Dropbox Business: пригласите участников в свою рабочую группу

Чтобы ваша рабочая группа безболезненно перешла на Dropbox Business, необходимо постоянно держать всех участников в курсе дела. Чтобы вы могли без проблем добавить нужных людей в рабочую группу, мы создали несколько шаблонов электронных писем, в которых перечислено все самое главное. Выберите шаблон из списка или создайте свой собственный.

Разошлите извещения по электронной почте, прежде чем отправить приглашения

Мы рекомендуем всем администраторам высылать такие извещения перед приглашением в рабочую группу — за 1-2 недели до запуска вашего аккаунта Dropbox Business.

Тема: Уже скоро: общее пространство, чтобы работать с файлами и делиться ими

Организация [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] начинает пользоваться Dropbox Business, чтобы упорядочить и синхронизировать усилия сотрудников и обеспечить безопасность корпоративных данных. [ВСТАВЬТЕ ДАТУ] Вам придет электронное приглашение от Dropbox.

С помощью Dropbox Вы сможете:

Хранить все свои рабочие файлы в одном месте и обеспечивать доступ к ним
Без проблем безопасно работать над файлами с кем угодно
Осуществлять удаленный доступ к своим файлам без VPN

Что нужно делать?

Дождитесь письма от Dropbox и примите приглашение.
Если Вы хотите заранее ознакомиться с процессом настройки аккаунта и сделать так, чтобы Ваши данные попали куда надо, посмотрите инструкции для адаптации новых участников группы.
Если у Вас уже есть аккаунт Dropbox, зарегистрированный с электронным адресом компании [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ], переходите на рабочий аккаунт, чтобы получить доступ к дополнительным функциям и месту — Вы сможете хранить свои личные и рабочие файлы по отдельности.
Узнайте, как пользоваться Dropbox, с помощью нашего курса для самостоятельного обучения.

Возникли вопросы? Обратитесь по адресу: АДМИНИСТРАТОР@НАЗВАНИЕ_ОРГАНИЗАЦИИ.COM.

Приглашение в группу через консоль администрирования

Разошлите это письмо в тот день (или за день до того), когда Вы пригласите коллег в свою рабочую группу через консоль администрирования Dropbox Business.

Тема: Вас пригласили! Присоединяйтесь к рабочей группе Dropbox [НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]

Наша организация выбрала аккаунт Dropbox Business, чтобы хранить корпоративные файлы [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ], осуществлять к ним доступ и делиться ими. [СЕГОДНЯ/ЗАВТРА] Вы получите электронное приглашение присоединиться к рабочей группе. Чтобы воспользоваться расширенными функциями для совместной работы и удаленного доступа, нажмите, пожалуйста, на опцию Присоединиться к рабочей группе в своем приглашении и следуйте дальнейшим указаниям.

А что если я уже использую для работы Dropbox?

Вам больше не придется тратить место в своем личном аккаунте на рабочие файлы! Благодаря аккаунту Dropbox Business Вам будет проще делиться большими файлами и осуществлять совместную работу с коллегами и сторонними пользователями. Присоединяясь к рабочей группе, Вы сможете выбрать, куда следует поместить файлы из Вашего нынешнего аккаунта. Просто выберите вариант «Сохранить файлы в моем аккаунте Dropbox в группе [ВВЕДИТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]», и Вам не придется ничего заново загружать и предоставлять к материалам доступ!

А что если у меня уже оплачена подписка за личный аккаунт Dropbox?

Ничего страшного! Когда Вы присоединитесь к аккаунту Dropbox Business [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ], Dropbox автоматически осуществит возврат оставшихся неизрасходованными средств за Вашу подписку. Более подробную информацию о переходе с одного аккаунта на другой Вы найдете в Справочном центре.

А что если у меня в аккаунте Dropbox хранятся личные файлы?

Если Вы создали личный аккаунт, используя для этого рабочий электронный адрес, то, присоединяясь к рабочей группе, можно переместить свои файлы в личный аккаунт Dropbox, связанный с личным электронным адресом. Когда в процессе перехода Вас спросят, куда следует поместить файлы, выберите опцию «Перенести файлы в новый личный Dropbox».

Если Вы создали аккаунт Dropbox, связанный с Вашим личным электронным адресом, то Ваш аккаунт в рабочей группе [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] никак не повлияет на Ваш личный аккаунт. Ваши личные файлы будут все так же доступны только Вам. Если Вы свяжете личный и рабочий аккаунты, у Вас будет доступ и к личным, и к рабочим данным откуда угодно, но при этом соответствующие файлы будут храниться по отдельности.

