Como criar um relatório de armazenamento de equipe

Os relatórios de armazenamento da equipe mostram quais conteúdos estão ocupando a cota de armazenamento da equipe. O relatório mostra quanto conteúdo está armazenado em:

• Pastas da equipe
• Pastas compartilhadas (internas ou externas)
• Pastas privadas

Quem pode criar um relatório de armazenamento da equipe?

Os seguintes administradores podem gerar esse tipo de relatório:

• Administradores de equipe
• Administradores de gerenciamento de usuários
• Administradores de relatórios
• Administradores de segurança
• Administradores de atendimento
• Administradores de conformidade
  

O que está incluído em um relatório de armazenamento da equipe?

O relatório de armazenamento da equipe inclui uma linha para cada pasta. Ele mostra:

• Caminho: a localização da pasta. O nível de detalhes que você verá varia de acordo com o tipo de pasta.
• Tipo de pasta: descreve os diferentes tipos de pastas. Veja alguns exemplos:
  • Pastas da equipe: pastas raiz no espaço da equipe.
  • Subpastas da equipe: subpastas dentro de uma pasta da equipe, compartilhadas com um grupo diferente.
  • Pastas restritas: pastas limitadas a pessoas específicas.
  • Pastas compartilhadas: pastas compartilhadas internas ou externas
    • As pastas compartilhadas de propriedade externa aparecem apenas se forem adicionadas à conta do Dropbox da sua equipe. Se ela não tiver sido adicionada, não ocupará o seu armazenamento e não será incluída. Você verá a raiz de nível superior da pasta que foi compartilhada.
    • As pastas aparecem como linhas no relatório de armazenamento se tiverem permissões de compartilhamento exclusivas. Se a lista de acesso de uma subpasta tiver sido alterada em relação à pasta principal, a subpasta aparecerá como uma linha separada no relatório e os números da pasta principal não a incluirão.
  • Conteúdo privado: o espaço pessoal de um membro da equipe, incluindo o Dropbox Backup, se habilitado.
  • Conteúdo privado suspenso: espaços privados pertencentes a membros da equipe suspensos.
  • Pastas de sandbox de aplicativos: criadas por integrações de terceiros ou pela API do Dropbox.
  • Pastas de equipe arquivadas: arquivadas, mas ainda ocupam o armazenamento. 
  • Conteúdo privado removido: de membros excluídos cujo armazenamento ainda não foi transferido para outro membro da equipe. Esse conteúdo ainda ocupa o armazenamento da equipe.
• Tamanho (em MB): os dados armazenados neste caminho.  
  • Observação: se a lista de acesso de uma subpasta tiver sido alterada em relação à pasta principal, a subpasta aparecerá como uma linha separada no relatório e os números da pasta principal não a incluirão.
• Proprietário da pasta: quem é o proprietário da pasta. 
  • As pastas privadas mostram o endereço de e-mail do membro.
  • As pastas da equipe mostram o texto Propriedade da equipe.
  • As pastas compartilhadas dentro de pastas da equipe também mostram o texto Propriedade da equipe.
  • As pastas compartilhadas externas à equipe mostram o endereço de e-mail de quem as compartilhou.
• Número de arquivos: o número de arquivos armazenados neste caminho. 

Como criar um relatório de armazenamento de equipe

Para exportar os dados de armazenamento da equipe como um arquivo .csv diretamente da seção de Administração:

1. Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração.
3. Em Produtos, clique no menu suspenso à esquerda de Dropbox.
4. Clique em Conteúdo.
5. Clique em Exportar relatório de armazenamento.
6. Clique em Iniciar exportação.

O relatório aparecerá na pasta do Dropbox chamada "Relatórios do Dropbox Business". O nome será “DD/MM/AAAA/Nome da equipe/Relatório de armazenamento da equipe”. Ninguém mais poderá acessá-lo, a menos que você o compartilhe. Você também receberá um e-mail assim que o relatório estiver pronto.
 

Por que pode haver divergência nos números de armazenamento?

As métricas de armazenamento podem variar dentro da seção de Administração, conforme a seção visualizada, por conta dos intervalos de sincronização e tempos de processamento. Por exemplo, relatórios gerados na seção de Administração podem não refletir dados em tempo real, o que pode causar divergências temporárias.