Gerenciar o conteúdo de um espaço do Dropbox DocSend (data room)

Adicione conteúdo ao seu Espaço (sala de dados) para prepará-lo para o compartilhamento: envie arquivos, adicione conteúdo da sua biblioteca ou conecte aplicativos para importar conteúdo. 

Você pode atualizar, remover e restaurar o conteúdo no seu Espaço a qualquer momento, mesmo depois de compartilhá-lo, e notificar os visitantes quando forem feitas atualizações. Saiba mais sobre as notificações do Espaço.

Desfazer o envio de conteúdo

Se você enviou o conteúdo errado e deseja desfazer essa ação, clique em X (remover) ao lado do conteúdo que deseja remover ou clique em Cancelar.

Você também pode criar uma solicitação de arquivos para permitir que os visitantes enviem arquivos diretamente para o seu espaço. Os arquivos enviados ficam visíveis imediatamente para os colaboradores. Saiba mais sobre as solicitações de arquivos.

Acessibilidade do conteúdo em um Espaço

Você pode gerenciar a acessibilidade do conteúdo em um Espaço a qualquer momento, mesmo depois de compartilhá-lo.

Para gerenciar a acessibilidade do espaço

1. Acesse o site docsend.com.
2. Clique em Espaços.
3. Ao lado do Espaço para o qual deseja gerenciar a acessibilidade, coloque o botão da opção Ativo na posição Sim ou Não.

 

Para gerenciar a acessibilidade do conteúdo

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços.
3. Clique no seu Espaço. 
4. Ao lado do conteúdo para o qual deseja gerenciar a acessibilidade, coloque o botão da opção Visível na posição Sim ou Não.

Você pode atualizar o conteúdo existente em um Espaço a partir da Biblioteca de conteúdo. Ao atualizar o conteúdo, todos os links associados serão sincronizados automaticamente com a versão mais recente. Saiba mais sobre como atualizar conteúdo.

Como funciona o arquivamento

• O conteúdo arquivado não é contabilizado no seu limite de espaço.
• Você pode restaurar o conteúdo a qualquer momento, então ele poderá ser buscado novamente.
• Remover conteúdo de um espaço não afeta o histórico de acessos. Se você selecionar Excluir na Biblioteca de conteúdo, o conteúdo será transferido para a pasta "Conteúdo excluído", não para a Lixeira. Ele será excluído permanentemente após 30 dias Saiba mais sobre como excluir conteúdo.
• Os visitantes só recebem notificações sobre alterações se as notificações automáticas estiverem habilitadas.

Como transferir conteúdo em um espaço

Para transferir um ou mais itens em um espaço: 

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços.
3. Clique no seu espaço. 
4. Marque a caixa de seleção ao lado do item ou itens que deseja transferir.
5. Clique em Mover.
6. Clique em Alterar para escolher uma pasta de destino.
7. Clique em Mover.

Organize conteúdo em pastas do Espaço

Organize o conteúdo do seu Espaço usando pastas, estruturas de pastas, seções, modelos ou a organização por IA. Saiba mais sobre a organização por AI para clientes do plano Advanced Data Rooms.

Pastas do Espaço e estruturas de pastas

As pastas do Espaço ajudam você a agrupar o conteúdo em subpastas por etapa, tópico ou fluxo de trabalho.

Você pode criar uma estrutura de pastas de várias maneiras:

• Criando pastas manualmente.
• Importando de outro Espaço.
• Usando um modelo.
• Enviando um arquivo .csv.
• Usando a organização por IA para gerar uma estrutura.

Cada Espaço pode conter: 

• 2.000 itens (Advanced, Enterprise)
• 4.000 itens (Advanced Data Rooms)

Cada pasta pode conter até 200 itens, e as subpastas são consideradas no limite total de itens do seu Espaço. As pastas não podem ser compartilhadas individualmente; no entanto, o link para o Espaço pode ser compartilhado. Saiba mais sobre as limitações de envio de arquivos.

Como criar uma pasta em um Espaço manualmente

Para criar uma única pasta:

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços.
3. Clique em um Espaço existente ou crie um novo.
4. Clique em Criar pasta.
   •  Para ocultar a pasta dos visitantes, clique em Alterar ao lado de A pasta ficará visível para os visitantes do espaço e use o botão de ativar/desativar para escolher Oculto para visitantes do espaço.
5. Nomeie a pasta e clique em Criar.

Agora você pode clicar na nova pasta e adicionar conteúdo.

Para importar uma estrutura de pastas de outro Espaço:

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços.
3. Clique em Criar Espaço.
4. Clique em Outro Espaço ao lado de Ou importe uma estrutura de pastas de, abaixo da caixa de prompt. 
5. Digite o nome do Espaço na caixa de busca.
6. Clique no seu espaço. 
7. Clique em Adicionar ao Espaço para concluir a adição da estrutura de pastas ao seu Espaço recém-criado.

 

Para importar uma estrutura de pastas de um modelo:

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços.
3. Clique em Criar Espaço.
4. Clique em Modelo ao lado de Ou importe uma estrutura de pastas de, abaixo da caixa de prompt. 
5. Digite o nome do modelo na caixa de busca ou clique em Mostrar mais para ver todos os modelos disponíveis. 
6. Escolha o modelo.
7. Clique em Adicionar ao Espaço para concluir a adição da estrutura de pastas ao seu Espaço recém-criado.

 

Para importar várias pastas a partir de um arquivo CSV:

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços.
3. Clique em um Espaço existente ou crie um novo.
4. Clique em Criar pasta.
5. Clique em Importar de CSV.
   • Observação: ao importar um arquivo .csv, o formato deve mostrar as informações de indexação na coluna A e os nomes das pastas na coluna B.

Como filtrar conteúdo (visitante)

Para filtrar conteúdo:

1. Clique em Adicionado recentemente, do lado direito. 
2. Em Início, clique no menu suspenso para filtrar os arquivos por dias desde a última adição recente. 
   • Observação: este recurso não será exibido se o administrador o tiver desativado. 

 

Gerenciamento do filtro de conteúdo (administrador)

Para gerenciar o filtro de conteúdo:

1. Clique no Espaço que você quer gerenciar. 
2. Clique em ☑(mais opções), ao lado de Visualização prévia, do lado direito. 
3. Selecione Desativar o filtro adicionado recentemente em Experiência do visitante. 

Considerações importantes

• As pastas em um Espaço não podem ser pesquisadas.
• Agrupar pastas em seções pode melhorar a navegação.
• Duplicar um Espaço copia suas pastas e seu conteúdo.
• A transferência de conteúdo entre pastas não se aplica às seções.
• Se você fizer o downgrade de um plano que oferece pastas em Espaços, esses Espaços serão desabilitados. Para restaurar o acesso às pastas, transfira-as para o Arquivo. 

Como baixar pastas, arquivos ou um índice de um espaço

Você pode baixar um espaço inteiro, uma pasta ou arquivos específicos de um espaço. Os clientes do plano Advanced Data Rooms também podem baixar o índice de um espaço. Saiba mais sobre como baixar um espaço ou baixar itens dele.