Дополнительную информацию о том, как присоединиться к рабочей группе, Вы найдете в этих инструкциях для адаптации новых участников.

Узнать, как пользоваться своим новым аккаунтом Dropbox Business, можно из этого курса для самостоятельного обучения.

С уважением,

[ИМЯ АДМИНИСТРАТОРА]

Отправьте напоминания для пользователей, приглашенных через консоль администрирования

Если по прошествии недели некоторые участники рабочей группы так и не приняли приглашение, воспользуйтесь этим шаблоном, чтобы отправить им доброжелательное напоминание.

Тема: Напоминаем! Присоединяйтесь к рабочей группе Dropbox [НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] прямо сегодня

Организация [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] переходит на Dropbox Business, чтобы упорядочить и синхронизировать усилия сотрудников и обеспечить безопасность корпоративных данных. Вам уже должно было прийти электронное письмо с приглашением присоединиться к рабочему аккаунту, но, по всей видимости, Вы еще не сделали этого. Это очень простая процедура, которая займет всего пару минут.

Примите, пожалуйста, приглашение в аккаунт Dropbox Business до [ВСТАВЬТЕ ДАТУ], чтобы начать совместную работу с коллегами и обеспечить себе удаленный доступ к файлам. Если для присоединения к рабочей группе Вам потребуются дополнительные инструкции, их можно найти здесь. Если Вы не можете найти приглашение или у Вас возникли какие-либо другие проблемы, ответьте, пожалуйста, на это письмо или обратитесь за помощью по этому адресу: [ВСТАВЬТЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ АДРЕС].

Зачем мне присоединятся к рабочей группе Dropbox Business?

Можно осуществлять доступ к файлам откуда угодно
Можно восстанавливать удаленные файлы и предыдущие версии
Можно делиться данными большого объема, не беспокоясь об ограничениях, связанных с размерами вкладываемых файлов
Можно открывать в режиме предпросмотра и комментировать файлы 150 с лишним различных типов, не скачивая при этом дополнительные программы и приложения
У Вас появится дополнительное место для хранения файлов

Подробнее узнать, как пользоваться своим новым аккаунтом Dropbox Business, можно из этого курса для самостоятельного обучения.

Спасибо!

[ИМЯ АДМИНИСТРАТОРА]

Приглашение участников рабочей группы с помощью функции единого входа

Если Вы интегрировали Dropbox с каким-либо поставщиком функции единого входа (SSO), то с помощью этого шаблона можно пригласить в рабочую группу новых участников.

Тема: Вас пригласили! Присоединяйтесь к рабочей группе Dropbox [НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]

Наша организация выбрала аккаунт Dropbox Business, чтобы хранить корпоративные файлы [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ], осуществлять к ним доступ и делиться ими. Чтобы воспользоваться расширенными функциями для совместной работы и удаленного доступа, нажмите сюда и пройдите со своим рабочим электронным адресом процедуру аутентификации с помощью функции единого входа.

А что если я уже использую для работы Dropbox?

Вам больше не придется тратить место в своем личном аккаунте на рабочие файлы! Благодаря аккаунту Dropbox Business Вам будет проще делиться большими файлами и осуществлять совместную работу с коллегами и сторонними пользователями. Присоединяясь к рабочей группе, Вы сможете выбрать, куда следует поместить файлы из Вашего нынешнего аккаунта. Просто выберите вариант «Сохранить файлы в моем аккаунте Dropbox в группе [ВВЕДИТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]», и Вам не придется ничего заново загружать и предоставлять к материалам доступ!

А что если у меня уже оплачена подписка за личный аккаунт Dropbox?

Ничего страшного! Когда Вы присоединитесь к аккаунту Dropbox Business [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ], Dropbox автоматически осуществит возврат оставшихся неизрасходованными средств за Вашу подписку Pro или Plus. Более подробную информацию о переходе с одного аккаунта на другой Вы найдете в Справочном центре.

А что если у меня в аккаунте Dropbox хранятся личные файлы?

Если Вы создали личный аккаунт, используя для этого рабочий электронный адрес, то, присоединяясь к рабочей группе, можно переместить свои файлы в личный аккаунт Dropbox, связанный с личным электронным адресом. Когда в процессе перехода Вас спросят, куда следует поместить файлы, выберите опцию «Перенести файлы в новый личный Dropbox».

