Все рабочие файлы вашей организации можно хранить в Dropbox Business. В Dropbox есть интуитивно понятная консоль администрирования, пространство рабочей группы и расширенные функции безопасности — все необходимое для запуска рабочей группы и дальнейшей работы.
У вас, как у администратора аккаунта, есть особые возможности. Вы можете добавлять и удалять участников, отслеживать связанные с общим доступом события, проверять платежную информацию, а также обеспечивать безопасность корпоративных данных.
Из этого руководства вы узнаете о функциях, правах доступа и инструментах безопасности, которыми вы, как администратор, будете управлять. Подробнее узнать об основных функциях Dropbox (например, о том, как синхронизировать данные и делиться ими) можно из Руководства для участников рабочей группы.
Давайте для начала обсудим, как настроить вашу рабочую группу.
Dropbox надежно хранит ваши рабочие данные в облаке. Вы можете сохранять и открывать важные файлы, а также делиться ими откуда угодно и когда угодно, с любого устройства.
Когда файл хранится в облаке, доступ к нему не ограничивается, как раньше, вашим жестким диском или каким-то одним устройством. Все, что вы добавляете в свой аккаунт Dropbox, синхронизируется с сайтом dropbox.com и со всеми компьютерами, телефонами и планшетами, на которых вы вошли в свой аккаунт. Вы внесли изменения или удалили документ? Все эти действия тоже будут синхронизированы. Вы можете расслабиться, ведь Dropbox всегда вас подстрахует.
Доступ к своему аккаунту Dropbox можно осуществлять тремя способами: через сайт dropbox.com, через программу Dropbox для компьютера и мобильное приложение Dropbox. Для начала войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com. Потом, чтобы воспользоваться аккаунтом по максимуму, установите программу и приложения на компьютер, планшет и телефон. Подробнее о программе и приложениях можно прочитать в Руководстве для участников рабочей группы.
Dropbox.com
В этом руководстве мы будем в основном писать о работе через сайт dropbox.com. Войдите в свой аккаунт Dropbox, чтобы добавлять файлы, делиться ими, проверять изменения, внесенные участниками рабочей группы, управлять настройками рабочей группы и параметрами аккаунта, пользоваться разными функциями (например, Paper) и управлять настройками собственного аккаунта.
Когда вы создадите аккаунт Dropbox Business, вам предложат настроить его на сайте dropbox.com, войдя в систему в качестве администратора рабочей группы. Чтобы воспользоваться Dropbox, нужно будет войти в свой аккаунт, используя имя пользователя и пароль, созданные во время регистрации аккаунта.
Как войти в свой аккаунт Dropbox.
Как войти в свой аккаунт Dropbox с помощью входа через Google.
Чтобы справляться со своими администраторскими обязанностями, не обязательно полный рабочий день посвящать техническому обслуживанию компании. И даже не обязательно настраивать и запускать рабочую группу в одиночку. Мы рекомендуем назначить в каждой рабочей группе как минимум двух администраторов, которые могут заниматься определенными задачами, например управлять безопасностью аккаунта или проводить инструктаж для новых участников. Если вы хотите, чтобы другой участник помог вам настроить рабочую группу, можно добавить или сменить администратора.
Консоль администрирования на сайте dropbox.com — это центральное место, из которого вы можете контролировать аккаунт и смотреть, что в нем происходит. В зависимости от вашего администраторского статуса и типа аккаунта Dropbox Business там будут отображаться различные вкладки, с помощью которых можно отслеживать действия пользователей и рабочий процесс, а также приглашать участников создавать аккаунты.
На консоли администрирования можно устанавливать действующие для всей рабочей группы настройки и разрешения, искать связанную с аккаунтом информацию и обращаться в службу поддержки. Перед тем как приступить к настройке аккаунта для рабочей группы, изучите все разделы консоли администрирования:
Статистика: тут вы найдете основную информацию о событиях в своей рабочей группе, сможете воспользоваться упрощенными схемами, чтобы выполнять важные администраторские задачи, и быстро отыщете нужных участников. Подробнее о панели статистики. (Для всех администраторов)
Участники: здесь можно добавлять и удалять участников рабочей группы, следить за их действиями и быстро предпринимать конкретные меры (например, сбрасывать пароли или присваивать другим участникам статус администратора). (Для всех администраторов)
События: здесь можно отслеживать рабочий процесс — просматривать какие-то определенные события или создавать полные отчеты. Можно посмотреть подробную информацию, щелкнув по имени соответствующего участника. (Для администраторов рабочей группы и администраторов аккаунтов пользователей)
Подгруппы: с помощью функции подгрупп администраторы и участники могут создавать списки пользователей, которым нужно предоставить доступ к определенным файлам, папкам и областям Dropbox Spaces (это могут быть сотрудники какого-то определенного отдела или участники проекта). (Для всех администраторов)
Аккаунт: здесь можно добавлять в свой аккаунт лицензии, обновлять платежные данные и просматривать журнал выставления счетов. (Для администраторов рабочей группы)
*Доступно всем администратором рабочих групп Enterprise.
Подробнее о разных статусах для администраторов.
В общем пространстве рабочей группы ваши коллеги смогут делиться данными и осуществлять совместную работу. Далее мы посмотрим, как вводить в курс дела участников своей рабочей группы, упорядочивать папки в пространстве рабочей группы, устанавливать права и разрешения для общего доступа, подсоединять сторонние приложения и управлять настройками по умолчанию, касающимися безопасности, синхронизации и Dropbox Paper.