Как пользоваться программой Dropbox Business для компьютера

Осенью 2019 года Dropbox выпустил новую программу для компьютера, которая состоит из самой программы, улучшений Dropbox в строке меню или области уведомлений, а также папки Dropbox в Проводнике или Finder.

Подробнее о программе Dropbox для компьютера

Программа Dropbox для компьютера поддерживает работу в среде операционных систем Linux, macOS и Windows. Если вы работаете на Windows 10 в S-режиме, то прочтите эту статью

По завершении установки у вас на компьютере появятся
программа Dropbox для компьютера, значок Dropbox в строке меню или области уведомлений, а также папка Dropbox. Все изменения, которые вы внесете в программе Dropbox, будут автоматически синхронизироваться с вашим аккаунтом на сайте dropbox.com.

1. Создайте аккаунт Dropbox Business

Вы уже, скорее всего, получили электронное письмо с приглашением присоединиться к своей рабочей группе Dropbox Business. Нужно нажать на ссылку в этом письме и выполнить появившиеся указания. Если вы не получили письмо или вам нужно выслать его повторно, попросите помощи у сотрудников своего IT-отдела или своего администратора Dropbox Business.

Подсказка от профессионалов: синхронизация

Используя Dropbox, вы часто будете сталкиваться со словом «синхронизация». Синхронизация подразумевает, что у вас будет отображаться одна и та же версия файла на всех устройствах, на которых осуществлен вход в ваш аккаунт Dropbox. Файлы, которые вы перетащите в папку Dropbox, автоматически синхронизируются с сайтом Dropbox. Внесенные в такие файлы изменения тоже будут синхронизироваться с Dropbox.

2. Откройте программу Dropbox для компьютера

Теперь, когда вы создали аккаунт, нужно запустить программу Dropbox для компьютера. В некоторых случаях программа может быть уже установлена на компьютер. Если она не установлена, вам нужно будет ее скачать и установить.

Если программа Dropbox уже установлена на компьютере

Если у вас на компьютере уже установлена программа Dropbox, вы увидите папку Dropbox в меню Пуск, окне Finder или в другой системе для просмотра файлов. Вы также увидите значок Dropbox в области уведомлений или строке меню.

Щелкните по значку, чтобы запустить программу, и вам предложат войти в аккаунт.

Если программа Dropbox для компьютера еще не установлена

Если программа Dropbox для компьютера еще не установлена, вам нужно будет ее скачать. Сделать это можно двумя способами:

  • Найдите программу в архиве программ или магазине приложений своей компании и установите ее
  • Откройте станицу dropbox.com/downloading и сами скачайте и установите программу

Если вы уже скачали программу, вы увидите папку Dropbox в меню Пуск, окне Finder или в другой системе для просмотра файлов. Вы также увидите значок Dropbox в области уведомлений или строке меню. Щелкните по значку, чтобы запустить программу, и вам будет предложено войти в аккаунт.

Подсказка от профессионалов: автоматические действия

Программа Dropbox работает в фоновом режиме и автоматически синхронизирует ваши данные (если компьютер подключен к Сети). Это значит, что вам не нужно загружать или скачивать файлы вручную.

Рабочие группы Dropbox Business могут добавлять администраторов из других рабочих групп. Новый администратор становится «мультиадминистратором». Новый администратор (или «мультиадминистратор») будет обладать всеми правами администратора вашей рабочей группы, за исключением следующих:

  • у них не будет доступа к страницам «Оплата» и «Справка» в консоли администрирования;
  • они не смогут входить в аккаунты участников рабочей группы.

Хотите дать участнику вашей рабочей группы администраторские права? Узнайте, как это сделать.

Как добавить (или удалить) администратора другой рабочей группы

Если вы являетесь администратором рабочей группы, то можете пригласить администратора из другой рабочей группы. Для этого:

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
  3. Нажмите Настройки.
  4. Выберите Доверенные рабочие группы.
  5. Нажмите Добавить рабочую группу.
  6. В разделе Добавить администратора из доверенной рабочей группы введите адрес эл. почты администратора, которого вы хотите добавить.
  7. Выберите Разрешить доверенной рабочей группе доступ к моей консоли администрирования.
  8. Нажмите Продолжить.
  9. Примите условия, поставив галочку.
  10. Нажмите Отправить запрос.

Указанный администратор получит по электронной почте уведомление, содержащее ссылку на страницу Доверенные рабочие группы. Перейдя на эту страницу, он сможет принять ваш запрос.

