Как узнать, кто просматривал мои файлы?

Данные о просматривавших позволяют узнать, кто смотрит файл прямо сейчас. И, в зависимости от вашего тарифного плана Dropbox, вам также может быть доступна информация о том, когда определенный пользователь последний раз просматривал файл.

Еще не пользуетесь Dropbox? Узнайте о том, как с помощью Dropbox можно с легкостью делиться файлами и папками.

Разделы в этой статье:

Как узнать, просматривает ли кто-то ваш файл

Когда кто-то просматривает общий файл, то фото профиля такого пользователя отображается в цвете в этом файле, открытом для предпросмотра на сайте dropbox.com. Если навести на это фото курсор, вы увидите сообщение Просматривает сейчас

Если кому-либо предоставлено разрешение Может просматривать или Может изменять, то фото профиля такого пользователя будет отображаться серым рядом с кнопкой Поделиться. Если вы поделились файлом с пользователем с помощью ссылки доступа, то фото профиля такого пользователя не отобразится, пока он не просмотрит файл.

Как узнать, что кто-то просматривает файл прямо сейчас
Как узнать, что кто-то просматривает файл прямо сейчас

Как узнать, когда кто-то в последний раз просматривал ваш файл

Информация о том, когда определенный пользователь последний раз просматривал файл, доступна клиентам со следующими тарифными планами:

  • Dropbox Business: тарифный план Advanced
  • Dropbox Business: тарифный план Enterprise
  • Dropbox Business: тарифный план Education
  • Dropbox Professional

Чтобы узнать, когда пользователь последний раз просматривал файл, наведите курсор мышки на серое фото профиля в файле, открытом для предпросмотра на сайте dropbox.com.

Кроме того, существует полный журнал просмотров, в котором перечислены все пользователи, просматривавшие файл.

Журнал данных о просматривавших
Как узнать, когда кто-то в последний раз просматривал файл

Как пригласить пользователя присоединиться к вашей рабочей группе, используя данные о просматривавших файл

В данных о просматривавших указано, является ли тот, кто просматривал файл, участником рабочей группы Dropbox Business. Вы можете пригласить пользователей присоединиться к вашей рабочей группе непосредственно из файла, который просматриваете.

Чтобы пригласить пользователя в свою рабочую группу:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Нажмите на файл, который вы хотите открыть.
  3. Нажмите на фотографию профиля или инициалы пользователя, которого вы хотите пригласить.
  4. Нажмите Пригласить в рабочую группу.
    • Приглашать новых участников могут только администраторы рабочей группы. Если вы не являетесь администратором рабочей группы, то вместо кнопки Пригласить в рабочую группу вы увидите кнопку Рекомендуется пригласить. Нажмите Рекомендуется пригласить, чтобы отправить своему администратору уведомление о том, что вы хотите пригласить в рабочую группу нового пользователя.

Как послать запрос на присоединение к рабочей группе, используя данные о просматривавших файл

Вы можете послать запрос на присоединение к рабочей группе непосредственно из файла, который просматриваете.

Чтобы послать запрос на присоединение к рабочей группе:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Нажмите на файл, который вы хотите открыть.
  3. Нажмите на фотографию профиля или инициалы пользователя, к чьей группе вы хотите присоединиться.
  4. Нажмите Запрос на присоединение.

Как отключить данные о просматривавших для отдельных файлов или папок

Функция просмотра данных о просматривавших должна быть включена по умолчанию для вашего аккаунта. Если функция не включена, включите просмотр данных о просматривавших.

Когда вы включите просмотр данных о просматривавших, эта функция будет автоматически доступна для всех принадлежащих вам файлов. Если вы не хотите видеть данные о просматривавших, их можно отключить для отдельных файлов или папок:

Чтобы отключить данные о просматривавших в файле с общим доступом:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Найдите нужный файл.
  3. Нажмите Поделиться.
  4. Нажмите Файловые настройки.
  5. Переведите выключатель рядом с Данными о просматривавших в положение ВЫКЛ.
  6. Нажмите Сохранить.

Чтобы отключить данные о просматривавших в папке с общим доступом:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Найдите нужную папку.
  3. Нажмите Поделиться.
  4. Нажмите Настройки папки.
  5. Переведите выключатель рядом с Данными о просматривавших в положение ВЫКЛ.
  6. Нажмите Сохранить.

Обратите внимание: отключить данные о просматривавших для всей общей папки может только ее владелец. Отключить данные о просматривавших для общих файлов из этой папки может любой пользователь с правом изменять права доступа к папке.

Вы можете отключить данные о просматривавших для всего своего аккаунта.

Если данные о просматривавших включены и вы просматриваете файл, вы не можете скрыть данные о просмотре от владельца этого файла.

