Общий доступ к данным в Dropbox

Поделиться можно любыми данными, которые хранятся в вашем Dropbox, причем вы сами определяете, предоставить ли другим пользователям право их редактировать или только просматривать.

Сделайте каждодневную работу более эффективной, обеспечивая удобный и безопасный доступ. Мгновенно делитесь рабочими материалами из своего аккаунта Dropbox, не пересылая файлы туда-сюда по электронной почте. Когда вы вносите в файл какие-либо изменения, он автоматически обновляется в режиме реального времени у всех пользователей, с которыми вы им поделились. Пользуйтесь Dropbox для упрощения рабочих процессов — от совместной работы с коллегами до обмена материалами с клиентами.

В этой главе мы расскажем, как делиться файлами, приглашать участников подгруппы в общую папку и запрашивать конкретные файлы у кого угодно — даже у тех, у кого нет аккаунта Dropbox.

Общий доступ к данным в Dropbox

Общий доступ только для чтения

Если вы хотите предоставить кому-либо возможность просматривать ваши файлы без права их редактировать, в Dropbox есть два способа это сделать. Вы можете либо пригласить коллег прямо из файла или папки, либо создать уникальную ссылку и отправить ее по электронной почте или из вашего любимого приложения для обмена сообщениями.

Когда вы приглашаете кого-то напрямую с доступом только для чтения, этот пользователь получает письмо со ссылкой на ваш контент, у него появляется доступ к файлу или папке из собственного аккаунта Dropbox, но редактировать контент он не может. Для большей безопасности вы можете изменить права доступа или вновь сделать элемент личным.

Когда вы делитесь ссылкой с доступом только для чтения, получатели могут открывать файл или папку для предпросмотра на сайте dropbox.com, а также просматривать или загружать содержимое. 

Общий доступ только для чтения

Инструкция: общий доступ только для чтения к файлу или папке

Чтобы поделиться данными с помощью приглашения по эл. почте:

1. Выберите элемент, которым нужно поделиться.
2. Нажмите
Поделиться справа в окне программы для компьютера.
3. Нажмите
Пригласить по эл. почте.
4. В поле
Кому введите электронный адрес или имя одного или нескольких пользователей, с которыми вы хотите поделиться.
5. Выберите в раскрывающемся меню справа опцию
Может просматривать.
6. Нажмите
Поделиться. Получателям будет отправлено письмо со ссылкой на ваш файл или папку.

Чтобы поделиться с помощью ссылки:

1. Выберите элемент, которым нужно поделиться.
2. Нажмите Поделиться справа в окне программы для компьютера.
3. Нажмите
Копировать ссылку.
4. Ссылка скопируется в ваш буфер обмена, и ее можно будет вставить в письмо, чат или другое сообщение.

Чтобы поделиться данными с помощью приглашения по эл. почте:

1. Зайдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Все файлы на боковой панели слева.
3. Наведите курсор на элемент, которым нужно поделиться.
4. Нажмите
Поделиться.
5. В поле
Кому введите эл. адрес или имя одного или нескольких пользователей, с которыми нужно поделиться.
6. Выберите
Может просматривать в раскрывающемся меню справа.
7. Нажмите
Поделиться. Получателям отправится электронное письмо со ссылкой на данные, которыми вы поделились.

Чтобы поделиться с помощью ссылки:
1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Все файлы на боковой панели слева.
3. Наведите курсор на элемент, которым нужно поделиться.
4. Нажмите
Поделиться (если ссылка не сгенерировалась, нажмите Создать ссылку).
5. Нажмите
Настройки ссылок, чтобы настроить доступ или отключить скачивание.
6. Нажмите
Копировать ссылку.
7. Ссылка скопируется в буфер обмена, и ее можно будет вставить в письмо, чат или другое сообщение.

1. Нажмите правой кнопкой мыши (или нажмите клавишу Control и щелкните) на файл и выберите Копировать ссылку Dropbox.
2. Ссылка скопируется в буфер обмена, и ее можно будет вставить в письмо, чат или другое сообщение.

1. Найдите файл или папку, которыми вы хотите поделиться.
2. Нажмите «» (значок многоточия).
3. Выберите
Поделиться.
4. Нажмите
Создать ссылку.
5. Если ссылка на этот элемент уже была создана, нажмите кнопку
Поделиться рядом с пунктом Просматривать могут все, у кого есть ссылка.
6. Выберите из предложенных наиболее удобный способ поделиться ссылкой.

Ссылка Dropbox никогда не повредится, даже если вы переименуете или переместите файлы или папки в своем аккаунте Dropbox. Если получатель ссылки доступа скачивает данные на свой локальный компьютер, а затем вносит в них изменения, в вашем аккаунте Dropbox эти данные обновлены не будут.

Вы можете в любой момент установить для ссылки доступа пароль или срок действия, а также отключить скачивание по этой ссылке.