Чтобы удалить администратора из вашей рабочей группы, перейдите на страницу Доверенные рабочие группы и нажмите Отменить доступ рядом с названием рабочей группы, которой управляет этот администратор.

Как добавить (или исключить) себя в качестве администратора другой рабочей группы

Из соображений безопасности вы не можете назначить себя администратором другой рабочей группы. Свяжитесь с администратором этой рабочей группы и попросите его выполнить нужные действия, чтобы добавить вас. 

Если вы хотите исключить себя из числа администраторов другой рабочей группы:

  1. Войдите в консоль администрирования другой рабочей группы.
  2. Нажмите Настройки.
  3. Выберите Доверенные рабочие группы.
  4. Рядом с названием рабочей группы, из которой вы хотите себя исключить, нажмите Удалить рабочую группу.

3. Войдите в свой аккаунт

После скачивания и установки программы вы увидите папку Dropbox на жестком диске своего компьютера (ее можно найти в меню Пуск, в Finder или другом диспетчере файлов). Вы также увидите значок Dropbox в области уведомлений или строке меню. Щелкните по значку, чтобы запустить программу, и вам предложат войти в аккаунт.

В ответ на запрос обязательно введите тот же самый адрес электронной почты и пароль, которые вы использовали, чтобы присоединиться к своей рабочей группе Dropbox Business. Когда вы войдете в систему, компьютер напрямую подсоединится к вашему аккаунту Dropbox. Если вы благополучно смогли войти в аккаунт, переходите к пункту 4 этого руководства.

  • Подсказка: вас также могут попросить ввести код для двухэтапной проверки. Если вы не знаете, как это сделать, свяжитесь со своим IT-отделом или администратором Dropbox Business.

Подсказка от профессионалов: быстрая установка

Если вы уже пользуетесь Dropbox, можно также завершить настройку программы для компьютера с помощью распознавателя QR-кодов на своем телефоне.

Что делать, если у вас не отображается окно для ввода пароля

Если у вас не отображается окно для ввода пароля, то, вероятно,  администратор вашей рабочей группы включил функцию единого входа (SSO). В этом случае для доступа к Dropbox выполните приведенные ниже инструкции. Вам нужно будет использовать те же имя пользователя и пароль, которые вы используете для входа в корпоративную сеть или другие инструменты своей компании (например, Active Directory).

  1. Откройте программу Dropbox для компьютера.
  2. Выберите вариант У меня уже есть аккаунт Dropbox и нажмите Продолжить.
  3. Введите свой адрес электронной почты, но не вводите пароль.
  4. Нажмите Продолжить.
  5. Нажмите Получить код ссылки.
  6. Если вы к этому моменту еще не успели войти в систему со страницы входа своей компании, откроется соответствующая страница в браузере и вам предложат это сделать. Введите адрес своей электронной почты, рабочий пароль (не пароль Dropbox) и другую дополнительную информацию (если этого требуют правила вашей компании).
  7. Откроется страница сайта Dropbox, на которой будет отображен специальный код. Нажмите Копировать код ссылки.
  8. Вернитесь к программе Dropbox и нажмите Вставить.
  9. Нажмите Продолжить и следуйте указаниям, чтобы завершить подсоединение своего аккаунта Dropbox.

4. Добавьте файлы в свою папку Dropbox

Войдя в свой аккаунт Dropbox на компьютере, вы можете обнаружить, что там уже есть определенные папки. На этих папках будут отображаться различные значки, поясняющие их предназначение. Вы можете работать с этими папками точно так же, как делаете это с обычными папками на компьютере.

Существует четыре разновидности папок, которые могут появиться в вашем аккаунте:

Синяя папка со значком здания

 

Папка рабочей группы (или папка в пространстве для рабочей группы). Доступ к этим папкам есть у всех или некоторых участников вашей рабочей группы Dropbox Business, эти папки управляются вашим администратором. Ими можно поделиться с пользователями не из вашей рабочей группы.

Фиолетовая папка с символом человечка

 

Личная папка (или папка участника рабочей группы). По умолчанию доступ к вашей папке участника рабочей группы есть только у вас. Но по желанию ей можно поделиться с другими пользователями.

Синяя папка

 

Обычная папка. Обычная папка функционирует точно так же, как и любая другая папка на вашем компьютере: с ее помощью удобно упорядочивать файлы, к ней не предоставлен доступ другим пользователям.

