As informações deste artigo se aplicam aos clientes do DocSend SAdvanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.
Depois de criar um Espaço, é hora de adicionar algum conteúdo. Dependendo do seu plano, você pode adicionar até 4.000 recursos a um único Espaço. Se o plano for o Advanced, Advanced Data Rooms ou Enterprise, você poderá usar as pastas do Espaço para organizar ainda mais seu conteúdo. Saiba mais sobre as limitações de envio de arquivos.
Você pode notificar seus visitantes sempre que atualizar o conteúdo, mantendo-os informados sobre todas as alterações no Espaço que quiser compartilhar. Saiba mais sobre as notificações do Espaço.
Importante:
É possível adicionar novos conteúdos a um Espaço antes e depois de o compartilhar com visitantes externos.
Importante: sua biblioteca da seção da página inicial é uma pasta que pode conter até 200 arquivos.
Envie conteúdo para um Espaço usando seu dispositivo
Para garantir que todos os arquivos sejam adicionados às Pastas compartilhadas > Envios compartilhados do Espaço por padrão:
Seus arquivos recém-enviados agora devem estar no seu Espaço.
Observação: você pode configurar notificações automáticas para visitantes que os alertarão sempre que uma nova versão de documento ou conteúdo for adicionada a um Espaço. Saiba mais sobre as notificações do Espaço.
Como enviar conteúdo para um Espaço por meio da sua biblioteca
Você também pode clicar e arrastar para mover o conteúdo aos espaços vazios.
Importante: por padrão, todos os Espaços que você cria são visíveis para seus colegas de equipe, incluindo o nome do espaço e a estrutura de pastas. Os proprietários de contas, administradores de equipe e colaboradores podem visualizar todo o conteúdo adicionado a um Espaço, mesmo que esteja em uma pasta pessoal ou não tenham acesso ao local onde esse conteúdo está armazenado na biblioteca de conteúdo. Saiba mais sobre como colaborar em um Espaço.
Desfazer o envio de conteúdo
Se você carregou o conteúdo errado e deseja desfazer essa ação, clique em X (remover) ao lado do conteúdo que deseja remover ou clique em Cancelar.
Você pode configurar uma solicitação de arquivo em seu Espaço para que seus visitantes possam enviar arquivos diretamente para ele. Qualquer arquivo enviado ficará imediatamente visível para todas pessoas que tiverem acesso ao seu Espaço. Saiba mais sobre solicitações de arquivos.
Observação: uma solicitação de arquivo de Espaço não tem um link próprio, pois está diretamente vinculada ao Espaço. As solicitações de arquivo de Espaço podem ser removidas dele e colocadas em sua pasta de lixeira.
Para criar uma solicitação de arquivo:
Após a conclusão, você poderá gerenciar suas solicitações de arquivos do Espaço diretamente nele ou na página de solicitações de arquivos. Para remover uma solicitação de arquivo de um Espaço, siga as etapas indicadas em Remover conteúdo de Espaços. Se desejar excluir a solicitação, acesse a página de solicitações de arquivo.
Observação: a exclusão de uma solicitação de arquivo não pode ser desfeita.
O conteúdo do Espaço pode ser desabilitado ou atualizado mesmo depois que o link do Espaço for compartilhado. Veja aqui como funciona:
Para atualizar a acessibilidade de um Espaço, altere Ativo para Sim ou Não.
Você pode atualizar o conteúdo existente no Espaço com uma nova versão na página Conteúdo. Ao atualizar o conteúdo, todos os links associados serão sincronizados automaticamente com a versão mais recente. Saiba mais sobre como atualizar um documento existente.
Você pode remover conteúdos e pastas de um Espaço ao transferi-los para o arquivo. A pasta Lixeira foi projetada para ajudar você a gerenciar e otimizar facilmente o conteúdo dentro de um Espaço.
Importante: o conteúdo movido para o arquivo é arquivado, mas não é excluído e pode ser restaurado ao seu estado original no Espaço a qualquer momento. O arquivo não é visível ou acessível aos visitantes.
Você pode transferir conteúdo de um Espaço para o arquivo de duas maneiras:
O conteúdo do arquivo pode ser transferido de volta para o Espaço ao clicar e arrastar o arquivo da Lixeira para a Página inicial na barra lateral esquerda, ou ao clicar em (mais opções) à direita do arquivo e selecionar Restaurar para a página inicial.
Observações importantes:
Observação: este recurso está disponível apenas para clientes dos planos Advanced, Advanced Data Rooms e Enterprise.
Assim como nas seções do Space, as pastas permitem que você organize o conteúdo em subpastas. Isso também pode ser usado para realçar documentos em diferentes etapas ou tópicos e fornecer uma experiência de visualização mais navegável para os visitantes.
Observação: o nome da pasta "Páginal inicial" não pode ser editado.
Para importar várias pastas:
Observação: ao importar um arquivo .csv, o formato deve mostrar as informações de indexação na coluna A e os nomes das pastas na coluna B.
Ao fazer o downgrade do plano Advanced para o Standard, todos os Espaços que utilizam pastas de Espaço serão desativados. Para reativar o Espaço, faça o seguinte:
Observação: você não pode mover uma pasta do Espaço se ela tiver mais de 200 recursos.
Observação: este recurso está disponível apenas para clientes do plano Advanced Data Rooms.
A indexação permite que você localize e faça referência a arquivos de forma eficiente sem precisar se lembrar do nome do arquivo. Os proprietários e colaboradores podem ativar a indexação de um Space (sala de dados) a qualquer momento. Os valores de indexação devem ser os mesmos para qualquer usuário que visualize o Espaço (sala de dados), mesmo que não tenha acesso a determinados arquivos dentro desse Espaço.
Para habilitar a indexação de um Espaço (sala de dados), siga estas etapas:
Os usuários agora devem ver uma coluna Índice ao lado de cada ativo na sala de dados. Os documentos serão indexados automaticamente à medida que forem carregados.
Para baixar um índice:
O índice baixado inclui números de conteúdo, nomes de arquivos, URLs, tipos, descrições, status de ativação e a data da última atualização.
Observação: um índice de visitante mostrará apenas o conteúdo que está habilitado para a pessoa que o baixa.
Você pode baixar um Espaço inteiro, uma pasta ou arquivos específicos de um Espaço.
Para baixar pastas de um Espaço:
Para baixar um arquivo específico de um Espaço:
O conteúdo será encontrado na pasta "Downloads".
Sim, claro!
Na verdade não
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