Другие пользователи не могут отключить эту информацию в файлах и папках, которыми вы с ними поделились.

Пример: рабочая группа отключила данные о просматривавших. Участника этой рабочей группы пригласили в общую папку с включенными данными о просматривавших, которой владеет пользователь не из группы. Данные об этом участнике будут отображаться в данных о просматривавших этой общей папки.

Как отключить данные о просматривавших на уровне аккаунта?

Если вы не хотите, чтобы для вашего контента отображались данные о просматривавших, относящиеся к каким бы то ни было пользователям, включая вас, эту функцию можно отключить:

Чтобы отключить данные о просматривавших на уровне рабочей группы Dropbox Business:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Настройки.
  4. Нажмите Данные о просматривавших.
  5. В раскрывающемся меню выберите Выключено по умолчанию или Полностью отключено.
    • Если вы выберете Выключено по умолчанию, участники рабочей группы смогут включить данные о просматривавших для файлов или папок, владельцами которых являются.
    • Если вы выберете Полностью отключено, участники рабочей группы не смогут включить данные о просматривавших для файлов или папок, владельцами которых являются.
  6. Сохраните изменение.

Чтобы отключить данные о просматривавших на уровне аккаунта Dropbox Business:

Если вы являетесь участником рабочей группы Dropbox Business, то только ваш администратор может выбрать настройку по умолчанию для всей рабочей группы.

  • Включено по умолчанию или Выключено по умолчанию: вы можете самостоятельно изменить настройки этой функции для отдельных файлов и папок, владельцем которых являетесь.
  • Полностью отключено: вы не сможете включать данные о просматривавших для файлов или папок, владельцем которых являетесь.

Чтобы отключить данные о просматривавших на уровне личного аккаунта:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Нажмите на свое фото профиля.
  3. Нажмите Настройки.
  4. Сдвиньте переключатель Данные о просматривавших для моих файлов в выключенное положение.

Обратите внимание: если вы выберете Выключить, то данные о просматривавших все равно можно будет включить для отдельных файлов или папок, владельцем которых вы являетесь.

Политика конфиденциальности

Чья информация отображается?

Вы увидите соответствующую информацию, когда участники вашей рабочей группы или пользователи с разрешением Может изменять или Может просматривать будут просматривать общий файл.

Кто может видеть данные о просматривавших, и что отображается?

Участники рабочей группы и пользователи с разрешением Может изменять с доступом к одному и тому же файлу могут просматривать список имен и адресов эл. почты других участников рабочей группы, пользователей с разрешением Может изменять и Может просматривать, а также название рабочей группы Dropbox Business, в которую входят эти участники (в применимых случаях).

Пользователям с разрешением Может просматривать данные о просматривавших недоступны.

Чья информация не отображается в данных о просматривавших?

Когда пользователь с доступом через ссылку доступа, не входящий в рабочую группу и не приглашенный в этот файл, просматривает общий файл, то он отображается как Гость. Вы не сможете просмотреть ни имя, ни адрес эл. почты Гостя в файле.

Гостям недоступны данные о просматривавших.

У кого есть доступ к моим фалам?

Только вы и пользователи, получившие ваше приглашение изменять файлы, могут предоставлять доступ другим пользователям к вашим общим файлам.

Читайте о том, как изменять разрешения для ваших общих папок и ссылок доступа.

Обратите внимание: если пользователь скачает файл по ссылке доступа, не просмотрев его на сайте dropbox.com, такой пользователь не отобразится в данных о просматривавших.

Чтобы узнать больше, выберите вопрос:

Как включить данные о просматривавших на уровне аккаунта

Данные о просматривавших могут быть включены по умолчанию для вашего аккаунта.

Если эта информация не отображается для файлов, которыми вы владеете, то ее надо включить:

Чтобы включить данные о просматривавших на уровне рабочей группы Dropbox Business:

  1. Зайдите на сайт dropbox.com и войдите в свой аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Нажмите Настройки.
  4. Нажмите Данные о просматривавших.
  5. В выпадающем меню выберите Включено по умолчанию.
  6. Сохраните изменение.

Обратите внимание: если вы являетесь участником рабочей группы Dropbox Business и ваш администратор отключил данные о просматривавших, то вам следует обратиться к нему, чтобы включить эту функцию.

Чтобы включить данные о просматривавших на уровне личного аккаунта:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Нажмите на свое фото профиля.
  3. Нажмите Настройки.
  4. Сдвиньте переключатель Данные о просматривавших для моих файлов во включенное положение.

Как включить данные о просматривавших для отдельных файлов или папок

Если данные о просматривавших отключены в вашем аккаунте, их можно включить для отдельных файлов или папок:

Чтобы включить данные о просматривавших для общих файлов:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Найдите нужный файл.
  3. Нажмите Поделиться.
  4. Нажмите Файловые настройки.
  5. Рядом с опцией Показать, кто пользовался доступом к этому файлу? выберите Показать.
  6. Нажмите Сохранить настройки.

