Распланируйте развертывание своего Dropbox

Мы уже рассказали о том, как создавать подгруппы и папки рабочей группы и настраивать права доступа. Теперь, чтобы ваша организация без проблем и проволочек перешла на Dropbox Business, вам нужно разработать план, с помощью которого вы пригласите своих сотрудников и перенесете данные компании. Всё вместе (планирование и подготовка пользователей) может занять до нескольких недель — это зависит от того, насколько сложно устроена ваша организация. На этом этапе нужно обсудить и вместе проанализировать, как именно вы будете развертывать аккаунт (небольшая пилотная группа пользователей, поэтапное развертывание или приглашение всех участников разом), насколько технически подготовлены ваши коллеги, какие возможны интеграции.

Подробнее

Администраторы рабочих групп Dropbox Enterprise могут отслеживать участников рабочей группы, которые используют рабочий электронный адрес для личных аккаунтов Dropbox, а также управлять ими. 

Подробнее о том, как использовать статистику домена и захват аккаунта для предотвращения несанкционированного использования Dropbox на домене компании.

Инструкция: как просматривать и добавлять лицензии в своей рабочей группе

Вы, как администратор аккаунта Dropbox Business, можете посмотреть количество лицензий и объем свободного места, доступного рабочей группе:

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Нажмите 
Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите 
Статистика на боковой панели слева.

На этой странице отображается доступное для вашей рабочей группы место. Также тут можно просмотреть количество доступных лицензий и при необходимости докупить их.

Если у вашей рабочей группы скоро закончится место, свяжитесь со службой поддержки Dropbox: возможно, мы сумеем увеличить объем вашего аккаунта. Чтобы связаться со службой поддержки, нажмите на вкладку «Справка» в Консоли администрирования.

Как добавить лицензии и место в рабочей группе Dropbox Business.

Запустите систему в тестовом режиме

Перед тем как развертывать аккаунт Dropbox для всей своей организации, запустите его в тестовом режиме для нескольких пользователей, чтобы проверить настройки. Например, можно протестировать настройки аккаунта, взаимодействие и систему обучения с сотрудниками IT-отдела или группой продвинутых пользователей. Пригласите в рабочую группу нескольких пользователей, дайте им несколько дней, чтобы было время выполнить все тренировочные задания и убедиться, что требования отвечают ожиданиям.

Инструкция: как добавлять участников рабочей группы

Приглашать пользователей в аккаунт Dropbox Business могут только администраторы рабочей группы или администраторы аккаунтов пользователей. На каждого приглашенного участника тратится одна из лицензий, доступных в вашем тарифном плане.

Можно пригласить сотрудников через консоль администрирования или воспользоваться интеграцией (мы совсем скоро перейдем к этому вопросу). Первых пользователей для тестового режима рекомендуем приглашать через консоль администрирования.

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора
2. Нажмите 
Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите 
Участники на боковой панели слева.
4. Нажмите  
Пригласить участников.
5. Введите адреса электронной почты тех пользователей, которых хотите пригласить, и нажмите 
Отправить приглашения.

Если у кого-то из ваших коллег уже есть аккаунт Dropbox, который они используют для работы, они могут перенести свой личный аккаунт Dropbox в аккаунт Dropbox Business. Как вариант, они могут создать новый аккаунт.

Обратите внимание: если пользователь Dropbox уже является участником другой рабочей группы Dropbox Business, вы не сможете пригласить его в свою рабочую группу, отправив приглашение на электронный адрес, зарегистрированный в этой другой группе. Попробуйте отправить приглашение на другой адрес электронной почты.

Обучение для рабочей группы

Обучение и техническая поддержка пользователей во время всего процесса перехода на Dropbox имеют решающее значение для успеха всего предприятия. Если вы заранее подготовите их и научите пользоваться Dropbox, то сможете сократить расходы на IT-поддержку и поощрить переход коллег в новое рабочее пространстве. В Dropbox есть разнообразные бесплатные средства обучения, предназначенные для разных нужд и подходов.

Рекомендуем попросить своих сотрудников ознакомиться с Руководством Dropbox для новых участников рабочей группы. Из него они узнают, как добавлять файлы и делиться ими, как искать информацию для устранения неполадок и много другое.

Дальнейшее обучение

В нашей библиотеке с материалами для самостоятельного обучения ваши сотрудники смогут выбрать интересующие их темы и изучить функции Dropbox в своем собственном ритме и с учетом собственных рабочих потребностей. Вы, как администратор, можете наметить оптимальный учебный план для своих коллег, распределяя конкретные вопросы для изучения.

А еще участники вашей рабочей группы могут поучаствовать в бесплатном обучающем занятии Dropbox в режиме реального времени. С его помощью новички познакомятся с основными функциями Dropbox в интерактивном виртуальном классе.