Общий доступ с правом редактирования

Если вы хотите, чтобы коллеги могли редактировать файлы, которыми вы с ними поделились, можно пригласить их прямо из файла или папки.

- Чтобы иметь возможность открывать и редактировать общий контент, получатели приглашения должны войти в аккаунт Dropbox.

- Когда предоставляется общий доступ к папкам, получатели становятся их участниками.

- Изменения, которые участники вносят в данные, хранящиеся внутри общих папок, синхронизируются с аккаунтами других участников папки. 

- Можно поделиться данными сразу с целой подгруппой и решить, предоставить ли право редактирования всем ее участникам.

Подробнее об общих папках.

Инструкция: общий доступ с правом редактирования

  1. Откройте папку Dropbox на своем компьютере. Нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, которыми вы хотите поделиться.
  2. Нажмите Поделиться
  3. Введите адрес эл. почты, имя или подгруппу одного или нескольких пользователей, с которыми вы хотите поделиться.
  4. В раскрывающемся меню выберите Может редактировать.
  5. Нажмите Поделиться. Получателям придет письмо со ссылкой на ваш файл или папку.

 

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Все файлы на боковой панели слева.
3. Наведите курсор на элемент, которым вы хотите поделиться.
4. Нажмите на появившийся значок предоставления доступа (значок с изображением человека).
5. Введите адрес эл. почты, имя одного или нескольких пользователей или название подгруппы, с которыми вы хотите поделиться.
6. В раскрывающемся меню выберите опцию Могут изменять.
7. Нажмите Поделиться файлом или Поделиться папкой. Получателям будет отправлено электронное письмо с приглашением открыть содержимое, которым вы поделились.

Участники рабочей группы могут создавать управляемые пользователями подгруппы, если это разрешил их администратор:

1. Войдите в аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на название своей рабочей группы в нижнем левом углу страницы.
3. Нажмите на кнопку около названия вашей рабочей группы: Подгруппы и участники.
4. Нажмите Создать подгруппу.
5. Введите название подгруппы.
- Это название будет отображаться в аккаунтах всех участников рабочей группы. Управляющий подгруппой может в любой момент изменить ее название.
6. Нажмите Создать подгруппу.

Подробнее о том, как добавлять участников в подгруппу и удалять их из нее.

Запросы файлов

Воспользуйтесь функцией запроса файлов, чтобы получить файлы (до 20 ГБ) от кого угодно прямо в свой аккаунт Dropbox. Когда адресат нажмет на ссылку на ваш запрос файлов, ему останется только выбрать файлы на своем компьютере, ввести свое имя и адрес электронной почты и нажать Загрузить. Именно так — не нужно входить в систему, поэтому добавлять файлы сможет любой пользователь, даже тот, у кого нет аккаунта Dropbox. Это простой способ получить файлы (например, предложения от поставщиков), при этом отправителю не придется проходить через сложный, трудоемкий процесс.

Все полученные вами файлы автоматически помещаются в одну папку в вашем аккаунте Dropbox. Только вы сможете просматривать загруженные файлы (если не решите предоставить к ним доступ).

Инструкция: как создать запрос файла

 

  1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
  2. Нажмите Запросы файлов на боковой панели слева.
  3. Нажмите Создать запрос файла.
  4. В поле Какой файл вам нужен? введите название папки, в которую попадут все загруженные файлы.
  5. В поле В какой папке в вашем Dropbox следует разместить файлы? вы увидите путь к новой папке. Если вы хотите изменить расположение папки, нажмите Изменить папку. Можно также нажать Добавить срок, чтобы установить срок выполнения для запроса файлов. А еще можно выбрать Разрешить просроченные загрузки и установить для этого соответствующие сроки.
  6. Нажмите Далее.
  7. Скопируйте ссылку на запрос файлов или отправьте приглашения прямо из своего аккаунта Dropbox:
    - Нажмите Копировать ссылку, тогда ссылка на запрос файлов будет скопирована в буфер обмена, и ее можно будет отправить всем тем, от кого вы хотите получить файлы.
    - Также можно ввести электронные адреса тех, у кого вы хотите запросить файлы, и отправить запрос прямо из своего аккаунта Dropbox. Нажмите Готово, чтобы выслать приглашения по электронной почте и вернуться на экран Запросы файлов.

Когда пользователи загрузят файлы по вашему запросу, мы отправим вам уведомление на электронную почту.

 

Dropbox Transfer

С помощью функции Dropbox Transfer можно без проблем пересылать большие файлы кому угодно, даже если у получателя нет аккаунта Dropbox. Можно отправлять одной пересылкой не только отдельные файлы, но и несколько файлов и папок за раз, также можно устанавливать для пересылок сроки действия и пароли и использовать свой логотип, а еще отслеживать скачивания для любой уже созданной пересылки.

Dropbox Transfer — это простой и безопасный способ отправлять предложения, контракты и готовые рабочие проекты. 

