Пространство вашей рабочей группы

В Dropbox Business у вашей группы есть общее рабочее пространство, которое функционирует как общий диск. Ускорьте рабочий процесс в своей группе — упорядочьте папки и подгруппы, чтобы оптимизировать управление файлами.

В этом разделе мы рассмотрим типы папок, которые администраторы могут создавать в пространстве рабочей группы, и расскажем, как устанавливать права доступа, действующие во всей рабочей группе.

Если вы являетесь администратором рабочей группы Dropbox, в которой более 250 участников, воспользуйтесь этим руководством для больших рабочих групп «С чего начать».

Папки рабочей группы и подгруппы

Лучше всего Dropbox Business работает, когда структура пространства рабочей группы отражает структуру вашей организации. Перед тем как пригласить в свою рабочую группу коллег, администратор обычно настраивает структуру папок и создает подгруппы, в которых он планирует распределить эти папки. Давайте для начала подробно рассмотрим папки рабочей группы и подгруппы.

Подгруппы для пользователей

Основная функция подгруппы для пользователей отражена прямо в ее названии: это подгруппа, в которую входят определенные участники рабочей группы, которым требуется доступ к одной и той же информации; это может быть какая-то команда внутри организации, отдел или даже проект. Вы увидите эти подгруппы, когда будете назначать доступ к папкам рабочей группы.

Инструкция: как пользоваться подгруппами

Только администраторы Dropbox Business могут создавать подгруппы, управляемые компанией.

1. Войдите на сайте dropbox.com в аккаунт администратора.
2. Нажмите Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите
Подгруппы на боковой панели слева.
4. Нажмите
Создать подгруппу.
5. Введите название подгруппы.
- Это название будет отображаться в аккаунтах всех участников рабочей группы.
Управляющий подгруппы может в любой момент изменить ее название.
6. Выберите, будет ли подгруппа управляться пользователями или компанией.
7. Нажмите
Создать подгруппу.

Только администраторы могут добавлять участников в подгруппы, управляемые компанией. Пользователи не могут отправлять запросы на присоединение к подгруппам, управляемым компанией.

1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
2. Нажмите
Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите
Подгруппы на боковой панели слева.
4. Выберите название подгруппы, в которую вы хотите добавить участников.
5. Нажмите
Добавить участников.
6. Введите имя соответствующего пользователя и нажмите кнопку
Добавить участников.

Подробнее о том, как добавлять и удалять участников в подгруппе. 

Папки рабочей группы

Папка рабочей группы — это своего рода централизованное место для данных, к которым нужно предоставить общий доступ. Когда вы добавляете в папку рабочей группы файл, он автоматически становится доступным всем участникам подгруппы, имеющим доступ к папке. Создавать папки рабочей группы и управлять ими могут только администраторы. Также администраторы могут приглашать других пользователей не из подгруппы просматривать или изменять определенные файлы и папки, расположенные внутри папки рабочей группы.

Любой участник может создавать дополнительные общие папки, так что ваши коллеги смогут сотрудничать между собой, как им удобно.

Инструкция: как создать папку рабочей группы

В контент-менеджере можно упорядочить структуру папок в вашем новом общем пространстве рабочей группы. Здесь администраторы рабочих групп могут также управлять доступом к любому общему контенту.

1. Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите 
Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите 
Содержимое на боковой панели слева.
4. Нажмите 
Создать папку.
5. Выберите, будет ли доступ к этой папке у всех участников или только у некоторых участников или подгрупп.
6. Выберите права доступа для участников этой папки: 
Может изменять или Может просматривать .
Может изменять:  пользователи могут просматривать и изменять содержимое этой папки, а также управлять доступом к нему.
Может просматривать: пользователи могут только просматривать (и скачивать) содержимое этой папки.
7. Нажмите 
Создать.

Обратите внимание: по умолчанию, если у пользователя есть разрешение изменять содержимое папки, этот пользователь имеет также разрешение изменять содержимое всех подпапок внутри этой папки. Например, если участники подгруппы могут изменять папку «Дизайн», они также смогут изменять все папки, находящиеся внутри папки «Дизайн», если только вы не ограничите их доступ к какой-либо папке.

Как упорядочить свои папки рабочей группы

Попробуйте настроить изначальную структуру папок, создавая папки рабочей группы для разных отделов, например «Бухгалтерия», «Продажи», «Маркетинг». Когда вы назначите папку рабочей группы какой-либо подгруппе, эта папка автоматически появится в аккаунтах Dropbox ее участников.

Далее: настройки рабочей группы

Теперь, когда мы рассказали о том, как упорядочивать данные и делиться ими в пространстве рабочей группы, вы узнаете об инструментах и настройках, которые упростят синхронизацию и совместную работу в вашей рабочей группе.