Чтобы включить данные о просматривавших для общих папок:

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Найдите нужную папку.
  3. Нажмите Поделиться.
  4. Нажмите Настройки папки.
  5. Рядом с опцией Показать, кто пользовался доступом к этой папке? выберите Показать.
  6. Нажмите Сохранить настройки.

Данные о просматривавших и журнал данных о просматривавших можно увидеть только на сайте dropbox.com. Но в данных о просматривавших и журнале данных о просматривавших отображаются сведения о том, что пользователь просматривает или уже просмотрел файл не только на сайте dropbox.com:

Какие платформы поддерживают данные о просматривавших?

Открыв файл в для предпросмотра на сайте dropbox.com, вы сможете увидеть информацию о том, что кто-то в данный момент просматривает общий файл на сайте dropbox.com. Если участник пользуется значком Dropbox при работе с файлом Microsoft Office, вы увидите, когда такой пользователь будет просматривать общий файл. 

Обратите внимание: это не касается документов Paper и витрин.

Какие платформы поддерживают журнал данных о просматривавших?

Если у вас есть доступ к журналу данных о просматривавших на сайте dropbox.com, вы можете узнать, когда кто-то просматривал файл в:

  • Dropbox.com
    • Обратите внимание: это не касается документов Paper и витрин
  • В мобильном приложении Dropbox
  • Программе Dropbox для компьютера

Пользователи Windows могут отслеживать просмотр файлов в большинстве программ.

Если вы пользуетесь macOS 10.9+, вы можете отслеживать, кто просматривал файлы, в следующих программах:

  • Adobe Acrobat Pro
  • Adobe Photoshop CC 2015 и 2016
  • Microsoft PowerPoint 2011 и 2016
  • Microsoft Word 2011 и 2016
  • Microsoft Excel 2011 и 2016
  • iWork Keynote, Numbers, Pages
  • Просмотреть
  • TextEdit

Обратите внимание: если кто-либо просматривает ваш файл в macOS 10.14 (Mojave), такому пользователю, возможно, потребуется сначала включить дополнительные настройки.

Участники общих папок с разрешением Может изменять могут приглашать пользователей в эту папку. Нажмите Поделиться , наведя курсор на файл, чтобы узнать об имеющихся у кого-либо правах доступа («Может изменять» или «Может просматривать»). 

Если вы являетесь владельцем общей папки, вы всегда можете ограничить возможность приглашать пользователей в эту папку.

Если вы видите Гостя своего файла, то это — пользователь, получивший доступ к файлу через общую ссылку. Гостем также может быть человек, у которого есть доступ к файлу, но который просматривает его по общей ссылке, не войдя в свой аккаунт.

Если ваш файл просмотрело более четырех человек, то в файле, открытом для предпросмотра на сайте dropbox.com, вы увидите значок с соответствующим числом. Оно обозначает количество человек, просмотревших файл. Нажмите на этот значок, чтобы увидеть список пользователей, воспользовавшихся доступом к файлу.

Если в их числе вы не видите нужного человека, то, возможно, он еще не просмотрел файл, или просмотрел его без входа в аккаунт. Не вошедшие в аккаунт пользователи при просмотре файла отображаются как Гости

Чтобы удалить пользователя с разрешением может изменять или может просматривать, необходимо удалить его из общего файла или папки.

Если вы предоставили кому-то доступ через общую ссылку, для удаления аватара этого пользователя необходимо удалить ссылку.

Подробнее…

Настройки данных о просматривавших 

Если данные о просматривавших отключены в общей папке, то это распространяется также и на содержимое этой папки. Также если данные о просматривавших отключены в общей папке, то данные о просматривавших для отдельных хранящихся в ней файлов сможет включить только ее владелец. 

Если данные о просматривавших включены в общей папке, то владелец и редактор могут выключить данные о просматривавших для отдельных файлов в этой папке. Отключить данные о просматривавших для файлов в такой общей папке может любой пользователь с правом изменять соответствующую общую папку.

При перемещении контента

Если вы переместите файл внутрь общей папки, то на него будут распространяться те же настройки о просматривавших, что и на всю эту папку. Если вы переместите файл внутрь общей папки, владельцем которой не являетесь, то настройки о просматривавшей в этой папке могут отличаться.

Обратите внимание: если вы изменили настройку данных о просматривавших вашего файла до его перемещения в другую папку, то выбранная вами настройка обычно сохраняется.

При присоединении к рабочей группе

Если вы присоединитесь к рабочей группе Dropbox Business, в вашем аккаунте будет действовать настройка, установленная для этой рабочей группы.

Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!