Как пригласить новых участников в свою рабочую группу Dropbox Business

Чтобы ваша рабочая группа безболезненно перешла на Dropbox Business, необходимо постоянно держать всех участников в курсе дела. Чтобы вы могли без проблем добавить нужных людей в рабочую группу, мы создали несколько шаблонов электронных писем, в которых перечислено все самое главное. Выберите шаблон из списка или создайте свой собственный.

Разделы в этой статье:

Разошлите извещения по электронной почте, прежде чем отправить приглашения

Мы рекомендуем всем администраторам высылать такие извещения перед приглашением в рабочую группу — за 1-2 недели до запуска вашего аккаунта Dropbox Business.

Тема: Уже скоро: общее пространство, чтобы работать с файлами и делиться ими

Компания [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] начнет пользоваться Dropbox Business, чтобы упорядочить усилия наших сотрудников, упростить совместную работу и обеспечить безопасность корпоративных данных. [ВСТАВЬТЕ ДАТУ] Вам придет электронное приглашение от Dropbox.

С помощью Dropbox Вы сможете:

  • Хранить все свои рабочие файлы в одном месте и обеспечивать доступ к ним
  • Без проблем безопасно работать над файлами с кем угодно
  • Осуществлять удаленный доступ к своим файлам без VPN

Что нужно делать?

  • Дождитесь письма от Dropbox и примите приглашение.
  • Если Вы хотите заранее ознакомиться с процессом настройки аккаунта и сделать так, чтобы Ваши данные попали куда надо, посмотрите инструкции для адаптации новых участников группы.
  • Если у Вас уже есть аккаунт Dropbox, зарегистрированный с электронным адресом компании [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], переходите на рабочий аккаунт, чтобы получить доступ к дополнительным функциям и месту — Вы сможете хранить свои личные и рабочие файлы по отдельности.
  • Узнайте, как пользоваться Dropbox, с помощью нашего  курса для самостоятельного обучения.

Возникли вопросы? Обратитесь по адресу: АДМИНИСТРАТОР@НАЗВАНИЕ_КОМПАНИИ.COM.

Приглашение в группу через консоль администрирования

Разошлите это письмо в тот день (или за день до того), когда Вы пригласите коллег в свою рабочую группу через консоль администрирования Dropbox Business.

Тема: Вас пригласили! Присоединяйтесь к рабочей группе Dropbox [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]

Наша компания выбрала аккаунт Dropbox Business, чтобы хранить корпоративные файлы [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], осуществлять к ним доступ и делиться ими. [СЕГОДНЯ/ЗАВТРА] Вы получите электронное приглашение присоединиться к рабочей группе. Чтобы воспользоваться расширенными функциями для совместной работы и удаленного доступа, нажмите, пожалуйста, на опцию «Присоединиться к рабочей группе» в своем приглашении и следуйте дальнейшим указаниям.

А что если я уже использую для работы Dropbox?

Вам больше не придется тратить место в своем личном аккаунте на рабочие файлы! Благодаря аккаунту Dropbox Business Вам будет проще делиться большими файлами и осуществлять совместную работу с коллегами и сторонними пользователями. Присоединяясь к рабочей группе, Вы сможете выбрать, куда следует поместить файлы из Вашего нынешнего аккаунта. Просто выберите вариант «Сохранить файлы в моем аккаунте Dropbox в группе [ВВЕДИТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]», и Вам не придется ничего заново загружать и предоставлять к материалам доступ!

А что если у меня уже оплачена подписка за личный аккаунт Dropbox?

Ничего страшного! Когда Вы присоединитесь к аккаунту Dropbox Business [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], Dropbox автоматически осуществит возврат оставшихся неизрасходованными средств за Вашу подписку. Более подробную информацию о переходе с одного аккаунта на другой Вы найдете в Справочном центре.

А что если у меня в аккаунте Dropbox хранятся личные файлы?

Если Вы создали личный аккаунт, используя для этого рабочий электронный адрес, то, присоединяясь к рабочей группе, можно переместить свои файлы в личный аккаунт Dropbox, связанный с личным электронным адресом. Когда в процессе перехода Вас спросят, куда следует поместить файлы, выберите опцию «Перенести файлы в новый личный Dropbox».

Если Вы создали аккаунт Dropbox, связанный с Вашим личным электронным адресом, то Ваш аккаунт в рабочей группе [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] никак не повлияет на Ваш личный аккаунт. Ваши личные файлы будут все так же доступны только Вам. Если Вы свяжете личный и рабочий аккаунты, у Вас будет доступ и к личным, и к рабочим данным откуда угодно, но при этом соответствующие файлы будут храниться по отдельности.

