Como criar um relatório de armazenamento de equipe

Os relatórios de armazenamento da equipe ajudam a entender qual conteúdo está ocupando a cota de armazenamento. O relatório mostra quanta informação é mantida nas:

• Pastas da equipe
• Pastas compartilhadas (internas ou externas)
• Pastas privadas

Quem pode criar um relatório de armazenamento da equipe?

Os administradores que podem gerar esse tipo de relatório incluem: 

• Administradores de equipes 
• Administradores de gerenciamento de usuários
• Administradores de relatórios 
• Administradores de segurança

O que está incluído em um relatório de armazenamento da equipe?

O relatório de armazenamento da equipe inclui uma linha para cada pasta. Ele mostra: 

• Caminho: é o caminho da pasta em cada linha. O nível de detalhamento do caminho varia de acordo com o tipo de pasta.
• Tipo de pasta: essa coluna descreve o tipo da pasta. Os diferentes tipos de pasta são:
  • Pastas da equipe: para as pastas da equipe, somente o caminho raiz da pasta será exibido.
  • Pastas compartilhadas: as pastas compartilhadas podem ser de propriedade interna ou externa. As pastas compartilhadas de propriedade externa são incluídas no relatório apenas se tiverem sido adicionadas à conta do Dropbox da equipe. Se uma pasta de propriedade externa não tiver sido adicionada à conta do Dropbox da equipe, ela não utiliza o armazenamento e não é incluída no relatório. Você verá a raiz de nível superior da pasta que foi compartilhada. 
    • Observação: cada subpasta contida em uma pasta da equipe compartilhada tem a sua própria linha. Isso significa que essas pastas e o conteúdo delas não estão na linha da pasta raiz da equipe no relatório. Ao somar o tamanho da pasta da equipe com o de todas as subpastas compartilhadas contidas nela, o resultado será a quantidade total de dados contidos nessa pasta da equipe.
  • Pastas privadas: são os espaços pessoais dos membros da equipe. O caminho é o nome do membro da equipe. A pasta inclui todos os arquivos adicionados ao espaço pessoal do membro e o armazenamento do Dropbox Backup, se esse recurso tiver sido habilitado.
  • Pastas sandbox de aplicativos: são pastas criadas por integrações de terceiros ou usando a API do Dropbox.
  • Pastas da equipe arquivadas: são pastas que foram arquivadas, mas ainda contam no uso do armazenamento. 
  • Pastas privadas excluídas: são pastas privadas de membros excluídos cujo armazenamento ainda não foi transferido para outro membro da equipe. Esse conteúdo continua utilizando o armazenamento da equipe.
• Tamanho (em MB): é a quantidade de dados contidos nesse caminho. Ao somar todas as linhas dessa pasta, o valor encontrado será a quantidade total da cota de armazenamento usada no momento.
• Proprietário da pasta: essa coluna descreve quem é o proprietário da pasta nessa linha. 
  • Para as pastas privadas, será mostrado o endereço de e‑mail do membro da equipe. O único item mostrado nesse relatório será a pasta privada desse membro. 
  • Para as pastas da equipe, a mensagem “Propriedade da equipe” será exibida.
  • Para pastas compartilhadas que estão dentro de pastas da equipe, também será mostrado “Propriedade da equipe”. 
  • Para pastas compartilhadas externas à equipe, será mostrado o endereço de e‑mail da pessoa que compartilhou a pasta com a equipe. 
• Número de arquivos: essa coluna informa o número de arquivos contidos nesse caminho. 

Como criar um relatório de armazenamento de equipe

Para exportar os dados de armazenamento da equipe como um arquivo .csv diretamente da seção de Administração:

1. Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração.
3. Clique em Conteúdo. 
4. Clique em Exportar armazenamento da equipe no lado direito. 
5. Clique em Iniciar exportação.

Depois de gerado, o relatório é salvo na sua pasta do Dropbox intitulada “Relatórios do Dropbox Business”. Ele terá o nome “DD-MM-AAAA/Nome da equipe/Relatório de armazenamento da equipe”. Ninguém mais poderá acessá-lo, a menos que você o compartilhe. Você também receberá um e-mail quando o relatório ficar disponível.