С чего начать работу в Dropbox Business: программа для компьютера

Да, Dropbox — это безопасное место, где можно хранить самые важные данные своей компании. А еще Dropbox здорово поможет сэкономить время всем участникам рабочей группы, включая вас. С помощью различных инструментов Dropbox можно избавиться от неразберихи и бессмысленной суеты и таким образом упростить себе работу.

Один из самых важных таких инструментов — программа Dropbox для компьютера.

Эта программа работает в системах Windows, Mac и Linux (почти так же, как и мобильное приложение Dropbox на вашем телефоне). В программе Dropbox для компьютера есть много полезных функций, например, она создает на вашем жестком диске папку Dropbox. Эта папка работает как любая другая папка, но с двумя важными отличиями:

  • Файлы, которые вы сохраняете в папке Dropbox, сохраняются в Dropbox
  • Такие файлы автоматически становятся доступными на любом компьютере, телефоне или планшете, которые вы подсоединили к своему аккаунту Dropbox

Готовы начать?

1. Создайте аккаунт Dropbox Business

Вы уже, скорее всего, получили электронное письмо с приглашением присоединиться к своей рабочей группе Dropbox Business. Нужно нажать на ссылку в этом письме и выполнить появившиеся указания. Если вы не получили письмо или вам нужно выслать его повторно, попросите помощи у сотрудников своего IT-отдела или своего администратора Dropbox Business.

Подсказка от профессионалов: синхронизация

Используя Dropbox, вы часто будете сталкиваться со словом «синхронизация». Синхронизация подразумевает, что у вас будет отображаться одна и та же версия файла на всех устройствах, на которых осуществлен вход в ваш аккаунт Dropbox. Файлы, которые вы перетащите в папку Dropbox, автоматически синхронизируются с сайтом Dropbox. Внесенные в такие файлы изменения тоже будут синхронизироваться с Dropbox.

2. Откройте программу Dropbox для компьютера

Теперь, когда вы создали аккаунт, нужно запустить программу Dropbox для компьютера. В некоторых случаях программа может быть уже установлена на компьютер. Если она не установлена, вам нужно будет ее скачать и установить.

Если программа Dropbox уже установлена на компьютере

Если программа Dropbox уже установлена на компьютере, вы либо увидите ее в списке Программ\Приложений на своем компьютере, либо найдете соответствующий значок на рабочем столе. Если вы нашли программу в списке или увидели соответствующий значок, два раза щелкните по ним мышкой, чтобы программа запустилась, а дальше переходите к пункту 3 этого руководства.

Если программа Dropbox для компьютера еще не установлена

Если программа Dropbox для компьютера еще не установлена, вам нужно будет ее скачать. Это можно сделать тремя способами:

Когда программа Dropbox будет установлена на компьютере, вы либо увидите ее в списке Программ\Приложений, либо найдете соответствующий значок на рабочем столе. Два раза щелкните по программе в списке или по ее значку мышкой, чтобы запустить ее, а дальше переходите к пункту 3 этого руководства.

Подсказка от профессионалов: автоматические действия

Программа Dropbox работает в фоновом режиме и автоматически синхронизирует ваши данные (если компьютер подключен к Сети). Это значит, что вам не нужно загружать или скачивать файлы вручную.

3. Войдите в свой аккаунт

После скачивания и установки программы вы увидите папку Dropbox на жестком диске своего компьютера (ее можно найти в меню Пуск, в Finder или другом диспетчере файлов). Вы также увидите значок Dropbox в области уведомлений или строке меню. Щелкните по значку, чтобы запустить программу, и вам предложат войти в аккаунт.

В ответ на запрос обязательно введите тот же самый адрес электронной почты и пароль, которые вы использовали, чтобы присоединиться к своей рабочей группе Dropbox Business. Когда вы войдете в систему, компьютер напрямую подсоединится к вашему аккаунту Dropbox. Если вы благополучно смогли войти в аккаунт, переходите к пункту 4 этого руководства.

  • Подсказка: вас также могут попросить ввести код для двухэтапной проверки. Если вы не знаете, как это сделать, свяжитесь со своим IT-отделом или администратором Dropbox Business.

Подсказка от профессионалов: быстрая установка

Если вы уже пользуетесь Dropbox, можно также завершить настройку программы для компьютера с помощью распознавателя QR-кодов на своем телефоне.

Что делать, если у вас не отображается окно для ввода пароля

Если у вас не отображается окно для ввода пароля, то, вероятно,  администратор вашей рабочей группы включил  функцию единого входа (SSO). В этом случае для доступа к Dropbox выполните приведенные ниже инструкции. Вам нужно будет использовать те же имя пользователя и пароль, которые вы используете для входа в корпоративную сеть или другие инструменты своей компании (например, Active Directory).

  1. Откройте программу Dropbox для компьютера.
  2. Выберите вариант У меня уже есть аккаунт Dropbox и нажмите Продолжить.
  3. Введите свой адрес электронной почты, но не вводите пароль.
  4. Нажмите Продолжить.
  5. Нажмите Получить код ссылки.
  6. Если вы к этому моменту еще не успели войти в систему со страницы входа своей компании, откроется соответствующая страница в браузере и вам предложат это сделать. Введите адрес своей электронной почты, рабочий пароль (не пароль Dropbox) и другую дополнительную информацию (если этого требуют правила вашей компании).
  7. Откроется страница сайта Dropbox, на которой будет отображен специальный код. Нажмите Копировать код ссылки.
  8. Вернитесь к программе Dropbox и нажмите Вставить.
  9. Нажмите Продолжить и следуйте указаниям, чтобы завершить подсоединение своего аккаунта Dropbox.

