Como gerenciar retenções legais

A Retenção legal é um recurso disponível para equipes do Dropbox Business que adquiriram o add-on Governança de dados. Para comprar o add-on Governança de dados, entre em contato com seu executivo de vendas do Dropbox ou preencha o formulário de contato do Dropbox Business.

A colocação de uma retenção legal em um membro da equipe permite que os administradores visualizem e exportem todo o conteúdo criado ou modificado por esse membro. Os membros afetados por uma retenção legal não serão notificados sobre a retenção e ainda manterão suas permissões para criar, editar e excluir arquivos.

Administradores de equipes podem:

Atenção: Administradores de gerenciamento de usuários e administradores de atendimento não podem criar ou gerenciar retenções legais.

Criar uma retenção legal

Para criar uma retenção legal:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Clique na seção de Administração.
  3. Clique em Configurações.
  4. Clique em Governança de dados.
  5. Clique em Retenção legal.
  6. Clique em Nova retenção.
  7. Preencha o nome e os detalhes da retenção e clique em Continuar.
  8. Digite o nome ou e‑mail do membro ou membros em que você deseja colocar uma retenção e clique em Continuar.
    • Você pode adicionar até cinco membros a uma retenção
  9. Selecione uma data de início e de término para a retenção.
    • A data de início pode ser uma data no passado ou ser a data atual, mas não pode ser uma data futura
    • Você pode definir a data de término para uma data passada, para hoje, para o futuro ou marcar Não definir uma data de término
  10. Clique em Ativar.

Se você criar uma retenção com data de início no passado, pode demorar algum tempo para a sua ativação. Você será notificado por e‑mail quando a retenção for ativada.

Atenção: Uma retenção legal é considerada ativa até que um administrador de equipe a libere, mesmo que a data de término tenha passado. Após a data de término, as novas versões de arquivo não serão mais copiadas, mas as cópias existentes estarão disponíveis até você liberar a retenção.

Quais tipos de arquivos posso colocar em retenção?

Quando você cria uma retenção legal, cópias de todos os arquivos que um membro criou ou editou entre a data de início e a de término serão mantidas, com as seguintes exceções:

  • Documentos na nuvem, incluindo documentos do Dropbox Paper e Google Docs/Sheets/Slides
  • Arquivos que o membro apenas visualizou previamente
  • Arquivos aos quais o membro tem acesso, mas que não editou
  • Arquivos que foram criados e modificados antes de o usuário ingressar na equipe
  • Arquivos aos quais o membro não tinha mais acesso no momento em que a retenção foi colocada

Atenção: Em casos raros, os arquivos podem não ser retidos se um membro perder o acesso a eles logo após sua criação ou edição.

Em quem posso colocar uma retenção legal?

Você pode colocar retenções em membros ativos, convidados e suspensos de sua equipe. Pode também colocá-las em outros administradores de equipe e em você mesmo.

Não é possível colocar retenções em membros excluídos, grupos inteiros ou equipes inteiras. No entanto, você pode excluir um membro enquanto ele estiver em retenção.

Ver uma retenção legal

Você pode visualizar qualquer retenção legal ativa ou liberada a qualquer momento. Para ver uma retenção legal:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Clique na seção de Administração.
  3. Clique em Configurações.
  4. Clique em Governança de dados.
  5. Clique em Retenção legal.
  6. Alterne entre as guias Ativa e Liberada para visualizar todas as retenções legais da sua equipe.

Editar uma retenção legal

Você pode editar o nome e os detalhes de uma retenção ou adicionar e remover membros. No entanto, não pode editar as datas da retenção. Para editar uma retenção legal:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Clique na seção de Administração.
  3. Clique em Configurações.
  4. Clique em Governança de dados.
  5. Clique em Retenção legal.
  6. Clique na caixa de seleção que aparece quando você passa o mouse sobre o nome da retenção legal que deseja editar.
  7. Clique em Editar retenção.
  8. Edite o nome ou os detalhes da retenção.
  9. Clique em Continuar.
  10. Adicione ou remova membros da retenção.
  11. Clique em Continuar.
  12. Revise suas alterações.
  13. Clique em Salvar.

Liberar uma retenção legal

Caso não precise mais de uma retenção, você pode liberá-la. A liberação removerá todos os arquivos associados a essa retenção e não poderá ser desfeita. Para liberar uma retenção legal:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Clique na seção de Administração.
  3. Clique em Configurações.
  4. Clique em Governança de dados.
  5. Clique em Retenção legal.
  6. Clique na caixa de seleção que aparece quando você passa o mouse sobre o nome da retenção legal que deseja liberar.
  7. Clique em Liberar retenção.

Exportar uma retenção legal

Para ver quais arquivos estão sendo retidos sem exportar totalmente a retenção, você pode exportar o arquivo .CSV de resumo da retenção.

Você pode exportar retenções legais para qualquer pasta em sua conta do Dropbox. A exportação contém todas as versões de arquivo que os membros criaram e editaram durante as datas em que a retenção foi colocada.

Observação:

  • Arquivos criados dentro de 24 horas antes da exportação não poderão ser incluídos
  • Nomes de arquivos e pastas na exportação estarão em minúsculas

Para exportar uma retenção legal:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Clique na seção de Administração.
  3. Clique em Configurações.
  4. Clique em Governança de dados.
  5. Clique em Retenção legal.
  6. Clique na caixa de seleção que aparece quando você passa o mouse sobre o nome da retenção legal que deseja liberar.
  7. Clique em Exportar retenção.
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