Пространство вашей рабочей группы Dropbox

После перехода на Dropbox Business у вас появилось новое пространство, чтобы обеспечить удобную совместную работу для своих сотрудников. Мы называем его общим пространством рабочей группы. Здесь вы и ваши коллеги можете хранить, открывать и редактировать файлы, папки и области Dropbox Space, делиться ими, а также запрашивать отзывы и делать многое другое.

В этом разделе мы расскажем, что такое общее пространство рабочей группы и как начать в нем работать, используя полезные функции вроде Умной синхронизации и Dropbox Paper.

Пространство вашей рабочей группы Dropbox

Папки рабочей группы

Войдя в аккаунт, вы, возможно, увидите в общем пространстве рабочей группы папки синего цвета со значком здания. Это папки рабочей группы, созданные вашим администратором. Если раньше у вас был аккаунт Dropbox Basic, то эти специальные папки станут новым инструментом для наведения порядка.

Папка рабочей группы — это централизованное место для данных, которые вы используете совместно с коллегами. Когда вы добавляете в папку рабочей группы файл, он автоматически становится доступным всем участникам подгруппы или нескольких подгрупп, у которых есть доступ к папке. Администраторы могут приглашать других пользователей не из подгруппы просматривать или изменять определенные файлы и подпапки, а также могут ограничить доступ к содержимому. Папки рабочей группы создает и контролирует администратор, однако вы можете самостоятельно создавать общие папки.

Подробнее о папках рабочей группы.

Папки участников рабочей группы

Файлы, которые сохраняются в папку рабочей группы Dropbox Business, автоматически становятся доступными всем участникам рабочей группы, у которых есть доступ к этой папке. Если вы пока что не хотите делиться файлом со всеми, добавьте его в персональную папку участника рабочей группы — это пространство для ваших собственных рабочих файлов. Независимо от того, находится ли файл в папке рабочей группы или одной из ваших личных папок, вы можете ограничить доступ, определив, кто сможет его изменять, а кто только просматривать.

Обратите внимание: папки участника рабочей группы принадлежат только вам, но администратор рабочей группы может получить доступ к их содержимому через консоль администрирования или войдя в аккаунт от вашего имени.

Папки участников рабочей группы

Умная синхронизация

С помощью Умной синхронизации Dropbox можно освободить место на жестком диске своего компьютера, переместив ненужные файлы и папки в облако (доступ только в онлайн-режиме).

Файлы и папки, сохраненные при помощи Умной синхронизации, будут, чтобы упростить работу с данными, отображаться в папке Dropbox на вашем компьютере, а также в мобильном приложении Dropbox и на сайте dropbox.com. Когда вам понадобится открыть такой файл, просто кликните по нему дважды, после чего Dropbox быстро скачает и откроет его. 

Умная синхронизация также может автоматически экономить ваше место, определяя, какие файлы и папки используются редко, и перемещая их в облако.

Ваш администратор выбирает настройки синхронизации по умолчанию для всей рабочей группы, но вы можете самостоятельно включить Умную синхронизацию для отдельных файлов и папок и сделать их доступными только в онлайн-режиме или в автономном режиме. Благодаря Умной синхронизации и другим функциям (например, выборочной синхронизации) вы будете тратить меньше времени на управление местом в аккаунте и больше — на решение действительно важных задач.

Инструкция: как пользоваться Умной синхронизацией

1. Откройте программу для компьютера.
2. Найдите те данные, которые нужно сделать доступными только в онлайн-режиме или в автономном режиме.
3. Щелкните по соответствующему файлу или папке правой кнопкой мыши или нажмите на них, удерживая кнопку Ctrl.
4. Выберите Умная синхронизация.
5. Выберите Только онлайн-режим или Авт. режим.
1. Откройте папку Dropbox на жестком диске вашего компьютера.
2. Найдите те данные, которые нужно сделать доступными только в онлайн-режиме или в автономном режиме.
3. Щелкните по соответствующему элементу правой кнопкой мыши или нажмите на него, удерживая кнопку Ctrl.
4. Выберите Умная синхронизация.
5. Выберите Только онлайн-режим или Авт. режим.
 

Откройте, как обычно, какой-либо файл через программу Dropbox для компьютера, другую соответствующую программу, Finder (Mac) или Проводник Windows. Этот файл сразу скачается на ваш компьютер. Он будет синхронизироваться с вашим аккаунтом Dropbox, но при этом будет также занимать место на жестком диске.

Выборочная синхронизация — это еще одна функция Dropbox, с помощью которой вы можете выбрать, какие именно файлы удалить со своего жесткого диска. У вас по-прежнему будет доступ к ним на сайте dropbox.com, но эти файлы не будут отображаться на вашем компьютере. Благодаря выборочной синхронизации можно освободить место на жестком диске, не удаляя файлы из аккаунта Dropbox.

Как устранить наиболее распространенные проблемы, возникающие с выборочной синхронизацией.

Доступ к данным в автономном режиме

Dropbox работает по-разному на телефоне и на компьютере: мобильные приложения не сохраняют файлы на ваших устройствах, а отображают ваши файлы, хранящиеся в облаке, почти так же, как и на сайте dropbox.com. Даже открывая и редактируя файл на телефоне, вы все равно взаимодействуете с файлом в облаке, а не загружаете его непосредственно на устройство.

Чтобы у вас был доступ к рабочим файлам без подключения к Wi-Fi или мобильному Интернету, можно сделать файлы доступными в автономном режиме, включив функцию Доступ в автономном режиме. Хотите, чтобы было еще удобнее? Отметьте целую папку, и ее содержимое станет доступным в автономном режиме на телефоне или планшете.

Инструкция: как сделать контент доступным в автономном режиме

1. В мобильном приложении Dropbox найдите файл, который вы хотите сделать доступным в автономном режиме.
2. Нажмите значок «…» (многоточие) рядом с названием файла.
3. Включите переключатель
Доступ в авт. режиме .

Для доступа к файлам в автономном режиме выберите Авт. режим в меню (Android) или на вкладке Dropbox (iOS) в мобильном приложении Dropbox.

1. В мобильном приложении Dropbox найдите файл, который вы хотите сделать доступным в автономном режиме.
2. Нажмите значок «…» (многоточие) под названием файла.
3. Включите переключатель
Доступ в авт. режиме .

Для доступа к папкам в автономном режиме выберите Авт. режим в меню (Android) или на вкладке Dropbox (iOS) в мобильном приложении Dropbox.

Далее: координирование и создание

Dropbox преобразует ваши папки в связанные рабочие пространства. Теперь давайте рассмотрим, как упорядочить данные с помощью обзоров папок и функций для совместной работы, доступных в программе Dropbox для компьютера. А еще вы узнаете, как создавать разный контент и управлять им.