Monitorar atividades de compartilhamento da equipe

Se você for administrador de equipe ou administrador de gerenciamento de usuários de uma equipe do Dropbox Business, poderá acompanhar como certos dados são compartilhados dentro e fora de sua organização.

Ver atividades de compartilhamento

  1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
  3. Na página Atividade, eventos de compartilhamento aparecem junto com outros tipos de eventos. Para filtrar apenas os eventos de compartilhamento, selecione Compartilhamento no menu suspenso.

A página Atividade exibe um resumo das atividades mais recentes da sua equipe. No entanto, ela não exibe todas as ações realizadas pela sua equipe. Você pode gerar um relatório completo de atividades de um período específico clicando em Criar relatório completo na guia Atividade. Para ver as atividades recentes de compartilhamento de um membro específico da equipe, clique em Membros na barra lateral esquerda, e em seguida no nome da pessoa na lista.

E se um desconhecido acessar uma pasta compartilhada?

Se um desconhecido entrar numa pasta compartilhada, os administradores verão essa ação e poderão verificar quem enviou o convite na guia Atividade.

Que tipos de eventos são registrados?

Eventos da pasta compartilhada são registrados quando alguém:

  • Cria uma pasta compartilhada
  • Convida uma pessoa para uma pasta
  • Entra numa pasta
  • Remove uma pessoa de uma pasta
  • Altera a função de outra pessoa em uma pasta
  • Transfere a propriedade de uma pasta para outra pessoa
  • Cancela o compartilhamento de uma pasta
  • Altera as permissões de compartilhamento em uma pasta
  • Altera as permissões de compartilhamento gerais para pastas compartilhadas na seção de Administração
  • Move uma pasta compartilhada de um Dropbox profissional para um Dropbox pessoal (ou vice-versa), mais especificamente quando tanto as configurações da pasta quanto as do nível da equipe permitem compartilhamento com quem não pertence à equipe

Os eventos do arquivo compartilhado são registrados quando o arquivo é:

  • Adicionado
  • Baixado
  • Editado
  • Visualizado previamente
  • Excluído
  • Excluído permanentemente
  • Restaurado (quando a exclusão do arquivo é desfeita ou o arquivo é movido de volta ao local de origem)
  • Revertido (quando um arquivo é revertido a uma versão anterior antes de um conjunto de edições ser feita)
  • Renomeado
  • Movido (quando um arquivo é movido de uma pasta para outra)
  • Copiado
  • Revertido (quando a conta de um membro é revertida a um ponto anterior no tempo e os arquivos que essa reversão afeta)

Eventos de compartilhamento de link são registrados quando:

  • Um membro da equipe cria ou compartilha um link
  • Alguém que não pertence à equipe cria e compartilha um link para uma pasta compartilhada que é de propriedade de um membro da equipe
  • Um link é compartilhado ou criado através de um aplicativo de terceiros
  • Um membro da equipe remove um link
  • Um membro da equipe altera a visibilidade de um link
  • Um membro da equipe configura uma senha ou prazo de validade para um link
  • Um administrador altera as permissões de compartilhamento gerais para links compartilhados na seção de Administração
  • Alguém abre ou salva arquivos a partir de um link compartilhado por um membro da equipe

Os eventos de solicitações de arquivo são registrados quando:

  • Um membro da equipe cria uma solicitação de arquivo
  • Um membro da equipe recebe um arquivo enviado a uma solicitação de arquivo

Os eventos de compartilhamento do Paper são registrados quando:

  • Um compartilhamento de documento ou pasta do Paper com um membro da equipe é realizado ou cancelado
  • Um compartilhamento de documento ou pasta do Paper de propriedade da equipe é realizado ou cancelado com uma pessoa que não pertence à equipe
  • Um membro da equipe visualiza um documento do Paper
  • Uma pessoa que não pertence à equipe visualiza um documento do Paper
  • Um membro da equipe é mencionado em um documento do Paper
  • Uma pessoa que não pertence à equipe é mencionada em um documento do Paper de propriedade da equipe
  • A configuração padrão de compartilhamento de documentos do Paper é alterada
  • As permissões de um membro de um documento do Paper são alteradas
  • O acesso a um documento do Paper é solicitado por um membro da equipe ou por uma pessoa que não pertence à equipe

A abertura de um link ou a adição de arquivos a uma conta do Dropbox são relatadas apenas em relatórios de atividade completos. Um evento será gravado quando um membro da equipe ou uma pessoa que não pertence à equipe abrir ou adicionar o link ao seu Dropbox.

