Начать
Руководство Dropbox для администраторов
Все рабочие файлы вашей организации можно хранить в Dropbox Business. В Dropbox есть интуитивно понятная консоль администрирования, пространство рабочей группы и расширенные функции безопасности — все необходимое для запуска рабочей группы и дальнейшей работы.
У вас, как у администратора аккаунта, есть особые возможности. Вы можете добавлять и удалять участников, отслеживать связанные с общим доступом события, проверять платежную информацию, а также обеспечивать безопасность корпоративных данных.
Из этого руководства вы узнаете о функциях, правах доступа и инструментах безопасности, которыми вы, как администратор, будете управлять. Подробнее узнать об основных функциях Dropbox (например, о том, как синхронизировать данные и делиться ими) можно из Руководства для участников рабочей группы.
Давайте для начала обсудим, как настроить вашу рабочую группу.
Dropbox в облаке
Dropbox надежно хранит ваши рабочие данные в облаке. Вы можете сохранять и открывать важные файлы, а также делиться ими откуда угодно и когда угодно, с любого устройства.
Когда файл хранится в облаке, доступ к нему не ограничивается, как раньше, вашим жестким диском или каким-то одним устройством. Все, что вы добавляете в свой аккаунт Dropbox, синхронизируется с сайтом dropbox.com и со всеми компьютерами, телефонами и планшетами, на которых вы вошли в свой аккаунт. Вы внесли изменения или удалили документ? Все эти действия тоже будут синхронизированы. Вы можете расслабиться, ведь Dropbox всегда вас подстрахует.
Доступ к аккаунту
Доступ к своему аккаунту Dropbox можно осуществлять тремя способами: через сайт dropbox.com, с помощью компьютера и через мобильное приложение Dropbox. Для начала войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com. Потом, чтобы воспользоваться аккаунтом по максимуму, установите программу и приложения на компьютер, планшет и телефон. Подробнее о программе и приложениях можно прочитать в Руководстве для участников рабочей группы.
Dropbox.com
В этом руководстве мы будем в основном писать о работе через сайт dropbox.com. Войдите в свой аккаунт Dropbox, чтобы добавлять файлы, делиться содержимым, проверять изменения, внесенные участниками рабочей группы, управлять настройками рабочей группы и параметрами аккаунта, пользоваться разными функциями (например, Paper) и управлять настройками собственного аккаунта.
Зайдите со своим логином и паролем на сайт dropbox.com.
Когда вы создадите аккаунт Dropbox Business, вам предложат настроить его на сайте dropbox.com, войдя в систему в качестве администратора рабочей группы. Чтобы воспользоваться Dropbox, нужно будет войти в свой аккаунт, используя имя пользователя и пароль, созданные во время регистрации аккаунта.
Как войти в свой аккаунт Dropbox.
Как войти в свой аккаунт Dropbox с помощью входа через Google.
Дополнительные администраторы
Чтобы справляться со своими администраторскими обязанностями, не обязательно полный рабочий день посвящать техническому обслуживанию компании. И даже не обязательно настраивать и запускать рабочую группу в одиночку. Мы рекомендуем назначить в каждой рабочей группе как минимум двух администраторов, которые могут заниматься определенными задачами, например управлять безопасностью аккаунта или проводить инструктаж для новых участников. Если вы хотите, чтобы другой участник помог вам настроить рабочую группу, можно добавить или сменить администратора.
Консоль администрирования Dropbox
Консоль администрирования на сайте dropbox.com — это центральное место, из которого вы можете контролировать аккаунт и смотреть, что в нем происходит. В зависимости от вашего администраторского статуса и типа аккаунта Dropbox Business там будут отображаться различные вкладки, с помощью которых можно отслеживать действия пользователей и рабочий процесс, а также приглашать участников создавать аккаунты.
