As informações deste artigo se aplicam aos clientes do DocSend SAdvanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.
Adicione conteúdo ao seu Espaço (sala de dados) para prepará-lo para o compartilhamento: envie arquivos, adicione conteúdo da sua biblioteca ou conecte aplicativos para importar conteúdo.
Você pode atualizar, remover e restaurar o conteúdo no seu Espaço a qualquer momento, mesmo depois de compartilhá-lo, e notificar os visitantes quando forem feitas atualizações. Saiba mais sobre as notificações do Espaço.
Importante:
Você pode adicionar conteúdo a um Espaço antes e depois de compartilhá-lo com visitantes externos. A pasta da biblioteca da seção Início pode conter até 200 arquivos.
Como adicionar conteúdo de um dispositivo a um Espaço:
Seus arquivos recém-enviados agora devem estar no seu Espaço.
Observação: você pode configurar notificações automáticas para visitantes que os alertarão sempre que uma nova versão de documento ou conteúdo for adicionada a um Espaço. Saiba mais sobre as notificações do Espaço.
Como enviar conteúdo para um Espaço por meio da sua biblioteca
Você também pode clicar e arrastar para mover o conteúdo aos espaços vazios.
Importante: por padrão, todos os Espaços que você cria são visíveis para seus colegas de equipe, incluindo o nome do espaço e a estrutura de pastas. Os proprietários de contas, administradores de equipe e colaboradores podem visualizar todo o conteúdo adicionado a um Espaço, mesmo que esteja em uma pasta pessoal ou não tenham acesso ao local onde esse conteúdo está armazenado na biblioteca de conteúdo. Saiba mais sobre como colaborar em um Espaço.
Desfazer o envio de conteúdo
Se você enviou o conteúdo errado e deseja desfazer essa ação, clique em X (remover) ao lado do conteúdo que deseja remover ou clique em Cancelar.
Crie uma solicitação de arquivos para permitir que os visitantes enviem arquivos diretamente para o seu Espaço. Os arquivos enviados ficam visíveis imediatamente para os colaboradores. Saiba mais sobre as solicitações de arquivos.
Para criar uma solicitação de arquivo:
As solicitações de arquivos estão vinculadas ao Espaço e podem ser gerenciadas diretamente no seu Espaço ou removidas a qualquer momento. A exclusão de uma solicitação não pode ser desfeita.
Você pode gerenciar a acessibilidade do conteúdo em um Espaço a qualquer momento, mesmo depois de compartilhá-lo.
Para gerenciar a acessibilidade do Espaço:
Observação: você também pode clicar em ... (mais opções) à direita do nome do Espaço para visualizar o conteúdo, editar a descrição, atualizar a miniatura ou arquivar o conteúdo.
Para gerenciar a acessibilidade do conteúdo:
Você pode atualizar o conteúdo existente em um Espaço a partir da Biblioteca de conteúdo. Ao atualizar o conteúdo, todos os links associados serão sincronizados automaticamente com a versão mais recente. Saiba mais sobre como atualizar conteúdo.
Transfira o conteúdo para a Lixeira para arquivá-lo. O conteúdo transferido para a Lixeira é arquivado, mas não é excluído e pode ser restaurado a qualquer momento; no entanto, o conteúdo arquivado não fica visível para os visitantes.
Como funciona o arquivamento
Observação: a opção Excluir na Biblioteca de conteúdo é uma ação permanente, e o conteúdo será movido para a seção Conteúdo excluído, não para a Lixeira.
Como remover conteúdo:
Como restaurar conteúdo:
Observação: este recurso está disponível apenas para clientes dos planos Advanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.
As pastas do Espaço ajudam você a agrupar o conteúdo em subpastas por etapa, tópico ou fluxo de trabalho.
Você pode criar uma estrutura de pastas de várias maneiras:
Cada Espaço pode conter:
Cada pasta pode conter até 200 itens, e as subpastas são consideradas no limite total de itens do seu Espaço. As pastas não podem ser compartilhadas individualmente; no entanto, o link para o Espaço pode ser compartilhado. Saiba mais sobre as limitações de envio de arquivos.
Como criar uma pasta em um Espaço manualmente
Para criar uma única pasta:
Agora você pode clicar na nova pasta e adicionar conteúdo.
Observação: os nomes das pastas do Espaço podem ser editados a qualquer momento. Para editar o nome, clique em ... (mais opções) à direita do nome do arquivo e selecione Editar nome da pasta. A única pasta que não pode ser editada é a pasta "Início".
Para importar uma estrutura de pastas de outro Espaço:
Para importar uma estrutura de pastas de um modelo:
Para importar várias pastas a partir de um arquivo CSV:
Observação: este recurso está disponível apenas para clientes do plano Advanced Data Rooms.
A indexação atribui números aos arquivos para que você possa localizá-los e consultá-los facilmente sem precisar se lembrar dos nomes deles. Os proprietários e colaboradores podem habilitar a indexação de um Espaço a qualquer momento. Os valores de indexação são os mesmos para todos os visualizadores, mesmo que não tenham acesso a todos os arquivos.
Os usuários agora devem ver uma coluna Índice ao lado de cada ativo na sala de dados. Os documentos serão indexados automaticamente à medida que forem carregados.
O índice baixado inclui números de conteúdo, nomes de arquivos, URLs, tipos, descrições, status de ativação e a data da última atualização.
Para baixar um índice (visitantes):
O índice baixado inclui números de conteúdo, nomes de arquivos, URLs, tipos e descrições.
Observação: um índice de visitante mostrará apenas o conteúdo que está habilitado para a pessoa que o baixa.
Você pode baixar um Espaço inteiro, uma pasta ou arquivos específicos de um Espaço.
Para baixar um Espaço inteiro:
Suas pastas serão baixadas como um arquivo ZIP, e uma mensagem na parte inferior da tela informará você quando o download for concluído.
Para baixar pastas de um Espaço:
Um arquivo ZIP da sua pasta será encontrado na pasta "Downloads".
Para baixar um arquivo específico de um Espaço:
O conteúdo será encontrado na pasta "Downloads".
Sim, claro!
Na verdade não
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