Пригласите свою рабочую группу

Когда первые пользователи опробуют ваши настройки и пройдут обучение, можно будет переводить на Dropbox Business всех сотрудников. То, как именно вы будете приглашать пользователей, зависит от вашей нынешней среды, размера организации и текущей ситуации с IT-обслуживанием в компании. Можно пригласить сотрудников через консоль администрирования или воспользоваться интеграцией.

Инструкция: как перевести своих сотрудников на Dropbox Business

Через консоль администрирования

Рекомендуется для пробных пользователей и небольших рабочих групп.

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора
2. Нажмите
 Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите 
Участники на боковой панели слева.
4. Нажмите  
Пригласить участников.
5. Введите адреса электронной почты тех пользователей, которых хотите пригласить, и нажмите 
Отправить приглашения.

Обратите внимание: вы также можете импортировать файл CSV или создать ссылку для приглашения в рабочую группу, если хотите разом пригласить большое количество пользователей.

С помощью интеграции

Рекомендуется, если у вас уже есть система единого входа (SSO) или вы планируете ее внедрить

Управление запросами на присоединение к рабочей группе Dropbox Business.

Шаблоны эл. писем

Чтобы ускорить развертывание Dropbox, сообщайте участникам рабочей группы о своих ожиданиях в ходе процесса. Чтобы приглашать участников в рабочую группу было удобно, мы создали несколько шаблонов, в которых перечислены наиболее важные моменты.

Просмотрите наш список рекомендаций и ознакомьтесь с шаблонами писем с предлагаемой информацией для отдела IT, руководителей, опытных и конечных пользователей.

Шаблоны эл. писем

Разошлите извещения по электронной почте, прежде чем отправить приглашения

Мы рекомендуем всем администраторам высылать такие извещения перед приглашением в рабочую группу — за 1-2 недели до запуска вашего аккаунта Dropbox Business.

Шаблон электронного письма, отправляемого перед приглашением

Пригласите пользователей в рабочую группу через консоль администрирования

Разошлите письмо в тот день (или за день до того), когда вы пригласили коллег в свою рабочую группу через консоль администрирования Dropbox Business.

Шаблон приглашения, отправляемого через консоль администрирования

Отправьте напоминания пользователям, приглашенным через консоль администрирования

Если по прошествии недели некоторые участники рабочей группы так и не приняли приглашение, отправьте им доброжелательное напоминание.

Шаблон напоминания для приглашенных консоль администрирования

Пригласите участников рабочей группы с помощью функции единого входа

Если Вы интегрировали Dropbox с каким-либо поставщиком функции единого входа (SSO), то с помощью этого шаблона можно пригласить в рабочую группу новых участников.

Шаблон приглашения для функции единого входа

Отправьте напоминания пользователям, приглашенным с помощью функции единого входа

Если по прошествии недели некоторые участники рабочей группы так и не приняли приглашение через функцию единого входа, отправьте им доброжелательное напоминание.

Шаблон напоминания для приглашенных с помощью функции единого входа

 

Пригласите участников своей рабочей группы пройти обучение работе в Dropbox

Участники вашей рабочей группы только начинают знакомство с Dropbox или уже на «ты» с нашим сервисом? Независимо от ответа на этот вопрос, при использовании нашего Dropbox Business и те, и другие столкнутся с новыми функциями и сложностями. У нас есть разнообразные руководства и учебные курсы, которые помогут вашим сотрудникам познакомиться с Dropbox и наладить более эффективную работу. Пригласите участников своей рабочей группы пройти обучение, воспользовавшись этим шаблоном.

Шаблон приглашения на обучающий курс Dropbox

   

Справка

В Dropbox существует гораздо больше возможностей, и мы не можем рассказать здесь обо всех. Хотя это руководство поможет вам освоить самые важные базовые навыки, вы сможете узнать гораздо больше, если воспользуетесь нашими справочными материалами.

С помощью справочного центра Dropbox вы сможете разрешить все свои вопросы: там вы найдете ответы на часто задаваемые вопросы, советы о том, как быстро устранять проблемы, и официальные сведения обо всех функциях Dropbox.

Для любого вопроса найдется ответ, стоит только поискать.

Присоединяйтесь к нашему сообществу

В сообществе Dropbox можно принять участие в обсуждении и вместе найти нужный ответ или решение, предложить идею для продуктов и сервисов, которые мы все так любим и стремимся улучшить. А еще можно посмотреть обсуждение в поддержке в Twitter.

Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!

Далее: координирование и создание

Теперь, когда мы рассказали о настройках и развертывании аккаунта, давайте обсудим, как именно вы со своими сотрудниками сможете начать работу и упорядочить данные с помощью функций, доступных в программе Dropbox для компьютера. А еще посмотрим, как отдельные пользователи могут создавать разный контент и управлять им.