Как начать работу в качестве администратора рабочей группы Dropbox Business

Поздравляем — вы выбрали Dropbox Business! В этом руководстве вы изучите восемь простых советов, которые помогут вам настроить свой аккаунт. Переход на аккаунт Dropbox Business поможет вашим коллегам упорядочивать свои усилия, без проблем работать сообща и обеспечивать безопасность всех своих данных.

Администратор может с легкостью добавлять и удалять участников рабочей группы, отслеживать события, связанные с доступом, и защищать данные компании. Чтобы участники вашей рабочей группы начали как можно более быстро и безболезненно работать сообща, рекомендуем выполнить перечисленные здесь инструкции в течение первого же месяца.

Возможно, еще какой-нибудь пользователь может помочь настроить вашу рабочую группу? Узнайте о том, как добавить или изменить администратора.

Прежде чем начать, обратите внимание:

1. Предоставьте своей группе пространство для совместной работы

Если правильно организовать рабочее пространство, ваши сотрудники смогут сразу же начать по максимуму использовать Dropbox Business. У вашей группы есть общее рабочее пространство, которое функционирует как общий диск. Можно создавать папки только для определенных пользователей или для всей рабочей группы. По умолчанию доступ есть у всех, но для каждой папки эти настройки можно изменить. А еще у вас будет своя собственная папка для личных файлов.

Делитесь файлами в пространстве для рабочей группы, а личные рабочие проекты храните в своей папке участника.
Делитесь файлами в пространстве для рабочей группы, а личные рабочие проекты храните в своей папке участника.

Чтобы начать пользоваться пространством своей рабочей группы:

  • Создайте исходную структуру папок (потом ее в любой момент можно будет изменить). Лучше всего пространство рабочей группы функционирует, если упорядочить папки понятным образом, взяв за основу структуру самой организации. Можно, например, для начала добавить туда папки для сотрудников каждого отдела (например, «Бухгалтерия», «Продажи», «Маркетинг»).
  • Добавьте рабочие файлы. Чтобы коллеги могли начать пользоваться аккаунтом, добавьте документы, файлы PDF и таблицы. Попросите сотрудников, возглавляющих отделы и подразделения, продолжить эту работу после вас.
  • Настраивая аккаунт, подумайте о том, как объединить пользователей в подгруппы, взяв за основу подразделения и отделы в вашей организации.

пункт с галочкой Настройте рабочее пространство для своей группы

2. Поддерживайте связь с участниками своей рабочей группы

Чтобы ваша рабочая группа безболезненно перешла на Dropbox Business, необходимо постоянно держать всех участников в курсе дела. Чтобы вы могли без проблем добавить нужных людей в рабочую группу, мы создали несколько шаблонов электронных писем, в которых перечислено все самое главное. Выберите шаблон из списка или создайте свой собственный.

пункт с галочкой Просмотрите шаблоны

лампочка Знаете ли вы...

Если какой-либо участник вашей рабочей группы воспользовался рабочим электронны адресом, чтобы создать отдельный аккаунт Dropbox, такой участник может перенести этот аккаунт в вашу рабочую группу Dropbox.

3. Добавьте пользователей в свою рабочую группу

В зависимости от размера вашей компании можно выбрать несколько пользователей, которые протестируют инструменты Dropbox, перед тем как запускать аккаунт для всех сотрудников. Если у вас 50 сотрудников или меньше, то, скорее всего, можно спокойно запустить аккаунт для всех сразу.

Пригласить пользователей в свою рабочую группу можно двумя способами:

пункт с галочкой Введите нужные электронные адреса в консоли администрирования (самый простой способ, рекомендуется для большинства рабочих групп)

пункт с галочкой Воспользуйтесь Соединителем Active directory или услугами партнера по управлению удостоверениями (менее распространенный способ, он подходит компаниям, в которых уже действуют разные интеграции)

4. С помощью программы для компьютера сделайте так, чтобы Dropbox было еще проще пользоваться

Если установить нашу программу, Dropbox будет работать точно так же, как и любая другая папка на вашем компьютере. Перетащите в свою папку Dropbox файлы (или переместите их, щелкнув правой кнопкой мыши), они автоматически загрузятся в Dropbox, и у вас будет доступ к ним откуда угодно — через нашу программу для компьютера, мобильные приложения или веб-сайт Dropbox.

пункт с галочкой Скачайте и установите программу для компьютеров Mac, Windows или Linux

лампочка Знаете ли вы...

Участники рабочих групп Dropbox Business могут связать личный и рабочий аккаунты, и тогда у них будет доступ к обоим своим аккаунтам с одного устройства.

Вы можете помочь участникам своей рабочей группы подсоединить или отсоединить личный аккаунт.

5. Сэкономьте место на жестком диске с Умной синхронизацией

Умная синхронизация — это такая функция Dropbox, с помощью которой участники вашей рабочей группы смогут просматривать и открывать все свои файлы и папки Dropbox прямо на компьютере, и при этом файлы почти не будут занимать место на жестком диске. Это прекрасный способ освободить гигабайты места, не нарушая рабочий процесс. Ниже вы сможете выбрать: будут ли новые файлы автоматически скачиваться на компьютеры участников вашей рабочей группы или храниться только в онлайн-режиме.

пункт с галочкой Посмотрите настройки Умной синхронизации

6. Защитите данные компании с помощью дополнительных настроек безопасности

Dropbox по умолчанию соответствует самым распространенным стандартам безопасности и шифрования данных, но мы настоятельно рекомендуем вам воспользоваться этими дополнительными мерами, чтобы по максимуму защитить свою рабочую группу и данные.

пункт с галочкой Подключите двухэтапную проверку для всей рабочей группы

пункт с галочкой Задайте настройки доступа для всей рабочей группы

пункт с галочкой Подключите функцию единого входа (только для продвинутых рабочих групп)

лампочка Знаете ли вы...

С помощью Dropbox Business можно перенести данные компании с сервера в Dropbox

7. Подсоедините Dropbox к своим любимым приложениям для повышения эффективности

Сведите к минимуму сбои в рабочем процессе — подсоедините Dropbox к своим любимым приложениям. Используете ли вы приложения Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce или Atlassian — у нас, скорее всего, найдется подходящая интеграция, так что вашим сотрудникам не нужно будет переключаться между разными инструментами и делать двойную работу. Взгляните на наш список партнеров и попробуйте для начала подсоединить как минимум одно стороннее приложение.

пункт с галочкой Подсоедините сторонние приложения

8. Познакомьтесь с Dropbox поближе

Dropbox не просто синхронизирует файлы и папки. Это руководство поможет вам освоить самые важные базовые сведения, но вы и ваша рабочая группа сможете узнать гораздо больше, воспользовавшись этими курсами для самостоятельного обучения:

пункт с галочкой Пройдите обучение самостоятельно или просмотрите другие краткие руководства

пункт с галочкой Пригласите участников своей рабочей группы пройти обучение

Вот и все! Если вы выполнили все пункты, все готово — теперь можно использовать Dropbox со своей рабочей группой. Вот несколько ссылок, если вам понадобятся дополнительные материалы:

пункт с галочкой Ищите подробную информацию о Dropbox в Справочном центре

пункт с галочкой Свяжитесь со службой поддержки Dropbox

пункт с галочкой Проверьте, как функционирует Dropbox

 

Только начинаете работать в Dropbox?

Не важно, новый вы пользователь или просто хотите освежить свои знания о Dropbox, информацию о своем аккаунте вы можете получить в нашем курсе для самостоятельного обучения или виртуальных уроках с инструктором.

Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!