Работайте с облачными данными прямо через Dropbox

Вы и участники вашей рабочей группы можете создавать и упорядочивать облачные данные (например, файлы Microsoft Office Online или G Suite), а также делиться ими непосредственно в Dropbox. И не придется переключаться между приложениями в поисках нужных файлов и отзывов. Все данные управляются, упорядочиваются и сохраняются прямо в Dropbox, как любые другие ваши файлы.

Инструкция: как создать облачный документ

С помощью Dropbox для G Suite можно создавать и сортировать документы, таблицы и презентации Google, а также делиться ими на сайте dropbox.com или с помощью значка Dropbox на панели задач или в строке меню. Все документы, таблицы и презентации Google, созданные в Dropbox, сохраняются в ваш аккаунт Dropbox и занимают в нем место. Внесенные в эти документы, таблицы и презентации Google изменения автоматически сохраняются в вашем аккаунте Dropbox, но не сохраняются на Google Диске или в вашем аккаунте Google. 

 

Чтобы создать документ, таблицу или презентацию Google на компьютере:

1. Нажмите на значок программы Dropbox на панели задач или в строке меню.
2. Нажмите на значок «+» (плюс).
3. Нажмите Документ GoogleТаблица Google или Презентация Google.
4. Выберите название и местоположение для файла.
5. Нажмите Создать.

Чтобы создать документ, таблицу или презентацию Google на сайте dropbox.com:

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Все файлы на боковой панели слева.
3. Выберите папку, в которую вы хотите сохранить новый файл.
4. Нажмите Создать.
5. Выберите Документ Google, Таблица Google или Презентация Google.

 

Обратите внимание: чтобы пользоваться Dropbox для G suite, адрес, который вы используете для своего аккаунта Google, должен совпадать с тем адресом, который вы используете для вашего аккаунта Dropbox. Читайте о том, как изменить электронный адрес, связанный с вашим аккаунтом Dropbox.

Интеграция с Microsoft Office позволяет создавать и открывать файлы Microsoft Office прямо из аккаунта Dropbox, редактировать их через мобильное или веб-приложение Office и сохранять изменения прямо в Dropbox.

 

Чтобы создать новый файл Microsoft Office на компьютере:

1. Нажмите на значок программы Dropbox на панели задач или в строке меню.
2. Нажмите на значок «+» (плюс).
3. Нажмите Создать.
4. НажмитеДокумент Word , Книга Excel или Презентация PowerPoint.
5. Выберите название и местоположение для файла.
6. Нажмите Создать.

 

Чтобы создать новый файл Microsoft Office на сайте dropbox.com:

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Все файлы на боковой панели слева.
3. Выберите папку, в которую вы хотите сохранить новый файл.
4. Нажмите Создать.
5. Нажмите Документ Word, Книга Excel или Презентация PowerPoint.

Обратите внимание: новый файл Microsoft Office откроется в Microsoft Office Online. Чтобы использовать эту функцию, необходима подписка на Office Online.

 

Подробнее о том, как работать с файлами Microsoft Office из своего аккаунта Dropbox.

Подробнее о том, как открывать и редактировать файлы Microsoft Word, Excel и PowerPoint в Google, а также о том, как открывать эти файлы в режиме предварительного просмотра в мобильном приложении.

Dropbox Paper

Делитесь идеями с помощью Dropbox Paper — это одновременно онлайн-документ и рабочее пространство, которое объединяет творческий процесс и возможность сотрудничать с коллегами. С помощью Paper можно вместе создавать и упорядочивать рабочие файлы, оставлять и получать отзывы, анализировать проекты, проводить совещания и совместно работать над данными. Вы сможете решить, хотите ли вы делиться своими рабочими документами, а также смогут ли те, с кем вы ими поделились, редактировать, просматривать или комментировать их.

Документы Paper хранятся в облаке и могут помочь вашей рабочей группе оставаться на одной волне, независимо от того, где находятся участники и как именно они пользуются Dropbox — через веб-сайт dropbox.com, программу Dropbox для компьютера или мобильные приложения Dropbox и Paper.

