Dropbox — с чего начать: участники рабочей группы

Добро пожаловать в Dropbox Business! В этом руководстве вы изучите восемь простых советов, которые помогут вам по максимуму пользоваться своим новым аккаунтом: упорядочивать свои усилия, без проблем работать с коллегами и обеспечивать безопасность данных.

1. Синхронизируйте файлы с Dropbox

Когда вы скачаете нашу программу, Dropbox будет работать точно так же, как и любая другая папка на вашем компьютере. Перетащите в свой Dropbox файлы (или переместите их, щелкнув правой кнопкой мыши), и они автоматически синхронизируются, а у вас появится доступ к самым последним версиям ваших файлов откуда угодно.

пункт с галочкой Скачайте и установите программу Dropbox на компьютере (ноутбуке или стационарном компьютере)

2. Доступ к своим файлам всегда и везде

Когда ваши файлы окажутся в Dropbox, вы сможете в любой момент открыть их с помощью программы для компьютера, мобильного приложения или на сайте dropbox.com. С помощью  мобильных приложений можно открывать, изменять и одобрять важные документы прямо в дороге. У пользователей Dropbox Business есть дополнительное преимущество — они могут переключаться между рабочим и личным аккаунтами, а соответствующие данные при этом будут храниться по отдельности.

пункт с галочкой Войдите в аккаунт на всех устройствах

лампочка Знаете ли вы...

Можно восстанавливать удаленные файлы и предыдущие версии файлов в течение 120 дней

3. Добавьте все нужные для работы данные

Перетащите в свой Dropbox рабочие файлы, которыми вы пользуетесь чаще всего. Мы рекомендуем упорядочить файлы, исходя из того, кому нужен к ним доступ: например, по отделам, проектам или клиентам. Обратите внимание, что все файлы, сохраненные в папке рабочей группы (папка со значком здания) или в общей папке (папка со значком людей), смогут увидеть все, кому предоставлен доступ к такой папке. Если вы работаете с конфиденциальными материалами, сохраните их в своей папке участника рабочей группы (фиолетовая папка со значком человека). 

пункт с галочкой Добавьте новые файлы

4. С легкостью делитесь файлами

  • Поделитесь файлами с сотрудниками своей компании: добавьте файлы в  пространство вашей рабочей группы — это центральное место, где можно разместить данные, чтобы все участники рабочей группы имели доступ к самым последним версиям нужных файлов.
  • Пригласите пользователей редактировать свои файлы: создайте общую папку, чтобы просматривать и редактировать файлы вместе с другими пользователями, например с клиентами или подрядчиками.
  • Пригласите пользователей просматривать свои файлы: избавьтесь от вложенных в электронные письма файлов — создайте ссылку доступа, которая будет автоматически изменяться, когда изменится соответствующий файл.
  • Получайте файлы от других пользователей: создайте запрос файлов, и пользователи смогут загрузить нужные файлы прямо в ваш Dropbox.

пункт с галочкой Подробная информация об общем доступе

Создать общую папку
Создать общую папку
Поделитесь ссылкой на отдельный файл
Поделитесь ссылкой на отдельный файл

лампочка Знаете ли вы...

Можно увидеть, кто и когда просматривал ваши файлы, чтобы не писать бесконечных электронных писем.

5. Пригласите участников в рабочую группу

Dropbox специально предназначен для работы в команде — трудитесь ли вы все вместе над крупным проектом или просто обмениваетесь файлами. Если сотрудники вашей компании только-только начали пользоваться Dropbox, подумайте, кому из коллег следует присоединиться к рабочей группе.

пункт с галочкой Добавьте участников в рабочую группу

6. Экономьте место на жестком диске с Умной синхронизацией

Умная синхронизация — это такая функция Dropbox, с помощью которой вы сможете просматривать и открывать все свои файлы и папки Dropbox прямо на компьютере, и при этом они почти не будут занимать все место на жестком диске. Это прекрасный способ освободить гигабайты места, не нарушая рабочий процесс.

пункт с галочкой Подробная информация об Умной синхронизации

лампочка Знаете ли вы...

В Dropbox можно открывать в режиме предварительного просмотра и комментировать файлы почти всех типов, не скачивая при этом дополнительные программы и приложения

7. Подсоедините Dropbox к своим любимым приложениям

Сведите к минимуму сбои в рабочем процессе — подсоедините Dropbox к своим любимым приложениям. Используете ли вы приложения Google, Microsoft Office, Adobe, Slack или Salesforce — у нас, скорее всего, найдется подходящая интеграция. Взгляните на наш список партнеров и попробуйте для начала подсоединить как минимум одно стороннее приложение.

пункт с галочкой Подсоедините сторонние приложения

8. Познакомьтесь с Dropbox поближе

Dropbox не просто синхронизирует файлы и папки. Это руководство поможет вам освоить самые важные базовые сведения, но вы и ваша рабочая группа сможете узнать гораздо больше, воспользовавшись этими ресурсами.

пункт с галочкой Курс для самостоятельного обучения

пункт с галочкой Подробная информация о Dropbox в Справочном центре

Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!

Ответы сообщества