Если Вы создали аккаунт Dropbox, связанный с Вашим личным электронным адресом, то Ваш аккаунт в рабочей группе [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] никак не повлияет на Ваш личный аккаунт. Ваши личные файлы будут все так же доступны только Вам. Если Вы свяжете личный и рабочий аккаунты, у Вас будет доступ и к личным, и к рабочим данным откуда угодно, но при этом соответствующие файлы будут храниться по отдельности.

Подробнее узнать, как пользоваться своим новым аккаунтом Dropbox Business, можно из этого курса для самостоятельного обучения.

С уважением,

[ИМЯ АДМИНИСТРАТОРА]

Отправьте напоминания для приглашений, созданных через функцию единого входа

Если по прошествии недели некоторые участники рабочей группы так и не приняли приглашение и не вошли в систему с помощью функции единого входа, воспользуйтесь этим шаблоном, чтобы отправить им доброжелательное напоминание.

Тема: Напоминаем! Присоединяйтесь к рабочей группе Dropbox [НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] прямо сегодня

Организация [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] переходит на Dropbox Business, чтобы упорядочить и синхронизировать усилия сотрудников и обеспечить безопасность корпоративных данных. Вам уже должно было прийти электронное письмо с приглашением присоединиться к рабочему аккаунту, но, по всей видимости, Вы еще не сделали этого. Это очень простая процедура, которая займет всего пару минут, поэтому мы просим Вас выделить немного времени и сделать это до [ВСТАВЬТЕ ДАТУ].

Чтобы присоединиться к совместной работе с остальными коллегами, откройте, пожалуйста, эту страницу: https://www.dropbox.com/sso и присоединитесь к аккаунту, используя свой рабочий электронный адрес. Если для этого Вам потребуются дополнительные инструкции, их можно найти здесь. Если у Вас возникли проблемы со входом в систему, ответьте, пожалуйста, на это письмо или обратитесь за помощью по этому адресу [ВСТАВЬТЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ АДРЕС].

Зачем мне присоединятся к рабочей группе Dropbox Business?

Можно осуществлять доступ к файлам откуда угодно
Можно восстанавливать удаленные файлы и предыдущие версии
Можно делиться данными большого объема, не беспокоясь об ограничениях, связанных с размерами вкладываемых файлов
Можно открывать в режиме предпросмотра и комментировать файлы 150 с лишним различных типов, не скачивая при этом дополнительные программы и приложения
У Вас появится дополнительное место для хранения файлов

Подробнее узнать, как пользоваться своим новым аккаунтом Dropbox Business, можно из этого курса для самостоятельного обучения.

Спасибо!

[ИМЯ АДМИНИСТРАТОРА]

Пригласите участников своей рабочей группы пройти обучение работе с Dropbox

Участники вашей рабочей группы только начинают знакомство с Dropbox или уже на «ты» с нашим сервисом? Независимо от ответа на этот вопрос, при использовании нашего Dropbox Business и те, и другие столкнутся с новыми функциями и сложностями. К счастью, мы предлагаем разнообразные руководства и курсы обучения, которые помогут участникам вашей рабочей группы адаптироваться, экономя ваше время и обеспечивая возможность получить максимум от использования продукта. Пригласите участников своей рабочей группы пройти обучение, воспользовавшись этим шаблоном.

Тема: Пройдите обучение работе с Dropbox

Компания [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] недавно начала использовать Dropbox Business. Вы уже, скорее всего, получили электронное письмо с приглашением от Dropbox и присоединились к нашей рабочей группе.

Dropbox предлагает отличные материалы для обучения, которые помогут вам освоить этот продукт. Если вы — полный новичок в Dropbox, пройдя обучение, вы ознакомитесь с основами использования этой программы. Если раньше вы уже работали в Dropbox, благодаря обучению вы ознакомитесь с особенностями Dropbox Business, а также с некоторыми новыми расширенными функциями.

Существует три различных способа обучения:

Что нужно делать?

Запишитесь на онлайн-урок и посетите его в запланированное время
Если позволяет время, просмотрите и другие материалы
Ознакомьтесь с информацией в Справочном центре Dropbox, чтобы у вас была возможность находить там ответы на простые вопросы и устранять неполадки по мере их возникновения
Пройдите эти курсы обучения вместе с другими участниками вашей рабочей группы

Возникли вопросы? Обратитесь по адресу: АДМИНИСТРАТОР@НАЗВАНИЕ_ОРГАНИЗАЦИИ.COM.