Дополнительную информацию о том, как присоединиться к рабочей группе, Вы найдете в этих инструкциях для адаптации новых участников.

Узнать, как пользоваться своим новым аккаунтом Dropbox Business, можно из этого курса для самостоятельного обучения.

С уважением,

[ИМЯ АДМИНИСТРАТОРА]

Отправьте напоминания для пользователей, приглашенных через консоль администрирования

Если по прошествии недели некоторые участники рабочей группы так и не приняли приглашение, воспользуйтесь этим шаблоном, чтобы отправить им доброжелательное напоминание.

Тема: Напоминаем! Присоединяйтесь к рабочей группе Dropbox [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] прямо сегодня

Компания [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] переходит на Dropbox Business, чтобы упорядочить усилия сотрудников и обеспечить безопасность корпоративных данных. Вы уже должны были получить электронное письмо с приглашением присоединиться к рабочему аккаунту, но, по всей видимости, еще не сделали этого. Это очень простая процедура, которая займет всего пару минут.

Примите, пожалуйста, приглашение в аккаунт Dropbox Business до [ВСТАВЬТЕ ДАТУ], чтобы начать совместную работу с коллегами и обеспечить себе удаленный доступ к файлам. Если для присоединения к рабочей группе Вам потребуются дополнительные инструкции, их можно найти здесь. Если Вы не можете найти приглашение или у Вас возникли какие-либо другие проблемы, ответьте, пожалуйста, на это письмо или обратитесь за помощью по этому адресу: [ВСТАВЬТЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ АДРЕС].

Зачем мне присоединятся к рабочей группе Dropbox Business?

  • Можно осуществлять доступ к файлам откуда угодно
  • Можно восстанавливать удаленные файлы и предыдущие версии 
  • Можно делиться данными большого объема, не беспокоясь об ограничениях, связанных с размерами вкладываемых файлов
  • Можно открывать в режиме предпросмотра и комментировать файлы 150 с лишним различных типов, не скачивая при этом дополнительные программы и приложения
  • У Вас появится дополнительное место для хранения файлов

Подробнее узнать, как пользоваться своим новым аккаунтом Dropbox Business, можно из этого курса для самостоятельного обучения.

Спасибо!

[ИМЯ АДМИНИСТРАТОРА]

Приглашение участников рабочей группы с помощью функции единого входа

Если Вы интегрировали Dropbox с каким-либо поставщиком функции единого входа (SSO), то с помощью этого шаблона можно пригласить в рабочую группу новых участников.

Тема: Вас пригласили! Присоединяйтесь к рабочей группе Dropbox [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]

Наша компания выбрала аккаунт Dropbox Business, чтобы хранить корпоративные файлы [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], осуществлять к ним доступ и делиться ими. Чтобы воспользоваться расширенными функциями для совместной работы и удаленного доступа, нажмите, пожалуйста, сюда и пройдите со своим рабочим электронным адресом процедуру аутентификации с помощью функции единого входа.

А что если я уже использую для работы Dropbox?

Вам больше не придется тратить место в своем личном аккаунте на рабочие файлы! Благодаря аккаунту Dropbox Business Вам будет проще делиться большими файлами и осуществлять совместную работу с коллегами и сторонними пользователями. Присоединяясь к рабочей группе, Вы сможете выбрать, куда следует поместить файлы из Вашего нынешнего аккаунта. Просто выберите вариант «Сохранить файлы в моем аккаунте Dropbox в группе [ВВЕДИТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ]», и Вам не придется ничего заново загружать и предоставлять к материалам доступ!

А что если у меня уже оплачена подписка за личный аккаунт Dropbox?

Ничего страшного! Когда Вы присоединитесь к аккаунту Dropbox Business [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ], Dropbox автоматически осуществит возврат оставшихся неизрасходованными средств за Вашу подписку Pro или Plus. Более подробную информацию о переходе с одного аккаунта на другой Вы найдете в Справочном центре.

А что если у меня в аккаунте Dropbox хранятся личные файлы?

Если Вы создали личный аккаунт, используя для этого рабочий электронный адрес, то, присоединяясь к рабочей группе, можно переместить свои файлы в личный аккаунт Dropbox, связанный с личным электронным адресом. Когда в процессе перехода Вас спросят, куда следует поместить файлы, выберите опцию «Перенести файлы в новый личный Dropbox».