Инструкция: доступ к консоли администрирования
На консоли администрирования можно устанавливать действующие для всей рабочей группы настройки и разрешения, искать связанную с аккаунтом информацию и обращаться в службу поддержки. Перед тем как приступить к настройке аккаунта для рабочей группы, изучите все разделы консоли администрирования:
Статистика: тут вы найдете основную информацию о событиях в своей рабочей группе, сможете воспользоваться упрощенными схемами, чтобы выполнять важные администраторские задачи, и быстро отыщете нужных участников. Подробнее о панели статистики. (Для всех администраторов)
Участники: здесь можно добавлять и удалять участников рабочей группы, следить за их действиями и быстро предпринимать конкретные меры (например, сбрасывать пароли или присваивать другим участникам статус администратора). (Для всех администраторов)
События: здесь можно отслеживать рабочий процесс — просматривать какие-то определенные события или создавать полные отчеты. Можно посмотреть подробную информацию, щелкнув по имени соответствующего участника. (Для администраторов рабочей группы и администраторов аккаунтов пользователей)
- Содержимое: контролируйте папки рабочей группы, общие папки и общие области Spaces и управляйте ими. Администраторы могут добавлять, удалять и копировать общие папки и папки рабочей группы, а также управлять участниками папок. (Для администраторов рабочей группы*)
Подгруппы: с помощью функции подгрупп администраторы и участники могут создавать списки пользователей, которым нужно предоставить доступ к определенным файлам, папкам и областям Dropbox Spaces (это могут быть сотрудники какого-то определенного отдела или участники проекта). (Для всех администраторов)
Аккаунт: здесь можно добавлять в свой аккаунт лицензии, обновлять платежные данные и просматривать журнал выставления счетов. (Для администраторов рабочей группы)
- Справка: здесь у вас будет доступ к различным источникам информации, например к справочному центру и этому руководству, также здесь можно обратиться за помощью в службу поддержки. (Для всех администраторов)
*Доступно всем администратором рабочих групп Enterprise.
Подробнее о разных статусах для администраторов.
Термины
- @упоминание — это способ отправить пользователю уведомление о комментарии или задании; использовать @упоминания можно в файлах, документах Paper и обзорах.
- консоль администрирования — это область на сайте dropbox.com, через которую администраторы могут контролировать пользователей и настройки своих рабочих групп, а также и управлять ими.
- типы администраторов — это конфигурации разрешений для различных администраторских аккаунтов: администратор поддержки, администратор аккаунтов пользователей и администратор рабочей группы.
- аватар — изображение, представляющее пользователя или аккаунт, оно отображается в виде фото профиля, инициалов или значка с пользователем
- облако — это сеть хранилищ, которая позволяет осуществлять доступ к файлам через Интернет, а не через локальный жесткий диск или переносное устройство для хранение данных.
- облачное хранение — это место для хранения в Интернете, доступ к которому есть у различных подсоединенных устройств.
- данные или контент — это любые файлы и папки, которые вы создаете или храните на своих устройствах.
- облачные данные — это файлы, которые создают и хранят онлайн, например документы Dropbox Paper и файлы GSuite или Microsoft Online.
- панель статистики — это страница в консоли администрирования, на которой администраторы могут управлять приглашениями участников рабочей группы, добавлять лицензии, контролировать действия участников и просматривать статистику использования аккаунта
- Dropbox App Center — место на сайте dropbox.com, где можно находить и подключать сторонние приложения, а также управлять ими
- Dropbox Business — это тарифный план Dropbox, созданный для компаний с большим количеством пользователей. Четыре тарифных плана предоставляют клиентам различные настройки в зависимости от их потребностей: Dropbox Standard, Dropbox Advanced, Dropbox Enterprise и Dropbox Education.
- Dropbox Paper — это рабочее пространство и онлайн-документ с удобными встроенными инструментами для редактирования, доступа и совместной работы.
- Dropbox Transfer — функция, с помощью которой можно отправлять большие файлы и папки или такие файлы и папки, над которыми не нужно работать сообща
- доступ с правом редактирования — это способ предоставить пользователям доступ к файлам и папкам таким образом, чтобы при этом они могли редактировать соответствующие данные.
- шаблоны электронных писем — стандартные тексты писем, которыми могут пользоваться администраторы, пригашая и адаптируя новых участников рабочей группы.
- запрос файлов — это вид приглашения, которое можно отправить другим пользователям, чтобы они загрузили файлы в ваш аккаунт Dropbox.
