Как удалять сразу несколько документов в Dropbox Sign

Администраторы могут удалять наборы документы своих рабочих групп с помощью консоли администрирования. Перед массовым удалением рекомендуется активировать синхронизацию с облаком для рабочей группы. Подробнее о том, как использовать синхронизацию с облаком для рабочей группы.

Групповое удаление доступно пользователям тарифных планов Premium.

Администраторы могут провести групповое удаление документов двумя способами.

Как пользоваться функцией разового удаления

Однократное удаление — это вариант массового удаления вручную, который позволяет удалить из аккаунта Dropbox Sign все документы, завершенные на определенную дату (подписанные или отклоненные). Эта операция необратима. Документы хранятся в течение 72 часов, чтобы вы и другие администраторы могли скачать их перед удалением. 

Чтобы выполнить однократное удаление, следуйте приведенным ниже инструкциям. 

1. Войдите на сайт hellosign.com, используя учетные данные администратора.
2. Наведите курсор на свои инициалы в правом верхнем углу.
3. Откройте Консоль администрирования.
4. Нажмите Настройки на левой боковой панели.
5. Нажмите Документы и шаблоны на боковой панели слева.
6. Нажмите Настроить справа от пункта Удалить документы.
7. Найдите пункт Однократное удаление и нажмите Удалить документы рядом с описанием.
8. Ознакомьтесь с условиями и содержимым и отметьте необходимые поля галочками, подтверждая свое согласие.
9. Нажмите Удалить документы.

Как пользоваться функцией регулярного удаления

С помощью функции постоянного удаления администраторы могут автоматически удалять все будущие документы из своего аккаунта Dropbox Sign после завершения их обработки. Активация этой функции означает, что в дальнейшем все документы будут удаляться через 72 часа после завершения процесса их подписания. Если отключить эту функцию, все документы, которые должны быть удалены (хранящиеся в течение 72 часов после подписания), останутся на месте.

Чтобы включить функцию регулярного удаления:

1. Войдите на сайт hellosign.com с учетными данными администратора.
2. Наведите курсор на свои инициалы в правом верхнем углу.
3. Откройте Консоль администрирования.
4. Нажмите Настройки на боковой панели слева.
5. Нажмите Документы и шаблоны на боковой панели слева.
6. Нажмите Настроить справа от пункта Удалить документы.
7. Найдите пункт Регулярное удаление и нажмите Активировать рядом с описанием. 
8. Ознакомьтесь с условиями и содержимым и отметьте необходимые поля галочками, подтверждая свое согласие.

9. Нажмите Удалять будущие документы. Появится уведомление о том, что функция активирована.

Как пользоваться функцией группового удаления с облачной синхронизацией

Мы рекомендуем администраторам активировать облачную синхронизацию для группы и только после этого пользоваться групповым удалением. 

Разовое удаление + синхронизация

Рекомендуем убедиться, что все существующие документы синхронизировались с выбранным вами облачным хранилищем, и только потом пользоваться функцией разового удаления. Так вы не потеряете к доступа к документам. При разовом удалении не выполняется проверка, был ли соответствующий документ синхронизирован.

Регулярное удаление + синхронизация

Если ваша организация использует как синхронизацию с облаком, так и постоянное удаление, документы будут удалены из Dropbox Sign через 72 часа после успешной синхронизации. Если документ не удается синхронизировать с интегрированным облачным хранилищем, сервис Dropbox Sign уведомит администратора организации и не будет ставить документ в очередь на удаление. Если это произойдет и вам все равно необходимо удалить документ из Dropbox Sign, воспользуйтесь функцией однократного удаления. 

Подробнее о групповом удалении

Уведомления

Сервис Dropbox Sign уведомит всех администраторов и менеджеров вашей организации об использовании вами одного из вариантов массового удаления, описанных выше. Это позволит вашим коллегам отслеживать процесс и создавать резервные копии документов, к которым они хотят сохранить доступ.

Какие документы затрагивает это действие

• Оба варианта массового удаления применяются ко всем завершенным документам в сервисе Dropbox Sign вашей организации, а не только к тем, которыми вы владеете. 
• Незавершенные запросы на подпись и черновики документов не будут удалены при разовом удалении. Эти документы можно удалить отдельно, отменив запрос на подпись или удалив черновик из раздела «Документы». Если вы активировали функцию регулярного удаления, эти документы будут автоматически удалены после того, как будут готовы.
• Документы, хранящиеся за пределами сервиса Dropbox Sign вашей организации, например синхронизированные с облачным хранилищем или копии у подписывающих лиц, не входящих в вашу организацию, не будут удалены.