Como usar o recurso de rastreador de diligência

Saiba como usar o rastreador de diligência no Dropbox DocSend para solicitar, coletar e acompanhar documentos de visitantes durante o processo de due diligence ou outros fluxos de trabalho estruturados. Você pode atribuir tarefas, definir prazos e monitorar o progresso sem precisar de planilhas ou conversas por e-mail.

Como criar tarefas no seu Espaço (sala de dados)

Use o rastreador de diligência para solicitar arquivos, formulários ou informações específicos aos visitantes e organize os envios diretamente na sua sala de dados. Cada tarefa inclui um responsável, um prazo opcional e uma pasta de destino onde os documentos enviados aparecerão. Você também pode visualizar um registro de auditoria de todas as atualizações de tarefas ou alterações que ocorrem no seu espaço.

Para criar uma tarefa manualmente:

1. Entre no docsend.com. 
2. Na barra lateral esquerda, clique em Espaços (salas de dados).
3. Acesse o Espaço (sala de dados) para o qual deseja criar uma tarefa.
4. Na barra lateral esquerda, clique em Rastreador de diligência.
5. Clique em Criar tarefa.
6. Digite um nome para a tarefa na caixa de título. 
7. Digite os e-mails das pessoas a quem deseja atribuir tarefas.
8. Defina um prazo.
9. Digite uma descrição da tarefa.
10. Escolha a localização da pasta no seu Espaço para onde os arquivos devem ser enviados. 
11. No seu Espaço, adicione os anexos necessários para o responsável. 
12. Clique em Salvar.

Para notificar os responsáveis que ainda não receberam um convite para o seu Espaço com as tarefas atribuídas a eles:

1. Na página inicial do rastreador de diligência, clique em Conceder acesso.
2. Clique em Convidar agora.
3. Clique em Concluído.

As tarefas atribuídas são enviadas por e-mail aos destinatários, e o atribuidor recebe notificações à medida que cada tarefa é concluída.

Para criar várias tarefas usando um arquivo CSV:

1. Entre no docsend.com. 
2. Na barra lateral esquerda, clique em Espaços (salas de dados).
3. Acesse o Espaço (sala de dados) para o qual deseja criar uma tarefa.
4. Na barra lateral esquerda, clique em Rastreador de diligência.
5. Clique em Importar tarefas. 
6. Clique em Baixar modelo CSV.
   • Observação: o modelo em CSV deve ser usado para garantir que os campos da tarefa sejam carregados corretamente.
7. Preencha o modelo em CSV.
8. Clique em Importar tarefas.
9. Clique em Escolher arquivo. 
10. Envie o modelo CSV preenchido. 
11. Clique em Salvar.
     

Como gerenciar tarefas (administrador)

O rastreador de diligência oferece aos administradores uma visão centralizada de todas as tarefas, incluindo responsáveis, prazos e status de conclusão, com ferramentas integradas para gerenciá-las.

Na página do rastreador de diligência, os administradores e proprietários de contas podem:

• Revisar tarefas pendentes, concluídas, recusadas ou atrasadas.
• Abrir uma tarefa para visualizar os arquivos enviados ou os comentários.
• Atualizar o responsável, o prazo ou o status da tarefa.
• Atualizar o local do arquivo no Espaço para onde os responsáveis enviam os documentos.
• Reabrir uma tarefa se o envio estiver incorreto e adicionar uma observação explicando o que precisa ser corrigido.
• Aplicar ações em massa para atualizar várias tarefas ao mesmo tempo.
• Filtrar tarefas por responsável, status ou prazo. 

Para gerenciar uma tarefa:

1. Selecione a tarefa desejada.
2. Clique em   (mais opções).
3. Selecione Editar, Excluir ou Marcar como concluída.

Para gerenciar tarefas individuais:

1. Ao lado da tarefa que você quer editar, clique em  (mais opções).
2. Altere manualmente o nome da tarefa, o responsável, o prazo, a descrição, o local do arquivo no Espaço ou os anexos. 
3. Clique em Salvar.

Para alterar manualmente o status de uma tarefa:

1. Marque a caixa ao lado da tarefa que você quer atualizar. 
2. Clique em (editar). 
3. Atualize o status.
4. Clique em Salvar.

Para gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo:

1. Marque a caixa ao lado de Nome da tarefa para gerenciar todas as tarefas disponíveis ou marque as caixas individuais ao lado das tarefas que você quer gerenciar em conjunto.
2. Clique em (editar). 
3. Atualize os campos desejados. 
4. Clique em Salvar.

Todas as tarefas serão atualizadas e refletirão as suas alterações. 

Para reabrir uma tarefa que foi recusada:

1. Selecione a tarefa desejada.
2. Clique em   (mais opções).
3. Clique em Solicitar alterações.
4. Deixe um comentário sobre as alterações solicitadas. 
5. Clique em Enviar solicitação. 

Será enviado um e-mail para notificar o destinatário sobre as alterações solicitadas, e a tarefa será reaberta.

Como concluir tarefas como visitante

Quando os administradores atribuírem tarefas a você, você receberá uma notificação por e-mail com um link para entrar no rastreador de diligência. Após acessar a conta, você verá uma lista específica de tarefas atribuídas a você, onde poderá enviar documentos, fornecer informações ou concluir outras ações solicitadas.

Para acessar suas tarefas atribuídas:

1. Clique no e-mail de convite disponível na sua caixa de entrada.
2. Clique em Ver conteúdo.
3. Digite seu endereço de e-mail.
4. Clique em Confirmar.
5. Volte para a sua caixa de entrada. 
6. Clique no e-mail de verificação da sua identidade.
7. Clique em Verificar endereço de e-mail.

Redirecionaremos você para a página inicial do rastreador de diligência. 

Para concluir uma tarefa:

1. Selecione a tarefa específica para ver os detalhes atribuídos.
2. Envie os arquivos solicitados na tarefa.
3. Clique em Enviar para análise.

Recusar uma tarefa

Se um visitante achar que uma tarefa não se aplica a ele:

1. Selecione a tarefa específica para ver os detalhes atribuídos.
2. Selecione Recusar tarefa.
3. Deixe um comentário sobre o motivo da recusa.
4. Clique em Recusar para confirmar.

Se um envio for rejeitado

Se um administrador reabrir uma tarefa, o visitante verá uma observação explicando o motivo. Ele poderá enviar um novo arquivo e reenviar a tarefa.

Lembretes por e-mail sobre tarefas

Você receberá e-mails de lembrete quando as tarefas estiverem próximas do prazo e e-mails de resumo semanais com as tarefas com o prazo vencido.

Gerenciar lembretes por e-mail

Você pode gerenciar os e-mails de lembrete das suas tarefas:

1. Faça login em docsend.com. 
2. Clique em (configurações).
3. Marque ou desmarque as notificações desejadas.

Configurações de notificações

Os administradores podem alterar as configurações de notificação por e-mail do rastreador de diligência. Saiba mais sobre como alterar as configurações de notificação por e-mail.