O registro de auditoria de compartilhamento não rastreia quando um membro sai ou adiciona uma pasta compartilhada, porque esse membro ainda tem acesso à pasta e pode retornar a qualquer momento.

Ver atividades de compartilhamento no painel de estatísticas

Se precisar de um panorama detalhado das atividades de compartilhamento de sua equipe ao longo do tempo, confira o Painel de estatísticas. Ele fornece status gerais de uso, como o número de links compartilhados criados ou o número de pastas compartilhadas ativas. Saiba mais sobre o Painel de estatísticas.

Exibir e gerenciar compartilhamento externo

Os administradores de equipes dos planos Advanced e Enterprise podem visualizar quais arquivos, pastas e links são compartilhados com pessoas que não fazem parte da equipe, além de detalhes de como foram compartilhados, incluindo:

  • Itens compartilhados – tipo, tamanho e caminho
  • Segurança – nível de acesso e se estão protegidos por senha ou prazo de validade
  • Compartilhamento – quem compartilhou o conteúdo, quando e com quem
  • Atividade – se o conteúdo foi visualizado ou editado

Os administradores de equipe podem ver esses dados baixando um relatório ou visualizando a página de compartilhamento externo. Também podem gerenciar o acesso a esses arquivos e pastas em uma página dedicada de compartilhamento externo.

Observação: Tanto a página dedicada quanto o relatório: 

  • Incluem apenas arquivos e pastas compartilhados diretamente. Por exemplo, se uma pasta for compartilhada, a pasta será incluída, mas os arquivos dentro dela não. 
  • Incluem arquivos e pastas para os quais um membro da equipe criou um link compartilhado.
  • Estão disponíveis apenas para equipes com menos de cinco milhões de compartilhamentos externos.
  • Não contêm documentos do Dropbox Paper.

Baixar um relatório de compartilhamento externo

Os administradores de equipes dos planos Advanced e Enterprise podem clicar em Criar relatório para gerar um relatório de compartilhamento externo na página de compartilhamento externo e no painel de estatísticas. O relatório contém todos os dados de compartilhamento externo da equipe e não pode ser filtrado.

Exibir, filtrar e gerenciar compartilhamento externo

Os administradores de equipes dos planos Advanced e Enterprise têm acesso a uma página dedicada de compartilhamento externo na seção de Administração, onde podem visualizar, filtrar e gerenciar os arquivos e pastas compartilhados externamente.

Observação: O Dropbox trabalha com afinco para manter essa página o mais atualizada possível e permitir que o relatório também inclua informações atualizadas.

Para abrir a página de compartilhamento externo:

  1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
  2. Clique na seção de Administração na barra lateral esquerda.
  3. Clique em Segurança na barra lateral esquerda.
  4. Clique em Compartilhamento externo.

Os administradores de equipe podem buscar e filtrar os arquivos compartilhados externamente usando informações como os nomes dos arquivos, quando foram compartilhados, quem os compartilhou e o tipo de arquivo. 

Para gerenciar um arquivo ou pasta compartilhada externamente na página de compartilhamento externo:

  1. Siga os passos acima para abrir a página de compartilhamento externo. 
  2. Passe o mouse sobre o nome do arquivo ou pasta que deseja gerenciar.
  3. Clique em “” (reticências).
  4. Clique em Gerenciar acesso.

Se o arquivo ou pasta estiver em uma pasta de equipe, você verá a janela de compartilhamento. Se o arquivo ou pasta não estiver em uma pasta de equipe, você verá a opção de acessar como membro da equipe. Em ambos os casos, quando a janela de compartilhamento do arquivo ou pasta estiver aberta, você poderá gerenciar o acesso a eles da mesma forma que o faria para qualquer arquivo ou pasta compartilhada no Dropbox.

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