aplicativos.

Comece a usar o Dropbox App Center

  1. Acesse o site dropbox.com

  2. Clique no ícone de grade no canto superior direito e selecione App Center.

  3. Navegue ou pesquise um aplicativo com o qual você gostaria de se conectar ou saber mais a respeito.

Apresentar com o Zoom

Com o Dropbox e o Zoom, os membros da sua equipe podem conversar em tempo real sobre o conteúdo compartilhado. A integração com o Zoom permite que a sua equipe apresente arquivos no Zoom, além de criar e participar de reuniões do Zoom diretamente do Dropbox.

  1. Faça login no dropbox.com.

  2. Clique em Todos os arquivos na barra lateral esquerda.

  3. Passe o mouse sobre o arquivo que deseja apresentar e clique na caixa de seleção exibida à esquerda.

  4. Clique na seta ao lado de Compartilhar na parte superior direita.

  5. Clique em Zoom

  6. Clique em Insira sua ID da Zoom Meeting e insira a ID da reunião.

  7. Clique em Apresentar.

Saiba mais sobre como usar o Zoom com o Dropbox

Compartilhar com o Slack

O Dropbox e o Slack reúnem seu conteúdo e suas conversas de maneira eficiente. A integração com o Slack permite que a sua quipe compartilhe arquivos e envie mensagens diretamente do Dropbox para as pessoas que usam o Slack. Você pode ver quem compartilhou o arquivo da sua equipe no Slack, quando isso ocorreu e em que canais ele foi compartilhado.

  1. Faça login no dropbox.com.

  2. Clique em Todos os arquivos na barra lateral esquerda.

  3. Passe o mouse sobre o nome do arquivo e clique na caixa de seleção que aparece à esquerda.

  4. Clique na seta ao lado de Compartilhar na parte superior direita.

  5. Clique em Slack.

    • Você tem a opção de adicionar uma mensagem.

  6. Clique em Enviar ao lado do canal ou da pessoa com quem deseja compartilhar.

Saiba mais sobre como usar o Slack com o Dropbox

Conecte seu calendário

Quando os membros da equipe conectam o Google Agenda ou o calendário do Outlook à conta do Dropbox, podem facilmente encontrar o que precisam, quando precisam. A integração com o calendário permite que sua equipe visualize as próximas reuniões, participe delas e anexe arquivos às reuniões diretamente do computador.

Para conectar seu calendário no App Center:

  1. Faça login no dropbox.com.

  2. Clique no ícone de grade no canto superior direito e selecione App Center.

  3. Clique em Google Calendar ou Outlook Calendar and Contacts.

    Observação: Se não encontrar o Google Agenda ou o calendário e contatos do Outlook, use a barra de pesquisa do App Center.

  4. Clique em Conectar e siga as instruções.

Descubra como anexar arquivos e participar de reuniões no Dropbox

Prepare sua equipe para o sucesso com o Dropbox Business

É muito importante manter todos os seus arquivos e pastas em sincronia, assim como também é importante manter a equipe em sincronia. Saiba como controlar o acesso da sua equipe ao Dropbox, definir permissões para toda a equipe e muito mais.

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