Как создать отчет о доступе участника

Отчеты о доступе участников могут помочь администраторам выявить закономерности в хранении данных рабочей группы, так как они смогут увидеть, каким папкам есть доступ у определенных пользователей. Для создания такого отчета анализируется активность отдельного участника.

Кто может создать отчет о доступе участника

Администраторы некоторых типов могут экспортировать отчеты о доступе участников в виде файла .csv непосредственно из консоли администрирования. Генерировать такие отчеты могут администраторы следующих типов: 

• Администраторы рабочей группы 
• Администраторы аккаунтов пользователей
• Администраторы по отчетам 
• Администраторы по безопасности

Что входит в отчет о доступе участника

В отчете о доступе участника информация сгруппирована по следующим столбцам. 

• Путь: путь к указанной в строке папке Dropbox. То, каким образом указывается путь, зависит от типа папки.
• Тип папки: в этом столбце указывается тип папки. Папки могут быть нескольких типов.
  • Папки рабочих групп: для них отображается только путь к корневой папке.
  • Общие папки: такие папки могут принадлежать как участникам рабочей группы, так и пользователям не из ее. Общие папки, владельцы которых не являются участниками рабочей группы, указываются в отчете только в том случае, если их добавили в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы. Вам будет показана корневая папка верхнего уровня той папки, к которой был предоставлен общий доступ.
  • Личные папки: личные пространства участников рабочей группы. В качестве пути будет указано имя участника.
• Внутренняя или внешняя: здесь указано, кому принадлежит папка — участнику рабочей группы или пользователю не из ее. Внешние папки принадлежат пользователям, не входящим в вашу рабочую группу Dropbox.

• Владелец папки: в этом столбце указывается владелец соответствующей папки. 
  • Для личной папки будет указан адрес электронной почты участника рабочей группы, который ею владеет. Личная папка участника рабочей группы, для которого был создан отчет, является единственной такой папкой, которая будет в нем отображаться. 
  • Для папок рабочей группы и общих папок, владельцами которых являются ее участники, будет указано «Принадлежит рабочей группе». 
  • Для общих папок, принадлежащих пользователям не из рабочей группы, будет указан адрес электронной почты пользователя, который поделился папкой с вашей рабочей группой. 
• Размер (в МБ): здесь приводится объем данных, содержащихся в папке по указанному пути.

Почему объем места в консоли администрирования отличается от показанного в других разделах? Есть ли задержка в отчетности?

Показатели объема места могут отличаться в разных разделах консоли администрирования из-за интервалов синхронизации и времени обработки данных. Например, отчеты, созданные в консоли администрирования, могут не отражать данные в реальном времени, что приводит к временным несоответствиям.

Чтобы получать точную и актуальную информацию об объеме используемого места, учитывайте следующее.

• Обновляйте данные в консоли администрирования перед созданием отчетов.
• После значительных изменений данных (например, загрузки или удаления больших файлов) подождите некоторое время, чтобы система обновила все показатели.

• Количество файлов: в этом столбце приводится количество файлов, содержащихся в папке по указанному пути. 

Как создать отчет о доступе участника

Чтобы экспортировать данные о доступе пользователя в виде файла .csv:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите на вкладку Участники на левой боковой панели. 
4. Нажмите … (многоточие) рядом с именем пользователя.
5. Нажмите Создать отчет о доступе. 
6. Щелкните Начать экспорт.

Созданный отчет появится в папке Dropbox «Отчеты Dropbox Business» с названием в формате «ГГГГ-ММ-ДД/Имя участника/Отчет о доступе». Никто другой не сможет получить к нему доступ, если только вы сами не решите им поделиться. Вы получите сообщение по электронной почте, когда отчет будет готов.