Инструкция: как пользоваться функцией Dropbox Transfer

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Transfer на панели слева.
3. Нажмите Создать пересылку.
4. Выберите на своем компьютере или в аккаунте Dropbox файлы или папки.
5. Нажмите на значок шестеренки, чтобы установить срок действия или добавить пароль.
6. Нажмите Далее.
7. Нажмите Копировать ссылку или Отправить по электронной почте.

Обратите внимание: добавлять пароли и продлевать срок действия могут только пользователи тарифных планов Dropbox Professional, Dropbox Business Advanced, Dropbox Enterprise и Dropbox Education.

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Transfer на панели слева.
3. Нажмите Настроить дизайн.
4. Нажмите на раскрывающееся меню рядом с пунктом Выбрать фон или Выбрать логотип и выберите цвет фона, фоновое изображение или логотип.
5. Нажмите Сохранить.

Обратите внимание: настраивать дизайн пересылки могут только пользователи тарифных планов Dropbox Professional, Dropbox Business Advanced, Dropbox Enterprise и Dropbox Education.

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Transfer на панели слева.
3. Нажмите на пересылку, которую вы хотите изменить.
4. В разделе Настройки нажмите на стрелочку под параметром Срок действия и выберите срок действия.
5. Нажмите Сохранить.

Обратите внимание: срок действия пересылок автоматически истекает через 7 дней. Продлевать этот срок действия могут только пользователи тарифных планов Dropbox Professional, Dropbox Business Advanced, Dropbox Enterprise и Dropbox Education.

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Нажмите Transfer на панели слева.
3. Посмотрите Просмотры и Скачивания рядом с каждой пересылкой.

Комментируйте и сотрудничайте

Сотрудничайте с другими пользователями без труда, зная, что важные отзывы не потеряются в завалах почты в вашем ящике. Вместо того, чтобы пересылать бесконечные комментарии туда и обратно по электронной почте, предлагайте рекомендуемые варианты прямо в файле, над которым вы работаете. Делитесь отзывами о текстах, изображениях и видео или упоминайте пользователей, чтобы они узнавали о новых комментариях. В зависимости от ваших прав доступа, вы сможете даже редактировать текст прямо внутри документа.

Инструкция: как оставлять комментарии и сотрудничать с другими пользователями

Любой пользователь, у которого есть доступ к файлу Dropbox, может оставить к нему комментарий и просмотреть комментарии, оставленные другими пользователями, если только владелец файла или администратор не отключили эту функцию.

Чтобы оставить комментарий к файлу на сайте dropbox.com или с помощью мобильного приложения:

1. Нажмите на название файла, к которому вы хотите оставить комментарий.
2. На боковой панели справа нажмите на значок комментария (облачко текста).
3. Нажмите на текстовое поле и введите свой комментарий (также можно упомянуть @кого-нибудь или добавить эмодзи).
4. Нажмите
Опубликовать.

Вы также можете оставить комментарий к определенной части файла. Сделать это можно только на сайте dropbox.com и только с файлами в поддерживаемых форматах.

Обратите внимание: когда вы оставляете комментарий, уведомление об этом получают владелец файла и все, кто подписан на этот файл, оставил комментарии или @упомянут в ветке комментариев.

Читайте подробнее о том, как редактировать или удалить комментарий, скрыть панель комментариев и изменить настройки уведомлений.

В Dropbox Paper для совместной работы можно использовать следующие функции:
- Упоминания в тексте и в комментариях. Упомянуть коллегу или друга можно где угодно в документе Paper или в комментарии, набрав значок «@» (коммерческое at), а затем имя коллеги. Dropbox отправит этому пользователю уведомление, чтобы он мог сразу отреагировать.
- Создание
списков заданий, которые надо выполнить. Можно назначать задания другим пользователям и добавлять сроки выполнения.

Комментарии к тексту и изображениям:

1. Выделите строку текста, чтобы открыть панель форматирования.
2. В открывшемся меню нажмите на значок комментария (облачко текста).

Чтобы прокомментировать определенную часть изображения:

1. Нажмите на изображение, к которому вы хотите добавить комментарий.
2. Нажмите на значок в виде кружка с плюсом внутри, чтобы оставить комментарий в определенной части изображения.
3. Нажмите на ту часть изображения, к которой вы хотите добавить комментарий.
4. Введите текст комментария и нажмите
Опубликовать.

Подробнее о совместной работе с данными в Dropbox Paper.

Далее: безопасность Dropbox

Теперь, когда вы знаете, как делиться файлами и работать вместе с коллегами с помощью Dropbox, мы расскажем, как настраивать параметры, без труда отслеживать подсоединенные устройства, активные веб-сеансы и сторонние приложения с доступом к вашему аккаунту, как устанавливать надежные пароли, подключать функцию двухэтапной проверки и как восстанавливать файлы.