- структура папок — это способ упорядочить папки рабочей группы в общем пространстве рабочей группы: к папкам предоставляется доступ либо всей рабочей группе, либо определенным ее подгруппам.
- подгруппы — это подгруппы, в которые входят участники рабочей группы; их создает администратор или сами участники, чтобы проще было предоставлять доступ в пределах рабочей группы.
- участники — это все пользователи аккаунта Dropbox Business, не являющиеся администраторами.
- многоэтапная проверка — это функция безопасности, которая при входе в аккаунт в дополнение к имени пользователя и паролю запрашивает специальный код, обеспечивая тем самым дополнительный уровень защиты.
- тестовый период — это период времени, во время которого администратор может выбрать небольшую группу пользователей, чтобы испробовать функции Dropbox, прежде чем начинать адаптацию всей рабочей группы.
- закрепить — это функция, благодаря которой определенный файл отображается в верхней части списка файлов в папке, и тем самым экономится время на поиск этого файла.
- восстановить — вернуть файл или папку, удаленные из аккаунта Dropbox.
- восстановить предыдущую версию — вернуть файл, сохраненный в вашем аккаунте Dropbox, к его предыдущей версии.
- дополнительный администратор — это администратор, который помогает основному администратору рабочей группы и разделяет его обязанности.
- выборочная синхронизация — это функция, которая помогает экономить место на жестком диске, делая данные доступными только в онлайн-режиме (доступ к этим данным остается через сайт dropbox.com).
- умная синхронизация — это функция, с помощью которой можно хранить файлы и папки только в онлайн-режиме, но при этом у вас остается доступ к ним с компьютера или мобильных устройств.
- единый вход (SSO) — это метод входа в аккаунт, который настраивают администраторы для того, чтобы участники рабочей группы могли входить в свои аккаунты через единого поставщика услуг, например Google (аббревиатура SSO — это сокращение от английского single sign-on, система единого входа).
- пометить звездочкой — это функция, которая облегчает поиск файлов: помеченные файлы отображаются в виде специального списка (независимо от того, в какой папке они на самом деле находятся).
- администратор поддержки — это пользователь, который имеет право управлять некоторыми настройками рабочей группы и некоторыми настройками пользователей
- синхронизация — это процесс обновления файлов на носителях информации и в облаке с тем, чтобы последние версии этих файлов были доступны на любом устройстве.
- события в рабочей группе — это отчеты о том, как участники используют свободное место. Эти отчеты находятся в консоли администрирования, и в них представлена информация об активных участниках, использовании свободного места, ссылках доступа, активных папках и активных устройствах.
- администратор рабочей группы — это пользователь, который имеет право управлять рабочей группой или аккаунтом компании, а также настройками пользователей.
- папки рабочей группы — это папки, с помощью которых можно упростить общий доступ к данным за счет того, что файлы, расположенные в таких папках, будут доступны всем пользователям, у которых есть доступ к этим папкам.
- настройки рабочей группы— это настройки, которые администратор может использовать для управления функциями и инструментами в рабочей группе (например, синхронизацией и интеграцией приложений).
- общее пространство рабочей группы — это одна или несколько папок, которые создает администратор рабочей группы, чтобы упростить общий доступ к данным и упорядочить данные.
- правила для всей рабочей группы — это настройки, которые администратор может использовать, чтобы выбрать, как именно в рабочей группе будет предоставляться общий доступ для пользователей, входящих и не входящих в эту рабочую группу.
- администратор аккаунтов пользователей — это пользователь, который имеет право управлять большинством настроек пользователей
- доступ только для чтения — это способ предоставить пользователям доступ к файлам и папкам таким образом, чтобы эти пользователи могли просматривать ваши данные, но не могли их редактировать.
Далее: общее пространство рабочей группы Dropbox
В общем пространстве рабочей группы ваши коллеги смогут делиться данными и осуществлять совместную работу. Далее мы посмотрим, как вводить в курс дела участников своей рабочей группы, упорядочивать папки в пространстве рабочей группы, устанавливать права и разрешения для общего доступа, подсоединять сторонние приложения и управлять настройками по умолчанию, касающимися безопасности, синхронизации и Dropbox Paper.
Благодарим за отзыв!