4. Добавьте файлы в свою папку Dropbox

Войдя в свой аккаунт Dropbox на компьютере, вы можете обнаружить, что там уже есть определенные папки. На этих папках будут отображаться различные значки, поясняющие их предназначение. Вы можете работать с этими папками точно так же, как делаете это с обычными папками на компьютере.

Существует четыре разновидности папок, которые могут появиться в вашем аккаунте:

Синяя папка со значком здания

 

Папка рабочей группы (или папка в пространстве для рабочей группы). Доступ к этим папкам есть у всех или некоторых участников вашей рабочей группы Dropbox Business, эти папки управляются вашим администратором. Ими можно поделиться с пользователями не из вашей рабочей группы.

Фиолетовая папка с символом человечка

 

Личная папка (или папка участника рабочей группы). По умолчанию доступ к вашей папке участника рабочей группы есть только у вас. Но по желанию ей можно поделиться с другими пользователями.

Синяя папка

 

Обычная папка. Обычная папка функционирует точно так же, как и любая другая папка на вашем компьютере: с ее помощью удобно упорядочивать файлы, к ней не предоставлен доступ другим пользователям.

 

Синяя папка со значком в виде двух человек

 

Общая папка. Вы можете в любой момент сделать какую-нибудь обычную папку общей. Участники общей папки (те, с кем вы ею поделились) могут просматривать, комментировать и изменять находящиеся в ней файлы.

  • Обратите внимание: общие папки, расположенные внутри папки рабочей группы, обозначаются значком со зданием.

Обратите внимание: внешний вид папок может отличаться в зависимости от того, где вы откроете Dropbox. Перечисленные выше значки для папок взяты с сайта Dropbox (dropbox.com).

Добавлять файлы в эти папки можно двумя способами:

  • Перетащите файлы в папку из любого местоположения на своем компьютере (или из другой папки в Dropbox)
  • Откройте файл, нажмите на опцию «Сохранить как» и сохраните его в папке Dropbox

5. Подсоедините к своему аккаунту мобильное устройство

Файлы в вашей папке Dropbox будут доступны на любом подсоединенном к вашему аккаунту Dropbox компьютере, телефоне или планшете. Если у вас на телефоне или планшете уже установлено приложение Dropbox, просто войдите в нем в свой рабочий аккаунт. Если мобильное приложение на ваших устройствах еще не установлено, то его можно скачать:

Подсказка от профессионалов: доступ с нескольких устройств

Можно синхронизировать рабочие данные на всех устройствах, к которым вы подсоединили свой аккаунт Dropbox. Просто войдите в свой Dropbox, используя те же имя пользователя и пароль, на нужных компьютерах, телефонах и планшетах, и у вас везде и всегда будут отображаться одни и те же файлы.

Если вы впервые пользуетесь мобильным приложением Dropbox, запустите его, войдите в нем в систему, используя имя пользователя и пароль для своего рабочего аккаунта. Если вы уже раньше пользовались Dropbox, следуйте указанным ниже инструкциями:

  1. Откройте приложение Dropbox.
  2. Нажмите Я уже пользуюсь Dropbox.
  3. Укажите свой адрес электронной почты, но не вводите пароль. Нажмите Войти в Dropbox.
  4. Если вы уже вошли в систему на странице управления устройствами своей компании, приложение должно запуститься автоматически. В противном случае откроется окно браузера, в котором вам предложат продолжить процедуру входа. Введите адрес своей электронной почты, рабочий пароль (не пароль Dropbox) и другую дополнительную информацию.
  5. Если ваша компания пользуется функцией единого входа (SSO), откроется новая страница браузера, на которой будет запрашиваться подтверждение для использования устройством единого входа. Нажмите Разрешить.
  6. Выполните оставшиеся инструкции в процессе установки.

6. Подсоедините компьютер к своему личному аккаунту Dropbox

Возможно, администратор вашей рабочей группы Dropbox Business разрешил участникам подсоединять личные аккаунты Dropbox к рабочим компьютерам. В этом случае у вас будет доступ с одного устройства и к личным, и к рабочим файлам.

  • Подсказка: если ваш администратор не разрешил это делать, вы сможете осуществлять доступ к рабочему и личному аккаунтам на сайте Dropbox (dropbox.com).

Подсоединив личный и рабочий аккаунты, вы увидите две отдельные папки Dropbox на жестком диске своего компьютера и в мобильном приложении. Ваш рабочий аккаунт будет отображаться как Dropbox (название компании), а личный — как Dropbox (Личный).

Подсказка от профессионалов: доступ в автономном режиме

У вас будет доступ к файлам в своей папке Dropbox на компьютере, даже если отсутствует подключение к Интернету, потому что копии этих файлов также хранятся и на вашем жестком диске. Если вы внесете в какой-либо файл изменения, пока отсутствует подключение к Сети, Dropbox синхронизирует их в следующий раз, когда оно появится.

7. Начните пользоваться Dropbox

Прекрасно. Вы установили Dropbox, вошли в систему на всех своих устройствах и загрузили в аккаунт самые важные файлы. Теперь можно начинать пользоваться Dropbox, вкладывая в работу творческую энергию.

Требуется еще что-нибудь? Вам поможет администратор вашей рабочей группы Dropbox Business: к нему лучше всего обращаться с идеями и вопросами.

Как найти администратора своей рабочей группы Dropbox Business.

 

Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!