Как создать отчет о доступе участника
Информация, приведенная в этой статье, предназначается для администраторов определенных типов в аккаунтах Dropbox Professional, Essentials, Standard, Business, Advanced, Business Plus и Enterprise.
Отчеты о доступе участников могут помочь администраторам выявить закономерности в хранении данных рабочей группы, так как они смогут увидеть, каким папкам есть доступ у определенных пользователей. Для создания такого отчета анализируется активность отдельного участника.
Кто может создать отчет о доступе участника
Администраторы некоторых типов могут экспортировать отчеты о доступе участников в виде файла .csv непосредственно из консоли администрирования. Генерировать такие отчеты могут администраторы следующих типов:
- Администраторы рабочей группы
- Администраторы аккаунтов пользователей
- Администраторы по отчетам
- Администраторы по безопасности
Что входит в отчет о доступе участника
В отчете о доступе участника информация сгруппирована по следующим столбцам.
- Путь: путь к указанной в строке папке Dropbox. То, каким образом указывается путь, зависит от типа папки.
- Тип папки: в этом столбце указывается тип папки. Папки могут быть нескольких типов.
- Папки рабочих групп: для них отображается только путь к корневой папке.
- Общие папки: такие папки могут принадлежать как участникам рабочей группы, так и пользователям не из ее. Общие папки, владельцы которых не являются участниками рабочей группы, указываются в отчете только в том случае, если их добавили в аккаунт Dropbox вашей рабочей группы. Вам будет показана корневая папка верхнего уровня той папки, к которой был предоставлен общий доступ.
- Личные папки: личные пространства участников рабочей группы. В качестве пути будет указано имя участника.
- Внутренняя или внешняя: здесь указано, кому принадлежит папка — участнику рабочей группы или пользователю не из ее. Внешние папки принадлежат пользователям, не входящим в вашу рабочую группу Dropbox.
Обратите внимание: если установить для фильтра значение «Нет», будет отображен список всех общих папок, владельцами которых являются пользователи не из рабочей группы.
- Владелец папки: в этом столбце указывается владелец соответствующей папки.
- Для личной папки будет указан адрес электронной почты участника рабочей группы, который ею владеет. Личная папка участника рабочей группы, для которого был создан отчет, является единственной такой папкой, которая будет в нем отображаться.
- Для папок рабочей группы и общих папок, владельцами которых являются ее участники, будет указано «Принадлежит рабочей группе».
- Для общих папок, принадлежащих пользователям не из рабочей группы, будет указан адрес электронной почты пользователя, который поделился папкой с вашей рабочей группой.
- Размер (в МБ): здесь приводится объем данных, содержащихся в папке по указанному пути.
Обратите внимание: поскольку в этом отчете приводится информация о доступе участника к содержимому аккаунта рабочей группы, указанные в этом столбце данные не отображают фактический объем места, который он использует в нем.
- Количество файлов: в этом столбце приводится количество файлов, содержащихся в папке по указанному пути.
Как создать отчет о доступе участника
Чтобы экспортировать данные о доступе пользователя в виде файла .csv:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите на вкладку Участники на левой боковой панели.
- Нажмите … (многоточие) рядом с именем пользователя.
- Нажмите Создать отчет о доступе.
- Щелкните Начать экспорт.
Созданный отчет появится в папке Dropbox «Отчеты Dropbox Business» с названием в формате «ГГГГ-ММ-ДД/Имя участника/Отчет о доступе». Никто другой не сможет получить к нему доступ, если только вы сами не решите им поделиться. Вы получите сообщение по электронной почте, когда отчет будет готов.
Обратите внимание: формирование отчета для больших рабочих групп может занять некоторое время. Если по истечении часа вы не получите отчет, попробуйте сгенерировать его повторно.