Если Вы создали аккаунт Dropbox, связанный с Вашим личным электронным адресом, то Ваш аккаунт в рабочей группе [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] никак не повлияет на Ваш личный аккаунт. Ваши личные файлы будут все так же доступны только Вам. Если Вы свяжете личный и рабочий аккаунты, у Вас будет доступ и к личным, и к рабочим данным откуда угодно, но при этом соответствующие файлы будут храниться по отдельности.

Подробнее узнать, как пользоваться своим новым аккаунтом Dropbox Business, можно из этого курса для самостоятельного обучения.

С уважением,

[ИМЯ АДМИНИСТРАТОРА]

Отправьте напоминания для приглашений, созданных через функцию единого входа

Если по прошествии недели некоторые участники рабочей группы так и не приняли приглашение и не вошли в систему с помощью функции единого входа, воспользуйтесь этим шаблоном, чтобы отправить им доброжелательное напоминание.

Тема: Напоминаем! Присоединяйтесь к рабочей группе Dropbox [НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] прямо сегодня

Компания [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] переходит на Dropbox Business, чтобы упорядочить усилия сотрудников и обеспечить безопасность корпоративных данных. Вы уже должны были получить электронное письмо с приглашением присоединиться к рабочему аккаунту, но, по всей видимости, еще не сделали этого. Это очень простая процедура, которая займет всего пару минут, поэтому мы просим Вас выделить немного времени и сделать это до [ВСТАВЬТЕ ДАТУ].

Чтобы присоединиться к совместной работе с остальными коллегами, откройте, пожалуйста, эту страницу: https://www.dropbox.com/sso и присоединитесь к аккаунту, используя свой рабочий электронный адрес. Если для этого Вам потребуются дополнительные инструкции, их можно найти здесь. Если у Вас возникли проблемы со входом в систему, ответьте, пожалуйста, на это письмо или обратитесь за помощью по этому адресу [ВСТАВЬТЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ АДРЕС].

Зачем мне присоединятся к рабочей группе Dropbox Business?

  • Можно осуществлять доступ к файлам откуда угодно
  • Можно восстанавливать удаленные файлы и предыдущие версии 
  • Можно делиться данными большого объема, не беспокоясь об ограничениях, связанных с размерами вкладываемых файлов
  • Можно открывать в режиме предпросмотра и комментировать файлы 150 с лишним различных типов, не скачивая при этом дополнительные программы и приложения
  • У Вас появится дополнительное место для хранения файлов

Подробнее узнать, как пользоваться своим новым аккаунтом Dropbox Business, можно из этого курса для самостоятельного обучения.

Спасибо!

[ИМЯ АДМИНИСТРАТОРА]

Пригласите участников своей рабочей группы пройти обучение работе с Dropbox

Участники вашей рабочей группы только начинают знакомство с Dropbox или уже «на ты» с нашим сервисом? Независимо от ответа на этот вопрос, при использовании нашего Dropbox Business и те, и другие столкнутся с новыми функциями и сложностями. К счастью, мы предлагаем разнообразные руководства и курсы обучения, которые помогут участникам вашей рабочей группы адаптироваться, экономя ваше время и обеспечивая возможность получить максимум от использования продукта. Пригласите участников своей рабочей группы пройти обучение, воспользовавшись этим шаблоном.

Тема: Пройдите обучение работе с Dropbox

Компания [ВСТАВЬТЕ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ] недавно начала использовать Dropbox Business. Вы уже, скорее всего, получили электронное письмо с приглашением от Dropbox и присоединились к нашей рабочей группе.

Dropbox предлагает отличные материалы для обучения, которые помогут вам освоить этот продукт. Если вы — полный новичок в Dropbox, пройдя обучение, вы ознакомитесь с основами использования этой программы. Если раньше вы уже работали в Dropbox, благодаря обучению вы ознакомитесь с особенностями Dropbox Business, а также с некоторыми новыми расширенными функциями.

Существует три различных способа обучения:

Что нужно делать?

  • Запишитесь на онлайн-урок и посетите его в запланированное время
  • Если позволяет время, просмотрите и другие материалы
  • Ознакомьтесь с информацией в Справочном центре Dropbox, чтобы у вас была возможность находить там ответы на простые вопросы и устранять неполадки по мере их возникновения
  • Пройдите эти курсы обучения вместе с другими участниками вашей рабочей группы

Возникли вопросы? Обратитесь по адресу: АДМИНИСТРАТОР@НАЗВАНИЕ_КОМПАНИИ.COM.

Только начинаете работать в Dropbox?

Не важно, новый вы пользователь или просто хотите освежить свои знания о Dropbox, информацию о своем аккаунте вы можете получить в нашем курсе для самостоятельного обучения или виртуальных уроках с инструктором.

Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!