В этом руководстве вы узнаете, как:
- упорядочивать свойства контакта в CRM HubSpot;
- Форматировать шаблоны Dropbox Sign с помощью тегов «Внутреннее имя» в CRM HubSpot
- запрашивать подпись из своего аккаунта CRM HubSpot;
- Персонализация ярлыков Dropbox Sign в CRM HubSpot
Упорядочивание свойств контакта в CRM HubSpot
Благодаря интеграции HubSpot и Dropbox Sign можно автоматически направлять информацию о контакте HubSpot в шаблоны Dropbox Sign с предварительным форматированием. В частности, эта функция пригодится, чтобы быстро загружать точную информацию в часто используемые документы или договоры.
Прежде чем начать форматировать шаблоны Dropbox Sign для интеграции с HubSpot, необходимо упорядочить нужные свойства контактов. Эти свойства хранят информацию, которую вы будете переносить в шаблоны Dropbox Sign. Обзор свойств контактов находится в разделе «О контакте» в CRM HubSpot.
В CRM HubSpot доступно около 50 стандартных полей со сведениями о контакте (или свойствами). Эти свойства можно добавлять или удалять, перейдя по ссылке «Просмотреть все свойства» в нижней части раздела «Сведения о контакте».
После выбора ссылки вы будете перенаправлены на другую страницу. Используйте строку поиска или списки в разделе «Все свойства», чтобы добавить новые свойства в раздел «О контакте».
Часто используемые свойства:
- название;
- адрес;
- дата закрытия;
- Компания
- и т.д.
Выбрав нужные свойства, нажмите синюю кнопку «Назад» над именем контакта.
Теперь вы можете заполнить новые поля свойств правильной информацией.
Заполнив необходимую информацию, вы можете приступать к форматированию шаблонов Dropbox Sign с использованием правильных тегов типа «Внутреннее название» (Internal name).
Форматирование шаблонов Dropbox Sign для использования в CRM HubSpot
Чтобы подготовить документы к автозаполнению с использованием правильной информации о свойствах контактов, необходимо отформатировать шаблоны, используя соответствующие теги «Внутреннее имя» в HubSpot. Эти теги «Внутреннее имя» действуют как флажки, указывающие, какая информация будет автоматически извлекаться из профиля контакта HubSpot.
Чтобы начать форматирование шаблонов с правильными тегами «Внутреннее имя»:
- Войдите в аккаунт Dropbox Sign.
- Нажмите Шаблоны.
- Нажмите Создать шаблон.
- Нажмите Загрузить файл и выберите контракт или документ, который хотите отформатировать, или нажмите на значок интеграции (Dropbox, Диск и т. д.).
- Нажмите Открыть.
- Нажмите Далее.
- Заполните соответствующую роль подписывающего лица. Кроме того, вы можете заполнить соответствующие роли, если подписывающих лиц несколько.
- Нажмите Далее.
- Нажмите Текстовое поле на боковой панели слева и перетащите его в документ.
- Примечание. Это поле используется для форматирования документа с помощью тегов «Внутреннее имя» в HubSpot.
- Нажмите на текстовое поле в документе и в раскрывающемся меню Назначить выберите Отправитель.
- Затем нажмите на раздел Поле слияния и добавьте тег «Внутреннее имя» HubSpot, который соответствует метке свойства в вашем аккаунте CRM HubSpot. (Полный список можно найти в конце статьи.)
- Нажмите синюю кнопку Далее, чтобы сохранить форматирование и закрыть окно документа.
- В завершение вы можете добавить название роли получателя копии, название шаблона и заполнить необязательное сообщение по умолчанию, которое будет отправлено получателю при запросе на подпись.
- Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить шаблон.
Ваш отформатированный шаблон автоматически отобразится в раскрывающемся меню «Шаблон» в CRM HubSpot. Теперь вы можете использовать шаблоны Dropbox Sign, чтобы запрашивать подпись контакта через CRM HubSpot.
Оформление запроса на подпись в аккаунте CRM HubSpot с использованием шаблонов Dropbox Sign
Пользователи Dropbox Sign с тарифным планом Essentials и выше могут синхронизировать шаблоны Dropbox Sign с CRM HubSpot. Новые и существующие шаблоны Dropbox Sign будут автоматически синхронизироваться из вашего аккаунта Dropbox Sign с CRM HubSpot. Доступ к ним можно получить в CRM HubSpot с помощью раскрывающегося меню «Dropbox Sign» на нижней правой боковой панели страницы контакта.
Чтобы запросить подпись с помощью аккаунта CRM HubSpot, перейдите в меню шаблонов, выберите «Действия» и нажмите «Выбрать шаблон». Появится всплывающее окно Dropbox Sign с доступными шаблонами. Выберите нужный, проверьте детали и подтвердите запрос на подпись.
В открывшемся новом окне вы сможете проверить всю информацию, подставленную из профиля вашего контакта в HubSpot, и исправить ее при необходимости. На этом этапе у вас также будет возможность изменить пользовательский текст сообщения в запросе на подпись.
После отправки документа подписывающему лицу на временной шкале CRM HubSpot на панели управления контакта появится событие жизненного цикла.
После подписания документа событие будет зарегистрировано, а копия заполненного документа автоматически загрузится в формате PDF в раздел вложений на странице контакта.
