Умная синхронизация

С помощью Умной синхронизации Dropbox участники рабочей группы могут без проблем освободить место на жестких дисках своих компьютеров, переместив ненужные файлы и папки в облако (доступ только в онлайн-режиме).

Файлы и папки, сохраненные при помощи Умной синхронизации, будут, чтобы упростить работу с данными, отображаться в папке Dropbox на компьютере этих участников рабочей группы, а также в мобильном приложении Dropbox и на сайте dropbox.com. Чтобы открыть такой файл, пользователю нужно просто дважды кликнуть по нему, после чего он быстро загрузится и откроется на компьютере. 

Умная синхронизация также может автоматически экономить место, определяя, какие файлы и папки используются редко, и перемещая их в облако.

Вы, как администратор рабочей группы, можете выбрать: будут ли новые файлы автоматически скачиваться на компьютеры участников вашей рабочей группы или храниться только в онлайн-режиме. Благодаря Умной синхронизации вы сможете меньше времени тратить на управление местом в своей рабочей группе и больше — собственно на важную работу.

Инструкция: как пользоваться Умной синхронизацией

1. Нажмите значок программы Dropbox в области уведомлений (Windows) или строке меню (Mac).2. Нажмите на значок папки.
3. Найдите те данные, которые нужно сделать доступными только в онлайн-режиме или в автономном режиме.
4. Щелкните по соответствующему элементу правой кнопкой мыши или нажмите на него, удерживая кнопку Ctrl.
5. Выберите
Умная синхронизация.
6. Выберите
Только онлайн-режим или Авт. режим.

Подробнее о том, как с помощью Умной синхронизации установить настройки по умолчанию для новых данных.

Как работают системное расширение и драйвер?

Можно, как обычно, открыть какой-либо файл через соответствующую программу, Проводник Windows или Finder (Mac). Этот файл сразу же скачается на ваш компьютер и будет синхронизироваться с вашим аккаунтом Dropbox (и занимать место на жестком диске).

1.  Войдите в свой аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите 
Настройки на боковой панели слева.
4. Выберите 
Умная синхронизация.
5. Выберите настройку по умолчанию Умной синхронизации:
- Автономный режим
- Только онлайн-режим

Обратите внимание: вам не нужно задавать настройки по умолчанию, чтобы участники рабочей группы использовали Умную синхронизацию. Хотя в качестве изначальной настройки по умолчанию используется администраторская настройка, участники рабочей группы смогут изменить ее в настройках своих устройств.

Выборочная синхронизация

Выборочная синхронизация — это еще одна функция Dropbox, с помощью которой участники рабочей группы могут выбрать, какие именно файлы удалить со своих жестких дисков. У них по-прежнему будет доступ к таким файлам на сайте dropbox.com, но они не будут отображаться на соответствующих компьютерах. Благодаря выборочной синхронизации пользователи могут освободить место на жестком диске, не удаляя файлы из аккаунта Dropbox.

Подробнее о том, как настроить выборочную синхронизацию для рабочей группы: с помощью этой функции администраторы могут задавать настройки синхронизации по умолчанию для папок рабочей группы.

Общий доступ к данным в Dropbox

Администраторы задают автоматический доступ к папкам рабочей группы и управляют им. Также можно нужным образом настроить правила для всей рабочей группы для всех общих папок, созданных участниками рабочей группы. Воспользовавшись консолью администрирования, можно запретить участникам делиться данными с пользователями не из вашей рабочей группы или присоединяться к папкам, которые находятся не в вашей рабочей группе.

Общий доступ к данным в Dropbox

Dropbox Paper

Оставайтесь на одной волне с коллегами с помощью инструментов администрирования в Dropbox Paper. 

Можно управлять настройками Paper для всей рабочей группы, например:

  • Определять, сможет ли ваша рабочая группа создавать документы Paper и делиться ими или только просматривать их;
  • Определять, как именно участники рабочей группы могут делиться документами Paper.

Если вы администратор, то вы также сможете:

Подробнее о том, как пользоваться Dropbox Paper.

Dropbox Transfer

С помощью функции Dropbox Transfer можно без проблем пересылать большие файлы кому угодно. 

Участники рабочей группы могут отправить одной пересылкой не только отдельные файлы, но и несколько файлов и папок за раз, также они могут добавлять к пересылкам логотипы, устанавливать сроки действия и пароли, а еще отслеживать скачивания для созданных ими пересылок. Для получения пересылаемых файлов аккаунт Dropbox не нужен, поэтому с помощью Dropbox Transfer можно без проблем безопасно отправлять предложения, контракты и готовые проекты. 

Администраторы рабочей группы могут управлять настройками пересылок рабочей группы и отслеживать события по пересылке файлов через консоль администрирования.

Инструкция: как пользоваться функцией Dropbox Transfer

1. Войдите на сайте dropbox.com в аккаунт администратора.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите Настройки.
4. Нажмите Общий доступ.
5. Переведите выключатель рядом с пунктом Можно делиться файлами с помощью Dropbox Transfer в положение ВКЛ или ВЫКЛ.

Обратите внимание: существующие ссылки на пересылки больше не будут доступны после отключения пересылок.

1. Войдите на сайте dropbox.com в аккаунт администратора.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите События.
4. По желанию добавьте дату, участника и критерии для содержимого.
5. Нажмите Добавить событие, чтобы выбрать события по пересылке файлов, которые вы хотите просмотреть.

Интеграция приложений

Надежную систему Dropbox API используют сотни сторонних разработчиков, которые создают приложения, без проблем взаимодействующие с Dropbox. Среди множества интеграций Dropbox, в числе которых интеграция с Google, Microsoft, Adobe, Zoom, Slack и Salesforce (и это далеко не все), вы наверняка найдете те, которые помогут вашим сотрудникам лучше сосредоточиться на рабочем процессе и не переключаться между инструментами.

Администраторы могут управлять интеграцией приложений через консоль администрирования, а участники рабочей группы могут подключать и приложения сторонних разработчиков и управлять ими через настройки аккаунта. Участники рабочих групп с тарифными планами Dropbox Standard и Advanced также могут воспользоваться Dropbox App Center, чтобы находить и подключать приложения.

Dropbox поддерживает сеть конечных точек API, чтобы вы могли быстрее выполнять свои администраторские задачи и проще интегрировать приложения с Dropbox. Ознакомьтесь с нашими API — создавайте свои приложения.

Далее: безопасность Dropbox

Теперь, когда вы знаете, как делиться данными и сотрудничать с коллегами в Dropbox, мы рассмотрим параметры и функции безопасности (например, аутентификацию пользователей, объем места и связанные с ним ограничения, настройки общего доступа по умолчанию, а также добавление или удаление участников).