 

Синяя папка со значком в виде двух человек

 

Общая папка. Вы можете в любой момент сделать какую-нибудь обычную папку общей. Участники общей папки (те, с кем вы ею поделились) могут просматривать, комментировать и изменять находящиеся в ней файлы.

  • Обратите внимание: общие папки, расположенные внутри папки рабочей группы, обозначаются значком со зданием.

Обратите внимание: внешний вид папок может отличаться в зависимости от того, где вы откроете Dropbox. Перечисленные выше значки для папок взяты с сайта Dropbox (dropbox.com).

Добавлять файлы в эти папки можно двумя способами:

  • Перетащите файлы в папку из любого местоположения на своем компьютере (или из другой папки в Dropbox)
  • Откройте файл, нажмите на опцию «Сохранить как» и сохраните его в папке Dropbox

5. Подсоедините к своему аккаунту мобильное устройство

Файлы в вашей папке Dropbox будут доступны на любом подсоединенном к вашему аккаунту Dropbox компьютере, телефоне или планшете. Если у вас на телефоне или планшете уже установлено приложение Dropbox, просто войдите в нем в свой рабочий аккаунт. Если мобильное приложение на ваших устройствах еще не установлено, то его можно скачать:

Подсказка от профессионалов: доступ с нескольких устройств

Можно синхронизировать рабочие данные на всех устройствах, к которым вы подсоединили свой аккаунт Dropbox. Просто войдите в свой Dropbox, используя те же имя пользователя и пароль, на нужных компьютерах, телефонах и планшетах, и у вас везде и всегда будут отображаться одни и те же файлы.

Если вы впервые пользуетесь мобильным приложением Dropbox, запустите его, войдите в нем в систему, используя имя пользователя и пароль для своего рабочего аккаунта. Если вы уже раньше пользовались Dropbox, следуйте указанным ниже инструкциями:

  1. Откройте приложение Dropbox.
  2. Нажмите Я уже пользуюсь Dropbox.
  3. Укажите свой адрес электронной почты, но не вводите пароль. Нажмите Войти в Dropbox.
  4. Если вы уже вошли в систему на странице управления устройствами своей компании, приложение должно запуститься автоматически. В противном случае откроется окно браузера, в котором вам предложат продолжить процедуру входа. Введите адрес своей электронной почты, рабочий пароль (не пароль Dropbox) и другую дополнительную информацию.
  5. Если ваша компания пользуется функцией единого входа (SSO), откроется новая страница браузера, на которой будет запрашиваться подтверждение для использования устройством единого входа. Нажмите Разрешить.
  6. Выполните оставшиеся инструкции в процессе установки.

6. Подсоедините компьютер к своему личному аккаунту Dropbox

Возможно, администратор вашей рабочей группы Dropbox Business разрешил участникам подсоединять личные аккаунты Dropbox к рабочим компьютерам. В этом случае у вас будет доступ с одного устройства и к личным, и к рабочим файлам.

  • Подсказка: если ваш администратор не разрешил это делать, вы сможете осуществлять доступ к рабочему и личному аккаунтам на сайте Dropbox (dropbox.com).

Подсоединив личный и рабочий аккаунты, вы увидите две отдельные папки Dropbox на жестком диске своего компьютера и в мобильном приложении. Ваш рабочий аккаунт будет отображаться как Dropbox (название компании), а личный — как Dropbox (Личный).

Подсказка от профессионалов: доступ в автономном режиме

У вас будет доступ к файлам в своей папке Dropbox на компьютере, даже если отсутствует подключение к Интернету, потому что копии этих файлов также хранятся и на вашем жестком диске. Если вы внесете в какой-либо файл изменения, пока отсутствует подключение к Сети, Dropbox синхронизирует их в следующий раз, когда оно появится.

7. Начните пользоваться Dropbox

Прекрасно. Вы установили Dropbox, вошли в систему на всех своих устройствах и загрузили в аккаунт самые важные файлы. Вы готовы к работе с Dropbox.

Требуется еще что-нибудь? Вам поможет администратор вашей рабочей группы Dropbox Business: к нему лучше всего обращаться с идеями и вопросами.

Как найти администратора своей рабочей группы Dropbox Business.

 

Только начинаете работать в Dropbox?

Не важно, новый вы пользователь или просто хотите освежить свои знания о Dropbox, информацию о своем аккаунте вы можете получить в нашем курсе для самостоятельного обучения или виртуальных уроках с инструктором.

Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!