Como criar um relatório de armazenamento de equipe

Os relatórios de armazenamento da equipe mostram quais conteúdos estão ocupando a cota de armazenamento. Inclui o armazenamento usado por:

• Pastas da equipe
• Pastas compartilhadas (internas ou externas)
• Pastas privadas

Quem pode criar um relatório de armazenamento da equipe?

Os seguintes administradores podem criar esse tipo de relatório:

• Administradores de equipe
• Administradores de gerenciamento de usuários
• Administradores de relatórios
• Administradores de segurança
• Administradores de atendimento
• Administradores de conformidade
  

O que está incluído em um relatório de armazenamento da equipe?

O relatório de armazenamento da equipe inclui uma linha para cada pasta. Ele mostra:

• Caminho: a localização da pasta. A quantidade de detalhes mostrados depende do tipo de pasta.
• Tipo de pasta: descreve os diferentes tipos de pastas. Veja alguns exemplos:
  • Pastas da equipe: pastas raiz no espaço da equipe.
  • Subpastas da equipe: subpastas dentro de uma pasta da equipe, compartilhadas com um grupo diferente.
  • Pastas restritas: pastas limitadas a pessoas específicas.
  • Pastas compartilhadas: pastas compartilhadas internas ou externas
    • As pastas compartilhadas de propriedade externa aparecem apenas se forem adicionadas à conta do Dropbox da sua equipe. Se ela não tiver sido adicionada, não ocupará o seu armazenamento e não será incluída. Você verá a raiz de nível superior da pasta que foi compartilhada.
    • As pastas aparecem como linhas no relatório de armazenamento se tiverem permissões de compartilhamento exclusivas. Se a lista de acesso de uma subpasta tiver sido alterada em relação à pasta principal, a subpasta aparecerá como uma linha separada no relatório e os números da pasta principal não a incluirão.
  • Conteúdo privado: espaço pessoal de um membro da equipe, incluindo o Dropbox Backup, se ativado.
  • Conteúdo privado suspenso: espaços privados pertencentes a membros da equipe suspensos.
  • Pastas de sandbox de aplicativos: criadas por integrações de terceiros ou pela API do Dropbox.
  • Pastas da equipe arquivadas: arquivadas, mas ainda ocupam o armazenamento.
  • Conteúdo privado removido: de membros excluídos cujo armazenamento ainda não foi transferido para outro membro da equipe. Esse conteúdo ainda ocupa o armazenamento da equipe.
• Tamanho (em MB): os dados armazenados neste caminho.
  • Observação: se a lista de acesso de uma subpasta tiver sido alterada em relação à pasta principal, a subpasta aparecerá como uma linha separada no relatório e os números da pasta principal não a incluirão.
• Proprietário da pasta: quem é o proprietário da pasta: 
  • As pastas privadas mostram o endereço de e-mail do membro.
  • As pastas da equipe mostram o texto Propriedade da equipe.
  • As pastas compartilhadas dentro de pastas da equipe também mostram o texto Propriedade da equipe.
  • As pastas compartilhadas externas à equipe mostram o endereço de e-mail de quem as compartilhou.
• Número de arquivos: o número de arquivos armazenados neste caminho. 

Como criar um relatório de armazenamento de equipe

Para exportar os dados de armazenamento da equipe como um arquivo .csv na seção de Administração:

1. Acesse sua conta no site dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração.
3. Em Produtos, clique no menu suspenso à esquerda de Dropbox.
4. Clique em Conteúdo.
5. Clique em Exportar relatório de armazenamento.
6. Clique em Iniciar exportação.

O relatório aparecerá na pasta do Dropbox chamada Relatórios do Dropbox Business. O nome será “DD/MM/AAAA/Nome da equipe/Relatório de armazenamento da equipe”. Ninguém mais poderá acessá-lo, a menos que você o compartilhe. Você também receberá um e-mail assim que o relatório estiver pronto.
 

Relatório de armazenamento da equipe e relatório das pastas da equipe

O relatório de armazenamento da equipe fornece uma visão detalhada, no nível da pasta, do uso do armazenamento, incluindo o caminho, tipo de pasta, proprietário, tamanho e número de arquivos. 

O relatório das pastas da equipe fornece uma visão do que está consumindo o armazenamento da equipe dentro das pastas e subpastas da equipe, tanto as ativas quanto as arquivadas. Ele também fornece estatísticas sobre quais membros da equipe e usuários externos têm acesso às pastas e quando foram modificadas pela última vez.

Como acessar o relatório das pastas da equipe

Para exportar relatório das pastas da equipe:

1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
2. Clique na seção de Administração.
3. Em Produtos, clique no menu suspenso à esquerda de Dropbox.
4. Clique em Conteúdo.
5. Clique em Exportar relatório das pastas da equipe.
6. Clique em Iniciar exportação.

O relatório aparecerá na pasta do Dropbox chamada Relatórios do Dropbox Business. O nome será “DD/MM/AAAA/Nome da equipe/Relatório das pastas da equipe”. Ninguém mais poderá acessá-lo, a menos que você o compartilhe. Você também receberá um e-mail assim que o relatório estiver pronto.

Por que pode haver divergência nos números de armazenamento?

As métricas de armazenamento podem variar dentro da seção de Administração, conforme a seção visualizada, por conta dos intervalos de sincronização e tempos de processamento. Por exemplo, relatórios gerados na seção de Administração podem não refletir dados em tempo real, o que pode causar divergências temporárias.