Инструкция: как пользоваться Dropbox Paper

Чтобы создать документ Paper на сайте dropbox.com:

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Paper на боковой панели слева.
    Если у вас слева не отображается опция Paper, нажмите Создать файл, затем Dropbox Paper, а затем нажмите на папку, в которой нужно сохранить этот документ Paper, и нажмите Создать.
3. Нажмите Создать документ.

 

Для документов, которые вы часто используете, в Paper можно создать шаблоны. Читайте советы по использованию шаблонов, которые помогут ускорить работу над проектами.

Вы также можете превратить любой документ в общий шаблон. Выберите формат, который лучше всего подходит для рабочих процессов вашей рабочей группы.

Подробнее о том, как создавать шаблоны в Dropbox Paper, использовать их и делиться ими.

1. Откройте документ Paper, которым вы хотите поделиться.
2. Нажмите синюю кнопку Пригласить (или Поделиться), которая располагается в верхней части документа.
3. В поле 
Кому введите электронные адреса одного или нескольких пользователей, которым вы хотите открыть доступ. 
4. Нажмите
Настройки, чтобы установить разрешение на просмотр или редактирование документа.
5. Нажмите
Отправить. Приглашение будет отправлено получателям по электронной почте.

1. Откройте документ Paper, которым вы хотите поделиться. 
2. Нажмите кнопку Копировать ссылку (значок с двумя звеньями) в верхней части документа. Ссылка будет скопирована в буфер обмена.
3. Вставьте ссылку доступа в письмо, чат или СМС-сообщение и отправьте. У получателя появится доступ к файлу с теми правами, которые вы предоставили в
настройках ссылки для соответствующего файла.

Обратите внимание: у всех участников общей папки будет доступ к хранящимся в ней документам Paper, причем у них будут те же права доступа к этим документам, что и к соответствующей папке.

В Dropbox Paper можно работать совместно с коллегами при помощи комментариев к тексту и изображениям, @упоминаний пользователей в тексте документа и комментариях, а также при помощи заданий.

 

Как @упомянуть пользователя:

1. Введите @ (коммерческое at) и затем имя коллеги.
2. Выберите нужного человека в появившемся списке.

Если человек, которого вы хотите @упомянуть не отображается в списке, введите его адрес электронной почты, тогда он получит по почте приглашение присоединиться к документу.

 

Как добавить комментарий:

1. Выделите строку текста.
2. Нажмите на значок комментария (облачко текста) на панели форматирования.
3. Введите комментарий. Вы можете @упомянуть тех, кто должен получить уведомление об этом комментарии.
4. Нажмите Опубликовать.

Вы также можете оставлять комментарии к изображениям и частям изображений, которые расположены в ваших документах Paper.

 

Как создать список задач

1. Нажмите Создать задачу (пункт с галочкой) на панели или введите [] + Space (левая квадратная скобка, правая квадратная скобка, пробел).
2. Запишите задание рядом с появившимся пунктом. 
3. @Упомяните коллег или себя, чтобы назначить отдельные задачи. 
4. Чтобы добавить срок сдачи, нажмите на значок календаря рядом с заданием и выберите нужную дату.

Подробнее о том, как просмотреть свои задания в Dropbox Paper.

Как работают вместе функции и контент

Приложения сторонних разработчиков, такие как Slack, Zoom и Microsoft Office, можно интегрировать с Dropbox, чтобы ускорить рабочие процессы и сосредоточиться на важном.

Можно управлять сторонними приложениями в настройках своего аккаунта или в Dropbox App Center* — это централизованное место, где можно искать и подключать самые нужные приложения, а также управлять ими. 

*В настоящий момент недоступно для рабочих групп Dropbox Enterprise

Инструкция: как использовать интегрированные приложения

Благодаря интеграции Dropbox с Zoom можно в режиме реального времени обсуждать общие файлы. С помощью интеграции с Zoom можно делать презентации в Zoom, создавать конференции и присоединяться к ним прямо из Dropbox. Вы также сможете увидеть, кто делал презентацию с вашими файлами в Zoom.

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Нажмите Все файлы на боковой панели слева.
  3. Наведите курсор на файл, который нужно использовать в презентации, и установите флажок, отобразившийся слева.
  4. Нажмите стрелку рядом с кнопкой Поделиться под миниатюрой файла на правой боковой панели.
  5. Нажмите Zoom
  6. Выберите Ввести идентификатор конференции Zoom и введите свой идентификатор конференции.
  7. Нажмите Сделать презентацию.

Подробнее о том, как пользоваться Zoom в Dropbox…

Dropbox и Slack органично объединяют контент и его обсуждение. Благодаря интеграции со Slack можно делиться файлами и писать сообщения в Slack прямо из Dropbox. Вы сможете увидеть, кто, когда и в каких каналах поделился вашим файлом в Slack. 

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Нажмите Все файлы на боковой панели слева.
  3. Наведите курсор мыши на название файла, а затем нажмите на пункт с галочкой, который появится слева.
  4. Нажмите стрелку рядом с кнопкой Поделиться под миниатюрой файла на правой боковой панели.
  5. Нажмите Slack. Вы также сможете по желанию добавить сообщение.
  6. Нажмите Отправить рядом с названием канала или именем пользователя, с которым вы хотите поделиться.

Подробнее о том, как пользоваться Slack в Dropbox…

Подсоединив свой календарь Google или Outlook к аккаунту Dropbox, вы сможете без проблем в нужный момент найти все нужные данные. Благодаря интеграции календаря можно просматривать предстоящие встречи, присоединяться к встречам и добавлять к ним файлы прямо с компьютера.

Чтобы подключить приложение через App Center:

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на значок сетки в правом верхнем углу и выберите App Center.
3. Нажмите
Календарь Google или Календарь и контакты Outlook.
Если вы не видите Календарь Google или Календарь и контакты Outlook, воспользуйтесь строкой поиска App Center.
4. Нажмите Подсоединить и следуйте инструкциям.

Если вы не видите App Center в меню, подсоедините через настройки аккаунта:

Подробнее о том, как прикладывать файлы и присоединяться к встречам в Dropbox.

С чего начать: как пользоваться App Center в Dropbox

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com
  2. Нажмите на значок сетки в правом верхнем углу и выберите App Center.
  3. Выберите приложение или воспользуйтесь поиском, чтобы найти приложение, которое вы хотите подключить или о котором вы хотите прочитать подробнее.

Экономьте время при помощи ярлыков

В аккаунте Dropbox можно создать и сохранить ярлык для перехода на любую веб-страницу — точно так же, как и обычный файл. Благодаря ярлыкам можно с легкостью сохранять любой контент, начиная с онлайн-инструментов для управления проектами и рабочих веб-приложений и заканчивая статьями, страницами Wiki и документами Paper. Все это будет храниться рядом с остальными рабочими файлами в Dropbox. Ярлыки можно создавать в программе для компьютера, на панели задач или в строке меню, а также на сайте dropbox.com. В мобильном приложении Dropbox можно открывать ярлыки, но создавать их там нельзя. 

Обратите внимание: ярлыки имеют расширение .web и отображаются в папках в виде значка с глобусом. Они будут открываться в вашем браузере по умолчанию.

Подробнее о ярлыках.

Инструкция: как создать ярлык на веб-страницу

1. Откройте программу Dropbox для компьютера.
2. Откройте папку, в которой нужно сохранить ярлык.
3. Нажмите Создать.
4. Выберите Ярлык.
5. Введите URL-адрес и Название
6. Нажмите Создать.

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com или откройте программу Dropbox для компьютера.
2. Нажмите Все файлы на боковой панели слева.
3. Откройте папку, в которой нужно сохранить ярлык.
4. Нажмите Создать файл.
5. Нажмите Ярлык.
6. Введите URL-адрес и Название
7. Нажмите Создать.

1. Нажмите на значок программы Dropbox на панели задач или в строке меню.
2. Нажмите значок «+» (плюс).
3. Выберите Ярлык.
4. Введите URL-адрес и Название.
5. В раскрывающемся меню «Расположение» выберите папку, в которой нужно сохранить ярлык. 
6. Нажмите Создать.